12 Quy trình SOP bắt buộc tại nhà thuốc GPP

12 quy trình SOP nhà thuốc GPP là yếu tố then chốt giúp nhà thuốc hoạt động hiệu quả và đạt chuẩn quốc gia. Tuy nhiên, nhiều nhà thuốc vẫn gặp khó khăn trong việc áp dụng và duy trì các quy trình này, dẫn đến rủi ro về chất lượng dược phẩm và vi phạm quy định pháp lý. Điều này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và lợi nhuận của nhà thuốc.

Vậy làm sao để triển khai các quy trình SOP một cách chính xác và hiệu quả? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ các quy trình bắt buộc tại nhà thuốc GPP, cùng với những lợi ích thiết thực khi áp dụng chúng đúng cách, nhằm đảm bảo chất lượng dược phẩm và tối ưu hóa hoạt động nhà thuốc.

Đọc ngay: Bứt phá chiến lược kinh doanh từ ma trận SWOT của nhà thuốc

Mục lục Hiện

1. SOP nhà thuốc GPP là gì?

SOP nhà thuốc GPP (Good Pharmacy Practice) là các quy trình thao tác chuẩn (Standard Operating Procedures) được xây dựng để đảm bảo hoạt động của nhà thuốc tuân thủ các tiêu chuẩn thực hành tốt theo quy định của Bộ Y tế Việt Nam. SOP bao gồm các hướng dẫn chi tiết về quản lý thuốc, bảo quản, bán hàng, tư vấn khách hàng, kiểm soát chất lượng, và các hoạt động khác nhằm đảm bảo an toàn, hiệu quả và chất lượng dịch vụ.

Ví dụ, SOP có thể bao gồm:

Quy trình nhập và kiểm tra thuốc.
Quy trình bảo quản thuốc đúng điều kiện (nhiệt độ, ánh sáng).
Quy trình bán thuốc theo đơn và tư vấn sử dụng thuốc.

Mục tiêu là đảm bảo nhà thuốc hoạt động chuyên nghiệp, minh bạch và đáp ứng yêu cầu pháp lý.

Xem thêm: Quy trình thao tác chuẩn trong khoa dược bệnh viện: Hướng dẫn chi tiết

2. Lý do nhà thuốc cần phải có quy trình thao tác chuẩn SOP?

Quy trình thao tác chuẩn (SOP) là nền tảng để nhà thuốc hoạt động chuyên nghiệp, an toàn và tuân thủ các tiêu chuẩn Thực hành tốt nhà thuốc (GPP) theo quy định của Bộ Y tế Việt Nam. SOP đảm bảo chất lượng dịch vụ, giảm rủi ro và nâng cao niềm tin từ khách hàng.

Nhà thuốc cần có quy trình thao tác chuẩn (SOP) vì các lý do sau:

Đảm bảo chất lượng dịch vụ: SOP chuẩn hóa quy trình từ nhập, bảo quản đến tư vấn, đảm bảo thuốc an toàn và dịch vụ nhất quán.
Tuân thủ pháp luật: SOP là yêu cầu bắt buộc của GPP, giúp nhà thuốc đáp ứng quy định pháp lý và duy trì giấy phép.
Giảm thiểu rủi ro: Quy trình chi tiết giảm sai sót trong quản lý thuốc, bán thuốc hoặc tư vấn, bảo vệ sức khỏe khách hàng.
Tăng hiệu quả vận hành: SOP giúp nhân viên làm việc thống nhất, tiết kiệm thời gian và dễ dàng đào tạo.
Xây dựng niềm tin: Thực hiện đúng SOP tạo uy tín, tăng sự tin tưởng từ khách hàng và cơ quan quản lý.

3. Tổng hợp 12 quy trình SOP nhà thuốc GPP

Dưới đây là danh sách 12 quy trình thao tác chuẩn (SOP) bắt buộc cho nhà thuốc đạt chuẩn GPP tại Việt Nam, dựa trên các quy định của Bộ Y tế và thực hành tốt nhà thuốc:

