PO là gì? Vai trò và các loại PO phổ biến trong kinh doanh

PO là gì? PO (Purchase Order) là một loại chứng từ dùng để xác nhận đơn đặt hàng giữa bên mua và bên bán, đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý giao dịch, ngân sách và trách nhiệm pháp lý.

Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ giúp bạn hiểu rõ PO là gì, phân biệt PO với PI và hợp đồng mua bán (Sale Contract), các loại PO phổ biến và quy trình quản lý PO hiệu quả trong doanh nghiệp – đặc biệt là trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.

1. PO là gì?

PO (Purchase Order) là viết tắt của Đơn đặt hàng. Đây là một chứng từ do bên mua phát hành gửi cho bên bán, thể hiện rõ yêu cầu về sản phẩm, số lượng, đơn giá, thời gian giao hàng và các điều kiện liên quan đến giao dịch mua bán.

Trong giao dịch thương mại, PO đóng vai trò như một cam kết mua hàng, giúp cả hai bên nắm rõ các thỏa thuận và điều kiện giao dịch, từ đó hạn chế rủi ro phát sinh.

2. Mục đích và vai trò của PO là gì?

Việc sử dụng PO không chỉ giúp kiểm soát quá trình mua hàng mà còn đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính và hậu kiểm. Tùy từng lĩnh vực, PO có những chức năng cụ thể:

Trong kinh doanh:

• Xác nhận yêu cầu mua hàng chính thức: PO là tài liệu truyền đạt thông tin chi tiết về hàng hóa, dịch vụ, số lượng, giá cả và thời gian giao hàng cho nhà cung cấp.
• Tạo cơ sở pháp lý ràng buộc: Khi được ký kết bởi cả hai bên, PO trở thành một hợp đồng pháp lý, bảo vệ quyền lợi của cả người mua và người bán trong trường hợp có tranh chấp.
• Kiểm soát và tối ưu hóa quy trình mua hàng: PO chuẩn hóa quy trình mua sắm, giúp doanh nghiệp kiểm soát nguồn cung ứng và tăng hiệu quả hoạt động.
• Giao tiếp và minh bạch hóa giao dịch: PO là kênh giao tiếp chính thức, giúp tăng tính minh bạch trong giao dịch mua hàng và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với nhà cung cấp.

Trong xuất nhập khẩu:

• Chuẩn hóa thông tin giao dịch quốc tế:  PO là căn cứ quan trọng để đối chiếu hợp đồng, hóa đơn thương mại, chứng từ vận tải và bộ hồ sơ hải quan. Điều này giúp doanh nghiệp đảm bảo tính thống nhất trong toàn bộ quy trình xuất – nhập khẩu.
• Cơ sở cho thanh toán quốc tế: Trong các giao dịch qua L/C, T/T hay D/P, PO là chứng từ xác nhận giá trị hàng hóa, thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán, giúp ngân hàng và đối tác thực hiện đúng quy định.
• Giảm rủi ro và tăng tính tuân thủ pháp lý: PO giúp hạn chế rủi ro do sai lệch đơn hàng, chậm giao, hoặc tranh chấp thương mại quốc tế. Đồng thời, PO cũng là căn cứ khi kê khai thuế, hoàn thuế và chứng minh giá trị giao dịch hợp pháp.
• Hỗ trợ quản trị rủi ro tỷ giá và dòng tiền quốc tế: Với doanh nghiệp có giao dịch xuyên biên giới, PO giúp dự báo nghĩa vụ thanh toán theo ngoại tệ, từ đó tối ưu kế hoạch chuyển đổi tỷ giá và kiểm soát biến động chi phí tài chính.

3. Thông tin cần có trong một PO chuẩn

Một PO chuẩn  cần thể hiện đầy đủ các yếu tố cơ bản để đảm bảo tính minh bạch, dễ kiểm soát và có giá trị pháp lý. Các thông tin quan trọng bao gồm:

• Số PO (PO number): Mã định danh duy nhất giúp theo dõi giao dịch.
• Thông tin người mua và người bán: Tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ liên hệ.
• Mô tả hàng hóa/dịch vụ: Tên sản phẩm, mã sản phẩm (nếu có), quy cách, đơn vị tính.
• Số lượng và đơn giá: Ghi rõ từng dòng hàng để dễ kiểm soát.
• Tổng giá trị đơn hàng: Bao gồm hoặc chưa bao gồm thuế (VAT), tùy quy định của từng đơn vị.
• Điều kiện giao hàng và thanh toán: Thời gian giao hàng, địa điểm, hình thức thanh toán (chuyển khoản, LC…).
• Thông tin liên hệ và xác nhận: Người phụ trách, chữ ký điện tử hoặc con dấu (nếu cần).

