Công cụ quản lý kho giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lợi nhuận

Việc kiểm soát hàng tồn kho là vấn đề sống còn đối với doanh nghiệp sản xuất và thương mại vì giá trị hàng tồn thường chiếm tỷ trọng cao trong tổng tài sản của doanh nghiệp. Quản lý tốt hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lợi nhuận. Vậy khi lựa chọn công cụ quản lý hàng tồn kho, doanh nghiệp cần phải lưu ý đến những vấn đề gì? Giải pháp nào là lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp đang tìm kiếm công cụ quản lý hàng tồn kho nhằm tối ưu hóa lợi nhuận? 

1. 5 tiêu chuẩn của công cụ quản lý hàng tồn kho

Trong thực tế, các doanh nghiệp có thể sử dụng rất nhiều các công cụ khác nhau để quản lý hàng tồn kho như: phần mềm quản lý kho riêng biệt, phần mềm kế toán kho có tích hợp phân hệ hàng tồn kho, quản lý thủ công trên excel, phần mềm được thuê thiết kế riêng cho quản lý kho… Tuy nhiên dù sử dụng công cụ quản lý hàng tồn kho nào cũng phải đáp ứng được 5 tiêu chuẩn sau đây: 

• Tính chính xác: Công cụ phải cung cấp thông tin chính xác về số lượng, giá trị và tình trạng của hàng tồn kho. 
• Khả năng tích hợp và tự động hóa: Công cụ cần có khả năng tích hợp với các hệ thống khác như quản lý mua hàng, quản lý bán hàng, kế toán… Tự động hóa giúp giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu quả quản lý.
• Khả năng mở rộng: Phần mềm phải linh hoạt và có khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu tăng trưởng của doanh nghiệp, từ quy mô nhỏ đến lớn, đồng thời theo dõi được nhiều kho, nhiều chi nhánh…
• Tính bảo mật và đáng tin cậy: Dữ liệu hàng tồn kho là tài sản quan trọng của doanh nghiệp, do đó cần được bảo mật tốt và cung cấp số liệu đáng tin cậy. 
• Khả năng phân tích và báo cáo: Công cụ cần cung cấp khả năng phân tích dữ liệu và tạo báo cáo chi tiết, giúp nhà quản lý có thể đánh giá hiệu suất, dự báo nhu cầu, và đưa ra quyết định quản trị. 

2. Phân tích ưu, nhược điểm của một số giải pháp quản lý hàng tồn kho phổ biến

3.Công cụ quản lý hàng tồn kho giúp doanh nghiệp tối ưu lợi nhuận

3.1. Các yêu cầu với công cụ quản lý hàng tồn kho thông minh và hiệu quả

Khi xem xét một số giải pháp quản lý hàng tồn kho, doanh nghiệp cần lưu ý đến một số yêu cầu chính sau đây: 

• Công cụ quản lý hàng tồn kho phải theo dõi được lượng hàng tồn kho tối thiểu 

Biết rõ lượng cần hàng tồn kho cần thiết ở mọi thời điểm sẽ giúp doanh nghiệp giảm cả chi phí lẫn khối lượng đầu tư vào hàng tồn kho. Việc thiếu hụt hàng tồn kho sẽ không đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng. Nhưng nếu việc dư thừa hàng tồn kho kéo dài trong thời gian dài sẽ khiến cho doanh nghiệp tốn rất nhiều chi phí và kèm theo đó là rủi ro vô cùng lớn.

• Công cụ quản lý hàng tồn kho phải theo dõi được hàng theo từng kho hàng/từng chi nhánh 

Trên thực tế có rất nhiều trường hợp doanh nghiệp chỉ quản lý được tổng số lượng hàng tồn trên toàn bộ chi nhánh hoặc từng chi nhánh, mà không thể kiểm soát được số lượng hàng tồn ở từng kho. Dẫn đến trường hợp trên toàn bộ hệ thống có kho dư kho thiếu, có kho hết hàng trong khi có kho hàng để tồn đến quá hạn.

Nếu doanh nghiệp sử dụng một phần mềm quản lý đồng bộ từ trụ sở đến các chi nhánh thì sẽ xác định được gần như ngay lập tức lượng tồn tối đa/ tối thiểu của mỗi mặt hàng ở từng kho từng chi nhánh. Nhờ đó, nhà quản lý có thể linh hoạt dặt mức hàng tồn phù hợp cho từng kho hàng hoặc cho từng chi nhánh trong từng giai đoạn, luân chuyển hàng hóa từ các kho một cách phù hợp để tối ưu hóa hiệu quả sử dụng hàng tồn kho, tiết kiệm chi phí.

• Công cụ hàng tồn kho có thể cảnh báo lượng hàng tồn tối đa/tối thiểu mỗi kho hàng

Ưu điểm vượt trội của các phần mềm quản lý kho là thủ kho/kế toán nhập định mức tối thiểu vào phần mềm và phần mềm sẽ tự động cảnh báo cho người quản lý biết hàng trong kho đã sắp đạt mức tối thiểu, để người quản lý có thể kịp thời đặt hàng khi sắp hết hàng hoặc ngừng nhập hàng khi số lượng hàng tồn ở mức tối đa.

Điều này có ý nghĩa rất lớn đối với nhiều doanh nghiệp có ngân sách tài chính thấp. Báo cáo số lượng hàng hóa tồn kho tối đa/ tối thiểu theo tuần, ngày, giờ, sẽ giúp người quản lý dễ dàng định hướng cho việc nhập hàng hóa kịp thời, thông qua đó điều chỉnh dòng vốn lưu động.

• Công cụ quản lý hàng tồn kho có thể trợ giúp nhà quản lý lập kế hoạch mua hàng/điều chuyển hàng hóa

Dựa vào việc phân tích số lượng tồn hiện tại và ngưỡng tồn max/min mà thủ kho hoặc kế toán đã nhập trước vào phần mềm, phần mềm sẽ phân tích giúp nhà quản lý và gợi ý ra số lượng cần mua thêm trên toàn hệ thống hoặc cần nhập thêm tại từng kho, tùy thuộc vào tình hình hàng tồn của từng kho và tình hình kinh doanh của từng chi nhánh. Từ đó giúp tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí quản lý.

3.2. Giải pháp quản lý kho hiệu quả cùng phần mềm kế toán online MISA AMIS 

Phần mềm kế toán online MISA AMIS đáp ứng đầy đủ các tính năng quản lý hàng tồn kho, khắc phục được mọi nhược điểm khi sử dụng phần mềm quản lý truyền thống. Ngoài ra, phần mềm còn phù hợp với đặc thù quản lý kho của doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực như: Theo dõi hàng hóa có nhiều đặc tính (màu sắc, kích cỡ…), theo số lô hạn dùng, có nhiều đơn vị tính, lập biên bản kiểm kê, kiểm soát xuất kho theo định mức, thiết lập mức tồn kho tối thiểu cho từng vật tư, hàng hóa…

Dùng ngay miễn phí

Kết luận: Trong thời đại số hóa ngày nay, việc đầu tư vào một giải pháp quản lý kho chất lượng cao không chỉ là bước đi cần thiết để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh mà còn là yếu tố quyết định trong việc duy trì tính cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Quản lý kho hiệu quả đồng nghĩa với việc kiểm soát tốt hơn các nguồn lực, giảm lãng phí và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng, qua đó tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững và thành công lâu dài.