Quản trị dòng tiền hiệu quả để tránh nguy cơ phá sản

Tại sao dòng tiền lại quan trọng đối với một doanh nghiệp? Đơn giản là bởi vì nếu không quản lý tốt tiền mặt, doanh nghiệp sẽ không thể tồn tại. Quản lý tiền mặt không đúng cách có thể dẫn đến rắc rối với các chủ nợ và cuối cùng là phá sản.

Có thể bạn quan tâm:

Lập kế hoạch dòng tiền giúp doanh nghiệp chủ động đạt mục tiêu kinh doanh năm 2021

Quản trị dòng tiền hiệu quả để tránh nguy cơ phá sản

Báo cáo tài chính: Cách đọc, phân tích và thủ thuật

Hướng dẫn hạch toán phí chuyển tiền qua ngân hàng & bài tập ví dụ

Điều quan trọng là bạn phải hiểu dòng tiền vì nó cho phép bạn đầu tư khôn ngoan và duy trì sự tăng trưởng của công ty. Quản trị dòng tiền là việc cân bằng dòng tiền mặt vào và ra khỏi doanh nghiệp của bạn. Quản lý tiền mặt phù hợp sẽ cho phép bạn phụ thuộc ít hơn vào các khoản vay nợ.Bạn có thể thực thi một số chiến lược sau để quản lý dòng tiền hiệu quả, tránh nguy cơ phá sản:

1. Dự báo dòng tiền thường xuyên

Điều quan trọng là phải thường xuyên dự báo dòng tiền trong tối thiểu 3 đến 6 tháng tiếp theo để đề phòng sự thâm hụt. Sự mất cân đối nghiêm trọng của dòng tiền có thể dẫn đến phá sản.

Để rà soát các khoản thu tiền mặt, bạn nên bắt đầu với dự báo doanh số của bạn. Để làm điều này, bạn sẽ cần phải làm việc chặt chẽ với các nhóm bán hàng, giao dịch, sản xuất và tiếp thị của bạn.

>>> 9 lời khuyên của chuyên gia để quản trị tốt dòng tiền trong kinh doanh

2. Lập hóa đơn ngay sau khi hoàn thành giao dịch

Một lý do mà các doanh nghiệp có thể phải đối mặt với khủng hoảng tiền mặt là họ không phát hành hóa đơn ngay sau khi hoàn thành giao dịch. Nói một cách đơn giản, nếu bạn phát hành hóa đơn kịp thời, thì bạn sẽ không được trả tiền.

Hóa đơn bị trì hoãn xảy ra do hầu hết các chủ doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ thực hiện phần lớn các nghiệp vụ kinh doanh, do đó họ không có đủ thời gian để kịp thời xem xét sổ sách của mình. Cần ghi nhớ rằng, nếu bạn đợi hai đến ba tuần mới phát hành hóa đơn, thì sẽ mất thêm ba đến bốn tuần nữa trước khi tiền mặt đó đến. Do đó, nó sẽ gây áp lực lên dòng tiền của bạn.

Để giải quyết vấn đề này, có rất nhiều chương trình phần mềm lập hóa đơn trực tuyến, hóa đơn điện tử. Các chương trình phần mềm kế toán dựa trên nền tảng điện toán đám mây này cung cấp các phiên bản miễn phí và trả phí, và cung cấp quyền truy cập dễ dàng để chuẩn bị hóa đơn, chứng từ mọi nơi mọi lúc.

3. Tăng tốc các khoản phải thu

Để tăng tốc thu thập các khoản phải thu, các công ty có thể giảm giá, chiết khấu cao cho khách hàng thanh toán sớm. Điều này sẽ khuyến khích khách hàng thanh toán hóa đơn nhanh chóng. Các chiến lược khác là cung cấp cho khách hàng một gói thanh toán cố định và chấp nhận các phương thức thanh toán khác nhau như thẻ tín dụng, Visa, Chuyển khoản qua các ví điện tử như Momo hay ZaloPay, viết séc.

