Trong lĩnh vực thiết kế nội thất, việc triển khai dự án một cách hiệu quả, đảm bảo tiến độ và chất lượng trong từng giai đoạn là thách thức thường gặp đối với các quản lý. Để giải quyết vấn đề này, MISA AMIS xin gửi đến anh chị hướng dẫn tự động hóa quy trình triển khai dự án thiết kế nội thất thông qua Casestudy thực tế của Công ty Cổ phần Landco (Landco Corporation, gọi tắt là Landco) – đơn vị thiết kế – thi công với giải pháp nội ngoại thất tiêu biểu hàng đầu hiện nay.
1. Quyết tâm chuyển đổi số đến từ tinh thần “Đặt khách hàng làm trọng tâm”
Landco Corporation là công ty chuyên cung cấp giải pháp tổng thể nội thất công trình cho các dự án văn phòng, khách sạn, khu nghỉ dưỡng, nhà hàng, biệt thự, căn hộ,… bởi đội ngũ chuyên gia về kiến trúc – nội thất dày dặn kinh nghiệm, tay nghề xuất sắc.
Được thành lập từ năm 2001 với xuất phát điểm là đơn vị nhà thầu thiết kế, sản xuất và thi công trang trí ngoại thất công trình, trải qua hơn 22 năm phát triển, đến nay Landco đã hình thành 3 thương hiệu thành viên, bao gồm:
- LandDecor là đơn vị thiết kế – thi công với giải pháp nội ngoại thất tổng thể cho phân khúc khách hàng cá nhân cao cấp.
- LandFurniture là hãng sản xuất đồ rời theo tiêu chuẩn Châu Âu
- LandProduction là nhà máy sản xuất của Landco tại Bắc Ninh, trên diện tích gần 30.000m2, có dây chuyền khép kín, trang thiết bị hiện đại và đồng bộ.
Landco hiện đã phục vụ cho hàng nghìn khách hàng lớn nhỏ trên toàn quốc, từ khối tổ chức tư nhân: Novaland, Bitexco, Doji Land, MIK, VinGroup, FPT… đến khối các tổ chức cơ quan nhà nước: EVN, Mobifone, VNPT, Viettel, ACV,… và khối các tổ chức tài chính ngân hàng: Sacombank, Public Bank, VP Bank,…
Ông Nguyễn Văn Duy, Giám Đốc Kinh Doanh của Landco chia sẻ rằng lý do lớn nhất khiến cho Landco phát triển lớn mạnh đến nay là nhờ luôn đề cao việc “đặt khách hàng làm trọng tâm”. Hành trình phát triển hay câu chuyện Chuyển đổi số của Landco đều bắt đầu từ tinh thần này.
“Landco tự đánh giá là một trong những doanh nghiệp chủ động và sớm quan tâm đến vấn đề Chuyển đổi số. Ở thời điểm trước năm 2010, khi mà Landco nhận các dự án có giá trị rất lớn so với quy mô doanh thu của công ty lúc đó, thì Landco đã suy nghĩ làm sao để trong tương lai có thể quản trị được các dự án lớn hơn, hiệu quả hơn, nhằm cung cấp giá trị lớn nhất cho khách hàng” – ông Duy chia sẻ.
Năm 2014, giải pháp đầu tiên mà Landco ứng dụng là một phần mềm quốc tế, nhằm giúp quản trị nguồn lực hiệu quả hơn. “Tôi tự đánh giá Landco là đơn vị rất sẵn sàng đầu tư cho Chuyển đổi số. Ở thời điểm mà doanh thu còn khá khiêm tốn, công ty đã sẵn sàng đầu tư hàng tỷ đồng vào hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp” – trích lời ông Duy.
