Kiến thức Bảng chấm công mẫu miễn phí

Bảng chấm công mẫu miễn phí [mới cập nhật 2021]

Công việc nhân sự phải làm hàng tháng là tổng hợp bảng chấm công tính lương nhân viên. Tưởng chừng đơn giản nhưng công việc này tiêu tốn khá nhiều thời gian, đặc biệt những ai chưa có nhiều kinh nghiệm tổng hợp công & chưa có công cụ hỗ trợ. Bài viết này MISA AMIS sẽ mách bạn tất tần tật về cách tổng hợp công, bảng chấm công mẫu miễn phí và các loại máy chấm công phổ biến doanh nghiệp thường dùng.

1, Thực trạng chấm công tại nhiều doanh nghiệp hiện nay

Các doanh nghiệp thường có nhân viên chuyên phụ trách việc chấm công, tính lương. Doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ thường là kế toán hoặc cán bộ hành chính nhân sự, doanh nghiệp vừa & lớn sẽ có vị trí chuyên môn là C&B.

Trong thực tế, có 3 cách chấm công phổ biến tại các doanh nghiệp hiện nay:

  1. Sử dụng máy chấm công: máy chấm công bằng vân tay, máy châm công bằng Face ID, máy chấm công bằng thẻ cảm ứng…
  2. Chấm công bằng bảng chấm công excel (Thường sử dụng tại các doanh nghiệp nhỏ)
  3. Chấm công thủ công bằng giấy (Thường phổ biến tại các doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ thuộc các tỉnh lẻ, chưa ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công, ca)

Tương ứng với 3 cách chấm công, việc tổng hợp công cũng có sự khác biệt.

Đối với máy chấm công, nhân sự thường xuất trực tiếp bảng chấm công trên phần mềm quản lý nhân sự hoặc phân hệ nhân sự thuộc hệ thống ERP. Cách thức này có ưu điểm là nhanh chóng, dữ liệu chính xác. Ngoài ra, rất nhiều công ty đã sử dụng máy chấm công nhưng phải tổng hợp chấm công qua bảng excel, thời gian để xử lý công việc thường mất 1-2 ngày với doanh nghiệp quy mô 100-200 nhân sự, nếu công ty lớn, thời gian xử lý sẽ rất lâu.

Đối với excel, cán bộ chuyên trách phải tổng hợp công bằng cách kiểm tra ngày, ca làm việc của nhân viên rồi tự đánh dấu trên bảng excel hàng ngày. Phương pháp chấm công qua giấy cũng cần tổng hợp trên bảng excel để thực hiện tính lương.

Khó khăn lớn nhất mà các doanh nghiệp thường gặp:

  • Tốn thời gian tổng hợp ngày công, ngày phép của nhân viên do chưa có công cụ tự động ghi nhận chấm công, nghỉ phép hay trường hợp nhân viên đi công tác, đi thị trường…
  • Quản lý ca làm việc và phân ca dễ nhầm lẫn và mất nhiều thời gian tổng hợp, do đặc thù của nhiều DN (đặc biệt là DN ngành sản xuất, F&B) có nhiều ca làm việc trong ngày.
  • Quản lý thời gian đi muộn, về sớm của nhân viên thiếu chính xác khi chưa áp dụng máy chấm công
  • Quản lý số giờ làm việc của nhân viên để tính lương overtime…

Thực trạng kể trên là lý do ngày càng có nhiều doanh nghiệp áp dụng máy chấm công và phần mềm quản lý nhân sự để tổng hợp công, ca, quản lý thời gian của nhân viên chính xác, nhanh chóng hơn.

2, Các loại máy chấm công phổ biến hiện nay

Có khá nhiều loại máy chấm công hiện nay, phổ biến nhất vẫn là loại máy chấm công bằng vân tay, sau đó là máy chấm công bằng thẻ từ, máy chấm công nhận dạng khuôn mặt Face ID.

Máy chấm công bằng vân tay, thẻ cảm ứng

Máy chấm công Ronald Jack: khả năng lưu trữ đến 4000 dấu vân tay, giá dao động trong khoảng 2.000.000vnđ đến 3.500.000vnđ. Dữ liệu máy chấm công có thể trích xuất được khi có mạng internet, đây là dòng máy được ứng dụng để chấm giờ đi làm, giờ về của nhân viên.

Bên cạnh chức năng chính là chấm công quá vân tay, máy có hỗ trợ chấm công bằng 1 password hoặc 1 thẻ cảm ứng.

Hãng này có các dòng máy chấm công phổ biến là: Ronald Jack DG-600, Ronald Jack 4000TID-C, Ronald Jack RJ 550A.

Máy chấm công GIGATA T8: khả năng lưu trữ 500 dấu vân tay/thẻ cảm ứng hoặc password. Máy có giá dao động từ 2.500.000đ đến 2.950.000đ. Máy thích hợp với những công ty có số lượng nhân sự dưới 250 người. Bởi thông thường, mỗi nhân viên khi lấy dấu vân tay thường sẽ sẽ lấy tối thiểu từ 2-3 ngón.

Nếu công ty chấm công bằng thẻ cảm ứng qua loại máy này, số lượng nhân sự có thể đạt max là 500 người.

