Điều kiện hoàn thuế GTGT hàng xuất khẩu và hồ sơ hoàn thuế

Hoàn thuế GTGT đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm nhằm bảo vệ quyền lợi về thuế và tối ưu dòng tiền trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, để được hoàn thuế, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện hoàn thuế GTGT hàng xuất khẩu, đồng thời chuẩn bị đúng hồ sơ và xác định chính xác số thuế GTGT được hoàn theo quy định hiện hành. Bài viết dưới đây của phần mềm kế toán MISA AMIS Kế toán sẽ tổng hợp chi tiết điều kiện khấu trừ, điều kiện hoàn thuế, cách xác định số thuế được hoàn và hồ sơ hoàn thuế GTGT hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu mà doanh nghiệp cần lưu ý. 

1. Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đối với hàng hóa dịch vụ xuất khẩu

Theo quy định tại khoản 2 Điều 14 Luật thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15, điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào được quy định như sau:

• Có hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) khi mua hàng hóa, dịch vụ, hoặc có chứng từ nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu, hoặc chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài theo quy định tại khoản 3 và khoản 4 Điều 4 của Luật Thuế GTGT. Bộ trưởng Bộ Tài chính sẽ quy định chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài.
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế giá trị gia tăng, trừ một số trường hợp đặc thù được Chính phủ quy định. Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của một người nộp thuế có giá trị dưới 05 triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày mà tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên thì cũng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu, ngoài các điều kiện trên còn phải có:
  • Hợp đồng ký kết với bên nước ngoài về việc bán, gia công hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
  • Hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
  • Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
  • Tờ khai hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, trừ trường hợp không cần phải có tờ khai hải quan theo quy định của pháp luật về hải quan.
  • Phiếu đóng gói, vận đơn, chứng từ bảo hiểm hàng hóa (nếu có).

Xem thêm quy định chi tiết về điều kiện khấu trừ thuế GTGT đối với hàng hóa dịch vụ xuất khẩu tại đây

2. Điều kiện hoàn thuế GTGT hàng xuất khẩu

Theo quy định tại Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15, được sửa đổi, bổ sung bởi các văn bản có liên quan, và Nghị định 181/2025/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 359/2025/NĐ-CP và Nghị định 144/2026/NĐ-CP, điều kiện hoàn thuế giá trị gia tăng đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu được quy định như sau:

• Cơ sở kinh doanh có cả hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu và tiêu thụ nội địa trong tháng, quý phải thực hiện hạch toán riêng số thuế GTGT đầu vào sử dụng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu. Nếu không thể hạch toán riêng được, số thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu sẽ được xác định theo tỷ lệ giữa doanh thu xuất khẩu trên tổng doanh thu của hàng hóa, dịch vụ chịu thuế trong kỳ hoàn thuế.
  • Kỳ hoàn thuế được xác định từ kỳ tính thuế có số thuế GTGT đầu vào chưa khấu trừ hết liên tục chưa được hoàn thuế đến kỳ tính thuế có đề nghị hoàn thuế.
  • Số thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu (bao gồm cả phần hạch toán riêng và phần xác định theo tỷ lệ) nếu sau khi bù trừ với số thuế GTGT phải nộp của hàng hóa, dịch vụ tiêu thụ nội địa, còn lại từ 300 triệu đồng trở lên, thì cơ sở kinh doanh được hoàn thuế cho hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu.
  • Số thuế GTGT được hoàn không vượt quá 10% doanh thu của hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu trong kỳ hoàn thuế.
  • Số thuế GTGT đầu vào chưa được hoàn do vượt quá 10% doanh thu của hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu trong kỳ hoàn thuế trước sẽ được khấu trừ vào kỳ tính thuế tiếp theo để xác định số thuế GTGT được hoàn trong kỳ hoàn thuế tiếp theo.
• Lập và lưu giữ sổ kế toán, chứng từ kế toán theo quy định của pháp luật về kế toán.
• Có tài khoản tiền gửi tại ngân hàng theo mã số thuế của cơ sở kinh doanh.
• Đáp ứng quy định về khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào theo quy định và không thuộc trường hợp không đáp ứng quy định về khấu trừ thuế.

