Mẫu sổ theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ cho doanh nghiệp theo Thông tư 99

Sổ theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ được sử dụng để quản lý các khoản thanh toán phát sinh bằng ngoại tệ thuộc nhóm tài khoản thanh toán ngoài phải thu, phải trả thông thường. Việc theo dõi riêng từng đối tượng và từng loại ngoại tệ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt dòng tiền và nghĩa vụ thanh toán quốc tế.

Bài viết sau sẽ làm rõ mục đích sử dụng, kết cấu sổ và những lưu ý quan trọng khi áp dụng trong thực tế kế toán doanh nghiệp.

1. Sổ theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ theo TT 99 là mẫu nào?

Theo quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, Sổ theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ được sử dụng theo Mẫu số S33-DN. Mẫu sổ này được áp dụng để theo dõi các khoản thanh toán phát sinh bằng ngoại tệ đối với một số tài khoản thuộc loại thanh toán, không bao gồm Tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng và Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán.

Sổ được mở theo từng tài khoản kế toán, từng đối tượng thanh toán và từng loại ngoại tệ, nhằm phục vụ yêu cầu quản lý chi tiết các khoản thanh toán ngoại tệ trong doanh nghiệp.

2. Mẫu Sổ theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ theo Thông tư 99

Mẫu sổ theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ cho doanh nghiệp theo Thông tư 99 có dạng như sau:

Tải về Mẫu sổ theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ cho doanh nghiệp theo Thông tư 99

3. Mục đích và yêu cầu quản lý của Sổ theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ

Sổ theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ (Mẫu số S33-DN) được sử dụng nhằm:

• Theo dõi tình hình thanh toán bằng ngoại tệ của từng đối tượng cụ thể
• Quản lý các khoản thanh toán theo từng thời hạn thanh toán và từng loại ngoại tệ;
• Kiểm soát số dư thanh toán và biến động công nợ ngoại tệ trong kỳ.

Yêu cầu quản lý đặt ra đối với sổ này là phải phản ánh đầy đủ, kịp thời và chính xác từng nghiệp vụ phát sinh, đồng thời theo dõi song song nguyên tệ và giá trị quy đổi ra đồng Việt Nam, phục vụ công tác đối chiếu công nợ, lập báo cáo tài chính và quản lý rủi ro chênh lệch tỷ giá.

4. Kết cấu và nội dung các cột trên Sổ theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ

Sổ theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ được thiết kế với các cột thông tin nhằm phản ánh chi tiết từng nghiệp vụ thanh toán, bao gồm:

• Cột A: Ghi ngày, tháng kế toán ghi sổ.
• Cột B, C: Ghi số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ.
• Cột D: Ghi diễn giải nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Cột E: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng với tài khoản theo dõi trên sổ.
• Cột 1: Ghi tỷ giá ngoại tệ dùng để quy đổi ra đồng Việt Nam.
• Cột 2: Ghi số tiền ngoại tệ (nguyên tệ) phát sinh bên Nợ.
• Cột 3: Ghi số tiền phát sinh bên Nợ đã được quy đổi ra đồng Việt Nam.
• Cột 4: Ghi số tiền phát sinh bên Có bằng ngoại tệ.
• Cột 5: Ghi số tiền phát sinh bên Có đã được quy đổi ra đồng Việt Nam.
• Cột 6, 8: Ghi số dư Nợ hoặc dư Có bằng ngoại tệ sau mỗi nghiệp vụ thanh toán.
• Cột 7, 9: Ghi số dư Nợ hoặc dư Có đã được quy đổi ra đồng Việt Nam sau mỗi nghiệp vụ thanh toán.
  

Kết cấu này giúp doanh nghiệp theo dõi chi tiết biến động thanh toán ngoại tệ và kiểm soát chính xác số dư sau từng nghiệp vụ.

Xem thêm: Mẫu Sổ chi tiết thanh toán với người mua bằng ngoại tệ theo Thông tư 99

5. Những lưu ý khi sử dụng Sổ theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ

Khi sử dụng Sổ theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ theo Thông tư 99, doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ các lưu ý sau để đảm bảo việc hạch toán và quản lý thanh toán ngoại tệ chính xác, minh bạch và đúng quy định:

• Theo dõi đúng đối tượng và tài khoản thanh toán:  Sổ chỉ sử dụng để theo dõi một số tài khoản thuộc loại thanh toán (ngoài TK 131 và TK 331). Doanh nghiệp cần mở sổ đúng từng tài khoản, từng đối tượng thanh toán và từng loại ngoại tệ, tránh nhầm lẫn với các sổ chi tiết công nợ phải thu, phải trả khác.
  