Máy chấm công Wise Eye WSE-9079: đây cũng là dòng máy chấm công có năng ghi nhận dữ liệu bằng vân tay và thẻ cảm ứng. Dung lượng lưu trữ lên tới 8000 dấu vân tay, loại máy này thích hợp với các công ty có quy mô nhân sự lớn, cũng bởi vậy mà giá máy khá cao so với mặt bằng chung, khoảng hơn 6.000.000đ/máy….

Máy chấm công nhận diện khuôn mặt

Máy chấm công Ronald Jack IFACE-302: là loại máy chấm công có khả năng tích hợp 2 chức năng: nhận diện bằng khuôn mặt hoặc vân tay. Dung lượng máy thích hợp với doanh nghiệp có quy mô dưới 300 nhân sự. Giá máy trên thị trường dao động trong khoảng 7.000.000đ đến hơn 9.000.000đ.

Máy chấm công ZKTeco MB160: Máy có giá trên dưới 5.000.000đ nhưng có khả năng lưu trữ khá lớn, đáp ứng việc chấm công cho doanh nghiệp lên tới 1000 người. Loại máy này có tích hợp đồng thời 2 chức năng: nhận diện bằng khuôn mặt và vân tay. Ngoài ra, máy chấm công ZKTeco MB160 có khả năng kết nối với phần mềm quản lý nhân sự.

Máy chấm công SmartAC1: máy chấm công này có giá trên 10.000.000đ, khả năng nhận diện khuôn mặt nhanh hơn. Máy cũng tích hợp đồng thời chức năng chấm công bằng vân tay và mật khẩu. Điểm khác biệt của loại máy này là khả năng tùy chỉnh độ sáng, màu sắc, phát hiện khuôn mặt giả, tránh được tình trạng chấm công hộ hoặc chặn người ngoài vào công ty khi không được phép.

Ngoài ra, trên thị trường còn phổ biến một số loại máy chấm công bằng khuôn mặt như: ProFace X, Face Depot 7B, ZKTeco MB560 – VL…

Lưu ý khi chọn mua máy chấm công

  • Mua máy chấm công đáp ứng quy mô nhân sự hiện có và định biên nhân sự trong 3 năm. Chẳng hạn quy mô nhân sự 200 thì nên mua máy có khả năng đáp ứng cho 300 hoặc 500 nhân sự
  • Nên chọn họ máy chấm công phổ biến, có khả năng kết nối với các phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm ERP hay phần mềm quản lý doanh nghiệp khác
  • Lưu ý đến độ bảo mật của máy chấm công

>> Lựa chọn phần mềm chấm công loại nào tốt nhất hiện nay

Cách tổng hợp công tự động, nhanh chóng

Để tiết kiệm thời gian tổng hợp công, quản lý công, ca, thời gian làm việc của nhân viên, doanh nghiệp thường đưa máy chấm công và phần mềm quản lý nhân sự vào để sử dụng. Hệ thống này có ưu điểm:

  • Phân ca làm việc cho nhân viên rõ ràng, dễ tổng hợp thời gian làm việc theo ca của từng nhân viên
  • Quản lý nghỉ phép, lịch công tác, đăng ký làm thêm, tăng ca, tự động ghi nhận vào hệ thống trên phần mềm
  • Tự động đối chiếu công, dễ dàng lấy dữ liệu máy chấm công lên hệ thống
  • Nhận biết số phút đi muộn, về sớm của nhân viên
  • Cho phép duyệt phép qua nhiều cấp…

Hiện nay, AMIS HRM là phần mềm quản lý nhân sự đáp ứng đầy đủ các tính năng kể trên, ngoài ra còn giúp DN nắm bắt các chỉ số: tình hình biến động nhân sự, vòng đời nhân sự, hồ sơ năng lực, quản lý tuyển dụng, lương, thuế, BHXH… AMIS HRM kết nối với nhiều họ máy chấm công, giúp nhân sự tối ưu thời gian thực hiện các nghiệp vụ nhân sự.

 Dùng thử miễn phí AMIS HRM

Bảng chấm công mẫu miễn phí [mới cập nhật 2021]

Bảng chấm công thường ít phức tạp hơn so với thang bảng lương, chủ yếu để ghi nhận số công làm việc, nghỉ phép, đi công tác của nhân viên, một số công ty khác sẽ quản lý thời gian đi muộn, về sớm.

Trong trường hợp doanh nghiệp bạn sử dụng phần mềm quản lý nhân sự và máy chấm công có thể kết nối với nhau, dữ liệu sẽ được xuất tự động.

Nếu doanh nghiệp bạn chưa có máy chấm công, bạn có thể tham khảo mẫu bảng chấm công dưới đây:

bảng chấm công mẫu bằng excel

Để nhận thêm nhiều thông tin, tài liệu hữu ích về công việc nhân sự, bạn có thể tham gia group trên Facebook: Cộng đồng Nhân sự – Chia sẻ tài liệu, kinh nghiệm thực chiến

Nhận mẫu bảng chấm công bằng file excel tại đây:

 

 

Chia sẻ bài viết hữu ích này