Quản lý tài liệu: Tự động hóa quy trình hiệu quả, chuyển nghiệp

Khi doanh nghiệp càng phát triển, số lượng văn bản, tài liệu, hồ sơ cần lưu trữ sẽ càng tăng cao. Lúc này, công tác quản lý tài liệu cần được đầu tư bài bản để tránh lãng phí thời gian, công sức bảo quản. 

Vậy làm thế nào để doanh nghiệp quản lý hồ sơ, văn bản hiệu quả nhất? Các công cụ nào có thể hỗ trợ bộ phận văn thư tối ưu hiệu suất, xử lý văn bản nhanh chóng? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây. 

1. Lợi ích của việc quản lý tài liệu khoa học trong doanh nghiệp

Quản lý tài liệu không đơn giản là việc tổ chức, lưu trữ các tài liệu một cách hợp lý. Hoạt động này còn mang lại nhiều lợi ích khác cho doanh nghiệp: 

• Tăng tính tổ chức: Công tác quản lý văn thư đảm bảo các tài liệu được sắp xếp, lưu trữ theo hệ thống tiêu chuẩn nhất định. Điều này giúp tìm kiếm và truy xuất dữ liệu dễ dàng hơn.
• Tăng cường khả năng hợp tác: Quản lý tài liệu hiệu quả thúc đẩy sự cộng tác giữa các bộ phận và nhân viên trong tổ chức, giúp chia sẻ và xử lý thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Hệ thống quản lý và lưu trữ tài liệu tự động hóa nhiều quy trình và giảm thiểu sự trùng lặp công việc, từ đó tiết kiệm thời gian làm việc, tăng năng suất và giảm chi phí vận hành.
• Tăng khả năng truy xuất thông tin: Việc quản lý tài liệu cải thiện khả năng truy cập và truy xuất dữ liệu nhanh chóng, đáp ứng nhanh các yêu cầu kinh doanh và pháp lý. Nhờ tìm kiếm và truy xuất thông tin nhanh, chính xác, văn thư sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian hơn. Họ tập trung tối ưu những nhiệm vụ khác như luân chuyển, trình ký, lưu kho thay vì mất thời gian loay hoay trong giấy tờ hỗn độn.
• Bảo tồn thông tin: Quy trình quản lý tài liệu hiệu quả giúp đảm bảo thông tin quan trọng được bảo quản an toàn, giảm nguy cơ mất mát dữ liệu do các sự cố không lường trước.
• Cải thiện bảo mật: Quản lý tài liệu đảm bảo tính bảo mật và quyền truy cập đúng người, đúng lúc, theo dõi sát sao các phiên bản và sự thay đổi tài liệu. Các tài liệu kinh doanh quan trọng sẽ được bảo vệ khỏi sự truy cập trái phép hoặc lạm dụng. Người quản lý dễ dàng phân quyền, chỉ những người được cấp phép mới có thể truy cập.

Tải ngay: Bộ tài liệu vận hành tối ưu cho mọi doanh nghiệp được biên soạn bởi đội ngũ chuyên gia

2. Tính năng chính của hệ thống quản lý tài liệu

• Lưu trữ tập trung, bảo mật dữ liệu: Hệ thống lưu trữ toàn bộ tài liệu doanh nghiệp tại một nơi duy nhất với các lớp bảo mật cao. Nhân viên cần được cấp quyền truy cập, đảm bảo dữ liệu luôn an toàn.
• Tìm kiếm dễ dàng theo từ khóa: Tính năng tìm kiếm nâng cao cho phép người dùng tìm kiếm tài liệu theo từ khóa, tiêu đề, nội dung hoặc bộ lọc, giúp tiết kiệm thời gian.
• Cập nhật phiên bản mới nhất: Tự động lưu trữ tất cả các phiên bản thay đổi của tài liệu, người dùng theo dõi lịch sử chỉnh sửa và khôi phục phiên bản trước đó khi cần.
• Chia sẻ và phân quyền linh hoạt: Hỗ trợ chia sẻ tài liệu theo nhóm hoặc cá nhân với các cấp độ truy cập khác nhau như xem, chỉnh sửa hoặc tải xuống.
• Đồng bộ dữ liệu trên nhiều thiết bị: Người dùng xem được trên các thiết bị như máy tính, điện thoại di động và máy tính bảng, truy cập mọi lúc, mọi nơi không giới hạn.
• Ghi chú và bình luận trực tiếp: Người dùng có thể thêm ghi chú và bình luận trực tiếp trên tài liệu, nhờ đó phối hợp nhóm hiệu quả hơn.