Xem chi tiết: hướng dẫn lập PO chuẩn cho doanh nghiệp

4. Các loại PO phổ biến trong kinh doanh

Tùy vào mục đích sử dụng và mức độ cam kết giữa bên mua và bên bán, doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều loại Purchase Order (PO) khác nhau. Việc lựa chọn loại PO phù hợp giúp quản lý hiệu quả hơn trong cả giao dịch hàng hóa lẫn dịch vụ.

Dưới đây là bốn loại PO phổ biến nhất hiện nay mà nhà quản lý cần nắm rõ.

4.1. Standard Purchase Order (SPO)

Standard Purchase Order (PO tiêu chuẩn) là loại đơn đặt hàng được sử dụng phổ biến nhất trong các giao dịch mua hàng thông thường. PO này được phát hành khi đã có đầy đủ thông tin về hàng hóa hoặc dịch vụ cần mua, và không cần ràng buộc dài hạn.

Đặc điểm của Standard Purchase Order

• Thông tin chi tiết đầy đủ: Bao gồm sản phẩm, số lượng, đơn giá, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán và địa điểm giao nhận.
• Dành cho các giao dịch đơn lẻ: Loại PO này thường áp dụng cho các đơn hàng phát sinh không định kỳ, hoặc khi doanh nghiệp mua hàng từ nhiều nhà cung cấp khác nhau.
• Đơn giản, dễ theo dõi: Vì mang tính đơn lẻ, mỗi Standard PO thường đi kèm với hóa đơn và phiếu giao hàng riêng biệt.
• Thời gian hiệu lực ngắn: Thường chỉ có giá trị trong một giao dịch cụ thể, không kéo dài qua nhiều kỳ mua sắm.

Mục đích sử dụng

• Đặt hàng theo nhu cầu thực tế: Khi doanh nghiệp có nhu cầu mua hàng hóa hoặc dịch vụ cụ thể tại một thời điểm nhất định.
• Kiểm soát ngân sách: Mỗi đơn hàng được duyệt riêng giúp kiểm soát chi tiêu sát sao hơn.
• Đơn giản hóa quy trình kế toán: Dễ dàng hạch toán và khớp chứng từ đầu vào theo từng PO cụ thể.

4.2. Contract Purchase Order (CPO)

Contract Purchase Order (PO hợp đồng) là loại đơn đặt hàng được sử dụng trong các giao dịch mua bán có tính chất dài hạn và ổn định. Đây là công cụ giúp doanh nghiệp thiết lập mối quan hệ cung ứng bền vững với nhà cung cấp thông qua các điều khoản rõ ràng, chi tiết và mang tính ràng buộc pháp lý.

Đặc điểm của Contract Purchase Order

• Áp dụng cho hợp đồng dài hạn: Thường được sử dụng khi hai bên đã ký kết một thỏa thuận hợp tác lâu dài, có kế hoạch mua hàng theo từng giai đoạn.
• Chi tiết hóa hợp đồng: PO đóng vai trò là phụ lục thể hiện rõ các điều khoản như giá cả, số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán… đã thống nhất trong hợp đồng chính.
• Tính ràng buộc pháp lý cao: Khi nhà cung cấp xác nhận, Contract PO trở thành một văn bản có giá trị pháp lý, làm cơ sở để giải quyết các vấn đề phát sinh nếu có tranh chấp.
• Làm cơ sở cho các đơn hàng phát sinh: Loại PO này thường được xem là khung pháp lý, từ đó có thể phát hành nhiều Release Order (đơn hàng nhỏ lẻ) trong suốt thời hạn hợp đồng.

Mục đích sử dụng

• Xác nhận chính thức giao dịch: Thay mặt người mua xác nhận yêu cầu mua hàng với các điều kiện đã thỏa thuận.
• Hỗ trợ quản lý hiệu quả: Giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tiến độ giao hàng, quản lý ngân sách mua sắm và kiểm soát tài chính nội bộ.
• Tăng tính minh bạch và pháp lý: Là cơ sở quan trọng trong kiểm toán nội bộ và khi làm việc với cơ quan chức năng, đặc biệt là khi có tranh chấp.

