Phục hồi, xử lý chứng từ kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại do thiên tai, bão lũ

Thiên tai, bão lũ không chỉ gây thiệt hại lớn về cơ sở vật chất mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến tài liệu kế toán của các doanh nghiệp. Khi sổ sách, chứng từ kế toán bị mất hoặc hủy hoại do các yếu tố khách quan, doanh nghiệp phải thực hiện một quy trình phục hồi và xử lý theo đúng quy định của pháp luật. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết các bước phục hồi, xử lý tài liệu kế toán bị mất hoặc hư hỏng do thiên tai, bão lũ, giúp doanh nghiệp duy trì tính liên tục và tuân thủ quy định pháp lý trong công tác kế toán.

1. Thông báo kịp thời cho cơ quan chức năng

Theo Điều 4 Thông tư 96/2010/TT-BTC, khi chứng từ kế toán bị mất hoặc hủy hoại do thiên tai, bão lụt, đơn vị kế toán có trách nhiệm thông báo kịp thời cho các cơ quan quản lý liên quan trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày phát hiện sự cố. Các cơ quan cần được thông báo bao gồm:

• Cơ quan tài chính
• Cơ quan thuế
• Kho bạc Nhà nước
• Cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp

Nội dung thông báo phải nêu rõ tình trạng hư hỏng hoặc mất mát chứng từ kế toán, cũng như các biện pháp khắc phục đã và đang được thực hiện để xử lý tình huống. Điều này nhằm đảm bảo các cơ quan quản lý nắm được tình hình và có thể hỗ trợ hoặc đưa ra hướng dẫn thích hợp cho đơn vị kế toán trong quá trình phục hồi tài liệu.

2. Thành lập Ban phục hồi và xử lý chứng từ kế toán

Ngay sau khi thông báo cho cơ quan chức năng và bắt đầu quá trình phục hồi tài liệu, doanh nghiệp phải thành lập Ban phục hồi và xử lý tài liệu kế toán.

Ban phục hồi và xử lý tài liệu kế toán bao gồm:

• Trưởng ban: Giám đốc doanh nghiệp hoặc thủ trưởng đơn vị.
• Phó ban: Kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán.
• Thành viên: Đại diện bộ phận thanh tra, kiểm soát, các bộ phận liên quan (kho, cửa hàng, phòng kinh doanh, phòng kế hoạch,…) và toàn bộ cán bộ phòng Tài chính – Kế toán.
• Thành viên khác: Đại diện của các cơ quan quản lý liên quan.

Trong trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc hư hỏng không nhiều, Ban phục hồi có thể tinh gọn, bao gồm những thành viên chủ chốt và trực tiếp liên quan đến tài liệu kế toán cần phục hồi.

Nhiệm vụ của Ban phục hồi, xử lý chứng từ kế toán

Ban này có trách nhiệm thực hiện toàn bộ quá trình phục hồi và xử lý chứng từ kế toán theo quy định của pháp luật và hướng dẫn tại Thông tư 96/2010/TT-BTC. Cụ thể:

• Tổ chức công việc phục hồi tài liệu kế toán: Đảm bảo các bước phục hồi, sao chụp và thu thập tài liệu được thực hiện theo quy định pháp luật.
• Đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu phục hồi: Tài liệu phục hồi phải được xác nhận bởi người đại diện pháp luật và đáp ứng các yêu cầu về tính hợp pháp.

Ban phục hồi cần thực hiện đầy đủ các quy trình kiểm kê và phân loại, bảo đảm các tài liệu kế toán bị mất hoặc hủy hoại được xử lý theo đúng quy định pháp luật. Sau khi hoàn tất kiểm kê, Ban sẽ tiến hành các bước tiếp theo để phục hồi hoặc sao chụp lại tài liệu từ các nguồn liên quan (như đơn vị mua, đơn vị bán).

Có thể bạn quan tâm: Khoản chi từ thiện hỗ trợ vùng bão lũ có được trừ chi phí thu nhập doanh nghiệp?

3. Phục hồi và xử lý chứng từ kế toán bị hư hỏng

Khi tài liệu, chứng từ kế toán bị hư hỏng do thiên tai, bão lụt, đơn vị kế toán phải nỗ lực thu thập và phục hồi tài liệu bị hủy hoại đến mức tối đa có thể. Các bước phục hồi bao gồm:

• Phân loại tài liệu bị mất hoặc hủy hoại theo ba nhóm:
  • Tài liệu còn sử dụng được: Có thể phục hồi và sử dụng lại.
  • Tài liệu không còn sử dụng được: Bị hư hỏng hoàn toàn, không thể đọc được hoặc không
  • thể phục hồi.
  • Tài liệu bị mất: Không còn tồn tại do các nguyên nhân khách quan.
• Phục hồi tài liệu: Sử dụng tài liệu dự phòng, bản sao hoặc dữ liệu điện tử để tái thiết lập chứng từ kế toán đã bị hư hỏng.
• Xử lý tài liệu: Sau khi phục hồi, các tài liệu này cần phải đáp ứng các yêu cầu về tính hợp lệ theo quy định pháp luật. Cụ thể, tài liệu phải được xác nhận đầy đủ bởi các cá nhân hoặc cơ quan có thẩm quyền, đảm bảo tính pháp lý cho các tài liệu phục hồi.

Việc phục hồi và xử lý này không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì tính liên tục trong công tác kế toán và báo cáo tài chính, mà còn đảm bảo không vi phạm các quy định về lưu trữ chứng từ kế toán theo Luật Kế toán và các thông tư, nghị định liên quan.