3. Cách thức hoạt động của hệ thống quản lý tài liệu

Hiểu cách thức hoạt động của một hệ thống quản lý tài liệu sẽ giúp bạn chọn được giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của mình:

3.1. Thu nhận và chuyển đổi thành tài liệu số

Phần mềm quản lý tài liệu sử dụng nhiều phương pháp để số hóa và lưu trữ tài liệu, bao gồm:

• Quét tài liệu: Các tài liệu sau khi quét sẽ được tự động lập chỉ mục, lưu trữ và gửi đến người phụ trách.
• Nhận dạng ký tự quang học (OCR): Công nghệ OCR chuyển đổi văn bản từ hình ảnh thành dữ liệu có thể xử lý được, giúp phần mềm quản lý tài liệu dễ dàng tìm kiếm và trích xuất thông tin.
• Lưu trữ email: Một số hệ thống cho phép bạn lưu trữ và lập chỉ mục Email cùng các tệp đính kèm trực tiếp.
• Lưu trữ fax: Fax có thể được lưu trữ kỹ thuật số thay vì in ra giấy, doanh nghiệp tiết kiệm không gian.
• Nhập liệu từ hệ thống khác: Các tài liệu từ hệ thống khác cũng có thể được tích hợp vào hệ thống quản lý tài liệu. Doanh nghiệp hợp nhất dữ liệu và dễ dàng chia sẻ cho các bộ phận.
• Biểu mẫu điện tử: Những biểu mẫu trực tuyến thay thế cho tài liệu giấy lỗi thời hoặc PDF, giảm thiểu sai sót và tiêu chuẩn hóa mọi văn bản giấy tờ.

3.2. Theo dõi và quản lý tài liệu hiệu quả

Khi tài liệu đã được lưu trong hệ thống, người dùng có thể quản lý chúng để nâng cao năng suất, cải thiện bảo mật và giảm thiểu lỗi trong quy trình nội bộ:

• Kiểm soát truy cập dựa trên vai trò hoặc cấp bậc của người dùng. Ví dụ, nhân viên bán hàng có thể không cần quyền xem tài liệu tài chính của phòng kế toán.
• Kiểm tra nhật ký, lịch sử truy cập: Theo dõi hoạt động của từng tài liệu, bao gồm xem, chỉnh sửa hoặc in ấn.
• Quản lý phiên bản: Mỗi khi một tài liệu được chỉnh sửa và lưu lại, hệ thống sẽ tự động tạo một phiên bản mới.

3.3. Bảo mật và phòng tránh rủi ro

Tài liệu kỹ thuật số có độ bền và tính bảo mật cao hơn so với tài liệu giấy:

• Tài liệu số không bị rách, hao mòn hoặc phai màu theo thời gian.
• Hệ thống quản lý tài liệu áp dụng các giao thức bảo mật hiện đại, đảm bảo tài liệu nhạy cảm được bảo vệ trước các mối đe dọa từ bên ngoài.

Xem thêm: 15+ phần mềm quản lý văn bản dễ sử dụng cho doanh nghiệp

4. Quản lý tài liệu hiệu quả với MISA AMIS Ghi chép

Phần mềm quản lý tài liệu (Electronic Document Management System – EDMS) là công cụ hỗ trợ phổ biến nhất để doanh nghiệp số hóa, quản lý và làm việc với tài liệu số. 

Là một phần trong hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp MISA AMIS, phần mềm MISA AMIS Ghi Chép cung cấp giải pháp quản lý tài liệu tối ưu, giúp doanh nghiệp không chỉ lưu trữ mà còn quản lý tài liệu một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

So với các phần mềm lưu trữ tài liệu hiện có trên thị trường, AMIS Ghi Chép mang đến nhiều tính năng ưu việt:

• Tạo chuyên mục quản lý theo cấu trúc cây: Tài liệu được sắp xếp thành các chuyên mục dạng cây, giúp phân loại rõ ràng, dễ dàng truy cập và tra cứu.
• Soạn thảo và lưu trữ tài liệu nội bộ: Hỗ trợ doanh nghiệp tạo và lưu trữ các tài liệu đào tạo về quy trình, kiến thức, kỹ năng, và quy định nội bộ.
• Phân quyền truy cập chi tiết: Cho phép cài đặt quyền truy cập cho từng người dùng, bao gồm quyền soạn thảo, chỉ đọc hoặc không truy cập, đảm bảo tính bảo mật và rõ ràng trong quản lý.
• Chức năng tìm kiếm tiện lợi: Tính năng tìm kiếm nhanh giúp người dùng dễ dàng tra cứu và tham khảo tài liệu chính thống mọi lúc, mọi nơi.
• Quản lý bài viết tập trung: Doanh nghiệp có thể quản lý các tài liệu và bài viết một cách khoa học, phân loại theo từng chuyên mục để người dùng dễ dàng tìm kiếm.
• Chức năng bình luận và góp ý: Cho phép nhân viên bình luận và chia sẻ ý kiến, giúp xây dựng tri thức nội bộ, chia sẻ kinh nghiệm làm việc và các bí quyết kinh doanh.
• Nhật ký cập nhật tài liệu: Hệ thống lưu lại lịch sử cập nhật, cho phép người dùng xem lại các thay đổi trước đó.

