Định hướng xây dựng bộ máy kế toán quản trị trong doanh nghiệp

Tổ chức bộ máy kế toán quản trị hiệu quả là một trong những mối quan tâm hàng đầu của lãnh đạo doanh nghiệp. Hiện nay, khi kinh tế số và cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 phát triển mạnh mẽ, doanh nghiệp cần đầu tư nguồn lực để xây dựng mô hình kế toán quản trị phù hợp, ứng dụng công nghệ hiện đại phục vụ tốt nhất cho công tác quản lý, điều hành.

1. Khái niệm, tầm quan trọng và các mô hình tổ chức bộ máy kế toán quản trị trong doanh nghiệp

Theo Luật kế toán 2015, kế toán quản trị (KTQT) là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán. Thông tin của KTQT không chỉ quan trọng cho quá trình vận hành doanh nghiệp, mà còn phục vụ công tác kiểm soát, đánh giá doanh nghiệp, là công cụ quản lý kinh tế hữu hiệu giúp các nhà quản trị đưa ra những quyết định đúng đắn và đạt hiệu quả tối ưu. 

Khi xây dựng và tổ chức bộ máy KTQT, doanh nghiệp cần căn cứ vào đặc điểm hoạt động, quy mô đầu tư và địa bàn sản xuất kinh doanh cũng như mức độ phân cấp quản lý kinh tế – tài chính của đơn vị mình. Bộ máy KTQT yêu cầu phải gọn nhẹ, khoa học, hợp lý và hiệu quả cao trong việc cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo của doanh nghiệp. 

Tổ chức bộ máy kế toán quản trị hiệu quả là một trong những mối quan tâm hàng đầu của lãnh đạo doanh nghiệp.

        >> Có thể bạn quan tâm: Tổ chức bộ máy kế toán – Mô hình nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn?

1.1. Nguyên tắc xây dựng mô hình tổ chức bộ máy KTQT

• Thứ nhất, dựa trên nguyên tắc phù hợp và hài hòa giữa các lợi ích cho doanh nghiệp
• Thứ hai, không làm xáo trộn cơ cấu tổ chức hiện tại của doanh nghiệp, dựa vào bộ máy quản lý để sắp xếp, phân công bổ sung hoặc điều chỉnh bộ máy KTQT cho hợp lý
• Thứ ba, đảm bảo bộ máy kế toán hoạt động và vận hành bao quát được nội dung, thống nhất về sự kết hợp thông tin liên quan giữa KTQT và KTTC; Mỗi bộ phận phải đáp ứng, giải quyết được nhu cầu của doanh nghiệp đồng thời tuân thủ theo đúng chuẩn mực, nguyên tắc, chế độ của kế toán hiện hành.
• Thứ tư, đảm bảo tính khả thi khi áp dụng mô hình KTQT vào doanh nghiệp.

Về cơ bản, các doanh nghiệp Việt Nam có thể lựa chọn một trong ba mô hình tổ chức bộ máy KTQT như sau:

1.2. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán quản trị kết hợp với kế toán tài chính

Loại mô hình này được sử dụng ở đầu hết các nước, đặc biệt là ở Mỹ và các nước áp dụng theo chế độ kế toán Mỹ. Theo đó, hệ thống KTQT được tổ chức kết hợp với hệ thống kế toán tài chính (KTTC), tạo thành thành một bộ máy thống nhất. Kế toán viên theo dõi phần hành kế toán nào thì sẽ thực hiện cả KTTC và KTQT phần hành đó, cụ thể:

• Về tài khoản kế toán: KTTC và KTQT cùng sử dụng một hệ thống tài khoản, trong đó KTTC sử dụng các tài khoản kế toán tổng hợp còn KTQT sử dụng các tài khoản chi tiết cấp 2,3,4 để thu thập, xử lý và cung cấp thông tin ở mức độ cần thiết, tùy thuộc vào yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.
• Về sổ kế toán: KTTC ghi sổ kế toán tổng hợp cũng như sổ kế toán chi tiết, trong khi đó KTQT căn cứ vào từng nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp để mở sổ KTQT phục vụ cho nhà quản trị, có thể bao gồm việc cả ghi chép, phản ánh những thông tin của KTTC.
• Về báo cáo: Mỗi bộ phận kế toán đều được yêu cầu thu thập và cung cấp thông tin kế toán vừa ở dạng tổng hợp, vừa ở dạng chi tiết theo yêu cầu của nhà quản trị. Căn cứ vào đó, phòng kế toán rà soát, tổng hợp, lập báo cáo tài chính (BCTC), báo cáo KTQT để tùy từng trường hợp mà cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho đối tượng bên trong hay bên ngoài doanh nghiệp.

Mô hình KTQT kết hợp KTTC được biết đến với ưu điểm gọn nhẹ, dễ điều hành, tiết kiệm được chi phí và các nguồn lực khác, đồng thời có sự kết hợp chặt chẽ giữa thông tin KTQT và KTTC. Tuy nhiên, hạn chế của mô hình này là chưa có sự chuyên môn hóa hai loại hình kế toán; Đòi hỏi kế toán viên phải có trình độ chuyên môn cao, kế toán trưởng phải hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ của KTTC và KTQT để có sự phân công hợp lý cũng như tạo thống nhất trong các nguyên tắc kế toán tránh xảy ra mâu thuẫn khi thực hiện trên cùng một hệ thống. 

1.3. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán quản trị độc lập với kế toán tài chính

Cộng hòa Pháp và các nước theo chế độ kế toán Pháp phổ biến áp dụng loại mô hình chuyên môn hoá công tác KTQT. Theo đó, KTQT được tổ chức thành bộ máy riêng, sử dụng hệ thống tài khoản, sổ kế toán và báo cáo tài khoản tách rời hoàn toàn với KTTC. Với mô hình này, KTQT đặt trọng tâm vào việc xác định và kiểm soát chi phí của doanh nghiệp, bằng cách chia chi phí theo các trung tâm trách nhiệm quản lý, phân tích đánh giá và tìm hiểu nguyên nhân làm chênh lệch chi phí và làm căn cứ để điều hòa với KTTC. 

Nếu như KTTC thu nhập, xử lý, và lập BCTC cung cấp cho các đối tượng ngoài doanh nghiệp, KTTC tuân thủ nghiêm ngặt các quy định, nguyên tắc của nhà nước thì KTQT được xem là công tác quản lý riêng của mỗi doanh nghiệp, các doanh nghiệp tự xây dựng hệ thống thông tin kế toán dựa vào nhu cầu cụ thể và tổ chức sổ sách, báo cáo phục vụ cho mục đích quản trị doanh nghiệp. Cụ thể: 

• Về tài khoản kế toán: KTQT xây dựng hệ thống tài khoản riêng, có ký hiệu riêng, nội dung ghi chép có những đặc điểm khác với kế toán tài chính.
• Về sổ kế toán: KTQT xây dựng hệ thống sổ kế toán riêng nhằm phục vụ cho việc ghi chép, lưu trữ các nghiệp vụ thuộc KTQT
• Về báo cáo: KTQT thiết lập riêng các loại báo cáo nội nội bộ như báo cáo dự toán sản xuất, doanh thu, chi phí; dự toán về lãi/lỗ từng bộ phận,… Ngoài các chỉ tiêu quá khứ, KTQT còn thực hiện lập các cân đối dự toán, kế hoạch,… cho tương lai.

Mô hình này có ưu điểm là tách biệt thông tin KTQT và KTTC theo hướng chuyên môn hóa, từ đó thúc đẩy mỗi bộ phận phát huy tối đa vai trò trách nhiệm của mình. Dù vậy, tính thực tiễn của mô hình này không cao do gây ra sự tốn kém về mặt chi phí trong quá trình vận hành. 

1.4. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán quản trị và kế toán tài chính hỗn hợp

Mô hình tổ chức bộ máy KTQT hỗn hợp là mô hình vừa có tính tách rời, vừa có tính kết hợp; Theo đó, một số bộ phận KTQT được tổ chức độc lập với KTTC, một số bộ phận khác tổ chức kế hợp với KTTC. Cụ thể đối với các phần hành có tính tương đồng cao giữa KTQT và KTTC có thể áp dụng theo mô hình kết hợp, còn đối với các phần hành có sự khác biệt và có ý nghĩa cung cấp thông tin quan trọng cho doanh nghiệp thì áp dụng tổ chức theo mô hình tách rời. Ví dụ, phần hành kế toán chi phí – giá thành được thiết lập riêng cho hai hệ thống KTQT và KTTC do yêu cầu về mức độ cần thiết; các phần hành khác có thể theo hình thức kết hợp. Thông thường, tổ chức KTQT do chuyên gia đơn vị đảm nhiệm, còn KTTC ngoài việc tuyển dụng nội bộ có thể thuê các công ty tư vấn, dịch vụ kế toán phụ trách. 

Đây là mô hình có tính linh hoạt và mang lại hiệu quả cao, đáp ứng tốt cho yêu cầu quản trị, là sự lựa chọn của nhiều doanh nghiệp trên thế giới cũng như tại Việt Nam, dù vậy bộ máy này vẫn tồn tại những hạn chế nhất định và đòi hỏi những đầu tư tương đối lớn về tổ chức bộ máy và công tác kế toán. 

Việc lựa chọn tổ chức bộ máy KTQT theo mô hình nào cần xuất phát từ điều kiện thực tiễn của doanh nghiệp và đặt trong bài toán phân tích giữa chi phí bỏ ra để vận hành mô hình và lợi ích cụ thể mà mô hình mang lại. Ví dụ đối với các doanh nghiệp có hoạt động sản xuất kinh doanh quy mô nhỏ, đơn giản, việc áp dụng mô hình tách rời hay hỗn hợp sẽ gây ra sự tốn kém không đáng có. Ngược lại, một doanh nghiệp có tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh phức tạp, các nghiệp vụ phát sinh đa dạng với nhiều đối tượng hạch toán khác nhau thì cũng không thể thuần tuý áp dụng mô hình kết hợp. 

Tóm lại, áp dụng hợp lý mô hình KTQT là một trong những yếu tố quyết định tới hiệu quả của hệ thống quản trị trong toàn doanh nghiệp. Dù lựa chọn và vận hành mô hình tổ chức nào, bộ máy KTQT cũng cần được bố trí nguồn lực hợp lý để hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của mình. 

       >> Đọc thêm bài viết: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp: Lựa chọn đáng lưu tâm dành cho doanh nghiệp lớn

2. Tác động của Cách mạng công nghiệp 4.0 đến mô hình tổ chức bộ máy kế toán quản trị

Sự xuất hiện và phát triển của nền kinh tế số và Cách mạng công nghiệp (CMCN) 4.0 đã tác động mạnh mẽ và toàn diện đến hoạt động KTQT nói chung và mô hình KTQT nói riêng tại doanh nghiệp Việt Nam:

Đối với hệ thống thông tin KTQT: Trước đây, khối lượng hệ thống thông tin kế toán nói chung và KTQT nói riêng rất lớn và đa dạng, khiến việc chọn lọc, phân tích và cung cấp thông tin không đáp ứng được nhu cầu quản trị, cũng như thường dẫn đến các sai sót chủ quan, hay tình trạng gian lận điều chỉnh dữ liệu, do đó số liệu thống kê không đáng tin cậy và không thể phục hồi dữ liệu đã mất. Từ khi cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 xuất hiện, ứng dụng trí tuệ nhân tạo, dữ liệu lớn hay Blockchain vào công tác kế toán đã giúp giải quyết căn bản tất cả những vấn đề trên, góp phần tăng chất lượng và độ chính xác, từ đó nâng cao an toàn thông tin kế toán, góp phần hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định..

Theo nghiên cứu của Ayman Mohamed Zerban (2015), những doanh nghiệp sử dụng công nghệ điện toán đám mây chỉ mất 2,1 giờ để khôi phục dữ liệu do lỗi kỹ thuật, trong những doanh nghiệp không sử dụng mất tới 8 giờ.

Cách mạng công nghiệp 4.0 giúp nhà quản trị có thể tra cứu, kiểm soát thông tin kế toán mọi lúc mọi nơi

Bên cạnh đó, dữ liệu lớn giúp kế toán thu thập và kết nối số liệu giữa các bộ phận với nhau một cách chi tiết, đầy đủ mà trước đây khó có thể tiếp cận, để có thể phân tích, lập báo cáo khi cần một cách nhanh chóng, kịp thời. Đặc biệt, sự ra đời của công nghệ Blockchain giúp mở ra một kỷ nguyên mới với kế toán nói chung và KTQT nói riêng, Blockchain được coi là một sổ cái đặc biệt, ngoài việc giúp chia sẻ, sử dụng những thông tin chung một cách minh bạch, còn giúp bảo mật thông tin ở mức độ tối ưu, đảm bảo an toàn tuyệt đối, hỗ trợ cho việc lưu trữ và tra cứu thông tin được thuận tiện, hiệu quả. 

Đối với quy trình kế toán: Trong quá khứ, vai trò của người làm kế toán là ghi chép các nghiệp vụ kinh tế và cung cấp số liệu tài chính, thì ngày nay với sự phát triển của công nghệ, các phần mềm kế toán ra đời đã làm thay đổi vai trò truyền thống này. Mọi quy trình tính toán đều được tự động hóa. Kế toán viên chỉ cần tiến hành “nhập liệu”, phần mềm sẽ tự động “xử lý, chế biến” dựa trên nền tảng trí tuệ nhân tạo để cung cấp đầu ra với các thông tin dưới dạng báo cáo, thậm chí, hiển thị ngay các số liệu này bằng đồ thị hoặc biểu đồ. Thông tin cung cấp do đó trở nên “thân thiện”, dễ hiểu với người đọc. Chất lượng, tính phổ biến,… của quy trình kế toán nhờ đó cũng được nâng cao. Nhờ ứng dụng công nghệ vào KTQT, cụ thể là điện toán đám mây, việc tái tổ chức bộ máy kế toán hay tái thiết lập lại các quy trình đều có thể thực hiện một cách gọn nhẹ, không xáo trộn vì không bị ảnh hưởng bởi vị trí địa lý hay trang thiết bị của doanh nghiệp. Theo một khảo sát gần đây của Hiệp hội Kế toán quản trị Hoa Kỳ IMA, khoảng 66% thời gian của bộ phận kế toán dành cho việc xử lý chứng từ, trong khi đó theo thống kê của Deloitte (2015), nếu ứng dụng quy trình tự động hóa trong kế toán sẽ cho phép tỷ lệ này chỉ còn khoảng 11%.

Đối với việc tổ chức bộ máy: Kỹ thuật số và CMCN 4.0 bên cạnh việc hỗ trợ rất nhiều doanh nghiệp hướng đến mô hình lý tưởng: tinh giản, tiết kiệm tối đa nguồn lực đồng thời lại mang đến hiệu quả cao hơn. Cụ thể, cùng với việc cho phép bộ phận kế toán xử lý nhanh và đơn giản các nghiệp vụ thuộc các phần hành kế toán,… còn giúp nâng cao hiệu quả công tác kế toán thông qua việc hỗ trợ phân tích dữ liệu, dự đoán, ra quyết định,… Theo Deloitte Access Economics, các doanh nghiệp nhỏ và vừa có ứng dụng kỹ thuật số tiên tiến kiếm được 60% doanh thu trên mỗi nhân viên và có khả năng tăng doanh thu 50% so với các doanh nghiệp có mức độ tham gia kỹ thuật số cơ bản.

Có thể kể đến một ví dụ cụ thể về việc doanh nghiệp vừa và nhỏ ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong công tác kế toán để giúp tự động hóa các công việc như khi khách hàng gửi hóa đơn, chứng từ, chúng sẽ được số hóa, mã hóa và gán vào từng tài khoản kế toán. Quá trình này hoàn toàn tự động, hệ thống sẽ có cơ chế để kiểm tra tính chính xác của dữ liệu bằng cách kiểm tra xem các tài khoản có cộng đủ và đúng hay không, số tiền khi phát hành hóa đơn có khớp với thu về hay không, thời hạn thanh toán của hóa đơn là khi nào,…

Tóm lại, cuộc CMCN 4.0 mang đến những giải pháp công nghệ thông minh hơn, có năng lực xử lý tốt hơn, qua đó giúp nhà quản trị có đầy đủ thông tin, nắm được bức tranh toàn cảnh của doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi, tăng năng suất lao động và cải thiện hiệu quả cho quá trình làm việc. 

3. Những điểm cần lưu ý trong khi tổ chức bộ máy kế toán quản trị trong bối cảnh hiện nay

Tại Việt Nam, năm 2003 thuật ngữ KTQT được công nhận trong Luật kế toán và năm 2016, Bộ Tài Chính ban hành thông tư số 53/2006/TT-BTC hướng dẫn áp dụng KTQT trong doanh nghiệp – Đây được xem là một dấu mốc quan trọng trong hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp áp dụng KTQT. 

Hiện nay trong bối cảnh các hoạt động kinh tế phát sinh ngày càng phức tạp thì vai trò của kế toán nói chung và KTQT nói riêng càng được nâng cao. Điều này dễ làm cho việc áp dụng, xây dựng bộ máy KTQT trong doanh nghiệp bộc lộ nhiều hạn chế có thể kể đến như: Chưa thực sự được doanh nghiệp quan tâm và chú trọng tổ chức, phát triển; Bộ máy còn sơ khai, quy trình thực hiện chức năng nhiệm vụ còn nhiều thiếu sót; trình độ chuyên môn của nguồn nhân lực còn yếu kém không đáp ứng được yêu cầu,…

Dù vậy, không thể không kể đến những nỗ lực của nhiều doanh nghiệp Việt Nam trong việc ứng dụng Công nghệ vào mô hình bộ máy KTQT để nâng cao hiệu quả, chất lượng. Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đều có xu hướng sử dụng phần mềm kế toán để chi tiết hóa, phân tích, dự báo,… thông tin nhằm giảm tải tối thiểu các công việc thủ công, truyền thống của trước đây và tăng tính chính xác, hỗ trợ cho quá trình ra quyết định của doanh nghiệp. Đặc biệt, một thống kê mới đây chỉ ra rằng, sự đột phá kỹ thuật số trong kế toán đang là mối quan tâm hàng đầu các nhà quản trị, cụ thể khoảng 66% doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ sẽ thay thế những dịch vụ mà kế toán viên đang thực hiện bằng các dịch vụ đám mây; 50% doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ thay nhân viên kế toán nếu họ không thể thích ứng với công nghệ đám mây. 

Kỹ thuật số và cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 giúp hiển thị ngay các số liệu, thông tin kế toán bằng đồ thị hoặc biểu đồ giúp thông tin cung cấp do đó trở nên “thân thiện”, dễ hiểu với người đọc.

Để các doanh nghiệp Việt Nam thích nghi với sự bùng nổ và phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin trong quá trình xây dựng, áp dụng mô hình tổ chức bộ máy KTQT, cần lưu ý một số vấn đề sau:

Các nhà quản trị cần nhận thức đúng đắn hơn về tầm quan trọng của việc tổ chức bộ máy KTQT. Đồng thời, thường xuyên cập nhật, đổi mới, đẩy mạnh cải tiến, sắp xếp lại bộ máy cho phù hợp với yêu cầu phát triển của kinh tế thị trường. Đặc biệt, doanh nghiệp cần xác định và nắm bắt được những tác động, ảnh hưởng của CMCN 4.0 đến hoạt động kế toán, từ đó học tập và ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức bộ máy KTQT để tiết kiệm nguồn lực và nâng cao chất lượng hiệu quả, ví dụ như trong công tác lưu trữ số liệu sổ sách chứng từ cần thiết nhằm tránh rủi ro có thể xảy ra, rút ngắn thời gian thực hiện các công việc truyền thống như ghi chép, thống kê,…

Lựa chọn áp dụng, xây dựng mô hình tổ chức bộ máy KTQT phù hợp với thực tiễn doanh nghiệp của mình, căn cứ vào một số yếu tố như: Quy mô, lĩnh vực, năng lực chuyên môn, tiềm lực tài chính, trình độ công nghệ,… Ngoài việc tiếp thu và học hỏi quá trình áp dụng mô hình tổ chức bộ máy KTQT của các tập đoàn kinh tế trên thế giới, với thực trạng hiện nay, khi có tới 62,6% doanh nghiệp tại Việt Nam (Theo Tổng cục thống kê, 2018) thuộc khu vực quy mô vừa và nhỏ, yêu cầu đặt ra chung đặt ra là xây dựng một mô hình hiệu quả và tối ưu nguồn lực, theo đó mô hình kết hợp KTQT và KTTC trong một bộ máy là lựa chọn phù hợp nhất.

Chú trọng công tác đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và khả năng thích nghi, ứng dụng công nghệ thông tin cho người làm KTQT, bằng việc khuyến khích tham gia các cuộc thi, các lớp huấn luyện, trao đổi, hội thảo của các tổ chức kế toán trong và ngoài nước. Cuộc CMCN 4.0 dẫn đến nhiều sự thay đổi lớn trong đó phải kể đến sự thay thế của công nghệ đối với nhiều công việc kế toán, đòi hỏi đội ngũ lao động ngoài việc có trình độ về chuyên môn nghiệp cụ cần am hiểu và biết sử dụng CNTT trong quá trình làm việc.

Học tập kinh nghiệm tổ chức KTQT của các nước tiên tiến như Mỹ, Pháp, Singapore trên thế giới. Song song với sự phát triển của công nghệ kỹ thuật, các mô hình KTQT cũng có sự cải tiến và thay đổi nhất định. Trước sự tác động của CMCN 4.0 doanh nghiệp Việt Nam cũng cần học hỏi, tiếp thu, trao đổi kinh nghiệm với các hiệp hội cũng như các doanh nghiệp khác trên thế giới để làm căn cứ áp dụng và vận hành vào thực tiễn của doanh nghiệp mình.

Tổ chức bộ máy kế toán quản trị thực sự rất quan trọng đối với các doanh nghiệp. Tuy vậy, doanh nghiệp cũng cần chú tâm vào việc tối ưu cách thức làm việc và sử dụng công cụ phần mềm kế toán kế toán để hỗ trợ kế toán doanh nghiệp mình nâng cao năng suất, hiệu quả công việc.