7+ Yếu tố phải thuộc lòng khi lựa chọn phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán hiện đã trở nên phổ biến và hỗ trợ rất nhiều cho công việc kế toán tài chính và quản trị của doanh nghiệp. Nhưng giữa hàng trăm phần mềm kế toán xuất hiện trên thị trường, đâu mới là phần mềm phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn?

1. Phải phù hợp với quy mô kinh doanh của doanh nghiệp

Một công ty có doanh thu 1 – 2 tỷ VNĐ/ năm sẽ có những nhu cầu hạch toán tài chính – quản trị hoàn toàn khác so với công ty có doanh thu từ 10 tỷ VNĐ/ năm trở lên. Chính quy mô doanh nghiệp: siêu nhỏ, nhỏ và vừa, vừa và lớn sẽ quyết định doanh nghiệp mua phần mềm kế toán nào.

Nếu chỉ là một công ty quy mô vừa và siêu nhỏ, lời khuyên đưa ra là đừng đổ quá nhiều tiền để mua một phần mềm kế toán hiện đại, có nhiều tính năng đa dạng, bởi vì bạn sẽ chỉ nhận được nhiều tính năng phức tạp hơn nhu cầu thực tế của mình.

Và ngược lại, một công ty quy mô vừa lớn sử dụng phần mềm kế toán online, tính năng đa dạng sẽ đáp ứng được nhu cầu công việc của bộ phận kế toán và nhu cầu quản trị của Ban lãnh đạo công ty.

2. Phù hợp với lĩnh vực hoạt động

Lĩnh vực hoạt động có thể chia ra 5 loại sau:

• Các doanh nghiệp dịch vụ
• Các doanh nghiệp thương mại
• Các doanh nghiệp xây lắp
• Các doanh nghiệp sản xuất
• Các cá nhân làm dịch vụ kế toán

Một vài ngành kinh doanh có những phần mềm chuyên biệt mà bạn có thể cần đến, do nó được thiết kế phù hợp với những nhu cầu cụ thể của công ty. Trong phần lớn các trường hợp, một phần mềm chuyên biệt theo ngành nghề sẽ đắt hơn những phần mềm kế toán đóng gói viết sẵn.

Ưu điểm của phần mềm kế toán đóng gói là phù hợp với phần đông các doanh nghiệp vì đã được nghiên cứu kỹ lưỡng và chi phí rẻ hơn so với phần mềm kế toán chuyên biệt viết theo yêu cầu. Chưa kể, tính ổn định của phần mềm kế toán đóng gói luôn được đánh giá cao hơn phần mềm kế toán chuyên biệt viết riêng.

Xem ngay: Tiêu chí chọn mua phần mềm kế toán phù hợp với doanh nghiệp của mình

3. Đáp ứng các yêu cầu về kế toán tài chính và quản trị

Kế toán được chia thành 2 mảng: kế toán tài chính và kế toán quản trị.

• Kế toán tài chính là đáp ứng các yêu cầu về sổ sách và báo cáo cho các cơ quan nhà nước, các nhà đầu tư, ngân hàng.
• Kế toán quản trị phục vụ nhu cầu quản trị nội bộ của công ty, đó là cung cấp các báo cáo phân tích số liệu về bán hàng, khách hàng, mua hàng, nhà cung cấp, hàng tồn kho, phân tích chi phí…

Các báo cáo quản trị phân tích số liệu theo nhiều chiều, nhóm số liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau và các báo cáo phân tích số liệu theo thời gian…

Đối với các doanh nghiệp xây lắp và sản xuất thì phần mềm phải đáp ứng tốt việc tính giá thành. Các phần mềm kế toán thông thường chỉ tính được giá thành đơn giản. Để tính được giá thành phức tập cần có phần mềm kế toán chuyên sâu cho bài toán này.

4. Có dịch vụ hỗ trợ sau bán tốt

Mua phần mềm kế toán chỉ là bước đi đầu tiên trong một quy trình tổng thể. Điều cần lưu ý là doanh nghiệp phải nhận được một dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng hiệu quả, bao gồm đào tạo, tổng đài tư vấn, tài liệu chuyên sâu, video hướng dẫn,….

