Trong hoạt động kinh doanh, việc lập hóa đơn bán lẻ đóng vai trò thiết yếu và không thể thiếu. Hóa đơn không chỉ là minh chứng pháp lý cho các giao dịch mua bán mà còn là công cụ để quản lý và kiểm soát thu nhập cũng như chi phí của doanh nghiệp và các cơ sở kinh doanh. Trong bài viết này, hãy cùng AMIS MISA tìm hiểu về mẫu hóa đơn bán lẻ theo quy định mới nhất và các lưu ý khi lập hóa đơn bán lẻ.
1. Hóa đơn bán lẻ là gì?
Căn cứ tại Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:
“…….
2. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân như sau:
a) Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động:
– Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
– Hoạt động vận tải quốc tế;
– Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
– Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
b) Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”
Như vậy, hóa đơn bán lẻ có thể được hiểu là loại hóa đơn không có giá trị khấu trừ thuế, thường được sử dụng trong các giao dịch mua bán lẻ hàng hóa, dịch vụ với giá trị nhỏ và không yêu cầu hóa đơn GTGT (Giá trị gia tăng)
2. Mục đích sử dụng hóa đơn bán lẻ
- Giao dịch hàng hóa, dịch vụ nhỏ lẻ: Dùng trong các cửa hàng quán ăn, tiệm tạp hóa, nhà sách, dịch vụ nhỏ lẻ…. không yêu cầu hóa đơn GTGT.
- Khách hàng không yêu cầu hóa đơn GTGT: Được sử dụng khi khách hàng không cần hóa đơn GTGT để kê khai thuế.
3. Nội dung hóa đơn bán lẻ
Một hóa đơn bán lẻ thường bao gồm các thông tin sau:
- Tên và địa chỉ của người bán: Ví dụ: Cửa hàng ABC, Địa chỉ: 123 Đường ABC, Quận XYZ.
- Tên và địa chỉ của người mua (nếu có yêu cầu): Nếu không cần thiết, phần này có thể để trống.
- Ngày, tháng, năm lập hóa đơn: Ví dụ: Ngày 14 tháng 6 năm 2024.
- Số hóa đơn: Mỗi hóa đơn nên có số thứ tự riêng để tiện quản lý.
- Tên hàng hóa, dịch vụ: Liệt kê chi tiết các mặt hàng hoặc dịch vụ đã bán.
- Đơn giá và số lượng: Ghi rõ giá bán đơn vị và số lượng từng mặt hàng.
- Thành tiền: Tổng số tiền phải thanh toán cho mỗi mặt hàng và tổng cộng.
4. Mẫu hóa đơn bán lẻ file Excel, PDF, Word mới nhất
Hóa đơn bán lẻ không được quản lý bởi cơ quan thuế, do đó không có quy định pháp luật cụ thể về mẫu hóa đơn bán lẻ. Vì vậy, người bán có thể tham khảo mẫu hóa đơn bán lẻ mới nhất hiện nay như sau:
5. Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cơ sở kinh doanh bán lẻ, ăn uống trực tiếp nhưng hạch toán toàn bộ tại trụ sở chính?
Căn cứ điểm g khoản 4 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định như sau:
“Thời điểm lập hóa đơn
…
4. Thời điểm lập hóa đơn đối với một số trường hợp cụ thể như sau:
…
g) Đối với cơ sở kinh doanh thương mại bán lẻ, kinh doanh dịch vụ ăn uống theo mô hình hệ thống cửa hàng bán trực tiếp đến người tiêu dùng nhưng việc hạch toán toàn bộ hoạt động kinh doanh được thực hiện tại trụ sở chính (trụ sở chính trực tiếp ký hợp đồng mua, bán hàng hóa, dịch vụ; hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ từng cửa hàng xuất cho khách hàng xuất qua hệ thống máy tính tiền của từng cửa hàng đứng tên trụ sở chính), hệ thống máy tính tiền kết nối với máy tính chưa đáp ứng điều kiện kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế, từng giao dịch bán hàng hóa, cung cấp đồ ăn uống có in Phiếu tính tiền cho khách hàng, dữ liệu Phiếu tính tiền có lưu trên hệ thống và khách hàng không có nhu cầu nhận hóa đơn điện tử thì cuối ngày cơ sở kinh doanh căn cứ thông tin từ Phiếu tính tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp đồ ăn uống trong ngày, trường hợp khách hàng yêu cầu lập hóa đơn điện tử thì cơ sở kinh doanh lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng.”