Quy trình mua thuốc và kiểm soát chất lượng: Lựa chọn nhà cung cấp uy tín, kiểm tra giấy phép, đặt hàng theo danh mục phê duyệt, kiểm tra chất lượng và hạn sử dụng khi nhận hàng.
Quy trình bán thuốc theo đơn: Xác nhận tính hợp lệ của đơn thuốc, kiểm tra thông tin bệnh nhân, tên thuốc, liều lượng, tư vấn cách sử dụng và giao thuốc.
Quy trình bán thuốc không kê đơn: Chào hỏi, tìm hiểu nhu cầu khách hàng, tư vấn thuốc phù hợp, hướng dẫn sử dụng và bảo mật thông tin.
Quy trình bảo quản và theo dõi chất lượng thuốc: Phân loại thuốc, bảo quản theo điều kiện quy định (nhiệt độ, độ ẩm), kiểm tra hạn sử dụng định kỳ.
Quy trình xử lý thuốc bị khiếu nại hoặc thu hồi: Thông báo ngừng bán, kiểm tra tồn kho, nhận hàng trả về, thực hiện thu hồi và báo cáo theo quy định.
Quy trình pha chế thuốc theo đơn: Rửa tay, kiểm tra đơn, lấy đúng thuốc, pha chế chính xác, đóng gói cẩn thận và hướng dẫn sử dụng.
Quy trình vệ sinh nhà thuốc: Thực hiện vệ sinh hàng ngày (sàn, tủ, bàn ghế), hàng tuần (trần, điều hòa), và hàng tháng (khu vực khó tiếp cận).
Quy trình đào tạo nhân viên: Đào tạo nhân viên mới về SOP, kiến thức dược, kỹ năng tư vấn; tổ chức đào tạo định kỳ cho nhân viên cũ.
Quy trình quản lý kho thuốc: Sắp xếp thuốc khoa học, ghi chép nhập-xuất-tồn, kiểm kho định kỳ, đảm bảo không nhầm lẫn.
Quy trình ghi chép nhiệt độ và độ ẩm:Đảm bảo nhiệt độ và độ ẩm trong khu vực được kiểm soát và duy trì ở mức quy định, nhằm đảm bảo môi trường làm việc và bảo quản các thiết bị, hàng hóa, tài liệu cần yêu cầu điều kiện môi trường ổn định.
Quy trình lưu trữ hồ sơ và báo cáo: Lưu trữ đơn thuốc, hóa đơn, báo cáo thu hồi ít nhất 1 năm kể từ khi thuốc hết hạn, kết nối cơ sở dữ liệu dược quốc gia.
Quy trình xử lý thuốc hết hạn hoặc hư hỏng: Lập danh sách thuốc cần hủy, báo cáo cơ quan quản lý, thực hiện hủy theo quy định và lưu hồ sơ.

Các quy trình này đảm bảo nhà thuốc vận hành chuyên nghiệp, an toàn, và tuân thủ quy định pháp luật.

3.1 Quy trình mua thuốc và kiểm soát chất lượng

Bước 1: Lựa chọn nhà cung cấp

Xác minh giấy phép kinh doanh dược hợp lệ của nhà cung cấp
Kiểm tra chứng nhận GDP (Thực hành tốt phân phối thuốc) hoặc các chứng nhận liên quan
Đánh giá lịch sử cung ứng: chất lượng thuốc, thời gian giao hàng, dịch vụ hỗ trợ
Lập danh sách nhà cung cấp được phê duyệt và cập nhật định kỳ (ít nhất mỗi năm)

Bước 2: Lập kế hoạch mua thuốc

Kiểm tra tồn kho hiện tại, danh mục thuốc được phép kinh doanh tại nhà thuốc
Dự báo nhu cầu dựa trên lịch sử bán hàng, mùa vụ, hoặc yêu cầu đặc biệt (ví dụ: dịch bệnh)
Lập danh sách thuốc cần mua, bao gồm tên thuốc, dạng bào chế, hàm lượng, số lượng
Trình kế hoạch mua thuốc cho dược sĩ phụ trách phê duyệt

Bước 3: Đặt hàng

Gửi đơn đặt hàng (bằng văn bản hoặc hệ thống điện tử) cho nhà cung cấp
Đơn đặt hàng phải ghi rõ: tên thuốc, số lượng, lô sản xuất (nếu yêu cầu), điều kiện giao hàng
Xác nhận với nhà cung cấp về thời gian giao hàng và các điều khoản (giá cả, thanh toán)
Lưu giữ bản sao đơn đặt hàng để đối chiếu

Bước 4: Nhận hàng

Chuẩn bị khu vực nhận hàng sạch sẽ, đảm bảo điều kiện bảo quản tạm thời (nhiệt độ, độ ẩm).
Kiểm tra số lượng kiện hàng, tình trạng bao bì (rách, ướt, hư hỏng).
Đối chiếu thông tin trên hóa đơn giao hàng với đơn đặt hàng (tên thuốc, số lượng, lô, hạn sử dụng).
Ký nhận biên bản giao hàng nếu không có sai sót; ghi chú nếu có vấn đề.

3.2. Quy trình bán thuốc theo đơn

Quy trình bán thuốc theo đơn tại nhà thuốc đạt chuẩn GPP được xây dựng nhằm đảm bảo cung cấp thuốc an toàn, đúng quy định và hỗ trợ tốt nhất cho bệnh nhân. Quy trình này bao gồm các bước từ tiếp nhận và kiểm tra đơn thuốc, tư vấn sử dụng thuốc, đến giao thuốc và lưu trữ hồ sơ, giúp đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ quy định của Bộ Y tế.

Bước 1: Tiếp nhận đơn thuốc

Dược sĩ hoặc nhân viên nhà thuốc nhận đơn thuốc từ bệnh nhân hoặc người đại diện.
Kiểm tra tính hợp lệ của đơn thuốc: xác nhận đơn thuốc được bác sĩ ký tên và có đầy đủ thông tin cần thiết.

Bước 2: Xác định thuốc trong đơn

Dược sĩ kiểm tra kỹ các thuốc có trong đơn, bao gồm tên thuốc, liều lượng, cách dùng, và thời gian sử dụng.
Nếu cần, dược sĩ có thể hỏi bệnh nhân về các thông tin bổ sung hoặc giải thích về các thuốc trong đơn.