4.3. Planned Purchase Order

Planned Purchase Order (PO theo kế hoạch) là loại PO giúp doanh nghiệp lên kế hoạch mua hàng trong tương lai với các điều khoản đã định sẵn nhưng chưa xác định thời điểm giao hàng cụ thể. Mỗi lần giao nhận hàng thực tế sẽ cần thêm một “Release Order”.

Đặc điểm của Planned Purchase Order

• Xác định trước hàng hóa và đơn giá: Bao gồm sản phẩm, số lượng dự kiến, giá cả và điều kiện thanh toán.
• Chưa chốt ngày giao hàng cụ thể: Thời gian giao hàng sẽ được xác định sau, thông qua từng đợt xác nhận (release).
• Tính linh hoạt cao: Doanh nghiệp có thể điều chỉnh thời gian giao hàng tùy theo nhu cầu thực tế.
• Giúp lập kế hoạch cung ứng dài hạn: Hạn chế rủi ro thiếu hụt hàng hóa trong quá trình vận hành.

Mục đích sử dụng

• Phù hợp với sản xuất theo kế hoạch: Khi doanh nghiệp cần nguyên vật liệu định kỳ nhưng không muốn cố định ngày giao hàng ngay từ đầu.
• Quản lý hàng tồn kho hiệu quả: Giao hàng theo từng đợt giúp giảm chi phí lưu kho.
• Duy trì ổn định chuỗi cung ứng: Giúp nhà cung cấp chuẩn bị nguồn lực từ trước, đồng thời doanh nghiệp chủ động lịch nhận hàng.

4.4. Service Purchase Order (PO dịch vụ)

Service Purchase Order (PO dịch vụ) là loại đơn đặt hàng được sử dụng khi doanh nghiệp thuê dịch vụ thay vì mua hàng hóa. PO này tập trung vào mô tả phạm vi công việc, thời gian thực hiện và đơn giá dịch vụ, không bao gồm chi tiết về sản phẩm vật lý.

Đặc điểm của Service Purchase Order

• Không liên quan đến hàng tồn kho: Áp dụng cho dịch vụ không có hàng hóa đi kèm.
• Mô tả công việc rõ ràng: Bao gồm hạng mục công việc, thời gian thực hiện, đơn giá hoặc tổng chi phí dự kiến.
• Quản lý chi phí thuê ngoài: Giúp doanh nghiệp theo dõi ngân sách dành cho các hoạt động dịch vụ.
• Dễ kiểm soát tiến độ và nghiệm thu: Gắn liền với kết quả công việc hoặc mốc thời gian đã thỏa thuận.

Mục đích sử dụng

• Thuê ngoài dịch vụ chuyên môn: Như tư vấn pháp lý, dịch vụ kế toán, marketing, bảo trì kỹ thuật…
• Kiểm soát chi phí dịch vụ định kỳ: Giúp kế toán dễ dàng phân bổ chi phí theo từng kỳ hoặc từng dự án.
• Làm cơ sở thanh toán: Sau khi đối chiếu khối lượng công việc hoàn thành, PO được dùng để duyệt chi và khớp với hóa đơn.

5. Quy trình lập và phê duyệt PO

Dưới đây là 7 bước tiêu chuẩn, đảm bảo tính minh bạch, kiểm soát nội bộ chặt chẽ và hạn chế rủi ro tài chính trong hoạt động mua hàng.

Bước 1: Xác định nhu cầu mua hàng

• Bộ phận có nhu cầu (sản xuất, hành chính, kỹ thuật…) lập phiếu đề nghị mua hàng (Purchase Requisition), nêu rõ tên hàng, số lượng, mục đích sử dụng và thời gian cần hàng.
• Phòng kế hoạch hoặc quản lý tài chính kiểm tra ngân sách dự kiến, đảm bảo chi tiêu nằm trong hạn mức đã được duyệt.

Bước 2: Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp

Bộ phận mua hàng tiến hành so sánh báo giá hoặc tổ chức đấu thầu nội bộ (nếu giá trị lớn).

• Đánh giá nhà cung cấp dựa trên giá, chất lượng, uy tín, thời gian giao hàng và chính sách bảo hành.
• Sau khi chọn được nhà cung cấp phù hợp, tiến hành thương thảo điều kiện mua bán, hình thức thanh toán.

