Kiến thức Quản lý nhân sự Cách nộp hồ sơ BH qua mạng nhanh chóng, đúng luật

Cách nộp hồ sơ BH qua mạng nhanh chóng, đúng luật

37
cách nộp hồ sơ BH qua mạng

Nộp hồ sơ BH qua mạng ngày càng phổ biến bởi nhiều tiện ích, vừa giảm thời gian, công sức cho cán bộ nhân sự, vừa tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Để nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội, có 3 cách doanh nghiệp thường dùng:

  • Nộp hồ sơ BHXH qua IVAN (tổ chức cung cấp dịch vụ BHXH điện tử)
  • Nộp hồ sơ BHXH qua KBHXH (thuộc cơ quan BHXH)
  • Nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại cơ quan BHXH

nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội qua mạng

( i ) Thành phần hồ sơ BHXH

Để đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT. Người lao động và đơn vị sử dụng lao đông phải chuẩn bị thành phần hồ sơ như sau:

Giấy tờ người lao động cần chuẩn bị

a) Người lao động làm việc tại đơn vị sử dụng lao động nộp hồ sơ cho đơn vị sử dụng lao động:

– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
– Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có) theo Phụ lục 03.

b) Người lao động đi làm việc ở nước ngoài

– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);
– Hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài hoặc hợp đồng lao động được gia hạn kèm theo văn bản gia hạn hợp đồng lao động hoặc hợp đồng lao động được ký mới tại nước tiếp nhận lao động theo hợp đồng.

Hồ sơ đơn vị sử dụng lao động cần chuẩn bị

a) Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);
b) Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN (Mẫu D02-TS);
c) Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).

Lưu ý: Thành phần hồ sơ nêu trên nếu không quy định là bản chính thì có thể nộp bản chính, bản sao kèm bản chính để đối chiếu, bản sao được chứng thực hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc.

Dưới đây là hướng dẫn cách nộp hồ sơ BHXH chi tiết và ưu nhược điểm của mỗi cách doanh nghiệp sử dụng.

1, Nộp hồ sơ BHXH qua I-VAN

IVAN là tên viết tắt của tổ chức cung cấp dịch vụ BHXH điện tử. Mỗi tổ chức này phát hành phần mềm bảo hiểm xã hội điện tử, là công cụ để cán bộ phụ trách BHXH tại doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ, kê khai BHXH cho người lao động.

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ thành phần hồ sơ, cán bộ nhân sự phụ trách tiến hành lập và nộp hồ sơ trực tiếp trên phần mềm bảo hiểm xã hội. Ngoài những giấy tờ liên quan, bạn cần kê khai thêm thông tin nhân viên và những thông tin được yêu cầu để tiến hành nộp hồ sơ BHXH hay kê khai cho người lao động. Hoặc nhập khẩu thông tin trực tiếp từ file excel, đồng bộ thông tin nhân viên từ phần mềm quản lý nhân sự sang phần mềm BHXH.

nộp hồ sơ BH trực tuyến

Khi tiến hành lập hồ sơ, chọn loại hồ sơ cần thực hiện

nộp hồ sơ BHXH qua mạng

Điền đầy đủ thông tin được yêu cầu

Ưu điểm khi thực hiện nộp hồ sơ BH qua I-VAN:

  • Có thể đồng bộ dữ liệu nhân sự với phần mềm quản lý nhân sự tại doanh nghiệp, giảm thiểu thời gian nhập liệu, giảm sai sót khi kê khai thông tin (hiện nay có MISA cung cấp phần mềm BHXH điện tử là AMIS BHXH, kết nối trực tiếp với phần mềm AMIS Nhân sự)
  • Tiết kiệm chi phí, thời gian thực hiện cho doanh nghiệp so với khi nộp hồ sơ giấy
  • Có thể kê khai, nộp hồ sơ ngay tại doanh nghiệp hoặc tại nhà nếu bạn sử dụng phần mềm bảo hiểm xã hội trên nền tảng cloud

Phần mềm BHXH

2, Nộp hồ sơ trực tuyến trên website của cơ quan bảo hiểm xã hội

Theo cách này, bạn chuẩn bị đầy đủ thành phần hồ sơ và nộp hồ sơ BH qua mạng tại website của cơ quan BHXH, có đường dẫn tại: https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/

Ưu điểm của cách này:

  • Thực hiện kê khai, nộp hồ sơ trực tuyến linh hoạt ngay tại doanh nghiệp
  • Tiết kiệm chi phí, công sức so với hình thức nộp hồ sơ giấy tại cơ quan BHXH

Nhược điểm:

  • Không kết nối với phần mềm quản lý nhân sự nên doanh nghiệp phải mất công khai báo lại thông tin nhân viên

3, Nộp hồ sơ giấy tại cơ quan BHXH hoặc gửi qua đường bưu điện

Chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ đã được nêu tại mục ( i ) sau đó nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH cấp huyện/quận/thành phố hoặc cấp tỉnh (tùy vào từng khu vực).

Hoặc bạn có thể gửi bộ hồ sơ tới cơ quan BHXH tại địa phương qua đường bưu điện.

Hình thức nộp hồ sơ giấy tại cơ quan BHXH hiện không còn phổ biến bởi những nhược điểm như mất nhiều thời gian đến cơ quan chức năng làm thủ tục, nộp hồ sơ qua đường bưu điện dễ bị thất lạc, tốn kém chi phí in ấn, đi lại. Hầu như rất ít doanh nghiệp sử dụng cách này, thay vào đó là kê khai hồ sơ BHXH trực tuyến.

Thời hạn giải quyết hồ sơ BHXH

Kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định:

– Trường hợp cấp sổ BHXH, thẻ BHYT mới không quá 05 ngày.
– Trường hợp tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất không quá 05 ngày.
– Trường hợp vi phạm quy định của pháp luật về đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ –  BNN không quá 10 ngày.
– Trường hợp điều chỉnh tăng tiền lương đã đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ – BNN không quá 03 ngày.
– Trường hợp xác nhận sổ BHXH không quá 05 ngày.

Trên đây là cách nộp hồ sơ BH qua mạng mà người làm công tác BHXH tại doanh nghiệp có thể tham khảo. Chúc bạn thực hiện thành công!