6 lưu ý kế toán doanh nghiệp vận tải cần đặc biệt quan tâm

Hoạt động vận tải là lĩnh vực có nhiều đặc thù về chi phí, hợp đồng và quy trình kiểm soát, đòi hỏi kế toán doanh nghiệp phải theo dõi chặt chẽ từng nghiệp vụ phát sinh. Việc ghi nhận đúng chi phí nhiên liệu, khấu hao phương tiện, doanh thu vận tải và quản lý hóa đơn là yếu tố then chốt để đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách hạch toán kế toán doanh nghiệp vận tải kèm ví dụ thực tế, đồng thời chỉ ra 6 lưu ý quan trọng mà kế toán cần đặc biệt quan tâm.

Mục lục Hiện

1. Kế toán doanh nghiệp vận tải là công việc gì?

Kế toán trong doanh nghiệp vận tải là bộ phận chịu trách nhiệm ghi nhận, phân tích và báo cáo tất cả các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến phương tiện vận chuyển, nhân lực, nhiên liệu và chi phí khác nhằm xác định đúng giá thành dịch vụ và kết quả hoạt động kinh doanh. Công việc cần làm bao gồm:

Tập hợp chi phí liên quan đến nhiên liệu, bảo dưỡng, sửa chữa và khấu hao phương tiện.
Ghi nhận doanh thu từ hoạt động vận tải theo hợp đồng và điều kiện ghi nhận doanh thu.
Hạch toán chi phí nhân công (lái xe, phụ xe, điều phối) và các chi phí phụ trợ như phí đường bộ, cầu đường, đăng kiểm.
Xác định và phân bổ giá thành vận tải theo từng tuyến, từng phương tiện hoặc hợp đồng.
Lập báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo tài chính và quyết toán thuế theo chế độ kế toán hiện hành.

Doanh nghiệp của bạn cần chuyển đổi số cho bộ phận Tài chính - Kế toán?Tham khảo ngay giải pháp MISA AMIS Kế Toán!

2. Hướng dẫn hạch toán kế toán công ty vận tải

Trong doanh nghiệp vận tải, các bút toán kế toán tập trung chủ yếu vào chi phí vận hành phương tiện, nhân công, nhiên liệu và doanh thu từ dịch vụ vận tải. Dưới đây là các nghiệp vụ phổ biến và cách hạch toán theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành:

2.1. Ghi nhận chi phí mua nhiên liệu

Trường hợp mua xăng dầu nhập kho

Nợ TK 152 – Nhiên liệu

Có TK 111/112/331 – Thanh toán tiền mua

Có TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

2.2. Xuất kho nhiên liệu cho phương tiện

Khi xuất nhiên liệu theo định mức hoặc thực tế cho phương tiện sử dụng:

Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (theo tuyến, xe)

Có TK 152 – Nhiên liệu

2.3. Trường hợp khoán nhiên liệu cho lái xe

Khi ứng tiền cho lái xe mua nhiên liệu, ghi:

Nợ TK 141 – Tạm ứng

Có TK 111/112 – Tiền mặt/Tiền gửi Ngân hàng

Khi thực hiện xong công việc được giao, lái xe lập Bảng thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc đã được ký duyệt để quyết toán khoản tạm ứng, ghi

Nợ TK 621- Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 141 – Tạm ứng.

2.4. Kết chuyển chi phí nhiên liệu trong kỳ

Cuối kỳ, tập hợp toàn bộ chi phí nhiên liệu:

Nợ TK 632 – Giá vốn dịch vụ vận tải

Có TK 154 – Chi phí SXKD dở dang

2.5. Chi phí lái xe, phụ xe

Tính tiền lương, phụ cấp cho lái xe, phụ xe:

Nợ TK 154

Có TK 334 – Phải trả người lao động

Khi trả lương cho lái xe, kế toán hạch toán:

Nợ TK 334

Có TK 111/112

2.6. Chi phí khấu hao phương tiện vận tải

Nợ TK 154

Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ

2.7. Chi phí khác liên quan

Bao gồm phí bảo trì, sửa chữa, cầu đường, lưu bãi:

Nợ TK 154

Có TK 111/112/331

2.8 Chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 642

Nợ TK 1331

Có TK 111, 112

2.9. Ghi nhận doanh thu vận tải

Khi hoàn thành dịch vụ và có hóa đơn:

Nợ TK 111/112/131

Có TK 511 – Doanh thu vận tải

Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra

Nếu có chiết khấu, giảm giá, ghi:

Nợ TK 521

Nợ TK 3331

Có TK 111, 112, 131

2.10. Kết chuyển cuối kỳ

Kết chuyển giá vốn:

Nợ TK 632– Giá vốn hàng bán

Có TK 154– Chi phí SXKD dở dang

Kết chuyển doanh thu

Nợ TK 511

Có TK 911– Xác định kết quả kinh doanh

Kết chuyển chi phí

Nợ TK 911– Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 632, 641, 642

3. Bài tập kế toán dịch vụ vận tải có lời giải

Công ty TNHH Vận tải Minh Phúc có một xe tải chuyên vận chuyển hàng hóa tuyến Hà Nội – Hải Phòng. Trong tháng 9/2025, kế toán ghi nhận các nghiệp vụ sau:

Mua 5.000 lít dầu diesel, giá 24.000 đồng/lít, thuế GTGT 10%, thanh toán bằng tiền mặt.
Xuất kho 3.000 lít dầu để giao cho xe BKS 30H-XXXX chạy tuyến cố định.
Trả lương tháng cho lái xe A là 10.000.000 đồng, phụ xe là 6.000.000 đồng.
Doanh thu vận tải trong tháng 9 từ hợp đồng vận chuyển đạt 120.000.000 đồng (đã có hóa đơn, thuế GTGT 10%), khách hàng chưa thanh toán.
Cuối tháng, kết chuyển chi phí để xác định giá vốn và lợi nhuận.

Yêu cầu: Hạch toán các nghiệp vụ trên theo chế độ kế toán doanh nghiệp.

Đáp án:

Nghiệp vụ 1: Mua 5.000 lít dầu diesel, giá 24.000 đồng/lít, thuế GTGT 10%, thanh toán bằng tiền mặt.

Nợ TK 152: 120.000.000 (5.000l x 24.000đ/l)

Nợ TK 1331: 12.000.000

Có TK 111: 132.000.000

Nghiệp vụ 2: Xuất kho 3.000 lít dầu để giao cho xe BKS 30H-XXXX chạy tuyến cố định.

Dầu diesel là chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp được sử dụng để thực hiện dịch vụ vận tải trong kỳ, thực hiện hạch toán như sau:

Nợ TK 154: 72.000.000 (3.000 x 24.000)

Có TK 152: 72.000.000

Nghiệp vụ 3: Trả lương tháng cho lái xe A là 10.000.000 đồng, phụ xe là 6.000.000 đồng.

Tổng lương phải trả là 16.000.000 đồng. Tiền lương của lái xe và phụ xe là Chi phí nhân công trực tiếp cho hoạt động cung cấp dịch vụ vận tải, được tập hợp vào TK 154 (hoặc TK 622, sau đó kết chuyển sang TK 154). Ta giả định doanh nghiệp ghi thẳng vào TK 154

Lưu ý: Giả định chưa tính và trích các khoản theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN)

Tính và ghi nhận chi phí lương phải trả:

Nợ TK 154: 16.000.000

Có TK 334: 16.000.000

Chi tiền trả lương qua tài khoản

Nợ TK 334: 16.000.000

Có TK 112: 16.000.000

Nghiệp vụ 4: Doanh thu vận tải trong tháng 9 từ hợp đồng vận chuyển đạt 120.000.000 đồng (đã có hóa đơn, thuế GTGT 10%), khách hàng chưa thanh toán.