Lưu ý: Trình tự phục hồi, xử lý tài liệu kế toán như sau:

• Ưu tiên phục hồi, xử lý trước tài liệu kế toán bị huỷ hoại trong năm hiện tại.
• Tiếp tục phục hồi, xử lý các tài liệu kế toán của các năm trước liền kề năm hiện tại.

4. Sưu tập và sao chụp lại tài liệu bị mất

Căn cứ theo khoản 5 Điều 6 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định việc sao chụp tài liệu kế toán như sau:

“Tài liệu kế toán sao chụp
…
4. Trường hợp tài liệu kế toán của đơn vị kế toán bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu bản chính thì tài liệu kế toán sao chụp để lại đơn vị phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định tạm giữ hoặc tịch thu tài liệu kế toán theo quy định tại khoản 2 Điều 7 Nghị định này.

5. Trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan như thiên tai, lũ lụt, hỏa hoạn và các nguyên nhân khách quan khác thì đơn vị kế toán phải đến đơn vị mua, đơn vị bán hàng hóa, dịch vụ hoặc các đơn vị có liên quan khác để xin sao chụp tài liệu kế toán. Trên tài liệu kế toán sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận (nếu có) của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền) của đơn vị mua, đơn vị bán hoặc các đơn vị có liên quan khác.

6. Trường hợp đơn vị có liên quan đến việc cung cấp tài liệu kế toán để sao chụp đã giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động thì người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán cần sao chụp tài liệu kế toán phải thành lập hội đồng và lập “Biên bản xác định các tài liệu kế toán không thể sao chụp được” đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc xác định đó.”

Theo đó, trường hợp tài liệu kế toán bị mất do bão lụt, doanh nghiệp phải thực hiện sưu tập và sao chụp lại từ các bên có liên quan. Doanh nghiệp cần đến các đơn vị mua, đơn vị bán hàng hóa, dịch vụ, hoặc các đơn vị có liên quan khác để xin sao chụp lại tài liệu kế toán bị mất. Lưu ý:

• Tài liệu sao chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận của người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền của các đơn vị liên quan.
• Nếu các đơn vị liên quan đã giải thể, phá sản, doanh nghiệp phải lập “Biên bản xác định các tài liệu kế toán không thể sao chụp được” và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính xác thực của biên bản này.

Trách nhiệm của các đơn vị có liên quan

Theo quy định, khi doanh nghiệp có tài liệu kế toán bị mất hoặc hủy hoại do các nguyên nhân khách quan như thiên tai, bão lụt, các cơ quan quản lý và tổ chức, cá nhân liên quan đến đơn vị đó có trách nhiệm cụ thể trong việc hỗ trợ phục hồi tài liệu kế toán. Cụ thể:

• Cung cấp, đối chiếu và xác nhận tài liệu: Các cơ quan quản lý liên quan (bao gồm cơ quan tài chính, cơ quan thuế, kho bạc nhà nước, và các cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp), cùng với các tổ chức, cá nhân có liên quan phải cung cấp thông tin, đối chiếu và xác nhận các tài liệu, số liệu liên quan đến tài liệu kế toán bị mất hoặc hủy hoại.
• Thời hạn thực hiện: Việc cung cấp và xác nhận phải được hoàn thành trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận được đề nghị của đơn vị kế toán. Điều này đảm bảo quá trình phục hồi tài liệu kế toán diễn ra kịp thời, không ảnh hưởng đến hoạt động tài chính và quản lý của doanh nghiệp.

Sự phối hợp này là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong phục hồi và đối chiếu tài liệu kế toán, giúp doanh nghiệp nhanh chóng khắc phục hậu quả và duy trì tính liên tục trong công tác kế toán.

5. Lưu trữ và bảo quản tài liệu kế toán

Sau khi chứng từ bị hư hỏng được phục hồi hoặc sao chụp lại, doanh nghiệp phải thực hiện các bước lưu trữ và bảo quản tài liệu kế toán theo quy định tại Điều 41 Luật Kế toán 2015. Cụ thể:

• Tài liệu kế toán phải được lưu trữ đầy đủ và an toàn trong suốt quá trình sử dụng.
• Trong vòng 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, tài liệu kế toán phải được đưa vào lưu trữ.
• Người đại diện pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức việc bảo quản, lưu trữ tài liệu.

Các loại tài liệu kế toán cần lưu trữ theo thời gian quy định như sau:

• Ít nhất 05 năm đối với tài liệu dùng cho quản lý, điều hành.
• Ít nhất 10 năm đối với chứng từ sử dụng để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
• Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu có giá trị lịch sử, quan trọng về kinh tế, an ninh quốc phòng.

Quy trình lưu trữ và bảo quản tài liệu kế toán được quy định rõ ràng nhằm đảm bảo tính toàn vẹn và hợp pháp của dữ liệu tài chính.

Tìm hiểu thêm: Quy trình sắp xếp, lưu trữ chứng từ kế toán

Việc phục hồi và xử lý tài liệu kế toán bị mất hoặc hủy hoại do thiên tai, bão lũ là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật. Đơn vị kế toán không chỉ cần nhanh chóng thông báo cho cơ quan quản lý liên quan mà còn phải phối hợp chặt chẽ với các bên để thu thập, sao chụp, phục hồi tài liệu đến mức tối đa. MISA AMIS hi vọng với bài viết này, doanh nghiệp có thể dễ dàng thực hiện việc phục hồi và xử lý những hóa đơn, chứng từ kế toán một cách nhanh chóng, giúp doanh nghiệp vượt qua khó khăn và tránh những rủi ro pháp lý tiềm ẩn.