Bước 3: Kiểm tra tương tác thuốc

Dược sĩ kiểm tra các tương tác giữa các loại thuốc trong đơn để đảm bảo rằng không có sự kết hợp gây hại cho bệnh nhân.
Nếu phát hiện tương tác, dược sĩ sẽ tư vấn cho bác sĩ hoặc yêu cầu thay đổi đơn thuốc.
Chuẩn bị thuốc:
Dược sĩ chuẩn bị thuốc theo đơn, đóng gói thuốc đầy đủ theo từng liều và hướng dẫn sử dụng chi tiết.
Đảm bảo thuốc được cấp đúng liều, đúng cách và đúng thời gian.

Bước 4: Cung cấp thông tin và tư vấn cho bệnh nhân

Dược sĩ giải thích về cách sử dụng thuốc, liều lượng, thời gian sử dụng và những tác dụng phụ có thể gặp phải.
Dược sĩ cũng hướng dẫn bệnh nhân về việc lưu trữ thuốc và các biện pháp phòng ngừa khi sử dụng thuốc.

Bước 5: Nhận tiền và xuất hóa đơn

Bệnh nhân thanh toán cho các loại thuốc đã mua.
Dược sĩ xuất hóa đơn và các giấy tờ liên quan (nếu có).
Ghi chép và lưu trữ hồ sơ

Bước 6: Giám sát và theo dõi

Trong một số trường hợp, dược sĩ hoặc nhân viên y tế có thể theo dõi tình trạng sức khỏe của bệnh nhân để đảm bảo thuốc có tác dụng và không gây ra tác dụng phụ.

Tìm hiểu thêm: Phần mềm DMS + CRM 2 trong 1 cho ngành Dược phẩm

3.3. Quy trình bán thuốc không kê đơn

Quy trình bán thuốc không kê đơn bao gồm các bước cơ bản để đảm bảo việc bán thuốc an toàn, hợp pháp và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Dưới đây là các bước trong quy trình này:

Bước 1: Xác định loại thuốc và yêu cầu pháp lý

Kiểm tra xem thuốc có thuộc danh mục thuốc không kê đơn hay không
Đảm bảo thuốc có giấy phép lưu hành hợp pháp và không bị cấm

Bước 2: Tư vấn cho khách hàng

Cung cấp thông tin rõ ràng về thuốc, công dụng, liều dùng và các tác dụng phụ có thể xảy ra.
Đặt câu hỏi để xác định tình trạng sức khỏe của khách hàng (nếu cần).
Khuyến cáo khách hàng về cách sử dụng thuốc và hướng dẫn khi nào nên ngừng sử dụng hoặc khi nào cần tham khảo ý kiến bác sĩ.

Bước 3: Kiểm tra thông tin khách hàng

Đảm bảo khách hàng có độ tuổi, tình trạng sức khỏe phù hợp để sử dụng thuốc (ví dụ: trẻ em, phụ nữ mang thai, người già, v.v.).
Đảm bảo rằng khách hàng không có tiền sử dị ứng hoặc phản ứng không mong muốn với thành phần của thuốc.

Bước 4: Cung cấp thuốc

Lấy thuốc từ kho hoặc tủ thuốc để bán cho khách hàng.
Đảm bảo thuốc không hết hạn sử dụng và bao bì còn nguyên vẹn.

Bước 5: Thông báo về các tác dụng phụ và cảnh báo

Thông báo cho khách hàng về các tác dụng phụ có thể xảy ra và cách xử lý nếu gặp phải.
Cung cấp thông tin về các tương tác thuốc nếu khách hàng đang sử dụng thuốc khác.

Bước 6: Hoàn tất giao dịch và thu tiền

Thực hiện thanh toán cho khách hàng.
In hóa đơn bán hàng và cung cấp cho khách hàng.

Bước 7: Ghi nhận thông tin bán hàng

Lưu trữ các thông tin liên quan đến giao dịch như tên khách hàng (nếu có yêu cầu), thuốc bán, số lượng và ngày bán để phục vụ cho việc theo dõi và quản lý.

3.4. Quy trình bảo quản và theo dõi chất lượng thuốc

Bước 1: Nhận thuốc và kiểm tra chất lượng

Kiểm tra thuốc khi nhận hàng, bao gồm kiểm tra thông tin từ nhà cung cấp, bao bì, hạn sử dụng và tình trạng sản phẩm.
Đảm bảo thuốc không bị hư hỏng, nứt vỡ, hoặc hết hạn.

Bước 2: Lưu trữ thuốc đúng cách

Đảm bảo thuốc được lưu trữ ở điều kiện nhiệt độ và độ ẩm phù hợp theo yêu cầu của nhà sản xuất.
Thuốc phải được bảo quản ở nơi khô ráo, sạch sẽ và tránh ánh sáng trực tiếp.
Chia thuốc theo các nhóm (ví dụ: thuốc phải bảo quản lạnh, thuốc phải bảo quản ở nhiệt độ phòng, v.v.).

Bước 3: Ghi chép và kiểm soát tồn kho

Theo dõi và ghi chép số lượng thuốc nhận vào và xuất ra.
Sử dụng hệ thống quản lý kho thuốc để theo dõi các sản phẩm thuốc, bao gồm hạn sử dụng và số lô sản xuất.