Thời điểm đó, tính chất của phần mềm đã không đáp ứng được đặc thù hoạt động của doanh nghiệp. “Đặc thù của ngành này là có tính tùy biến rất cao, mà phần mềm thời đó là phần mềm đóng gói, nên khó tương thích với mô hình quản trị theo dự án”. Tuy vậy, Landco vẫn không ngừng cải tiến, học hỏi, đánh giá và ứng dụng CNTT cũng như áp dụng các tiêu chuẩn quản lý chất lượng vào khâu vận hành.
Đến nay, Landco đang ứng dụng linh hoạt các phân nhóm phần mềm quản trị khác nhau, thực hiện các tiêu chuẩn ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018. Sản phẩm nội thất của Landco Corporation đã đạt được chứng nhận Nhãn hiệu xanh – Green Label do Hội đồng môi trường Singapore cấp.
Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Văn phòng số, trong đó có Landco Corporation, Công ty Cổ phần Hữu Nghị Xuân Cương, Đại học Công nghệ Đồng Nai, Công ty Cổ phần Công nghệ Novatek, Cao đẳng Dầu khí,.. và nhiều khách hàng khác.
Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Văn phòng số tại đây:
2. Hành trình chuyển đổi số nghiêm túc và bền bỉ
Landco đã bắt đầu suy nghĩ về “số hóa” từ thời điểm năm 2010, khi mà khái niệm Chuyển đổi số còn xa lạ ở Việt Nam. Đến giai đoạn 2014 – 2015, khi mà khái niệm Chuyển đổi số bắt đầu phổ biến trong cộng đồng doanh nghiệp, Landco đã bắt đầu triển khai đầu tư sử dụng phần mềm ERP để quản trị tài nguyên.
Thời điểm 2014, Landco vẫn đang tập trung vào dịch vụ thiết kế và thi công theo hình thức “may đo”, dịch vụ đi theo nhu cầu khách hàng, có tính tùy biến và thay đổi rất cao. Và phần mềm tại thời điểm đó vẫn đang là phần mềm theo kiểu “đóng gói”, tính tùy biến không cao, nên đã không thể đáp ứng được nhu cầu quản trị của Landco.
Landco đã trải nghiệm không ít phần mềm quản trị công việc khác nhau. Đầu tiên là phần mềm của nước ngoài, rồi cũng dùng gần hết các phần mềm phổ biến của Việt Nam. Mỗi phần mềm có những đặc điểm, điểm mạnh điểm yếu riêng.
Sau nhiều lần thử nghiệm, hiện nay Landco quyết định lựa chọn giải pháp MISA AMIS Công việc để thực hiện chuyển đổi số công tác quản lý tiến độ dự án một cách chính xác, hiệu quả.
“Landco đã trải nghiệm không ít sản phẩm, trong nước có, nước ngoài cũng có. Từ góc độ trải nghiệm của người dùng, phần mềm của MISA là tương đối phù hợp với đặc thù công việc của Landco. Đến nay, mọi cán bộ đều đã được yêu cầu cài đặt và sử dụng ứng dụng MISA trên máy tính và điện thoại. Tất nhiên, mọi thứ đều cần có thời gian.” – Ông Nguyễn Văn Duy, Giám Đốc Kinh Doanh Công ty Cổ phần Landco
3. Bài học chuyển đổi số từ văn hóa và con người của Landco
Mỗi lần ứng dụng phần mềm mới là một lần khởi động quá trình “truyền đạt và lan tỏa” tới đội ngũ nhân sự.
“Nếu chỉ đơn giản là hô hào khẩu hiệu và ép buộc cán bộ nhân viên phải sử dụng phần mềm, mà chính bản thân người sử dụng không thấy hiệu quả và giúp ích cho công việc của họ, thì dần dần về sau sẽ ngày càng ít người dùng. Landco đã có những trải nghiệm khi áp dụng nhiều phần mềm mới, không phải lần nào cũng thành công” – Ông Duy cho biết.