3. Cách xác định số thuế GTGT được hoàn đối với trường hợp cơ sở kinh doanh trong tháng, quý vừa có hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu, vừa có hàng hóa, dịch vụ tiêu thụ nội địa

Số thuế giá trị gia tăng được hoàn đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu được thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 29 Nghị định 181/2025/NĐ-CP và Phụ lục II Thông tư 69/2025/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 01/07/2025. Cụ thể:

Số thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ sử dụng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu hạch toán riêng được của kỳ hoàn thuế được tính như sau:

Số thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ sử dụng đồng thời cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu và tiêu thụ nội địa không hạch toán riêng được của kỳ hoàn thuế được tính như sau:

Trong đó:

• Chênh lệch điều chỉnh tăng, giảm số thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ sử dụng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu hạch toán riêng được của các kỳ tính thuế trước kỳ hoàn thuế được tính như sau:

• Chênh lệch điều chỉnh tăng, giảm số thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ sử dụng đồng thời cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu và tiêu thụ nội địa không hạch toán riêng được của các kỳ tính thuế trước kỳ hoàn thuế được tính như sau:

Lưu ý: Nếu số thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ sử dụng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu của kỳ hoàn thuế (1) nêu trên sau khi bù trừ với số thuế giá trị gia tăng phải nộp của hàng hóa, dịch vụ tiêu thụ nội địa còn lại từ 300 triệu đồng trở lên thì cơ sở kinh doanh được hoàn thuế cho hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu. Số thuế giá trị gia tăng được hoàn của hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu không vượt quá 10% doanh thu của hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu (trừ doanh thu của hàng hóa nhập khẩu sau đó xuất khẩu sang nước khác) của kỳ hoàn thuế.

4. Hồ sơ hoàn thuế GTGT hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu

Hồ sơ đề nghị hoàn thuế GTGT đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu được thực hiện theo quy định tại Điều 46 Thông tư 89/2026/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.

Đối với trường hợp hoàn thuế GTGT đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu, hồ sơ đề nghị hoàn thuế gồm:

• Tờ khai thuế giá trị gia tăng theo mẫu số 01/GTGT, trong đó có kê khai chỉ tiêu đề nghị hoàn thuế.
• Phụ lục đề nghị hoàn thuế giá trị gia tăng theo mẫu số 01-8/GTGT ban hành kèm theo Thông tư 89/2026/TT-BTC.

Kết luận

Việc nắm rõ điều kiện hoàn thuế GTGT hàng xuất khẩu và chuẩn bị đầy đủ hóa đơn, chứng từ, hồ sơ liên quan giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, rút ngắn thời gian xử lý và chủ động hơn khi thực hiện thủ tục hoàn thuế. Đặc biệt, với doanh nghiệp có hoạt động xuất khẩu thường xuyên, kế toán phải đối chiếu nhiều dữ liệu giữa hóa đơn đầu vào, chứng từ thanh toán, tờ khai hải quan, sổ kế toán và hồ sơ khai thuế. Quản lý thủ công dễ mất nhiều thời gian và khó phát hiện chênh lệch trước khi lập hồ sơ hoàn thuế.

Để giảm áp lực đối chiếu và kiểm soát dữ liệu kế toán – thuế hiệu quả hơn, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp MISA AMIS – một sản phẩm thuộc hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp MISA AMIS. Hệ sinh thái MISA AMIS kết nối kế toán, hóa đơn điện tử, ngân hàng, bán hàng và các nghiệp vụ liên quan, giúp dữ liệu được đồng bộ trên một nền tảng và hạn chế nhập liệu nhiều lần.

MISA AMIS Kế toán hỗ trợ doanh nghiệp:

• Tự động tiếp nhận và hạch toán hóa đơn đầu vào, giảm thời gian nhập liệu và hạn chế sai sót khi ghi nhận chứng từ.
• Đối chiếu dữ liệu hóa đơn, chứng từ và sổ kế toán, giúp kế toán phát hiện chênh lệch sớm trước khi kê khai hoặc lập hồ sơ hoàn thuế.
• Tự động tổng hợp số liệu thuế và lập tờ khai, giảm áp lực xử lý dữ liệu thủ công.
• Kết nối với hóa đơn điện tử và ngân hàng, giúp kiểm soát dữ liệu giao dịch, chứng từ thanh toán và kế toán thuận tiện hơn.
• Tự động tổng hợp báo cáo tài chính và báo cáo quản trị, giúp doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt tình hình tài chính và số liệu liên quan đến hoạt động xuất khẩu.

Đừng để đến khi lập hồ sơ hoàn thuế mới phát hiện hóa đơn, chứng từ hoặc số liệu chưa khớp. Đăng ký trải nghiệm miễn phí 15 ngày MISA AMIS Kế toán để chủ động kiểm soát dữ liệu, giảm thời gian đối chiếu và hạn chế sai sót trong quá trình kê khai, hoàn thuế GTGT hàng xuất khẩu.