Kỹ năng điều hành cuộc họp hiệu quả cho nhà lãnh đạo

Trong một doanh nghiệp, việc họp bàn giữa các phòng ban, bộ phận sẽ diễn ra thường xuyên. Chính vì vậy, kỹ năng điều hành cuộc họp có vai trò vô cùng quan trọng với người lãnh đạo. Dưới đây là một số kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp mà bạn cần biết.

MISA TẶNG BẠN EBOOK MIỄN PHÍ: PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO 2023 – LỰA CHỌN NÀO CHO BẠN?

I. Các hình thức họp

Hiện nay có nhiều hình thức họp khác nhau, dưới đây sẽ là 3 hành thức cuộc họp phổ biến nhất.

1. Họp truyền thông

Họp truyền thông là một cuộc họp mà thông tin được truyền tải từ người lãnh đạo hoặc người quản lý đến các thành viên trong tổ chức .Mục tiêu của họp truyền thông là thông báo thông tin quan trọng, cập nhật về tình hình, mục tiêu, hoặc các vấn đề chiến lược.

Đặc điểm:

• Thường do một số lãnh đạo hoặc chuyên gia trình bày thông tin
• Cuộc họp thường có lịch cố định
• Có nhiều các câu hỏi từ nhân viên về tính khả thi khi thực hiện
• Thường gây ra các trao đổi bên ngoài phòng họp

Lưu ý:

• Hạn chế thời gian để họp truyền thông không trở nên quá dài và mệt mỏi
• Đảm bảo thông tin được trình bày một cách rõ ràng, ngắn gọn và hiệu quả để tránh hiểu nhầm
• Cần kiểm tra, đánh giá nhanh hiểu biết của người nghe về nội dung đã truyền thông
• Cần có kế hoạch giám sát việc thực hiện công việc sau khi truyền thông
• Nên họp truyền thông vào buổi sáng để thúc đẩy tinh thần của nhân sự và dễ dàng nắm bắt tình hình

Trong các cuộc họp nói về KPIs và những thay đổi có thể ảnh hưởng đến nhân viên, quản lý hoặc người đứng đầu nên nắm vững nghệ thuật truyền đạt. Họ cần diễn đạt về tầm quan trọng của những thay đổi và đánh giá cao sự đóng góp của nhân viên trước khi chia sẻ thông tin. Điều này giúp tạo cảm giác tôn trọng và giúp nhân viên tiếp nhận thông tin về sự thay đổi một cách dễ dàng hơn.

2. Họp xin ý kiến (Brainstorming)

Họp xin ý kiến là một cuộc họp mà mục tiêu chính là tập hợp ý kiến và ý tưởng từ nhiều người tham dự để giải quyết một vấn đề hoặc tạo ra sáng kiến mới. Thường, mục tiêu là khuyến khích tham gia tích cực và sáng tạo.

Đặc điểm:

• Mọi người tham gia được khuyến khích đóng góp ý kiến và ý tưởng
• Không có người lãnh đạo duy nhất; cuộc họp có thể do người dẫn chương trình hoặc người chủ trì. Người chủ trì cần dùng các cách để thu lượm nhiều ý kiến nhất để lựa chọn cách giải quyết phù hợp
• Mục tiêu là tạo ra một danh sách các ý tưởng hoặc giải pháp tiềm năng
• Cuộc họp đặc biệt cần sự chuẩn bị về kinh nghiệm, kiến thức của thành viên tham gia

Lưu ý:

• Không đánh giá hoặc loại trừ ý kiến nhanh chóng; hãy tạo một môi trường thoải mái cho sáng tạo
• Ghi chép kỹ các ý kiến và ý tưởng được đưa ra

3. Họp giải quyết vấn đề

Họp giải quyết vấn đề là một cuộc họp mà mục tiêu chính là xác định, phân tích và tìm giải pháp cho một vấn đề hoặc thách thức cụ thể trong tổ chức.