Do đó, đối với cơ sở kinh doanh thương mại bán lẻ theo mô hình hệ thống cửa hàng bán trực tiếp đến người tiêu dùng nhưng việc hạch toán toàn bộ hoạt động kinh doanh được thực hiện tại trụ sở chính (trụ sở chính trực tiếp ký hợp đồng mua, bán hàng hóa, dịch vụ; hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ từng cửa hàng xuất cho khách hàng xuất qua hệ thống máy tính tiền của từng cửa hàng đứng tên trụ sở chính), thì cuối ngày cơ sở kinh doanh dựa vào phiếu tính tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp đồ ăn uống trong ngày.
Tìm hiểu thêm về thời điểm xuất hóa đơn
6. Quy định về mẫu hóa đơn bán lẻ hợp lệ
Mặc dù hóa đơn bán lẻ không được quản lý trực tiếp bởi cơ quan thuế và không có quy định pháp luật cụ thể về mẫu hóa đơn bán lẻ, nhưng để đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch trong giao dịch, hóa đơn bán lẻ cần tuân thủ một số tiêu chí cơ bản sau:
- Nội dung trên hóa đơn phải đúng tên hàng hóa, loại hàng hóa mà nhà cung cấp bán lẻ kinh doanh
- Hóa đơn không được tẩy xóa, sửa chữa.
- Chỉ sử dụng một màu mực khi viết hóa đơn và màu loại mực không phai màu khi viết hóa đơn để đảm bảo việc lưu trữ được dễ dàng và bền lâu
- Hóa đơn bán lẻ được lập đúng thời điểm bán hàng.
7. Nhưng lưu ý về hóa đơn bán lẻ:
- Không có giá trị khấu trừ thuế: Hóa đơn bán lẻ không được sử dụng để khấu trừ thuế GTGT.
- Lưu trữ: Cửa hàng, doanh nghiệp nên lưu trữ hóa đơn bán lẻ để quản lý bán hàng.
- Độ tin cậy: Hóa đơn bán lẻ cần rõ ràng, minh bạch, đảm bảo tính trung thực của giao dịch mua bán.
Hóa đơn bán lẻ là chứng từ quan trọng trong quá trình giao dịch hàng hóa và dịch vụ, giúp ghi nhận và xác nhận các giao dịch mua bán. Để quản lý hóa đơn bán lẻ một cách hiệu quả và chính xác, doanh nghiệp cần sử dụng các công cụ và phần mềm kế toán hiện đại.
Một trong những giải pháp tối ưu hiện nay là phần mềm kế toán online MISA AMIS giúp hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tài chính và kế toán một cách hiệu quả. Với phần mềm kế toán online MISA AMIS , bạn có thể:
- Quản lý hóa đơn bán lẻ: Dễ dàng tạo lập, phát hành và lưu trữ hóa đơn bán lẻ, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức.
- Theo dõi và báo cáo tài chính: Cung cấp các báo cáo tài chính chi tiết, chính xác, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc ra quyết định kinh doanh.
- Kết nối ngân hàng và mTax: Tích hợp với các hệ thống ngân hàng, phần mềm bán hàng, hóa đơn điện tử giúp tự động hóa các quy trình tài chính. Cổng mTax cho phép nộp tờ khai, nộp thuế ngay trên phần mềm
- Bảo mật và an toàn dữ liệu: MISA AMIS đảm bảo an toàn thông tin và dữ liệu kế toán của doanh nghiệp với các chuẩn bảo mật cao nhất.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