Bước 4: Đảm bảo điều kiện bảo quản

Kiểm tra thường xuyên các điều kiện bảo quản như nhiệt độ, độ ẩm trong kho.
Lập kế hoạch và kiểm tra các thiết bị bảo quản (tủ lạnh, kho đông, v.v.) để đảm bảo chúng hoạt động tốt.

Bước 5: Kiểm tra định kỳ chất lượng thuốc

Thực hiện các kiểm tra chất lượng thuốc theo các tiêu chuẩn quy định (ví dụ: kiểm tra độ ổn định, màu sắc, mùi vị, v.v.).
Đảm bảo thuốc không bị mất chất lượng trong suốt thời gian bảo quản.

Bước 6: Quản lý thuốc hết hạn sử dụng

Đánh dấu và loại bỏ các thuốc đã hết hạn sử dụng theo quy định.
Cập nhật lại thông tin về thuốc hết hạn và theo dõi việc thu hồi nếu cần.

Bước 7: Báo cáo và ghi chép các sự cố

Lưu trữ các báo cáo liên quan đến các sự cố về thuốc, bao gồm những trường hợp thuốc bị hư hỏng, sai lệnh trong quá trình bảo quản, v.v.
Xử lý kịp thời các sự cố nếu phát sinh và có biện pháp khắc phục.

Bước 8: Đào tạo nhân viên

Đào tạo nhân viên về quy trình bảo quản, theo dõi chất lượng thuốc, và đảm bảo các yêu cầu vệ sinh trong kho.
Cập nhật kiến thức mới về quy định và các tiêu chuẩn chất lượng thuốc.

Bước 9: Kiểm tra cuối cùng khi xuất thuốc

Trước khi xuất thuốc, kiểm tra lại chất lượng và hạn sử dụng của thuốc để đảm bảo không có sản phẩm không đạt yêu cầu xuất kho.

Bước 10: Lưu trữ hồ sơ và tài liệu

Lưu trữ tất cả các tài liệu liên quan đến việc bảo quản và theo dõi chất lượng thuốc, bao gồm biên bản kiểm tra, báo cáo sự cố, và các chứng từ liên quan.

Xem thêm: Sơ đồ nhà thuốc đạt chuẩn GPP – Hướng dẫn chi tiết và mẫu tham khảo

3.5. Quy trình xử lý thuốc bị khiếu nại hoặc thu hồi

Bước 1: Tiếp nhận khiếu nại hoặc thông tin về thuốc bị thu hồi

Tiếp nhận khiếu nại từ khách hàng, nhà phân phối, cơ quan quản lý hoặc từ các nguồn thông tin khác (như báo cáo sự cố từ bác sĩ, bệnh nhân).
Xác minh tính xác thực của thông tin.

Bước 2: Đánh giá mức độ nghiêm trọng của khiếu nại hoặc nguy cơ của thuốc

Phân tích sự cố liên quan đến thuốc (tác dụng phụ, chất lượng, bao bì không đúng quy chuẩn, v.v.).
Đánh giá nguy cơ tiềm ẩn đối với sức khỏe người dùng.

Bước 3: Tạm ngừng phân phối hoặc tiêu thụ thuốc

Quyết định tạm ngừng phân phối thuốc liên quan đến khiếu nại hoặc có nguy cơ.
Nếu cần, yêu cầu các nhà phân phối ngừng bán thuốc ngay lập tức.

Bước 4: Xác định nguyên nhân và phạm vi

Điều tra nguyên nhân gốc rễ của sự cố (do sản xuất, phân phối hay sai sót trong quy trình lưu kho, v.v.).
Xác định phạm vi sản phẩm bị ảnh hưởng, có bao nhiêu lô sản phẩm bị nghi ngờ.

Bước 5: Thông báo thu hồi (nếu cần thiết)

Lên kế hoạch và thông báo thu hồi sản phẩm đến các cơ quan quản lý nhà nước và người tiêu dùng.
Cung cấp thông tin chi tiết về các lô sản phẩm, cách thức thu hồi và các hướng dẫn cần thiết.

Bước 6: Thực hiện thu hồi sản phẩm

Phối hợp với các kênh phân phối và nhà thuốc để thu hồi sản phẩm bị ảnh hưởng.
Theo dõi và giám sát quá trình thu hồi để đảm bảo hiệu quả.

Bước 7: Xử lý các sản phẩm thu hồi: Quyết định về cách thức xử lý các sản phẩm thu hồi (ví dụ: tiêu hủy, trả lại nhà sản xuất, v.v.).

Bước 8: Thông báo công khai (nếu cần thiết)

Đưa ra thông báo chính thức với công chúng qua các kênh truyền thông và phương tiện khác để thông báo về việc thu hồi hoặc sự cố liên quan đến thuốc.

Bước 9: Kiểm tra và cải thiện quy trình sản xuất, phân phối: Phân tích các nguyên nhân gốc rễ của sự cố và cập nhật quy trình sản xuất hoặc phân phối để ngăn ngừa sự cố tương tự trong tương lai.