Đặc điểm:

• Thường có sự tham gia của các chuyên gia hoặc người có kiến thức về vấn đề
• Có thể yêu cầu sự thảo luận sâu rộng và kiểm tra thông tin
• Mục tiêu là đưa ra giải pháp cụ thể cho vấn đề

Lưu ý:

• Cần chuẩn bị sẵn các phương án và các phân tích ưu, nhược điểm từng phương án để thành viên có căn cứ lựa chọn
• Người chủ trì nên trao đổi trước với 1 số thành viên quan trọng để xin ý kiến trước
• Đảm bảo có thời gian đủ để thảo luận một cách kỹ lưỡng và đưa ra quyết định
•  Vận dụng kỹ năng lắng nghe để thu thập ý kiến, kỹ năng giải quyết vấn đề để đưa ra những quyết định chính xác

Các loại họp này có mục tiêu và cách tiếp cận khác nhau và đều có ý nghĩa quan trọng trong quản lý tổ chức và giải quyết vấn đề. Việc lựa chọn loại họp phù hợp với mục tiêu cụ thể sẽ giúp tối ưu hóa hiệu suất và đạt được kết quả mong muốn.

II. Các bước tổ chức cuộc họp

1. Phân công vai trò trong cuộc họp

Để quá trình thảo luận diễn ra thuận lợi, người phụ trách nên soạn thảo một bản tóm tắt mục tiêu và Agenda cuộc họp. Từ đó, bạn có thêm cơ sở để giao nhiệm vụ trình bày cho mọi người. Ví dụ, trong cuộc họp sẽ cần có các quản lý đại diện phòng ban báo cáo kết quả, mọi người cùng tham gia góp ý cải thiện vấn đề.

Như vậy, kỹ năng điều hành cuộc họp bằng cách giao trách nhiệm phù hợp sẽ giúp mọi người có sự chuẩn bị đầy đủ. Cuộc họp cũng đem đến cái nhìn đa chiều và phong cách trao đổi cởi mở.

2. Chuẩn bị trước cuộc họp

Để cuộc họp diễn ra một cách suôn sẻ và đạt hiệu quả cao, việc chuẩn bị trước những thứ cần thiết cũng được coi là một kỹ năng điều hành cuộc họp.Bạn có thể tận dụng thời gian này để kiểm tra các thiết bị hỗ trợ như máy chiếu, tài liệu, số lượng người tham dự…

Ngoài ra, việc xác định mục đích cùng thời gian diễn ra cuộc họp cần được đặt lên hàng đầu. Bởi lẽ, bạn cần xác định được lịch trình hoạt động, các công việc cần làm trong một giới hạn thời gian nhất định.

Bạn phải nêu ra mục đích của cuộc họp ngay khi bắt đầu. Nó sẽ giúp bạn đi vào nội dung trọng tâm, không lạc đề, tiết kiệm thời gian của tập thể. Thêm vào đó, bạn còn điều chỉnh hướng thảo luận kịp thời, tránh cuộc họp trở nên mâu thuẫn, tranh cãi căng thẳng.

Xem thêm: TOP 10 phần mềm báo cáo công việc hiệu quả

Bất kỳ người lãnh đạo nào cũng cần xây dựng phong cách lãnh đạo để tác động, tập hợp, thu hút đội ngũ đi theo những quyết định chung. Do đó, MISA AMIS mời bạn tham khảo ngay bộ Ebook chuyên sâu hơn về chủ đề này: MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY EBOOK MIỄN PHÍ: PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO 2023 – LỰA CHỌN NÀO CHO BẠN?

3. Chọn thời gian và cách thức tiến hành cuộc họp

Yếu tố cơ bản nhất là tất cả các thành viên phải tham gia cuộc họp. Nếu bạn lựa chọn thời gian một cách cứng nhắc sẽ khiến người tham dự không thể sắp xếp công việc, cuộc họp kém hiệu quả.

Do đó, bạn nên gửi những tài liệu về mục đích, vai trò của các cá nhân, bộ phận trong cuộc họp và thời gian dự kiến. Dựa trên những phản hồi của người tham gia, bạn sẽ lựa chọn được một khung thời gian phù hợp nhất.

Về địa điểm tổ chức, trên thực tế nó không còn là khó khăn mà các doanh nghiệp cần lưu tâm nữa. Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, ngày nay các cuộc hợp đều có thể diễn ra qua hình thức online.

