9 Cách ngăn chặn gian lận tài chính ở các doanh nghiệp đa chi nhánh

Theo báo cáo của Hiệp hội Điều tra Gian lận Hoa Kỳ (ACFE), trung bình mỗi doanh nghiệp mất khoảng 5% doanh thu vì các hoạt động gian lận. Tuy nhiên, chỉ có 35% doanh nghiệp áp dụng các cách thức quản trị doanh nghiệp chủ động để ngăn chặn việc gian lận.

Dưới đây là 9 phương pháp ngăn chặn gian lận tài chính mà các CEO có thể chủ động áp dụng ở doanh nghiệp mình, đặc biệt hữu ích với các doanh nghiệp đa chi nhánh.

1. Phân công trách nhiệm

Không giao cho một nhân viên duy nhất kiểm soát một giao dịch tài chính từ đầu đến cuối. Người viết séc sẽ không bao giờ là người ký séc. Người mở thư sẽ không bao giờ là người vào sổ theo dõi công nợ và đối chiếu các tài khoản. Bằng cách chia nhỏ trách nhiệm, bạn sẽ làm cho người có ý định biển thủ gặp khó khăn nếu họ có ý định thay đổi các con số của bạn để giấu diếm sự biển thủ của họ.

2. Đích thân đi lấy các báo cáo của ngân hàng

Không giao cho một người ở vị trí có thể biển thủ tiền một cơ hội nào để huỷ hoặc di chuyển các chứng cớ của những việc đã bị làm sai. Bạn hãy kiểm tra những người nhận tiền, các chữ ký và ký hậu trên mỗi tấm séc. Bạn hãy để mắt đến các dấu hiệu gian lận trong các trường hợp:

• Những tấm séc thanh toán cho các nhà cung cấp hoặc những người mà bạn không biết
• Những tấm séc thanh toán tiền mặt với trị giá lớn hơn trị giá bạn cho phép đối với tiền mặt
• Các chữ ký trông giả mạo
• Mất séc, hoặc tấm séc xuất ra không đúng số thứ tự
• Séc phát hành cho bên thứ ba nhưng lại được ký hậu bởi người trong công ty của bạn
• Các tấm séc mà tên người nhận tiền không khớp với tên trong sổ đăng ký của bạn

3. Theo dõi chặt chẽ các tấm séc của công ty bạn

Không nên bất cẩn đối với các tấm séc của công ty. Hãy cất giữ chúng trong ngăn tủ có khoá và đừng đưa chìa khoá cho ai. Bạn hãy sử dụng các tấm séc có đánh số sẵn, và kiểm tra các số séc một cách thường xuyên để phát hiện số bị mất. Bạn hãy lập quy trình “séc mất hiệu lực” để bạn có thể xác nhận tất cả các khoản mất hiệu lực.

4. Đích thân ký từng tấm séc thanh toán lương

Làm điều này có thể khá mất thời gian nhưng nó đáng để bạn phải làm. Bạn hãy kiểm tra các tấm séc để đảm bảo rằng chúng được phát hành cho những người mà bạn biết. Nếu có cái tên nào đó mà bạn không nhớ, bạn hãy đi tìm người đó. Bạn hãy đếm mỗi tuần số người mà bạn phải trả lương và kiểm tra xác minh con số đó đối chiếu với số các tấm séc bạn xuất ra.

5. Theo dõi kỹ các hoá đơn thu tiền

Bạn nên thu xếp tối thiểu là hai nhân viên trở lên để đếm và kiểm tra xác minh các khoản tiền thu vào. Bạn hãy đảm bảo rằng tất cả các tấm séc thu vào đều được ký hậu đúng. Bạn hãy cân nhắc việc mua con dấu “chỉ để ký quỹ” và đóng chúng lên các tấm séc đến – điều này có thể ngăn ngừa nhân viên đổi chúng ra tiền mặt.

Ngoài ra, bạn cũng nên điều tra các khiếu nại của khách hàng về việc họ đã thanh toán đúng hẹn nhưng vẫn bị nhắc nhở là thanh toán chậm. Bạn nên có bản copy cả hai mặt của tấm séc của khách hàng và đảm bảo rằng nó được ký thác vào tài khoản của công ty bạn.

6. Cho phép nhân viên kế toán được nghỉ ngơi

Một nhân viên đang biển thủ công quỹ luôn cố gắng để giấu diếm hành vi ăn cắp. Nhiều chủ doanh nghiệp đã kinh ngạc khi phát hiện ra những nhân viên tại các chi nhánh có vẻ rất trung thành – vì họ không bao giờ nghỉ phép và không bao giờ nghỉ ốm – lại là những người ăn cắp thực sự.

Bạn có thể điều chuyển nhân viên giữa các chi nhánh hoặc cho phép nhân viên kế toán được nghỉ ngơi để kiểm tra sổ sách của bạn và tìm ra những điều bất hợp lý.

7. Cho kiểm toán sổ sách thường xuyên

Nếu bạn muốn có sự minh bạch và đảm bảo từ trong nội bộ công ty, bạn nên bắt đầu xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ. Cùng với kiểm toán độc lập, kiểm toán nội bộ được coi là một chuyên gia tư vấn trong mọi hoạt động quản lý và kinh doanh.

Các tập đoàn kinh tế lớn, các tổ chức ngân hàng và bảo hiểm, các tập đoàn đa quốc gia, các doanh nghiệp niêm yết đều đang coi kiểm toán nội bộ là vấn đề trọng tâm nhằm phát hiện, ngăn ngừa và xử lý rủi ro tổng thể trước khi rủi ro có thể phát tán ra bên ngoài.

8. Đảm bảo rằng bạn hiểu rõ sổ sách kế toán của bạn

Việc biển thủ gian lận thường xảy ra khi sổ sách kế toán luộm thuộm và việc giám sát thì lỏng lẻo. Điều này làm cho nhân viên dễ dàng giữ lại tiền mặt và phiếu thu. Là một chủ doanh nghiệp, bạn phải biết rõ hệ thống sổ sách kế toán của công ty bạn và cấu trúc lại toàn bộ hệ thống sổ sách nếu cần thiết.

9. Sử dụng phần mềm kế toán online

Sử dụng phần mềm kế toán hoặc hệ thống quản trị doanh nghiệp tổng thế là cách mà rất nhiều doanh nghiệp sử dụng để ngăn chặn gian lận tài chính.

Các phần mềm cho phép phân quyền sử dụng và cung cấp báo cáo kịp thời khiến người đứng đầu doanh nghiệp luôn nắm bắt tức thời tình hình doanh thu của doanh nghiệp mình và phát hiện bất thường gần như ngay lập tức.