Bước 10: Báo cáo cho cơ quan quản lý

Gửi báo cáo chi tiết về sự cố và các biện pháp xử lý cho cơ quan quản lý y tế (Cục Quản lý Dược, Bộ Y Tế) và các tổ chức liên quan.

Bước 11: Theo dõi hậu thu hồi

Tiến hành theo dõi các hành động tiếp theo để đảm bảo rằng các sản phẩm thu hồi không còn được sử dụng, đồng thời thực hiện các biện pháp hỗ trợ khách hàng (nếu có).

3.6. Quy trình pha chế thuốc theo đơn

Quy trình pha chế thuốc theo đơn là một quá trình quan trọng trong ngành dược để đảm bảo sự chính xác, an toàn và hiệu quả khi sử dụng thuốc. Dưới đây là các bước cơ bản trong quy trình pha chế thuốc theo đơn:

Bước 1: Nhận và kiểm tra đơn thuốc

Xác nhận thông tin bệnh nhân, thuốc và liều lượng có đúng và hợp lý không.
Kiểm tra tính hợp lệ của đơn thuốc, đảm bảo không có sai sót về thông tin (chẳng hạn như liều lượng, cách dùng, hạn sử dụng).

Bước 2: Chuẩn bị dụng cụ và nguyên liệu

Lựa chọn các dụng cụ, thiết bị cần thiết cho việc pha chế (ví dụ: cốc, ống nghiệm, chén, thìa đo…).
Kiểm tra các nguyên liệu thuốc, đảm bảo chúng đúng chủng loại và còn trong hạn sử dụng.

Bước 3: Đo lường và pha chế thuốc

Đo đúng liều lượng của các thành phần thuốc theo đơn.
Pha trộn các thành phần thuốc theo tỷ lệ và phương pháp đúng quy định. Điều này có thể bao gồm hòa tan, nghiền nhỏ, hoặc khuấy trộn các dược chất.

Bước 4: Kiểm tra lại lần cuối

Sau khi pha chế, kiểm tra lại thuốc đã pha chế xem có đúng liều lượng và thành phần theo đơn không.
Kiểm tra sự hòa tan, độ đồng nhất của thuốc (đặc biệt đối với các loại thuốc dạng lỏng hoặc hỗn dịch).

Bước 5: Đóng gói thuốc

Đóng gói thuốc trong bao bì thích hợp (lọ, túi, ống…) với nhãn mác đầy đủ, rõ ràng.
Nhãn thuốc cần ghi đầy đủ thông tin về bệnh nhân, tên thuốc, liều lượng, cách sử dụng, hạn sử dụng và các lưu ý (nếu có).

Bước 6: Giao thuốc cho bệnh nhân

Trước khi giao thuốc cho bệnh nhân, dược sĩ hoặc nhân viên y tế cần tư vấn về cách sử dụng thuốc và các cảnh báo liên quan.
Đảm bảo bệnh nhân hiểu cách sử dụng thuốc một cách an toàn và hiệu quả.

Bước 7: Lưu trữ hồ sơ

Lưu trữ đơn thuốc và các thông tin liên quan đến việc pha chế thuốc trong hệ thống quản lý bệnh viện hoặc nhà thuốc.
Đảm bảo hồ sơ được giữ kín và bảo mật, tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin bệnh nhân.

Đọc ngay: Top 10+ phần mềm quản lý phòng khám hàng đầu 2025

3.7. Quy trình vệ sinh nhà thuốc

Quy trình vệ sinh nhà thuốc cần được thực hiện thường xuyên và có hệ thống để đảm bảo môi trường sạch sẽ, ngăn ngừa ô nhiễm và bảo quản chất lượng thuốc tốt nhất. Dưới đây là các bước cơ bản, thường được chia thành vệ sinh hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng:

Chuẩn bị dụng cụ và vật liệu vệ sinh:

Các dung dịch vệ sinh chuyên dụng (dung dịch khử khuẩn, tẩy rửa, xà phòng).
Khăn lau, giẻ lau, bàn chải, cây lau nhà, găng tay cao su.
Hút bụi, máy xịt khử mùi (nếu có).

Làm sạch các khu vực chung:

Vệ sinh cửa kính, cửa ra vào.
Lau chùi các bề mặt ngoài cửa và khung cửa.
Lau sạch các tay nắm cửa, công tắc điện.

Vệ sinh sàn nhà:

Hút bụi toàn bộ sàn nhà, đảm bảo không còn bụi bẩn, rác thải.
Lau sạch sàn nhà bằng dung dịch vệ sinh phù hợp (đảm bảo an toàn với sàn và không làm trơn trượt).

Vệ sinh các kệ thuốc và tủ thuốc:

Dùng khăn mềm lau chùi sạch các kệ thuốc, tủ thuốc để loại bỏ bụi bẩn và vi khuẩn.
Đảm bảo các loại thuốc trên kệ được sắp xếp gọn gàng, không bị lộn xộn.

Vệ sinh khu vực máy tính, bàn làm việc của nhân viên:

Lau sạch bàn làm việc, màn hình máy tính, điện thoại, và các thiết bị khác của nhân viên.
Dùng dung dịch khử trùng để lau bàn phím, chuột và các thiết bị được sử dụng nhiều.