Dù ban lãnh đạo, đối tác hay chuyên gia của doanh nghiệp ở bất kỳ đâu cũng có thể tham gia. Bạn chỉ cần đảm bảo sự ổn định của đường truyền Internet hay âm thanh, hình ảnh rõ nét từ thiết bị thông minh.

AMIS Phòng họp là giải pháp giúp doanh nghiệp loại bỏ những khó khăn thường thấy như:

• Không tự tra cứu lịch phòng họp, tốn thời gian trong việc đặt phòng dẫn đến việc đặt lịch họp khó khăn
• Nhân viên hành chính loay hoay trong việc tổng hợp và sắp xếp lịch phòng họp gây lãng phí nguồn lực
• Đồng nghiệp vô nhầm phòng họp khiến cuộc họp bị ngắt quãng thường xuyên khiến cuộc họp bị ngắt quãng

Giải pháp mà phần mềm quản lý phòng họp AMIS phòng họp giúp doanh nghiệp:

4. Điều hành cuộc họp

Có một số nguyên tắc quan trọng khi điều hành cuộc họp để đảm bảo sự hiệu quả và sự tham gia tích cực của tất cả mọi người. Dưới đây là 8 nguyên tắc quan trọng:

• Mục tiêu rõ ràng: Trước khi tổ chức cuộc họp, hãy xác định mục tiêu cụ thể của cuộc họp. Điều này giúp mọi người biết cuộc họp sẽ nói về gì và tại sao nó quan trọng.
• Lập kế hoạch cẩn thận: Chuẩn bị kế hoạch cuộc họp với lịch trình cụ thể, thời gian, và nhiệm vụ cho từng phần của cuộc họp. Đảm bảo có đủ thời gian để thảo luận một cách chi tiết và giới hạn thời gian của cuộc họp.
• Chọn người chủ trì: Chọn người chủ trì cuộc họp có kỹ năng dẫn dắt, biết quản lý thời gian, và có khả năng duyệt qua các mục tiêu một cách có hệ thống.
• Sử dụng nhiều phương tiện hỗ trợ: Sử dụng công cụ và phương tiện hỗ trợ như bảng trắng, máy chiếu, phần mềm họp trực tuyến để minh họa ý tưởng và thông tin.
• Tham gia tích cực: Khuyến khích tất cả mọi người tham gia tích cực. Điều này bao gồm việc lắng nghe và đặt câu hỏi, không chỉ người chủ trì.
• Giới hạn độ dài: Cuộc họp nên được thiết kế sao cho có thời gian hợp lý và không quá dài. Mọi người thường mất tập trung sau một khoảng thời gian nhất định.
• Theo dõi tiến độ: Theo dõi tiến độ của cuộc họp bằng cách sử dụng lịch trình. Nếu cuộc họp trễ tiến độ, hãy xem xét cắt bớt một số phần để đảm bảo kết thúc đúng giờ.
• Ghi chép và tóm tắt: Ghi chép lại những điểm quan trọng và tóm tắt quyết định, các nhiệm vụ và hạn chế thời gian cho mỗi người tham dự.

Những nguyên tắc này giúp đảm bảo cuộc họp được thực hiện một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian, và đạt được mục tiêu của nó.

5. Kết thúc cuộc họp

Sau khi những đóng góp được đưa ra, người chủ trì cần ghi lại những ý tưởng mới hay các vấn đề cần tiếp tục xem xét. Sự tập trung lắng nghe và chủ động tổng hợp sẽ giúp bạn hiểu rõ, ghi nhớ thông tin lâu hơn. Đây cũng là cơ sở để bạn đánh giá, đưa ra những quyết định kịp thời trong tương lai.

Mục tiêu cuối cùng của cuộc họp là thống nhất phương án triển khai, giúp các thành viên và phòng ban hiểu được các công việc tiếp theo. Chính vì vậy, để kết thúc cuộc họp, người lãnh đạo cần tổng kết lại các nội dung quan trọng, phân chia nhiệm vụ rõ ràng.