Vì sao lại như vậy?

Bạn có dám chắc bạn biết hết cách sử dụng một phần mềm kế toán mà không cần đến sự trợ giúp của nhà cung cấp? Khi phần mềm gặp sự cố, không liên hệ được với nhà cung cấp, công việc bị gián đoạn bạn biết kêu ai?

5. Mang lại hiệu quả cao tương ứng với chi phí bỏ ra

Bạn sẵn sàng dành bao nhiêu chi phí để đầu tư cho phần mềm kế toán?Doanh nghiệp cần xác định rõ mỗi khoản đầu tư trong hoạt động kinh doanh đều cần đến sự phân tích chi phí – lợi nhuận. Ví dụ: khi sử dụng phần mềm kế toán này sẽ tiết kiệm được bao nhiêu thời gian nhập liệu? Tiết kiệm được bao nhiêu nhân lực?…Hiệu quả mang lại có tương xứng với chi phí đầu tư không?

Khi nghiên cứu để lựa chọn phần mềm kế toán thích hợp nhất với doanh nghiệp, bạn hãy cân nhắc xem phần mềm nào đem lại nhiều lợi ích tốt nhất so với số vốn đầu tư mà bạn sẵn sàng bỏ ra.

6. Uy tín, được nhiều người sử dụng

Thời gian hoạt động của nhà cung cấp là một tiêu chí quan trọng nói lên độ bền vững của phần mềm kế toán. Doanh nghiệp mua phần mềm kế toán để sử dụng trong nhiều năm chứ không chỉ dùng trong thời gian ngắn rồi bỏ.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên tham khảo các kế toán viên về những nhà cung cấp mà bạn đang băn khoăn. Bởi vì kế toán là những người trực tiếp sử dụng phần mềm và sử dụng phần mềm kế toán sẽ thay đổi hoàn toàn cách làm kế toán cũ, loại bỏ công việc thủ công, các kế toán viên sẽ là người biết rõ nhất đâu là phần mềm phù hợp với doanh nghiệp.

>> Kế toán bán hàng là gì? Mô tả công việc của KTBH từ A-Z

7. Dễ dàng sử dụng

Đây là yếu tố thường bị các công ty bỏ qua khi lựa chọn phần mềm kế toán, nhưng đó là một trong những vấn đề quan trọng nhất để phần mềm kế toán phát huy tối đa hiệu quả. Cho dù phần mềm kế toán có nhiều đa chức năng thiết thực, hay giá thành rẻ, song nếu nó quá cồng kềnh hay khó sử dụng, thì bạn cũng không nên mua.

Hãy đảm bảo rằng phần mềm bạn mua phải đơn giản, có trọng điểm và liên quan mật thiết với những nhu cầu kinh doanh của bạn. Bên cạnh đó, bạn nên tìm kiếm những phần mềm có giao diện dễ hiểu và có khả năng cập nhật khi hoạt động kinh doanh của công ty tăng trưởng.

Bảy nhân tố trên phải được “thuộc lòng” khi bạn đầu tư một phần mềm tài chính kế toán cho công ty. Hãy nhớ rằng, việc có một công cụ thích hợp trợ giúp bạn trong các hoạt động quản lý kinh doanh là rất quan trọng, đồng thời chi phí rẻ không nên được xem là nhân tố hàng đầu khi lựa chọn phần mềm kế toán.

Lời khuyên cuối cùng: Bạn sẽ nhanh chóng cảm thấy thất vọng với bất cứ phần mềm mới nào, vì vậy, hãy cẩn thận khi lựa chọn phần mềm đó và nên nhớ lại tất cả những lời khuyên ở trên để sửa chữa sai lầm. Điều đó sẽ giúp bạn có một hệ thống tài chính có tổ chức, cung cấp cho bạn những số liệu tài chính có chất lượng để thực thi một cách hiệu quả kế hoạch phát triển kinh doanh.