Với Landco, trước khi áp dụng triển khai một phần mềm mới, sẽ có một nhóm nhân sự chủ chốt sử dụng thử phần mềm nhằm đưa ra các ý kiến điều chỉnh. Ngoài ra có thêm cá nhân giàu kinh nghiệm làm tham mưu cho dự án, sẽ có cá nhân trực tiếp lãnh đạo dự án. Chỉ khi phần trải nghiệm đã ổn định mới bắt đầu chia sẻ rộng rãi trong công ty.
Trong những buổi chia sẻ thì sẽ cần làm rõ những nội dung như:
- Phần mềm sắp sử dụng là phần mềm gì
- Cách thức tương tác sử dụng như thế nào
- Quy định yêu cầu về mặt kỹ thuật ra sao
- Yêu cầu về nguyên tắc khi trao đổi thông tin
- Nếu có thắc mắc thì trao đổi với ai
“Phải luôn nhấn mạnh “lấy quy trình làm xương sống” – theo ông Nguyễn Văn Duy – để người dùng thấy thao tác trên phần mềm đồng bộ với quy trình hiện hành. Sau những buổi chia sẻ đó thì mọi người sẽ trải nghiệm vài tuần. Sau đó tất cả đội ngũ ngồi họp với nhau, cùng chia sẻ bất cập và rút kinh nghiệm. “Thực tế, trong quá trình sử dụng, cán bộ nhân viên nhận ra có những tính năng tưởng như đơn giản nhưng thực ra lại rất tiện và hiệu quả. Ví dụ như tính năng đặt phòng họp, đặt xe đi công tác, giờ ai cũng dùng và thích dùng.”
Cách thức để yêu cầu cán bộ nhân viên sử dụng phần mềm vô cùng đa dạng, quản lý cần áp dụng cả biện pháp “cứng” và “mềm”. Kinh nghiệm của Landco cho biết quan trọng là phải giúp cán bộ nhân viên hiểu và thấy rằng phần mềm sẽ giúp ích cho họ như thế nào.
“Ví dụ về câu chuyện thay đổi thói quen làm việc qua Zalo. Nhiều cán bộ thích sử dụng Zalo để gửi File, gửi văn bản vì tiện lợi. Nhưng cái tiện bây giờ sẽ thành bất tiện sau này, khi mà thông tin dần trở nên hỗn loạn. Muốn thay đổi thì cũng phải cần một thời gian. Trong vòng hai tháng, Landco yêu cầu mọi thông tin trao đổi, văn bản, xét duyệt phải được đưa lên phần mềm MISA AMIS Công việc. Khi đó các văn bản chứng từ mới được coi là “chính tắc”. Còn File gửi qua Zalo thì sẽ được coi là “không chính tắc”, không có hiệu lực. Nếu không làm theo quy tắc trên là sẽ có hình thức nhắc nhở, thậm chí phạt.
Thêm ví dụ về các anh kỹ thuật ở công trường, không tiện dùng máy vi tính nhưng phần mềm MISA AMIS đã có trên điện thoại, nên không có lý do gì để từ chối sử dụng. Để hỗ trợ nhân viên, công ty đưa thêm quy định là ai có phàn nàn gì thì sẽ có bộ phận ghi nhận lại, sau đó sẽ tổng hợp góp ý và chuyển cho MISA để được hỗ trợ trong tương lai. Rất rõ ràng và hiệu quả.”
Một điểm nữa mà MISA AMIS phù hợp với đặc thù của Landco đó sự linh hoạt trong việc thiết kế hệ thống để phục vụ cho quản lý quy trình. Với Landco, để quản trị hiệu quả mọi dự án đều phải được áp dụng chung một hệ thống quản lý. Dù các dự án có đa dạng hay tính tùy biến cao thì vẫn phải tuân thủ quy trình chung, những quy tắc chung.
Ở Landco, bên cạnh quy trình riêng của các phòng ban, quy trình tổng thể quản lý dự án của công ty được thể hiện rõ ràng trên phần mềm MISA AMIS Công Việc. Trong mỗi quy trình như thế này lại có các quy trình con chứa sự tham gia của các phòng ban với nhau.