Đặc biệt, việc đặt ra thời hạn cho các công việc và mục tiêu của cuộc họp tới cũng là kỹ năng điều hành cuộc họp cần có. Nó cho phép đội ngũ cấp dưới xác định được công việc ưu tiên, có động lực hoàn thành và đạt được mục tiêu đề ra.

III. Những lưu ý quan trọng khi điều hành cuộc họp

1. Trước cuộc họp

• Book lịch họp trên mail, công cụ đặt phòng họp hoặc các công cụ hỗ trợ khác để đảm bảo nhân sự có không gian họp và nắm rõ về lịch họp
• Trao đổi trước với Thư ký về format Biên bản cuộc họp cần những thông tin gì để tránh thư ký nêu thiếu/thừa nội dung
• Đảm bảo các thành viên tham gia họp đúng giờ và chuẩn bị phòng họp sẵn sàng: kết nối máy chiếu, ánh sáng,…
• Gửi trước chủ đề và tài liệu liên quan đến người tham gia để các thành viên chuẩn bị trước các thắc mắc cũng như ý kiến đóng góp

2. Trong cuộc họp

Trong trường hợp cuộc họp có thể kéo dài nhiều thời gian hơn

• Người chủ trì cần rà soát một lượt những nội dung còn lại và cân nhắc xem nội dung nào có thể rút ngắn hoặc lược bớt.
• Nếu như các nội dung trong cuộc họp không thể giải quyết được trong thời gian cho phép còn lại, có thể cân nhắc đến việc tổ chức một cuộc họp bổ sung hoặc xin thêm thời gian để đảm bảo chất lượng cuộc họp
• Đảm bảo các thành viên trình bày ý kiến một cách ngắn gọn, súc tích.

Trong trường hợp cuộc họp ảm đạm, không ai nêu ý kiến

• Khuấy động bầu không khí bằng cách đưa ra các chủ đề tranh luận hoặc đặt các câu hỏi mở Áp dụng nguyên tắc “Xoay vòng” khi trao đổi, đảm bảo tất cả mọi người đều có cơ hội nêu ý kiến Khuyến khích sự giao tiếp, tương tác của các thành viên
• Nên có nhân tố “chim mồi” giúp khuấy động không khí họp và ủng hộ các quyết định của chủ trì

Trong trường hợp có xung đột giữa các thành viên, khó thống nhất ý kiến

• Giữ một “cái đầu lạnh” và thái độ bình tĩnh, nhìn mọi việc ở góc độ khách quan ổn định trật tự một cách nhẹ nhàng, tránh để “cãi vã” kéo dài
• Nhấn mạnh lại tầm quan trọng của cuộc họp và nguyên tắc tham gia cuộc họp (Mọi ý kiến không phủ nhận nhau, Giữ tinh thần cởi mở, tôn trọng nhau, Mọi thảo luận phải hướng tới mục tiêu hiệu quả: Phải có tiêu chí, định lượng cụ thể)
• Phân tích từng ý kiến một cách khách quan và đưa ra biểu quyết

3. Sau cuộc họp

• Biên bản của cuộc họp được gửi lại cho các thành viên ngay sau họp
• Theo dõi các hành động của các thành viên có đúng như đã thống nhất trong biên bản họp chưa: Deadline, Các đầu việc, nhân sự phụ trách (PIC)
• Chủ trì can thiệp kịp thời khi có dấu hiệu công việc gặp khó khăn hoặc không hoàn thành đúng kế hoạch đã thống nhất sau họp

NHẬN TƯ VẤN VÀ KHÁM PHÁ SỨC MẠNH CỦA BỘ GIẢI PHÁP MISA AMIS VĂN PHÒNG SỐ

Văn phòng số là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên trên một nền tảng hợp nhất. Doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả kinh doanh.

VIII. Kết luận 

Kỹ năng điều hành cuộc họp là một trong những kỹ năng mà bất kỳ nhà lãnh đạo nào cũng cần trau dồi. Những cuộc họp diễn ra hiệu quả sẽ giúp cho tất cả các phòng ban hay đội nhóm đạt được sự đồng thuận trong suy nghĩ và hành động. Điều này góp phần thúc đẩy mọi người nỗ lực đạt được kết quả công việc tốt hơn.