• Ghi chép song song nguyên tệ và giá trị quy đổi ra đồng Việt Nam: Mọi nghiệp vụ thanh toán phát sinh bằng ngoại tệ phải được phản ánh đồng thời theo nguyên tệ và số tiền quy đổi ra VND, trên cơ sở tỷ giá quy định tại thời điểm ghi sổ. Việc theo dõi song song này giúp doanh nghiệp kiểm soát chính xác giá trị thanh toán và đánh giá ảnh hưởng của biến động tỷ giá.
  
• Áp dụng đúng tỷ giá ngoại tệ: Tỷ giá sử dụng để quy đổi ngoại tệ phải phù hợp với từng thời điểm ghi nhận nghiệp vụ kế toán. Doanh nghiệp cần áp dụng nhất quán tỷ giá theo quy định của Thông tư 99 để hạn chế sai lệch số liệu và phát sinh chênh lệch tỷ giá không phù hợp.
  
• Ghi sổ kịp thời, đầy đủ theo từng nghiệp vụ phát sinh: Các nghiệp vụ thanh toán bằng ngoại tệ cần được ghi nhận ngay khi phát sinh, căn cứ vào chứng từ hợp pháp. Kế toán không nên dồn ghi nhiều nghiệp vụ vào cuối kỳ để tránh sai sót và khó khăn trong việc đối chiếu số liệu.
  
• Đối chiếu thường xuyên với các sổ và chứng từ liên quan Doanh nghiệp cần định kỳ đối chiếu số liệu trên Sổ theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ với:
  • Sổ Cái các tài khoản thanh toán liên quan;
  • Chứng từ kế toán gốc (hóa đơn, chứng từ ngân hàng, phiếu thu, phiếu chi);
  • Biên bản đối chiếu thanh toán với từng đối tượng.
    
• Kiểm soát số dư và thời hạn thanh toán: Kế toán cần thường xuyên theo dõi số dư ngoại tệ và số dư quy đổi ra VND sau từng nghiệp vụ, đồng thời kiểm soát thời hạn thanh toán để đảm bảo tuân thủ hợp đồng và hạn chế rủi ro thanh toán chậm.
  
• Lưu trữ sổ và chứng từ theo đúng quy định: Sổ theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ và các chứng từ liên quan phải được lưu trữ đầy đủ, an toàn và đúng thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán, phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra và quyết toán thuế.

Kết luận

Sổ theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ theo Thông tư 99/2025/TT-BTC là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi chi tiết các khoản thanh toán ngoại tệ theo từng tài khoản, từng đối tượng và từng loại ngoại tệ. Việc ghi chép đầy đủ, áp dụng đúng tỷ giá và đối chiếu thường xuyên sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát chính xác số dư, hạn chế rủi ro chênh lệch tỷ giá và đảm bảo tuân thủ quy định kế toán hiện hành.

Để nâng cao hiệu quả quản lý thanh toán ngoại tệ và giảm thiểu sai sót trong ghi sổ, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng phần mềm kế toán online MISA AMIS với các tính năng nổi bật, mới nhất và đặc biệt như:

• Theo dõi các khoản thanh toán ngoại tệ theo từng tài khoản thanh toán riêng biệt, không trùng lặp với công nợ phải thu, phải trả.
• Tự động phân loại nghiệp vụ thanh toán theo đối tượng, loại tiền và thời hạn thanh toán.
• Hỗ trợ đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ theo đúng quy định, tự động hạch toán chênh lệch tỷ giá.
• Liên thông dữ liệu ngân hàng điện tử, tự động ghi nhận chứng từ thu – chi ngoại tệ.
• Công nghệ AI hỗ trợ rà soát logic số liệu, phát hiện bất thường giữa nguyên tệ và giá trị quy đổi.
• Trợ lý ảo AVA hỗ trợ kế toán tra cứu mẫu sổ, hướng dẫn cách ghi sổ theo Thông tư 99 và giải đáp nhanh nghiệp vụ phát sinh.

Trải nghiệm 15 ngày dùng thử miễn phí MISA AMIS – phần mềm kế toán online giúp bạn quản lý tài chính hiệu quả hơn: