Quản lý kho hay kế toán kho là công việc không hề dễ dàng bởi phải theo dõi chi tiết nhập xuất kho chi tiết theo từng vật tư, hàng hóa, số lượng lớn, dễ sai sót. Bài viết này sẽ giới thiệu phần mềm quản lý kho hiệu quả, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian. Cụ thể, sử dụng phần mềm quản lý kho sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tình hình nhập – xuất – tồn kho theo chủng loại, chi tiết đến từng vật tư, hàng hóa trong nhiều kho và đáp ứng tất cả các phương pháp tính giá xuất kho. Việc quản lý kho cũng dễ dàng hơn bằng việc cung cấp đầy đủ các biểu mẫu Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho, Thẻ kho, các Sổ tổng hợp tồn kho, Sổ chi tiết vật tư, hàng hóa,… theo quy định.
1. Phần mềm kế toán kho là gì?
Quản lý kho hàng là những hoạt động liên quan trực tiếp đến hàng hóa vật tư, bao gồm công tác tổ chức, bảo quản và quản lý số lượng hàng hóa. Kho hàng được quản lý tốt sẽ giữ cho quá trình sản xuất/kinh doanh được liên tục, giảm các loại chi phí liên quan và khiến cho việc khai thác và sử dụng kho đạt hiệu quả cao hơn.
Kế toán kho gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình làm việc như:
- Phải theo dõi chi tiết Nhập – Xuất – Tồn kho theo từng chủng loại, dòng sản phẩm, theo đơn vị tính (thùng, kg, mét…) hay theo màu sắc, size, số khung, số máy, theo số lô, hạn dùng…Quá nhiều thông tin cần gây khó khăn trong theo dõi và quản lý, dễ dẫn đến thất thoát hàng hóa và không tối ưu được vòng quay hàng tồn kho
- Mất nhiều thời gian để lập các chứng từ như Phiếu nhập, Phiếu xuất, Phiếu điều chuyển, Phiếu xuất lắp ráp và Phiếu xuất công cụ…Số lượng lớn chứng từ khiến quá trình đối chiếu, lưu trữ quá tải, dễ sai sót hoặc thất lạc chứng từ
- Không quản lý được tồn kho tối thiểu của vật tư hàng hóa nên không có kế hoạch mua vật tư hàng hóa kịp thời, làm gián đoạn sản xuất, bỏ lỡ cơ hội kinh doanh.
- Danh mục chi phí vận chuyển và chi phí khác (phí hải quan, phí bốc dỡ…) cho vật tư, lô, kho hàng hoặc phiếu nhập cụ thể.
Phần mềm quản lý kho được coi là “trợ thủ” trong công tác tài chính kế toán doanh nghiệp. Phần mềm kế toán kho là công cụ giúp kế toán đáp ứng mọi yêu cầu trong quản lý kho: Quản lý hàng hóa theo nhu cầu đặc thù của đơn vị như: Theo đặc tính (màu sắc, size); theo số lô, hạn sử dụng… giúp kế toán giải quyết mọi khó khăn trong quản lý tài chính doanh nghiệp.
2. Tại sao doanh nghiệp cần phần mềm quản lý kho?
Để giải quyết gọn nhẹ bài toán quản lý kho và tồn kho, hãy tìm cho mình một công cụ hỗ trợ thông minh. Phần mềm quản lý kho chính là giải pháp tối ưu nhất cho bạn.
Quản lý kho bằng phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý chính xác số lượng hàng hóa nhập vào, xuất ra và số lượng hàng hóa tồn kho, sắp hết hạn, bị trả về,… một cách nhanh chóng, kịp thời và chính xác.
- Quản lý tách biệt nhập kho hàng mua, Nhập thành phẩm sản xuất/ lắp ráp/tháo dỡ, Xuất bán hàng, Xuất sản xuất, lắp ráp, tháo dỡ, Xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Xuất kho gửi bán đại lý, Xuất chuyển kho nội bộ,…
- Đáp ứng nhiều phương pháp tính giá xuất kho: Bình quân cuối kỳ, Bình quân tức thời, Nhập trước xuất trước, Thực tế đích danh, và tự động tính giá xuất theo từng phương pháp; Tự động tính giá xuất kho cuối kỳ theo phương pháp đã chọn
- Cho phép quản lý, theo dõi hàng hóa theo nhiều đặc tính như: màu sắc, size, số máy, số khung…
- Quản lý hàng hóa có chính sách chiết khấu khi mua số lượng lớn, quản lý theo nhiều đơn vị tính, tự động quy đổi khi nhập kho, xuất kho theo đơn vị chuyển đổi về đơn vị chính để quản lý tồn kho theo từng đơn vị tính.
3. Ưu nhược điểm của việc quản lý kho bằng phần mềm
Đơn giản – Dễ dùng – Tiện dụng và Chính xác là những đặc điểm kế toán có thể cảm nhận khi sử dụng phần mềm kế toán. Với những ưu điểm cực kỳ nổi bật giúp kế toán nhàn hơn, an tâm thực hiện các công việc quản lý kho thường ngày một cách khoa học và chính xác.
3.1. Ưu điểm của việc quản lý kho bằng phần mềm
- Đối với các kho hàng lớn, nhiều mã hàng hóa thì việc nhập liệu hàng hóa lên file excel khiến kế toán gặp nhiều sai sót. Mỗi lần nhầm lẫn, kế toán phải mất hàng giờ đồng hồ thậm chí cả ngày để rà soát lại.
=> Với phần mềm kế toán công việc của kế toán trở lên đơn giản hơn khi công việc nhập liệu được tự động hóa. Với nhiều phần mềm kế toán còn cho phép kế toán nhập liệu tự động giúp tránh sai sót trong quản lý hàng hóa.
- Các hàm tính trên excel phức tạp, dễ bị nhầm lẫn nên không tránh được những sai sót xảy ra trong quá trình thống kê, báo cáo. Để xây dựng và thiết lập chính xác các công thức tính cho các mã hàng hóa khác nhau không phải là điều dễ dàng với các kế toán. Chưa kể nếu có xảy ra sai sót kế toán cũng mất hàng giờ tìm kiếm và khắc phục các sai sót.
=> Với phần mềm kế toán các hàm hoàn toàn tự động. Tự động tính giá xuất kho theo nhiều phương pháp: Bình quân cuối kì, Bình quân tức thời… và tính giá xuất cho từng hàng hóa, hay tất cả hàng hóa cùng một lúc, tính giá theo từng kho hay không theo kho, tính giá theo từng kỳ…
- Quản lý xuất nhập kho là quá trình luôn cần được cập nhật, đảm bảo sự thống nhất về dữ liệu. Chính vì vậy khi quản lý kho hàng bằng Excel sẽ khiến doanh nghiệp không kịp thời nắm bắt tình hình hàng tồn kho để có kế hoạch nhập hàng kịp thời.
=> Báo cáo trên phần mềm được lên tự động cho phép kế toán dễ dàng xuất bất cứ lúc nào. Biểu đồ trực quan, linh hoạt theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp giúp kế toán dễ dàng xuất báo cáo cho sếp. Lãnh đạo doanh nghiệp cũng nhanh chóng điều chỉnh hoạt động kinh doanh theo số liệu kế toán.
3.2. Nhược điểm của phần mềm kế toán trong quản lý kho
Tuy nhiên, phần mềm kế toán cũng có một số nhược điểm trong quản lý như các phần mềm kế toán đều yêu cầu người sử dụng phải có trình độ để sử dụng. Một số phần mềm cũng có chi phí cao hơn so với việc sử dụng các công cụ Excel miễn phí.
Thêm vào đó, các phần mềm quản lý kho cũng được phân tách cho các đối tượng doanh nghiệp. Với các doanh nghiệp lớn có nhiều hàng hóa có thể phải sử dụng nhiều hệ thống phần mềm hoặc phần mềm viết riêng. Tuy nhiên số lượng doanh nghiệp này không nhiều, hầu hết các phần mềm đều có thể đáp ứng được nhu cầu quản lý kho của doanh nghiệp.
4. Nghiệp vụ kho trên phần mềm kế toán MISA
Phần mềm kế toán online MISA AMIS đáp ứng đầy đủ các tính năng kể trên, khắc phục được mọi nhược điểm khi sử dụng phần mềm quản lý truyền thống. Ngoài ra, phần mềm còn phù hợp với đặc thù quản lý kho của doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực như: Theo dõi hàng hóa có nhiều đặc tính( màu sắc, kích cỡ…), theo số lô hạn dùng, có nhiều đơn vị tính, lập biên bản kiểm kê, kiểm soát xuất kho theo định mức, thiết lập mức tồn kho tối thiểu cho từng vật tư, hàng hóa,…
4.1. Phần mềm đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ kho
Phần mềm kế toán online MISA AMIS giúp doanh nghiệp thực hiện tất cả nghiệp vụ kho: Nhập kho hàng mua, Nhập thành phẩm sản xuất/ lắp ráp/tháo dỡ, Xuất bán hàng, Xuất sản xuất, lắp ráp, tháo dỡ, Xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Xuất kho gửi bán đại lý, Xuất chuyển kho nội bộ,…
Nhiều tiện ích hỗ trợ nhập chứng từ như: Lập phiếu nhập kho từ phiếu xuất của chi nhánh khác, phiếu xuất kho từ đơn đặt hàng, từ chứng từ bán hàng ,có nhiều loại chứng từ nhập/ xuất để chọn và tự động định khoản theo từng loại tương ứng, Tự động nhảy số chứng từ liên tục, Tham chiếu đến chứng từ liên quan, Tra cứu số dư tài khoản, Xem số tồn vật tư, Nhân bản chứng từ… ngay khi lập chứng từ.
4.2. Phần mềm đáp ứng nhiều phương pháp tính giá xuất kho
Phần mềm kế toán MISA đáp ứng nhiều phương pháp tính giá xuất kho: Bình quân cuối kỳ, Bình quân tức thời, Nhập trước xuất trước, Thực tế đích danh, và tự động tính giá xuất theo từng phương pháp.
Tính giá xuất cho từng hàng hóa, hay tất cả hàng hóa cùng một lúc, tính giá theo từng kho hay không theo kho, tính giá theo từng kỳ …
4.3. Cho phép quản lý, theo dõi hàng hóa theo nhiều đặc tính như: màu sắc, size, số máy, số khung…
4.4. Phần mềm cho phép quản lý hàng hóa dễ dàng theo nhiều đơn vị tính
Phần mềm kế toán MISA cho phép doanh nghiệp quản lý hàng hóa có chính sách chiết khấu khi mua số lượng lớn, quản lý theo nhiều đơn vị tính, tự động quy đổi khi nhập kho, xuất kho theo đơn vị chuyển đổi về đơn vị chính để quản lý tồn kho theo từng đơn vị tính.
Cho phép theo dõi nhiều đơn vị tính, cập nhật giá mua ngầm định theo từng đơn vị tính, quản lý số tồn tối thiểu của từng mặt hàng.
4.5. Quản lý hàng hóa theo số lô, hạn sử dụng
Phần mềm giúp doanh nghiệp theo dõi được số lô, hạn sử dụng của vật tư, hàng hóa để có những chính sách giải phóng hàng tồn kho, hàng sắp hết hạn sử dụng.
Ngoài ra, doanh nghiệp sẽ dễ dàng thống kê được những VTHH sắp hết hạn trong khoảng thời gian 1 tháng, 2 tháng…
4.6. Phần mềm cho phép doanh nghiệp quản lý phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Cho phép doanh nghiệp quản lý phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo quy định của cơ quan thuế ( cho phép thông báo phát hành giống hóa đơn, cấp số liên tục không cho sửa xóa khi đã cấp…)
Cho phép hiển thị giá bán trên phiếu xuất kho gửi đại lý, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
4.7. Quản lý VTHH theo nhiều nhóm hàng hóa
Phần mềm kế toán MISA cho phép quản lý VTHH theo nhiều nhóm hàng hóa, tình hình nhập xuất tồn hàng hóa theo cấp bậc từ chủng loại đến nhóm hàng hóa, loại hàng hóa, mặt hàng (tức theo dạng sơ đồ hình cây)
Giúp quản lý hàng hóa theo nhiều tiêu chí như: hàng sản xuất, nhóm hàng, nhà phân phối, nước sản xuất…
4.8. Cho phép kế toán xuất kho hàng loạt NVL để sản xuất thành phẩm theo định mức NVL
Phần mềm kế toán MISA cho phép kế toán xuất kho hàng loạt NVL để sản xuất thành phẩm theo định mức NVL đã khai báo giúp kế toán kiểm soát được việc xuất kho đúng định mức quy định và tiết kiệm thời gian chọn từng NVL khi lập Phiếu xuất kho
Cho phép lập phiếu xuất kho NVL, nhập kho thành phẩm từ lệnh sản xuất, tự động tính giá nhập kho thành phẩm đối với các thành phẩm lắp ráp
4.9. Cung cấp đầy đủ các biểu mẫu chứng từ Phiếu nhập kho/Xuất kho, các Sổ kho, Thẻ kho
Phần mềm kế toán MISA cung cấp đầy đủ các biểu mẫu chứng từ Phiếu nhập kho/Xuất kho, các Sổ kho, Thẻ kho, báo cáo nhập xuất tồn theo từng VTHH, từng kho, theo mã quy cách, số lô, hạn dùng,…
Cho phép kế toán tự thiết kế mẫu chứng từ theo đặc thù của doanh nghiệp đưa vào phần mềm sử dụng, lập mẫu báo cáo theo nhu cầu quản trị, lưu lại mẫu báo cáo để sử dụng cho lần sau, xuất khẩu báo cáo theo nhiều định dạng file (doc, pdf, xls), truy xuất ngược về chứng từ gốc khi xem sổ sách, báo cáo,…
4.10. Định kỳ, giúp doanh nghiệp thực hiện công tác kiểm kê kho được nhanh chóng
Phần mềm cho phép kế toán lập được danh sách hàng hoá để kiểm kê kho cùng với thủ kho nhằm phát hiện chênh lệch giữa sổ kế toán và thực tế và cập nhật kết quả kiểm kê vào phần mềm để lưu trữ
Cho phép xuất khẩu danh sách VTHH ra excel để kế toán kho và thủ kho thực hiện công tác kiểm kê và nhập kết quả kiểm kê vào phần mềm. Cho phép điều chỉnh số lượng hoặc giá trị của VTHH nếu phát hiện mất mát, thừa hoặc bị giảm chất lượng
– Cho phép lập biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá
– Tự động xử lý chênh lệch hàng thừa, thiếu sau khi kiểm kê
Tự động hạch toán trên chứng từ xử lý, sau khi xử lý chênh lệch xong phần mềm tự động tích vào ô “ Đã xử lý” trên biên bản kiểm kê.
Phần mềm kế toán MISA cho phép kế toán kho tiếp nhận những yêu cầu nhập kho, xuất kho của kế toán bán hàng, kế toán mua hàng giúp tiết kiệm thời gian không phải nhập liệu lại.
4.11. Cho phép Thủ kho tiếp nhận trực tuyến các Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho
Đặc biệt, phần mềm còn cho phép Thủ kho tiếp nhận trực tuyến các Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho được gửi đến từ bộ phận Mua hàng, Bán hàng để ghi vào Sổ kho, giúp Thủ kho tiết kiệm thời gian ghi chép vào Sổ sách và hạn chế sai sót.
Cho phép thủ kho lưu trữ biên bản kiểm kê VTHH đã đối chiếu với kế toán kho, in các báo cáo kho, thẻ kho…
Ngoài ra, kế toán còn có thể thiết lập mức tồn kho tối thiểu cho vật tư hàng hóa cụ thể để phần mềm cảnh báo giúp kế toán chủ động nhập thêm hàng về khi tồn kho đến mức tồn kho tối thiểu.
Kết luận
Phần mềm quản lý kho đã và đang là giải pháp hữu hiệu cho kế toán và doanh nghiệp trong việc quản lý tài chính kế toán. Đặc biệt là giải pháp của phần mềm kế toán MISA hiện đã được công nhận bởi nhiều doanh nghiệp lớn và nhỏ tại Việt Nam, đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý hàng hóa theo nhu cầu đặc thù của đơn vị như: Theo đặc tính (màu sắc, size); theo số lô, hạn sử dụng…
0904 885 833
https://www.misa.vn/