Khi sử dụng AMIS, Landco đã chủ động xây dựng và biến phần mềm AMIS thành 8 bước tương ứng. Với một hệ thống như thế này, mọi người ai cũng có thể dễ dàng lên kiểm tra thông tin, tham gia vào các bước của dự án.
Trước đây khi muốn có thông tin về dự án, một nhân sự mới tham gia sẽ phải đi hỏi khắp nơi, tìm kiếm File ở các Folder khác nhau. Bây giờm khi thông tin được đưa lên hệ thống, người dùng có thể dễ dàng check thông tin: khách hàng là ai, cần hỗ trợ như thế nào, nhu cầu cần thiết kế trong bao lâu, cần thi công trong khoảng thời gian nào, tổng ngân sách và phong cách thiết kế mong muốn là gì….
Trong quá trình làm việc, những thông tin quan trọng mang tính “chính tắc” – sẽ đưa lên phần mềm. Với cách tổ chức thông minh, thì những người tham gia dự án vẫn hiểu và theo dõi được các File với nhau. Những người vào sau sẽ dễ dàng tham gia vào quá trình triển khai dự án.
Tất nhiên, với đặc thù của ngành hàng dịch vụ của Landco, trong mỗi bước của 8 bước này có rất nhiều quy trình con. Đặc biệt là giai đoạn sản xuất, đây là cả một quy trình khổng lồ để biến ý tưởng từ trên bản vẽ trở thành sản phẩm thật, rồi sản phẩm đó phải được mang lên công trường để lắp đặt…
Để phù hợp với đặc thù sản xuất, bộ phận nhà máy sẽ sử dụng quy trình và phần mềm quản lý riêng, nhưng vẫn kết hợp sử dụng MISA AMIS để phối hợp với các phòng ban khác ở các bước còn lại trong quy trình chung.
Xem thêm: Phương pháp quản lý dự án nội thất hiệu quả nhất 2024
4. Kinh nghiệm chuyển đổi số quy trình quản lý công việc, dự án: Phần mềm là công cụ, con người là chủ đạo
Nếu nói đến lý do vì sao Landco có quyết tâm chuyển đổi số ở giai đoạn sớm phải nói đến tâm huyết của ban lãnh đạo. Landco may mắn có một người chủ doanh nghiệp cực kỳ tâm huyết với nghề (ông Phạm Xuân Thiết, Tổng giám đốc Công Ty Landco). “Ông luôn định hướng công ty đổi mới, cập nhật để sản phẩm và dịch vụ của công ty trở nên tốt hơn, phục vụ khách hàng tốt hơn. Chính với quan điểm đó, công ty Landco ở trong mọi giai đoạn của thị trường thì mỗi cán bộ, nhân viên đều luôn ý thức về việc tìm kiếm cơ hội thị trường, luôn suy nghĩ về việc làm sao để công ty trở nên tốt hơn.”
Nhìn tổng quan, bản thân nhân sự của Landco đã có một quá trình dài trải nghiệm nhiều phần mềm khác nhau chứ không phải là mới tiếp xúc với phần mềm. Vì thế, văn hóa đổi mới sáng tạo đã là một phần của con người Landco.
Sự thành công trong quá trình chuyển đổi số của Landco là sự kết hợp từ các nguồn chuyên gia:
- Sự tham mưu cố vấn từ CTO giàu kinh nghiệm
- Trải nghiệm trước đây của chính nhân sự Landco với những dự án chuyển đổi số trước đó
Ông Nguyễn Văn Duy, Giám Đốc Kinh Doanh của Landco bày tỏ, mỗi phần mềm đều có điểm mạnh và điểm yếu riêng. “Landco đã từng có tham vọng đưa toàn bộ thông tin lên phần mềm MISA AMIS để quản lý toàn bộ công ty, cơ mà rồi đã không thể thực hiện được việc đó. Và sau này Landco cũng nhận ra rằng chẳng có phần mềm nào có thể làm được chuyện như vậy cả”.