Vệ sinh phòng thử thuốc hoặc khu vực tư vấn:

Lau sạch bàn ghế, ghế ngồi của khách hàng.
Lau sạch các thiết bị trong phòng thử thuốc (nếu có) như tủ thuốc, máy móc.

Khử trùng các khu vực có nguy cơ cao (như khu vực quầy thanh toán): Sử dụng dung dịch khử trùng để lau các bề mặt quầy thanh toán, máy tính tiền, tay cầm thẻ.

Vệ sinh phòng vệ sinh:

Lau chùi bồn cầu, chậu rửa, gương, sàn và các khu vực khác trong phòng vệ sinh.
Thay mới khăn lau tay, giấy vệ sinh, xà phòng.

Dọn dẹp rác thải:

Thu gom rác thải trong suốt quá trình vệ sinh.
Đảm bảo các thùng rác được thay mới và dọn sạch.

Kiểm tra lại và hoàn thiện:

Kiểm tra lại các khu vực đã vệ sinh, đảm bảo không còn bụi bẩn, vi khuẩn.
Đảm bảo môi trường sạch sẽ, an toàn cho nhân viên và khách hàng.

3.8. Quy trình đào tạo nhân viên

Bước 1: Xác định nhu cầu đào tạo

Đánh giá các kỹ năng và kiến thức mà nhân viên cần cải thiện hoặc học hỏi, ví dụ như kiến thức về thuốc, quy trình bán hàng, quy định y tế, và chăm sóc khách hàng.

Bước 2: Lập kế hoạch đào tạo

Xác định mục tiêu đào tạo, nội dung chương trình, và các phương pháp giảng dạy phù hợp. Đảm bảo nội dung bao gồm các kiến thức về thuốc, quy định pháp lý và kỹ năng mềm cần thiết.

Bước 3: Chọn phương pháp đào tạo

Sử dụng các phương pháp đào tạo như giảng dạy trực tiếp, đào tạo qua video, bài giảng trực tuyến, hoặc mô phỏng thực tế. Đảm bảo nhân viên có thể học và áp dụng kiến thức vào công việc thực tế.

Bước 4: Đào tạo về sản phẩm và dịch vụ

Giới thiệu chi tiết các sản phẩm thuốc, công dụng, cách sử dụng, và các lưu ý quan trọng khi bán thuốc. Đảm bảo nhân viên hiểu rõ về tính năng và cách tư vấn cho khách hàng.

Bước 5: Đào tạo về quy trình làm việc

Hướng dẫn nhân viên về các quy trình làm việc chuẩn trong nhà thuốc, bao gồm cách tiếp nhận và xử lý đơn thuốc, quản lý hàng hóa, và quy trình thanh toán.

Bước 6: Đào tạo về kỹ năng giao tiếp và dịch vụ khách hàng

Cung cấp các bài học về giao tiếp hiệu quả, cách xử lý tình huống và giải đáp thắc mắc của khách hàng, đồng thời hướng dẫn nhân viên cách tư vấn thuốc một cách chính xác và tận tâm.

Bước 7: Đào tạo về tuân thủ quy định pháp lý

Đảm bảo nhân viên hiểu rõ các quy định liên quan đến thuốc, bao gồm các quy định về kê đơn thuốc, các chứng chỉ, giấy phép cần thiết, và tuân thủ các yêu cầu của cơ quan chức năng.

Bước 8: Đánh giá và kiểm tra kết quả đào tạo

Sau khi hoàn thành chương trình đào tạo, thực hiện các bài kiểm tra, bài tập tình huống hoặc khảo sát để đánh giá mức độ tiếp thu của nhân viên. Có thể tổ chức các buổi phỏng vấn hoặc quan sát công việc thực tế của nhân viên.

3.9. Quy trình quản lý kho thuốc

Quy trình quản lý kho thuốc có thể được chia thành các bước cơ bản như sau:

Bước 1: Nhận hàng và kiểm tra thuốc

Xác nhận thông tin đơn hàng, nhà cung cấp và thời gian giao nhận.
Kiểm tra chất lượng, số lượng, và hạn sử dụng của thuốc.
Ghi nhận thông tin vào sổ sách hoặc phần mềm quản lý kho.

Bước 2: Phân loại và lưu trữ thuốc

Phân loại thuốc theo nhóm (thuốc điều trị, thuốc bổ, thuốc theo chỉ định, v.v.).
Lưu trữ thuốc theo các nguyên tắc như “first in, first out” (FIFO) hoặc “last in, first out” (LIFO).
Đảm bảo kho có đủ điều kiện bảo quản (nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng).

Bước 3: Cập nhật và theo dõi tồn kho

Cập nhật số lượng thuốc trong kho sau khi nhận và xuất hàng.
Sử dụng phần mềm hoặc sổ sách để ghi chép chi tiết tình trạng tồn kho và các lệnh xuất kho.

Bước 4: Kiểm kê định kỳ

Thực hiện kiểm kê định kỳ để đảm bảo số lượng thực tế trong kho trùng khớp với số liệu ghi chép.
Đối chiếu với số lượng đã xuất, đã nhập và thuốc còn lại trong kho.

