Tập trung dữ liệu phân tán ở công ty đa chi nhánh, khó hay dễ?

Tốc độ tăng trưởng lớn, quy mô ngày càng mở rộng đặt ra bài toán kiểm soát hiệu quả dữ liệu rời rạc của các công ty đa chi nhánh này? Theo khảo sát của IBM toàn cầu, đại đa số các Giám đốc Tài chính đều hiểu rõ giá trị của việc tập trung dữ liệu tài chính trên phạm vi toàn doanh nghiệp nhưng chỉ có một phần tư trong số đó sẵn sàng với nhiệm vụ. Dám làm những điều đối thủ không dám, họ là số ít những doanh nghiệp thành công nhất trên thị trường.

Lãng phí thời gian và nhân lực để tập trung dữ liệu tài chính phân tán ở doanh nghiệp đa chi nhánh

Thực tế hiện nay cho thấy các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn hay đa chi nhánh có nhiều đơn vị phụ thuộc nằm rải rác ở các địa điểm cách xa nhau. Trong khi trụ sở chính thường đặt tại các thành phố lớn thì nhà máy sản xuất đặt ở khu công nghiệp còn hệ thống cửa hàng phân phối, đại lý bán buôn bán lẻ rải rác khắp các tỉnh thành. Chính vì thế việc quản lý, kiểm soát dữ liệu của từng chi nhánh và tập trung dữ liệu gặp nhiều khó khăn.

Khi chưa ứng dụng giải pháp tập trung dữ liệu, hầu hết các công ty tại Việt Nam đều thu thập dữ liệu theo phương pháp thủ công tức là:

• Kế toán các chi nhánh/ đơn vị/ đại lý gửi báo cáo bằng file excel hàng tháng
• Kế toán trụ sở sẽ tổng hợp bằng cách nhập liệu lại và đưa ra một báo cáo tài chính hợp nhất

Cách làm này không chỉ khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian mà thậm chí lãng phí cả nguồn nhân lực.

Đây là thực tế mà công ty TNHH TAKA (kinh doanh mặt hàng bếp và gia dụng có 14 showroom và 5000 đại lý) đã từng gặp phải. Bà Nguyễn Thị Nhi – Phó phòng Kế toán Công ty TNHH TAKA cho biết công việc kế toán trước đây chủ yếu được nhập thủ công bằng tay và theo dõi công nợ bằng excel. Mỗi mùa quyết toán, toàn bộ thành viên trong phòng phòng đều phải tăng ca, làm việc không có ngày nghỉ để kịp thời hoàn thiện các báo cáo theo quy định của Nhà nước. Thời gian hoàn thành và công sức phải bỏ ra rất lớn.

Hay như trường hợp của Công ty Cổ phần Giống Cây trồng miền Nam (SSC): Năm 2006, báo cáo tài chính của SSC chỉ yêu cầu tập hợp từ 3 đơn vị: hội sở, trại cờ đỏ, chi nhánh Hà Nội, còn các đơn vị khác sử dụng báo cáo sổ. Thì nay, ngoài hội sở còn có 10 chi nhánh và 3 trung tâm kinh doanh cần phải làm báo cáo tài chính riêng – Theo lời chia sẻ của ông Lê Tôn Hùng – Kế Toán trưởng SSC.

Chính những khó khăn trên đã buộc TAKA hay SSC phải thay đổi cách thiết lập và khai thác dữ liệu phù hợp hơn với nhu cầu hiện tại.

Báo cáo doanh thu/chi phí thiếu chính xác ở các doanh nghiệp đa chi nhánh

Một vấn đề khác mà các doanh nghiệp đa chi nhánh phải đối mặt là sự thiếu chính xác khi tập trung dữ liệu phân tán ở nhiều nơi, dẫn đến tình trạng không đồng bộ số liệu. Do đó, sai lệch báo cáo là điều không thể tránh khỏi.

Vẫn bắt nguồn từ quy trình tác nghiệp giữa chi nhánh với trụ sở:

• Kế toán các chi nhánh/ đơn vị/ đại lý chỉnh sửa trực tiếp vào file báo cáo hàng tháng rồi gửi lên trụ sở qua mạng internet
• Kế toán trụ sở nhập liệu lại (có khả năng xảy ra sai số, nhầm lẫn) và đưa ra một báo cáo “không đúng” cho Ban Giám đốc

Một thách thức lớn đối với mọi công ty đó là tìm ra, đánh giá và giảm thiểu rủi ro nhưng chính vì thiếu dữ liệu báo cáo hoặc xem báo cáo sai sự thật sẽ hạn chế khả năng đương đầu của ban lãnh đạo với các rủi ro mà doanh nghiệp đối mặt.

Trong giai đoạn phát triển và mở rộng quy mô công ty từ 2013 – 2015, Dược Phúc Vinh đã không ít lần đương đầu với sóng to gió lớn bắt nguồn từ chính quy trình làm việc trong công ty. Với 4 chi nhánh và một nhà máy sản xuất tại 5 tỉnh thành khác nhau khiến công tác quản lý gặp muôn vàn khó khăn, mà khó khăn chủ yếu xuất phát từ bộ phận kế toán.

Doanh nghiệp Việt cần làm gì để chống lại sự phân tán dữ liệu?

Tập trung dữ liệu phân tán ở công ty đa chi nhánh, khó hay dễ?