“Thực ra chính những lần thất vọng như vậy là một lần trải nghiệm, một lần kinh nghiệm, để mình vỡ ra những hiểu biết. Ban đầu mình hay bị kỳ vọng, mình bị tham lam khi sử dụng phần mềm mới. Bây giờ khi đã có trải nghiệm đủ, mình hiểu rằng phần mềm này có thể tích hợp như thế nào, phần mềm kia có thể tùy biến ra sao… thì giờ mình có thể chủ động hơn.
Trước đây khi tìm hiểu phần mềm mới, Landco hay đặt rất nhiều câu hỏi, hoặc là đưa ra quá nhiều yêu cầu cho bên cung cấp phần mềm, mà không hiểu rằng nếu muốn đơn vị cung cấp phần mềm đưa ra bản cải tiến hay thay đổi, thì cái cải tiến hay thay đổi đó ngoài việc đúng với mình thì cũng phải phù hợp với đa số nhu cầu của nhiều khách hàng khác, chứ không thể yêu cầu công ty phần mềm phục vụ duy nhất cho mình mình mình được.”
Cuối cùng, ông Duy chia sẻ thêm đến các doanh nghiệp cũng đang trên hành trình chuyển đổi số:
“Trong dòng chảy chung của xã hội, việc chuyển đổi số là tất yếu, không doanh nghiệp nào đứng ngoài được. Nhưng đừng kỳ vọng quá lớn vào phần mềm, và cũng đừng tham vọng đốt cháy giai đoạn. Cần phải thực sự kiên trì, nghiêm túc, bắt tay vào làm.
Cần phải đánh giá thực tế về những gì mình đã làm trước khi có phần mềm và sau khi có phần mềm. Cần kiên trì chuyển đổi những thòi quen mà doanh nghiệp vẫn đang làm trên giấy.
Sẽ cần có người đầu tàu truyền cảm hứng, gây sức ép, động viên, nhưng quan trọng là mỗi nhân viên phải cảm thấy phần mềm có giá trị cho chính họ và sự thay đổi từng chút một từ quá trình sử dụng đó.
Cứ làm đi, và bạn sẽ đến đích.”
5. Lời kết
Với hành trình đổi mới sáng tạo kiên trì và bền bỉ, đến nay Landco Corporation đã đạt được nhiều thành tựu ấn tượng và được ghi nhận qua nhiều chương trình vinh danh, các giải thưởng trong và ngoài nước:
- 2017: Top 50 Thương hiệu phát triển bền vững và Top 20 Sản phẩm chất lượng cao Việt Nam do Hiệp hội Chống hàng giả và Bảo vệ Thương hiệu Việt Nam cùng Báo Thương hiệu và Công luận bình chọn
- 2018: Top 50 Nhãn hiệu hàng đầu Việt Nam và Top 20 Sản phẩm vàng, Dịch vụ vàng Việt Nam 2018.
- 2020: Được cấp chứng chỉ đạt tiêu chuẩn ISO 14001 : 2015 – Hệ thống quản lý môi trường. Đạt danh hiệu “Top 10 Thương hiệu – Nhãn hiệu tin dùng” cùng danh hiệu “Top 10 Sản phẩm – Dịch vụ chất lượng cao”.
- 2022: Giải thưởng “Nơi làm việc tốt nhất châu Á” (Best companies to work for in Asia) do HR Asia – tạp chí về nhân sự tại khu vực châu Á – tổ chức. Được Chính phủ vinh danh là doanh nghiệp có sản phẩm – dịch vụ đạt “Thương hiệu quốc gia Việt Nam”
MISA AMIS tin rằng với sự hỗ trợ từ các giải pháp chuyển đổi số cùng quyết tâm, chiến lược chuyển đổi đúng đắn của Ban lãnh đạo công ty, Landco Corporation sẽ không ngừng phát triển, mở rộng quy mô cả trong và ngoài nước.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
