Mẫu Thẻ kho (Sổ kho) theo Thông tư 99

Mẫu Thẻ kho (Sổ kho) theo Thông tư 99/2025/TT‑BTC là tài liệu quan trọng để theo dõi chi tiết biến động số lượng tồn kho tại từng kho của doanh nghiệp. Biểu mẫu này giúp kế toán và thủ kho nắm bắt chính xác số lượng nhập, xuất và tồn từng loại nguyên liệu, vật liệu, công cụ, sản phẩm, hàng hóa theo ngày – hàng tháng.

Bài viết dưới đây sẽ trình bày mục đích, phương pháp ghi sổ, kết cấu mẫu và những lưu ý quan trọng khi sử dụng thẻ/kho theo quy định mới nhất.

1. Mục đích của Thẻ kho (Sổ kho)

Thẻ kho (Sổ kho) dùng để theo dõi chi tiết biến động số lượng nhập – xuất – tồn từng loại nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa tại mỗi kho. Mục đích chính gồm:

• Theo dõi lượng tồn kho thực tế để phục vụ sản xuất, kinh doanh.
• Là căn cứ đánh giá tồn kho dự trữ, phục vụ kế hoạch mua – xuất – sử dụng hiệu quả
• Xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho thông qua sổ sách có kiểm tra, ký xác nhận.
• Là nền tảng để đối chiếu với sổ chi tiết, sổ tổng hợp và báo cáo tài chính.

2. Mẫu Thẻ kho (Sổ kho) – Mẫu số S12-DN theo Thông tư 99

Mẫu thẻ kho (sổ kho) cho doanh nghiệp từ 2026 được quy định tại Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC là Mẫu số S12-DN.

> Tải xuống Mẫu số S12 – DN, mẫu thẻ kho (sổ kho)

3. Căn cứ và phương pháp ghi sổ theo Thông tư 99

Theo Thông tư 99/2025, quy định về thẻ kho như sau:

• Thẻ kho là sổ theo dõi tờ rời; nếu đóng thành quyển gọi là Sổ kho. Sau khi đóng thành quyển, sổ phải có chữ ký của giám đốc để đảm bảo tính pháp lý.
• Mỗi thẻ kho dùng cho một loại hàng hóa cụ thể có cùng nhãn hiệu, quy cách và nằm tại một kho nhất định.
• Phòng kế toán lập thẻ, ghi đầy đủ: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính và mã số rồi giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày.
  

Quy trình ghi sổ hàng ngày:

• Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho để ghi từng nghiệp vụ phát sinh trên thẻ. Mỗi chứng từ được ghi một dòng riêng, sau đó tính số tồn kho cuối ngày.
  

Kết cấu thẻ kho bao gồm:

• Cột A: Số thứ tự 
• Cột B: Ngày tháng trên phiếu nhập/xuất.
• Cột C, D: Số hiệu phiếu nhập kho hoặc xuất kho.
• Cột E: Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Cột F: Ngày thực nhập hoặc thực xuất kho.
  Cột 1: Số lượng nhập kho trong từng nghiệp vụ.
• Cột 2: Số lượng xuất kho trong từng nghiệp vụ.
• Cột 3: Số lượng tồn kho sau mỗi lần nhập – xuất hoặc cuối ngày.

Theo định kỳ, kế toán vật tư xuống kho kiểm tra việc ghi chép Thẻ kho của thủ kho. Sau khi đối chiếu, kế toán ký xác nhận vào cột G (của từng thẻ) để đảm bảo tính hợp lệ của sổ sách.

Mỗi lần kiểm kê kho nếu phát hiện chênh lệch, cần điều chỉnh số liệu trên thẻ cho phù hợp với số liệu thực tế kiểm kê theo quy định nội bộ và luật kế toán.

4. Những lưu ý khi sử dụng Thẻ kho / Sổ kho theo Thông tư 99

Để đảm bảo việc theo dõi kho chính xác và phù hợp với quy định, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Không gộp chung nhiều vật phẩm trong một thẻ; mỗi thứ phải có thẻ riêng.
• Thủ kho phải ghi sổ ngay khi phát sinh chứng từ nhập – xuất kho, không để tồn chứng từ không ghi.
• Đối chiếu định kỳ giữa thẻ kho với sổ chi tiết và sổ tổng hợp để phát hiện sai lệch sớm.
• Khi đóng sổ kho thành quyển, cần có chữ ký giám đốc và được lưu giữ đúng quy định.
• Thực hiện điều chỉnh sau kiểm kê và phản ánh chính xác số tồn thực tế.
  

Kết luận

Mẫu Thẻ kho (Sổ kho) theo Thông tư 99 là công cụ quản lý quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ số lượng tồn kho hàng ngày, phục vụ cho việc lập báo cáo, kế hoạch sản xuất và quản lý vật tư hiệu quả. Việc ghi chép chính xác theo đúng cấu trúc cột – dòng và đối chiếu thường xuyên sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, khớp số tồn kho trong mọi chu kỳ kế toán.

Để tối ưu hóa công tác ghi sổ và quản lý kho theo đúng Thông tư 99/2025, nhiều doanh nghiệp hiện nay đã ứng dụng phần mềm kế toán online MISA AMIS – một giải pháp công nghệ tiên tiến, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ kho theo quy định mới nhất.

Ưu điểm nổi bật của phần mềm kế toán online MISA AMIS:

• Tự động cập nhật biểu mẫu kho đúng theo TT 99 (Thẻ kho, Sổ kho, bảng tổng hợp tồn – nhập – xuất).
• Liên kết dữ liệu kho – mua hàng – bán hàng – sản xuất – kế toán giúp tổng hợp số liệu tự động, giảm sai sót thủ công.
• Tính năng đối chiếu tồn kho tự động: Gợi ý cảnh báo chênh lệch số liệu giữa hệ thống và thực tế kiểm kê kho.
• Tích hợp AI và trợ lý ảo AVA hỗ trợ nghiệp vụ, tra cứu quy định kế toán, gợi ý xử lý sai sót nhanh chóng.
• Báo cáo kho trực quan, đa chiều theo nhiều tiêu thức (nhóm vật liệu, kho, thời gian, mã hàng).
• Lưu trữ chứng từ điện tử an toàn, tra cứu dễ dàng mọi lúc mọi nơi.

Việc sử dụng giải pháp công nghệ như MISA AMIS không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định kế toán theo Thông tư 99 mà còn nâng cao hiệu quả quản trị vật tư – hàng hóa một cách chuyên nghiệp.