Bước 5: Quản lý hạn sử dụng và thuốc hết hạn

Theo dõi hạn sử dụng của các loại thuốc trong kho.
Đảm bảo loại bỏ hoặc thu hồi thuốc hết hạn hoặc không còn hiệu lực sử dụng.

Bước 6: Xử lý yêu cầu xuất kho

Khi có yêu cầu từ bộ phận sử dụng (như bệnh viện, phòng khám), kiểm tra lại tồn kho và thực hiện xuất kho.
Ghi lại thông tin về xuất kho, bao gồm thuốc, số lượng, và ngày xuất.

Bước 7: Quản lý các sản phẩm có yêu cầu đặc biệt

Đối với các thuốc đặc biệt như thuốc lạnh, thuốc gây nghiện, cần quản lý chặt chẽ hơn về điều kiện bảo quản và quy trình xuất nhập.

3.10. Quy trình ghi chép nhiệt độ và độ ẩm

Kiểm tra nhiệt độ và độ ẩm

Nhiệt độ và độ ẩm trong khu vực được kiểm tra hai lần mỗi ngày: một lần vào buổi sáng (trước giờ làm việc) và một lần vào cuối buổi chiều (trước khi kết thúc công việc).
Sử dụng nhiệt kế và đồng hồ đo độ ẩm đã được hiệu chuẩn để ghi nhận số liệu chính xác.

Ghi chép dữ liệu

Sau khi kiểm tra, nhân viên phải ghi lại các chỉ số nhiệt độ và độ ẩm vào sổ ghi chép hoặc hệ thống điện tử (nếu có).
Dữ liệu ghi nhận bao gồm: thời gian kiểm tra, nhiệt độ thực tế, độ ẩm thực tế và ghi chú nếu có sự thay đổi bất thường.

Điều chỉnh điều hòa

Nếu nhiệt độ vượt quá mức quy định (thông thường là từ 20°C đến 25°C, hoặc theo yêu cầu cụ thể của công ty), nhân viên cần điều chỉnh ngay lập tức nhiệt độ điều hòa để duy trì mức nhiệt độ trong phạm vi cho phép.
Kiểm tra hệ thống điều hòa để đảm bảo hoạt động ổn định.

Xử lý khi có sự cố

Nếu phát hiện điều hòa hoặc nhiệt kế bị hỏng (không đo chính xác hoặc không hoạt động), nhân viên phải thông báo ngay lập tức cho bộ phận bảo trì để sửa chữa.
Trong trường hợp không thể sửa chữa ngay lập tức, cần thực hiện các biện pháp tạm thời như sử dụng các thiết bị đo thay thế hoặc điều chỉnh nhiệt độ thủ công.
Ghi chú sự cố trong sổ ghi chép để theo dõi và xử lý sau.

Đảm bảo độ chính xác

Nhân viên cần đảm bảo rằng các thiết bị đo (nhiệt kế và đồng hồ đo độ ẩm) được kiểm tra và hiệu chuẩn định kỳ để đảm bảo độ chính xác.
Nếu có bất kỳ sai lệch nào trong quá trình ghi chép, cần tiến hành điều chỉnh và báo cáo ngay lập tức.

3.11. Quy trình lưu trữ hồ sơ và báo cáo

Bước 1: Xác định loại hồ sơ và báo cáo cần lưu trữ

Loại hồ sơ: Hồ sơ có thể bao gồm các loại tài liệu giấy hoặc điện tử như hợp đồng, biên bản họp, giấy tờ kế toán, báo cáo tài chính, hồ sơ nhân sự, và các tài liệu hành chính khác.
Loại báo cáo: Các báo cáo định kỳ (báo cáo tài chính, báo cáo thuế, báo cáo hiệu suất công việc) và báo cáo đặc biệt (báo cáo kiểm tra, báo cáo sự cố).

Bước 2: Thiết lập hệ thống lưu trữ

Hệ thống lưu trữ giấy: Sử dụng các tủ tài liệu, ngăn kệ theo phân loại rõ ràng (theo năm, theo loại tài liệu, theo phòng ban, v.v.) để lưu trữ hồ sơ giấy.
Hệ thống lưu trữ điện tử: Lưu trữ các tài liệu điện tử trên các phần mềm quản lý tài liệu hoặc lưu trữ đám mây (cloud storage). Đảm bảo có các thư mục theo tên loại tài liệu, ngày tháng và mức độ bảo mật (ví dụ: phân loại theo mức độ nhạy cảm của thông tin).

Bước 3: Quy định về thời gian lưu trữ

Thời gian lưu trữ hồ sơ: Hồ sơ và báo cáo cần được lưu trữ trong một thời gian quy định, tùy theo yêu cầu pháp lý và loại tài liệu. Sau khi hết thời gian lưu trữ, các hồ sơ sẽ được tiêu hủy hoặc chuyển sang dạng lưu trữ dài hạn nếu cần thiết. Việc tiêu hủy cần thực hiện theo đúng quy trình bảo mật thông tin.

Bước 4: Đảm bảo bảo mật hồ sơ và báo cáo

Các tài liệu giấy cần được lưu trữ trong các tủ khóa an toàn, có kiểm soát truy cập. Cần sử dụng các phần mềm bảo mật để mã hóa tài liệu điện tử và kiểm soát quyền truy cập của các cá nhân có thẩm quyền. Các tài liệu quan trọng cần có bản sao lưu định kỳ để tránh mất mát dữ liệu.

