Quy định về thuế đối với chi phí nghỉ mát và hướng dẫn chi tiết kế toán các khoản chi phí nghỉ mát

Các chương trình nghỉ mát, du lịch mà doanh nghiệp tổ chức hàng năm cho nhân sự của mình giúp động viên và khích lệ tinh thần làm việc của người lao động, tăng cường sự gắn kết giữa các thành viên trong doanh nghiệp, góp phần tăng năng suất lao động. Với các bạn kế toán việc hoàn thiện, tập hợp đầy đủ hồ sơ, hạch toán các khoản chi phí nghỉ mát này có thể còn gặp khó khăn, vướng mắc. MISA AMIS Kế toán tổng hợp chia sẻ đến các bạn đầy đủ thông tin, quy định liên quan của luật thuế cũng như hướng dẫn cách hạch toán khoản chi phí này đúng theo chế độ kế toán hiện hành.

1. Chi phí nghỉ mát có được tính là chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN hay không?

Điều kiện để các khoản chi phí nghỉ mát cho nhân viên được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và quyết toán thuế TNDN là:

Căn cứ quy định tại Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC trừ các khoản chi không được trừ nêu tại khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

  + Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

  + Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

  + Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

– Thêm nữa, căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC quy định các khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động nếu không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty thì sẽ không được tính là chi phí được trừ, do đó doanh nghiệp cần ghi cụ thể Điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ trên.

– Ngoài ra, dựa theo quy định tại khoản 4, Điều 3, Thông tư 25/2018/TT-BTC sửa đổi, bổ sung tiết e điểm 2.2, tiết b điểm 2.6, điểm 2.11 và điểm 2.30 khoản 2 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính (đã được sửa đổi, bổ sung tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính) thì các khoản chi phí phúc lợi được trừ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp như sau:

– Căn cứ theo hướng dẫn tại Công văn 4005/TCT-CS ngày 29/09/2015 của Tổng cục thuế gửi Cục Thuế tỉnh Đồng Nai thì:

⇒ Như vậy, khoản chi phí nghỉ mát, du lịch là một trong các khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động. Khoản chi phí này sẽ phải đáp ứng các điều kiện nêu trên để được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.

Chúng ta có thể tóm tắt các điều kiện trên thành 02 nhóm điều kiện (với điều kiện doanh nghiệp đã đáp ứng các điều kiện khác nêu trên) như sau:

Thứ 1: Tổng số khoản chi phí phúc lợi bao gồm cả chi phí nghỉ mát trong 1 năm không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế theo quy định.

+) Một (01) tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp được tính bằng:

Lưu ý: Trường hợp doanh nghiệp hoạt động không đủ 12 tháng thì 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế sẽ được tính như sau:

Chú thích:

Quỹ tiền lương thực hiện là: tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế).

⇒ Như vậy, tổng số khoản chi phí phúc lợi bao gồm cả chi phí nghỉ mát trong 1 năm không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế theo quy định.

Thứ hai: Các khoản chi phí nghỉ mát này cần phải có đầy đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định.

Các khoản chi phí nghỉ mát để được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN ngoài việc tổng các khoản chi không vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế thực hiện thì còn cần phải có đầy đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định.

Tùy theo từng trường hợp phát sinh khoản chi phí nghỉ mát mà có những hóa đơn, chứng từ phù hợp tương ứng như sau:

Chi tiết tham khảo:

+ Hợp đồng du lịch nghỉ mát (đối với trường hợp công ty các bạn có ký hợp đồng nghỉ mát du lịch với doanh nghiệp doanh lịch lữ hành).

+ Hóa đơn phòng nghỉ, hóa đơn dịch vụ ăn uống, hóa đơn vé máy bay, tàu xe di chuyển… 

+ Chứng từ thanh toán nhà cung cấp: trường hợp với các khoản chi bằng hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thì khi các bạn thanh toán thì các bạn phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

+ Quyết định đi nghỉ mát, phê duyệt kinh phí của Giám đốc.

+ Bảng danh sách người lao động tham gia, 

+ Điều kiện được hưởng và mức được hưởng phải được ghi cụ thể tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.

+ Phiếu chi/Uỷ nhiệm chi và bảng kê danh sách nhận tiền nghỉ mát nếu doanh nghiệp các bạn chi trực tiếp bằng tiền cho người lao động.

2. Chi phí nghỉ mát có được khấu trừ thuế GTGT

Căn cứ theo Công văn 4005/TCT-CS ngày 29/09/2015 của Tổng cục thuế gửi Cục Thuế tỉnh Đồng Nai nêu trên thì còn có hướng dẫn về việc khấu trừ thuế GTGT đối với các khoản chi phí nghỉ mát như sau: 

Xem chi tiết hướng dẫn tại Công văn 4005/TCT-CS:

⇒ Như vậy, tóm tắt quy định trên cho thấy đối với khoản chi phí nghỉ mát (phúc lợi) cho người lao động thì doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT tương ứng với khoản tiền được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN của doanh nghiệp.

3. Chi phí nghỉ mát có tính thuế TNCN không?

Căn cứ Thông tư số 111/2013/TT-BTC; Thông tư 92/2015/TT-BTC và các Công văn hướng dẫn về việc tính thuế TNCN cho người lao động đối với chi phí nghỉ mát, nếu doanh nghiệp có các khoản chi phí nghỉ mát chi trả cho người lao động mà nội dung chi trả ghi rõ tên cá nhân được hưởng thì phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động còn trường hợp nội dung chi trả không ghi rõ tên cá nhân được hưởng, chỉ ghi chung cho tập thể người lao động thì sẽ không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.