Đối với các đơn đặt hàng lớn, nên yêu cầu đặt trước một tỷ lệ phần trăm để chi trả cho các nguyên vật liệu liên quan đến công việc và bớt phụ thuộc vào các khoản tín dụng hoặc các lựa chọn tài chính khác.

Nếu bạn làm việc với các tập đoàn lớn hơn, hãy tìm hiểu về chu kỳ, thói quen thanh toán của họ. Tìm hiểu thời hạn cuối cùng để nhận được hóa đơn đã được phê duyệt và được bao gồm trong quá trình thanh toán. Kiểm tra cùng với bộ phận thanh toán trước một vài ngày để đảm bảo chuẩn bị tất cả các giấy tờ cần thiết mà họ cần.

4. Quản lý hàng lưu kho hiệu quả

Đừng dự trữ quá nhiều hàng tồn kho khi chưa chắc chắn về lượng cung – cầu của thị trường. Hãy chú trọng nhu cầu thị trường để duy trì hàng lưu kho một cách hiệu quả, điều này rất quan trọng trong việc kiểm soát chênh lệch dòng tiền.

Tỷ lệ doanh thu hàng tồn kho có thể được tính toán một cách thường xuyên để xác định xu hướng bằng cách phân tích mặt hàng nào đã được đặt trên kệ trong một thời gian dài hơn và trở nên lỗi thời. Khi bạn xác định sản phẩm nào có nhiều nhu cầu hơn, bạn sẽ có thể cân bằng nhu cầu với chi phí bằng cách chỉ nhập hàng đúng số lượng mà bạn cần đối với một sản phẩm nhất định.

>>> 3 khó trong quản lý hàng tồn kho

5. Xử lý với khoản phải trả, vốn nhập hàng

Tận dụng các điều khoản thanh toán của các nhà cung cấp của bạn. Nếu nhà cung cấp giảm giá cho bạn, hãy cân nhắc chi phí cơ hội để xem liệu khoản tiết kiệm được này có hợp lý và xứng đáng hay không.

Ví dụ: so sánh nó với lãi suất bạn sẽ phải trả cho hạn mức tín dụng nếu bạn sử dụng nó để thanh toán hóa đơn hoặc bất kỳ cơ hội đầu tư nào khác. Một hệ thống dự báo dòng tiền phù hợp sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề nan giải này.

6. Chi phí cố định và chi phí biến đổi

Chia chi phí của bạn thành các loại chi phí cố định và chi phí biến đổi, điều này sẽ giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên khi quản lý dòng tiền. Sau đó, xem xét kỹ lưỡng các chi phí biến đổi để xem làm giảm hoặc loại bỏ chúng sẽ có tác động gì. Hãy tự hỏi mình – liệu việc này sẽ ảnh hưởng xấu đến dòng tiền hay tác động tích cực đến dòng tiền của tôi và kinh doanh tổng thể?

7. Cân nhắc mua hay thuê

Nếu bạn cần máy móc, trang thiết bị mới, hãy phân tích tình hình tài chính hiện tại để xem bạn nên mua hay thuê nó và mỗi phương án sẽ ảnh hưởng đến dòng tiền như thế nào.

8. Ứng dụng công nghệ thông tin

Hệ thống ERP là một công cụ mạnh mẽ để người quản lý theo dõi tất cả các chỉ số hiệu suất chính (KPI) của doanh nghiệp trên một thiết bị thông minh. Bạn có thể kết hợp dự báo dòng tiền vào bảng điều khiển. Hệ thống ERP có thể đóng vai trò là hệ thống cảnh báo sớm để xác định thậm hụt tiền mặt.

“Cash is King” – Tiền mặt là Vua: Tiền đề của cụm từ nổi tiếng này xuất phát từ việc sở hữu tiền mặt sẽ đặt bạn vào vị thế có sức mua tốt hơn. Tuy nhiên, trong khi nắm tiền mặt trong tay là rất quan trọng, thì dòng tiền của bạn cho thấy khả năng tạo ra và sử dụng tiền mặt liên tục. Đó là một trong những thước đo giá trị nhất về sức mạnh, lợi nhuận và triển vọng tương lai lâu dài cho doanh nghiệp của bạn.