Hiện nay MISA AMIS Ghi Chép đang cho phép doanh nghiệp trải nghiệm miễn phí các tính năng. Đăng ký trải nghiệm ngay để nhận tư vấn và khám phá giải pháp quản lý tài liệu hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn!

6. Các loại hệ thống quản lý tài liệu

Quyết định lựa chọn hệ thống quản lý tài liệu trên nền tảng đám mây, tại chỗ hay kết hợp phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Doanh nghiệp phải xem xét cơ sở hạ tầng CNTT hiện có, chi phí nâng cấp phần cứng, khả năng băng thông và kỹ năng của đội ngũ CNTT.

6.1. Lợi ích của hệ thống đám mây

Khi sử dụng hệ thống quản lý tài liệu dựa trên đám mây như MISA AMIS Văn thư, tài liệu được lưu trữ tập trung trên các máy chủ đám mây với chi phí đăng ký hàng tháng/năm hoặc theo số lượng user.

Một số lợi ích đáng chú ý:

• Chi phí đầu tư ban đầu thấp: Chi phí đăng ký dịch vụ đám mây được tính là chi phí hoạt động và có thể khấu trừ thuế, trong khi mua phần cứng thường là chi phí vốn.
• Giảm tải công việc cho nhân viên: Nhà cung cấp dịch vụ đám mây chịu trách nhiệm duy trì hệ thống, nhân viên không tốn nhiều thời gian học cách sử dụng và quản lý.
• Truy cập mọi lúc, mọi nơi: Tài liệu trên đám mây được cập nhật theo thời gian thực và có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị nào, từ đó tăng cường khả năng cộng tác.
• Sao lưu và phục hồi dữ liệu hiệu quả: Dữ liệu được sao lưu trên nhiều máy chủ tại các trung tâm dữ liệu ở nhiều địa điểm. Điều này cũng tăng khả năng phục hồi khi có sự cố xảy ra với một máy chủ hoặc khu vực cụ thể.

6.2. Lý do chọn phần mềm quản lý tài liệu tại chỗ (on-premises)

Nếu doanh nghiệp có sẵn cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin mạnh, việc triển khai hệ thống quản lý tài liệu tại chỗ có thể là lựa chọn phù hợp.

Các yếu tố cần cân nhắc:

• Phí đầu tư trả trước cao: Hệ thống tại chỗ yêu cầu mua giấy phép phần mềm và phần cứng ban đầu, cùng với chi phí hỗ trợ công nghệ thông tin liên tục.
• Toàn quyền kiểm soát dữ liệu: Doanh nghiệp có toàn quyền quản lý và bảo mật tài liệu, có thể chọn tự bảo trì hoặc thuê dịch vụ từ nhà cung cấp phần mềm.
• Hoạt động không phụ thuộc vào Internet: Nếu mạng nội bộ vẫn hoạt động, người dùng có thể tiếp tục truy cập tài liệu và duy trì công việc ngay cả khi không kết nối Internet.

6.3. Khi nào nên chọn mô hình kết hợp (Hybrid)

Mô hình quản lý tài liệu kết hợp là lựa chọn linh hoạt, kết hợp giữa hệ thống đám mây và tại chỗ. Ví dụ, hệ thống đám mây có thể được sử dụng để sao lưu tài liệu cho hệ thống tại chỗ hoặc tích hợp đám mây với hệ thống ERP nội bộ.

Triển khai mô hình này cho phép doanh nghiệp tận dụng ưu điểm của cả hai giải pháp, giúp tối ưu hóa chi phí và đảm bảo an toàn dữ liệu. Đặc biệt duy trì được sự linh hoạt, dễ dàng mở rộng khi cần thiết cho doanh nghiệp.

Tạm kết

Như vậy, việc quản lý tài liệu chính xác và hiệu quả giúp doanh nghiệp tăng năng suất làm việc, cải thiện việc tìm kiếm thông tin, đảm bảo tính bảo mật, cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình xử lý văn bản đến/đi. Đặc biệt, ứng dụng công nghệ và phần mềm sẽ tiết kiệm tối đa công sức và thời gian tiêu tốn cho công việc so với quản lý kiểu truyền thống.