Tổng giá thanh toán (TK 131): 120.000.000 đồng

Doanh thu chưa VAT (TK 511): 120.000.000/1.1=109.090.909 đồng

Thuế GTGT đầu ra (TK 3331): 120.000.000−109.090.909=10.909.091 đồng

Ghi nhạn doanh thu và khoản phải thu:

Nợ TK 131: 120.000.000 đồng

Có TK 511: 109.090.909 đồng

Có TK 3331: 10.909.091đồng

Nghiệp vụ 5: Kết chuyển Chi phí và Xác định Kết quả Kinh doanh

Kết chuyển giá vốn dịch vụ hoàn thành

Nợ TK 632: 90.000.000

Có TK 154: 90.000.000

Kết chuyển Doanh thu thuần

Nợ TK 511: 109.090.909

Có TK 911: 109.090.909

Kết chuyển Giá vốn hàng bán

Nợ TK 911: 90.000.000

Có TK 632: 90.000.000

Xác định Lợi nhuận trước thuế

Giả định Công ty không có chi phí bán hàng (TK 641) và chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642), chi phí tài chính (TK 635) hay thu nhập/chi phí khác (TK 711/811) phát sinh ngoài các chi phí cấu thành giá vốn và doanh thu đã ghi nhận.

Lợi nhuận gộp: 109.090.909−90.000.000=19.090.909

TK 911:19.090.909

TK 421 :19.090.909

4. 6 lưu ý kế toán doanh nghiệp vận tải cần đặc biệt quan tâm

Kế toán doanh nghiệp vận tải không chỉ liên quan đến việc ghi nhận doanh thu – chi phí đơn thuần mà còn gắn liền với đặc thù như hợp đồng vận chuyển, kiểm soát nhiên liệu, hóa đơn và chứng từ đầu vào. Để đảm bảo hoạt động vận hành chính xác, đúng luật và tối ưu thuế, kế toán cần lưu ý những điểm then chốt dưới đây:

Quản lý hợp đồng vận tải rõ ràng, đầy đủ thông tin

Hợp đồng vận tải không chỉ xác định giá cước mà còn phải nêu rõ trách nhiệm giữa bên vận chuyển và bên thuê (ví dụ: hư hỏng hàng hóa, giao trễ, chi phí lưu kho bãi, thủ tục hải quan).
Kế toán cần kiểm tra kỹ các điều khoản: thuê phương tiện, thanh toán tài xế, định mức nhiên liệu, chi phí phát sinh ngoài hợp đồng.
Nếu thuê phương tiện từ cá nhân hoặc doanh nghiệp bên ngoài, cần lưu ý phương thức khấu trừ thuế TNCN hoặc TNDN, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí được trừ.

Tính giá thành và xác định lãi/lỗ theo từng hợp đồng hoặc phương tiện

Với vận tải, nhiên liệu, khoán lái xe, thời gian quay đầu, tải trọng thực tế, tuyến đường đều ảnh hưởng lớn tới chi phí – kế toán cần phối hợp với bộ phận kỹ thuật để thiết lập định mức phù hợp.
Kế toán phải phân bổ chi phí riêng (ví dụ: nhiên liệu của chuyến này) và chi phí chung (ví dụ: khấu hao xe, quản lý điều hành) theo một tiêu thức hợp lý (km, tấn‑km, số chuyến…) để xác định đúng giá thành từng đơn vị vận chuyển
Báo cáo lãi/lỗ từng hợp đồng hoặc từng tuyến giúp lãnh đạo đánh giá hiệu quả, loại bớt tuyến lỗ hoặc điều chỉnh định mức để nâng cao lợi nhuận.

Kiểm soát nhiên liệu, lái xe và hàng hóa

Nhiên liệu là khoản chi lớn, kế toán cần theo dõi chi tiết: số km chạy, định mức nhiên liệu/kilomet, lượng nhiên liệu sử dụng thực tế + hao hụt do sửa chữa, bơm rót, vận hành.
Xây dựng quy trình tạm ứng – hoàn ứng cho lái xe hoặc khoán nhiên liệu rõ ràng: số tiền tạm ứng, thời gian hoàn ứng, trình tự nộp hóa đơn chứng từ – giúp tránh thất thoát, lãng phí.
Kiểm soát vận tải hàng hóa: phương tiện, lái xe, camera hoặc GPS theo dõi, đặt cọc hàng nếu cần để tránh thất lạc hàng hóa hoặc chi phí phát sinh ngoài hợp đồng.

Kiểm soát hóa đơn – chứng từ chi phí đầu vào

Các chi phí như nhiên liệu, cầu đường, bến bãi, lưu kho, sửa chữa, khấu hao…… đều phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp thì mới được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.
Ví dụ: biên lai cước vận chuyển, vé đường bộ nếu đủ điều kiện hóa đơn thì mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Hóa đơn xăng dầu phải mang tên doanh nghiệp hoặc người lao động do doanh nghiệp tạm ứng và hoàn ứng đúng cách.
Kế toán cần phân loại hóa đơn theo hợp đồng, lưu trữ chứng từ đầu vào riêng cho từng hợp đồng hoặc tuyến để tra cứu và kiểm soát.