Bước 3: Lập đơn đặt hàng – Purchase Order (PO)

• Bộ phận mua hàng lập Purchase Order theo mẫu chuẩn của doanh nghiệp với đầy đủ thông tin:
  • Tên và mã nhà cung cấp
  • Mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng tiền
  • Điều kiện giao hàng (Incoterms), thời gian giao, phương thức thanh toán
  • Chữ ký điện tử hoặc người chịu trách nhiệm

• Mỗi PO được gán số PO (PO Number) duy nhất để dễ dàng quản lý và tra cứu.

Bước 4: Trình phê duyệt nội bộ

PO được chuyển đến các cấp có thẩm quyền (Trưởng phòng mua hàng, Kế toán trưởng, CFO…) để kiểm tra:

• Phù hợp ngân sách và hạn mức phê duyệt
• Điều kiện thanh toán, nghĩa vụ tài chính
• Năng lực và tính hợp lệ của nhà cung cấp

Sau khi được phê duyệt, PO được xác nhận là hợp lệ và chính thức.

Bước 5: Gửi PO cho nhà cung cấp

• Sau khi được phê duyệt, PO được gửi chính thức đến nhà cung cấp để xác nhận đơn hàng.
• Nhà cung cấp có thể phản hồi xác nhận lại các điều kiện hoặc đề xuất điều chỉnh nếu cần.

Bước 6: Theo dõi thực hiện và kiểm tra hàng hóa

• Phòng mua hàng theo dõi tiến độ giao hàng, phối hợp với kho và kế toán khi hàng về.
• Khi hàng hóa đến, tiến hành:
  • Kiểm tra chất lượng, số lượng, quy cách
  • Lập biên bản giao nhận (GRN – Goods Receipt Note)
  • Ghi nhận vào hệ thống kế toán

Bước 7: Đối chiếu và thanh toán

• Sau khi hàng hóa hoặc dịch vụ đã được bàn giao đầy đủ, nhà cung cấp gửi hóa đơn cho doanh nghiệp.
• Bộ phận kế toán tiến hành đối chiếu 3 chứng từ quan trọng:
  • Purchase Order (PO) – đơn đặt hàng đã được phê duyệt
  • Bbiên bản xác nhận hàng hóa đã nhận
  • Hóa đơn từ nhà cung cấp
• Nếu không có sai lệch, kế toán sẽ thực hiện thanh toán theo phương thức và thời hạn đã thỏa thuận trong PO hoặc hợp đồng.
• Cuối cùng, PO được lưu trữ và đánh giá hiệu quả nhà cung cấp.

6. Phân biệt PO, PI và Sale contract

Trong quá trình mua bán hàng hóa, đặc biệt là giao dịch xuất nhập khẩu, ba loại chứng từ thường gặp là Purchase Order (PO), Proforma Invoice (PI) và Sale Contract (Hợp đồng mua bán). Mỗi loại có chức năng, thời điểm sử dụng và giá trị pháp lý khác nhau, doanh nghiệp cần nắm rõ để áp dụng đúng:

7. Giải đáp một số câu hỏi về PO trong kinh doanh

PO number là gì?

PO Number (Số đơn đặt hàng) là mã định danh duy nhất được gán cho mỗi Purchase Order (PO). Mã này giúp doanh nghiệp:

• Quản lý và tra cứu đơn hàng dễ dàng
• Theo dõi quá trình giao nhận, thanh toán và đối chiếu hóa đơn
• Phân loại và lưu trữ chứng từ mua hàng theo hệ thống

Mỗi PO nên được đánh số theo quy tắc nhất quán (ví dụ: PO2025-001, PO-BANHANG-10/2025) để hỗ trợ kiểm soát nội bộ và truy vết nhanh khi cần.

PO là gì trong xuất nhập khẩu?

Trong xuất nhập khẩu, PO (Purchase Order) là tài liệu do bên mua phát hành, đóng vai trò:

• Xác nhận yêu cầu đặt hàng chính thức gửi đến nhà cung cấp nước ngoài
• Là chứng từ quan trọng trong bộ hồ sơ hải quan, đi kèm hợp đồng, invoice, packing list…
• Dùng để đối chiếu khi mở L/C, xin giấy phép nhập khẩu, hoặc làm thủ tục thanh toán quốc tế

PO trong xuất nhập khẩu thường kèm theo các điều khoản Incoterms, điều kiện thanh toán quốc tế và mã HS để đảm bảo đúng chuẩn thông lệ quốc tế.

PO có giá trị pháp lý không?