Chi tiết quy định và các Công văn tham khảo:

Theo  điểm đ3,  khoản 2, Điều 2, Thông tư số 111/2013/TT-BTC quy định về việc tính và không tính vào thu nhập chịu thuế đối với các khoản chi giải trí, nghỉ mát cho người lao động như sau:

Các công văn tham khảo:

– Công văn 1650/TCT-DNNCN ngày 24/4/2019 của Tổng cục thuế như sau:

– Theo hướng dẫn Công văn số 41659/CT-TTHT ngày 19/6/2018 của Cục thuế TP Hà Nội về việc xác định khoản chi nghỉ mát khi tính thuế TNCN: 

– Ngoài ra, dựa theo hướng dẫn về thuế TNCN trong Công văn số 65152/CT-TTHT ngày 2/10/2017 của Cục thuế TP Hà Nội như sau: 

4. Hướng dẫn hạch toán chi phí nghỉ mát

Dựa trên căn cứ theo khoản 2, Điều 63, Thông tư số 200/2014/TT-BTC hướng dẫn về việc hạch toán chi phí nghỉ mát cho nhân viên, chúng ta có thể tổng hợp cách hạch toán chi phí nghỉ mát như sau:

– Trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ phúc lợi và sử dụng quỹ phúc lợi để chi cho hoạt động nghỉ mát, trợ cấp khó khăn cho công nhân viên và người lao động thì ghi:

Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3532)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu được khấu trừ), (nếu có)

Có các TK 111, 112, 331.

– Trường hợp doanh nghiệp không trích lập quỹ phúc lợi và mà sử dụng nguồn vốn chủ sở hữu của công ty để để chi cho hoạt động nghỉ mát, trợ cấp khó khăn cho công nhân viên và người lao động thì ghi:

Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu được khấu trừ), (nếu có)

Có các TK 111, 112, 331.

Ví dụ: Công ty TNHH PN có ký hợp đồng tổ chức tour du lịch nghỉ mát trọn gói cho nhân viên, người lao động năm 2023 vào đầu tháng 8/2023 với công ty CP du lịch HT. Sau khi tour du lịch hoàn thành doanh nghiệp PN đã thanh toán toàn bộ chi phí nghỉ mát cho người lao động bằng hình thức chuyển khoản là 110 triệu đồng (đã bao gồm thuế GTGT 10%). Biết rằng doanh nghiệp đã tập hợp đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ kèm theo và dự kiến tổng số chi phí phúc lợi (bao gồm cả chi phí nghỉ mát) năm 2023 không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế 2023 của doanh nghiệp, bởi vì: Quỹ tiền lương thực hiện tính đến tháng 8/2023 của công ty đã là: 2.400trđ và doanh nghiệp không có trích lập quỹ dự phòng tiền lương của 2022.

Căn cứ theo quy định của Chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC được doanh nghiệp sử dụng thì kế toán Công ty Phương Nga hạch toán như sau:

Nợ TK 642: 100.000.000VNĐ

Nợ TK 1331: 10.000.000VNĐ

Có TK 112: 110.000.000VNĐ

Kết luận

Trên đây là toàn bộ nội dung tổng hợp, phân tích về thuế và kế toán liên quan tới chi phí nghỉ mát của doanh nghiệp. AMIS Kế toán hy vọng nội dung trên đã giúp bạn đọc và quý doanh nghiệp hiểu rõ về cách xác định các khoản chi phí nghỉ mát được trừ khi tính thuế TNDN, xác định khoản thuế GTGT khi khấu trừ thuế GTGT cũng như xác định khoản thuế TNCN cho người lao động của công ty khi quyết toán thuế TNCN được đầy đủ và chính xác.

Bên cạnh tổng hợp các kiến thức hữu ích về kế toán để giúp kế toán doanh nghiệp dễ dàng tìm hiểu trong quá trình công tác, MISA đồng thời phát triển phần mềm kế toán mang đến giải pháp quản trị tài chính kế toán tổng thể vừa đơn giản, thông minh vừa an toàn chính xác. Anh/Chị kế toán doanh nghiệp hãy đăng ký phần mềm kế toán online MISA AMIS để thực tế trải nghiệm một giải pháp với nhiều tính năng, tiện ích như:

• Hệ sinh thái kết nối:
  • Ngân hàng điện tử – cho phép lấy sổ phụ, đối chiếu và chuyển tiền ngay trên phần mềm
  • Cơ quan Thuế – cổng mTax cho phép nộp tờ khai, nộp thuế ngay trên phần mềm
  • Hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự…
• Đầy đủ các nghiệp vụ kế toán: Đầy đủ 20 nghiệp vụ kế toán theo TT133 & TT200, từ Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Hóa đơn, Thuế, Giá thành,…
• Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu từ hóa đơn điện tử, nhập khẩu dữ liệu từ Excel giúp rút ngắn thời gian nhập chứng từ, tránh sai sót.
• Tự động tổng hợp số liệu và kết xuất báo cáo tài chính với hàng trăm biểu mẫu có sẵn giúp kế toán đáp ứng kịp thời yêu cầu của lãnh đạo ….

Mời anh/chị đăng ký đăng ký dùng thử miễn phí 15 ngày bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS để trải nghiệm công cụ tài chính tối ưu nhất!

Người tổng hợp: Người yêu kế toán.