3.12. Quy trình xử lý thuốc hết hạn hoặc hư hỏng

Bước 1: Kiểm tra và xác định thuốc hết hạn hoặc hư hỏng

Kiểm tra ngày hết hạn: Các nhân viên y tế hoặc dược sĩ cần thực hiện việc kiểm tra định kỳ ngày hết hạn của thuốc trong kho. Thuốc hết hạn sẽ bị loại bỏ khỏi danh mục thuốc lưu trữ và không được phép sử dụng.
Kiểm tra chất lượng thuốc: Những thuốc bị hư hỏng, vỡ bao bì, biến dạng, đổi màu, hay có dấu hiệu nhiễm khuẩn, nấm mốc đều phải được đánh giá và loại bỏ.
Ghi nhận thông tin: Tất cả các thông tin về thuốc hết hạn hoặc hư hỏng cần được ghi nhận rõ ràng, bao gồm tên thuốc, mã số, số lô, số lượng, ngày hết hạn, tình trạng thuốc.

Bước 2: Phân loại thuốc hết hạn hoặc hư hỏng

Thuốc hết hạn sử dụng: Các loại thuốc này cần được đưa vào danh sách để loại bỏ khỏi kho.
Thuốc hư hỏng: Các thuốc bị hư hỏng do môi trường bảo quản không tốt, bao gồm thuốc bị ẩm ướt, thuốc đã bị biến chất hoặc vỡ bao bì.
Thuốc bị nhiễm khuẩn: Các thuốc có dấu hiệu nhiễm khuẩn hoặc nấm mốc cần phải xử lý cẩn thận để tránh nguy cơ lây nhiễm.

Bước 3: Thực hiện loại bỏ thuốc

Loại bỏ thuốc hết hạn: Các thuốc hết hạn phải được thu gom và đưa vào khu vực xử lý riêng biệt để không bị lẫn với thuốc còn hiệu lực. Quá trình này cần tuân thủ các quy định về bảo vệ môi trường và an toàn sức khỏe.
Xử lý thuốc hư hỏng: Tùy vào mức độ hư hỏng, thuốc sẽ được thu gom và loại bỏ theo đúng phương thức:
Thuốc có thể tiêu hủy qua các quy trình an toàn, không gây ô nhiễm.
Thuốc chứa thành phần nguy hại cần phải xử lý theo quy định đặc biệt về chất thải y tế.

Bước 4: Báo cáo và ghi chép lại

Báo cáo cho cấp quản lý: Cập nhật tình trạng thuốc hết hạn hoặc hư hỏng cho quản lý cấp trên. Báo cáo cần cung cấp thông tin chi tiết về số lượng thuốc hết hạn, thuốc hư hỏng và cách thức xử lý đã thực hiện.
Lưu trữ hồ sơ: Tất cả các thông tin về thuốc hết hạn và hư hỏng cần phải được lưu trữ trong hồ sơ quản lý thuốc của cơ sở. Việc lưu trữ này giúp kiểm tra và theo dõi quá trình xử lý trong tương lai.

4. Các lưu ý khi triển khai SOP tại nhà thuốc GPP

Khi triển khai các quy trình SOP tại nhà thuốc GPP, có một số yếu tố quan trọng mà nhà thuốc cần lưu ý để đảm bảo hiệu quả và đạt được mục tiêu chất lượng, an toàn, và tuân thủ pháp luật.

Kiểm tra thường xuyên: Đảm bảo các quy trình SOP được kiểm tra và đánh giá định kỳ để phát hiện bất kỳ vấn đề nào có thể phát sinh trong quá trình thực hiện.
Không cắt giảm bước: Mỗi bước trong quy trình SOP đều có lý do và mục đích riêng, do đó không được phép cắt giảm hoặc bỏ qua bất kỳ bước nào trong quá trình vận hành.
Đào tạo định kỳ: Cập nhật các quy trình mới, những thay đổi trong SOP hoặc các quy định pháp lý mới cho nhân viên.
Cải tiến liên tục: SOP không phải là quy trình cố định mà có thể được cải tiến và thay đổi theo thời gian để phù hợp với nhu cầu thực tế.
Cập nhật và bảo trì thường xuyên: Đảm bảo các thiết bị được bảo trì định kỳ và thay thế khi cần thiết để tránh gián đoạn trong quy trình SOP.

5. Tạm kết

Triển khai SOP tại nhà thuốc GPP là một công việc cần sự chú ý đến từng chi tiết và phải được thực hiện một cách nghiêm túc. Các nhà thuốc cần đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy trình, đào tạo nhân viên, đánh giá hiệu quả thực hiện và thường xuyên theo dõi sự thay đổi trong các quy định pháp lý. Chỉ khi làm tốt các lưu ý trên, nhà thuốc mới có thể vận hành một cách hiệu quả, đảm bảo chất lượng dược phẩm và tăng cường niềm tin từ khách hàng.

Đánh giá bài viết

[Tổng số: 1 Trung bình: 5]