PO có thể có giá trị pháp lý nếu:

• Hai bên đã thống nhất toàn bộ nội dung và điều kiện trong PO
• PO được ký xác nhận, đóng dấu hoặc xác nhận qua email chính thức
• Bên bán đã chấp nhận và thực hiện giao dịch theo đúng PO

Tuy nhiên, PO không thay thế cho hợp đồng mua bán chính thức trong các giao dịch lớn hoặc phức tạp. Doanh nghiệp nên cân nhắc kết hợp PO với hợp đồng để tăng tính ràng buộc và hạn chế tranh chấp pháp lý.

8. Cách quản lý PO hiệu quả trong doanh nghiệp

Quản lý đơn đặt hàng (Purchase Order – PO) là một khâu quan trọng trong chu trình mua sắm, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, dòng tiền và tính minh bạch trong kế toán doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu quản lý PO thủ công qua giấy tờ hoặc Excel, doanh nghiệp dễ gặp các vấn đề như:

• Thất lạc chứng từ, khó truy xuất khi cần kiểm tra
• Quy trình phê duyệt chậm, thiếu minh bạch
• Dễ xảy ra sai sót khi đối chiếu đơn hàng – hóa đơn – biên nhận hàng
• Khó kiểm soát ngân sách và tình trạng công nợ với nhà cung cấp

Để giải quyết những bất cập trên, doanh nghiệp nên ứng dụng phần mềm kế toán online MISA AMIS – nền tảng quản trị tài chính được tin dùng bởi hàng nghìn doanh nghiệp tại Việt Nam.

Phần mềm kế toán online MISA AMIS  không chỉ giúp ghi nhận nghiệp vụ kế toán mà còn hỗ trợ quản lý toàn bộ quy trình PO khép kín, từ khâu đề nghị mua hàng đến thanh toán. Các tính năng nổi bật bao gồm:

• Tạo và quản lý PO trực tuyến: Dễ dàng lập đơn đặt hàng, đính kèm báo giá, theo dõi tiến độ giao hàng.
• Phê duyệt PO theo cấp: Cấu hình luồng phê duyệt linh hoạt theo từng phòng ban, hạn mức hoặc người có thẩm quyền.
• Tự động đối chiếu PO – hóa đơn – phiếu nhập kho với trợ lý AI AVA: Giảm sai sót và tăng độ chính xác trong kế toán công nợ.
• Kết nối dữ liệu với các bộ phận liên quan: Đồng bộ với kho, mua hàng, thanh toán – giúp kiểm soát ngân sách hiệu quả.
• Báo cáo tức thời theo PO: Theo dõi trạng thái từng đơn hàng, tổng hợp theo nhà cung cấp, mã hàng, chi phí…

Dùng thử miễn phí

Kết luận

PO không chỉ là một chứng từ nghiệp vụ, mà còn là công cụ quan trọng trong việc kiểm soát chi phí, đảm bảo minh bạch nội bộ và hỗ trợ doanh nghiệp khi làm việc với kiểm toán, cơ quan thuế hoặc đối tác quốc tế. Việc hiểu rõ từng loại PO, nắm được quy trình phê duyệt – đối chiếu – thanh toán sẽ giúp doanh nghiệp:

• Giảm rủi ro trong giao dịch
• Tăng hiệu quả phối hợp giữa các bộ phận (mua hàng – kế toán – kho)
• Chuẩn hóa quy trình tài chính theo hướng minh bạch và chuyên nghiệp

Đặc biệt, với các doanh nghiệp đang chuyển đổi số, ứng dụng phần mềm kế toán online MISA AMIS là giải pháp giúp tự động hóa quy trình quản lý doanh nghiệp:

• Tự động hóa quy trình kế toán: Hệ thống sử dụng trợ lý số AI (MISA AVA) để hỗ trợ đối chiếu công nợ, kiểm tra chứng từ, nhắc nhở công việc — giúp giảm sai sót và tiết kiệm thời gian.
• Quản lý PO và hợp đồng mua hàng hiệu quả: Cho phép tạo – phê duyệt – theo dõi PO, kiểm soát tiến độ giao hàng, thanh toán và công nợ theo từng hợp đồng hoặc đợt thanh toán.
• Tích hợp ký số và hóa đơn điện tử: Kết nối trực tiếp với AMIS WeSign, giúp doanh nghiệp ký PO, hóa đơn, chứng từ online, không cần in ấn thủ công.
• Báo cáo linh hoạt, phân tích sâu theo nhiều chiều: Tùy chỉnh và lọc báo cáo theo nhiều tiêu chí như nhà cung cấp, chi nhánh, loại chứng từ – hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng và chính xác.

Dùng thử miễn phí