Lập hóa đơn dịch vụ vận tải đúng thời điểm và nội dung

Doanh thu vận tải phải được ghi nhận theo chuẩn mực kế toán (VAS 14) và quy định thuế: ngày lập hóa đơn là ngày hoàn thành cung cấp dịch vụ hoặc thu tiền nếu thu trước.
Hóa đơn/điện tử phải có đầy đủ thông tin bắt buộc; nếu có bảng kê kèm theo thì phải đúng mẫu và đóng dấu giáp lai nếu nhiều trang.
Nếu lập sai thời điểm hoặc nội dung, doanh nghiệp có thể bị cơ quan thuế xử lý, ảnh hưởng đến việc thuế GTGT, TNDN và báo cáo tài chính.

Ghi nhận doanh thu – chi phí đúng kỳ để báo cáo trung thực

Doanh thu phải ghi nhận khi đáp ứng điều kiện: lợi ích kinh tế tương lai có thể thu được, chi phí xác định được và việc cung cấp dịch vụ hoàn thành hoặc phần công việc đã hoàn thành được xác định.
Kế toán doanh nghiệp vận tải cần trích trước chi phí phát sinh trong kỳ (như chi phí nhiên liệu, nhân công, khấu hao…) để đảm bảo chi phí và doanh thu được ghi nhận cùng kỳ. Nếu để chi phí sang kỳ sau sẽ làm sai lệch giá thành và kết quả kinh doanh.
Việc phân loại chi phí theo đúng hợp đồng/tuyến và thực hiện kết chuyển cuối kỳ giúp xác định đúng lãi/lỗ, hỗ trợ quản lý và nộp thuế chính xác.

5. Một số file Excel trong kế toán vận tải

Dưới đây là một số mẫu file Excel thông dụng mà kế toán vận tải nên nắm vững để hỗ trợ công việc hạch toán và lập báo cáo nhanh chóng, chính xác hơn:

Bảng kê tính chi phí xăng xe

Đây là biểu mẫu giúp kế toán theo dõi chi tiết lượng nhiên liệu sử dụng cho từng chuyến xe, phục vụ cho việc tính toán chi phí vận hành và kiểm soát định mức tiêu hao xăng dầu.

>> Tải xuống Bảng kê tính chi phí xăng xe tại đây

Bảng thống kê km xe chạy và tiêu thụ nhiên liệu của các loại xe tô tô

File này hỗ trợ kế toán ghi nhận quãng đường xe chạy, lượng nhiên liệu tiêu hao và số lít cấp phát thực tế – là căn cứ để đánh giá hiệu suất sử dụng xe và kiểm soát chi phí nhiên liệu.

>> Tải xuống Bảng thống kê km xe chạy và tiêu thụ nhiên liệu của các loại xe tô tô tại đây

Sổ lộ trình xe

Sổ lộ trình xe dùng để ghi chép thời gian, hành trình di chuyển, số km, lượng nhiên liệu và các chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng xe – giúp kế toán dễ dàng tổng hợp và đối chiếu dữ liệu vận tải.

>> Tải xuống Sổ lộ trình xe tại đây

Kết luận

Hy vọng qua bài viết này bạn đọc sẽ có hình dung chi tiết hơn về công việc kế toán tại doanh nghiệp vận tải và những sai sót có thể phát sinh.

Hiện nay việc ứng dụng các công cụ quản lý tài chính – tự động đã góp phần không nhỏ giúp kế toán mọi lĩnh vực, trong đó có kế toán doanh nghiệp vận tải nâng cao năng suất, tiết kiệm thời gian và công sức một cách hiệu quả. Các công cụ quản lý tự động như phần mềm kế toán online MISA AMIS với nhiều tính năng ưu việt, trở thành “trợ thủ đắc lực” cho kế toán thao tác, xử lý các nghiệp vụ nhanh chóng, chính xác hơn.

Đánh giá bài viết

[Tổng số: 1 Trung bình: 5]