Một số kinh nghiệm trong quản lý và vận hành doanh nghiệp

Việc vận hành một cỗ máy lớn như các công ty đa chi nhánh đồng nghĩa với càng nhiều vấn đề nảy sinh. Một số mẹo sau có thể hỗ trợ bạn trong việc quản lý và vận hành doanh nghiệp hiệu quả hơn.

Đừng bao giờ “đàn áp” những nhân viên của mình! Nhiều chủ doanh nghiệp thường xuyên mặc định rằng việc tìm kiếm được nhân viên với chất lượng chuyên môn cao là yếu tố khó nhất, và là yếu tố quyết định đến việc một doanh nghiệp có thành công hay không.

Đầu tiên, hãy là một người lãnh đạo tốt. Người lãnh đạo tốt không cần phải là người giỏi nhất công ty nhưng là người nắm rõ nhất tất cả công việc trong công ty.

Người biết lắng nghe những nhân viên của mình và luôn sẵn sàng với tinh thần cầu thị. Người lãnh đạo tốt có thể đưa một công ty vực dậy nhưng nhà lãnh đạo bảo thủ cũng có thể làm sụp đổ một tập đoàn khổng lồ. Vì vậy, trước tiên, hãy chắc rằng bạn là một nhà lãnh đạo tốt.

Trong suốt các quá trình từ truyền thông, lên kế hoạch gặp đối tác hay đơn giản là phát lương thưởng, việc xây dựng một kế hoạch vận hành chi tiết là cực kì quan trọng. Kế hoạch càng đầy đủ và chi tiết, người lãnh đạo càng có cái nhìn bao quát, thuận lợi cho việc quản lý

hơn.

Mặc dù kế hoạch chi tiết đã cung cấp cho người lãnh đạo một cái nhìn đầy đủ, việc quản lý và vận hành một doanh nghiệp vẫn luôn tồn tại nhiều rủi ro bất ngờ. Chính vì vậy, người lãnh đạo cần sử dụng hệ thống vận hành như một công cụ để liên tục giám sát, đảm bảo tiến độ công việc cũng như tiếp tục đốc thúc và đảm bảo hiệu suất công việc của doanh nghiệp luôn ở mức cao nhất.

Một kế hoạch trơn tru sẽ giúp công việc diễn ra trôi chảy. Tuy vậy, bởi bản chất các doanh nghiệp vẫn có sự phụ thuộc ít nhiều vào các tổ chức, đối tác khác nhau nên sẽ có những “rủi ro bất ngờ” xảy đến vào những thời điểm then chốt. Để giảm thiểu tối đa thiệt hại trong những tình huống ấy, các nhà lãnh đạo cần luôn sẵn sàng cho mọi bất trắc bất kể thời điểm nào. Luôn nhớ: “ Khi bạn là nhà lãnh đạo, không có giờ nghỉ”.

Chỉ cần duy trì được những thói quen và lưu ý này, công việc quản lý doanh nghiệp sẽ trở nên nhẹ nhàng và hiệu quả hơn. Trong đó, riêng yếu tố về hệ thống vận hành và quản lý là cực kỳ quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nên chú ý!

Để có thể bao quát toàn bộ mọi hoạt động trong công ty, các nhà quản trị có thể sử dụng tới công cụ hỗ trợ như Phần mềm quản trị doanh nghiệp AMIS.VN có liên thông dữ liệu Kế toán – Bán hàng – Nhân sự.

5. Xây dựng mô hình làm việc sáng tạo

Mỗi doanh nghiệp cần có cách thức để xây dựng mô hình làm việc phù hợp với quy mô và ngành nghề của mình. Nhưng nhìn chung một văn phòng số sẽ phù hợp, tinh gọn và mang đến cho doanh nghiệp những lợi ích sau:

1. Tăng tính linh hoạt: Không còn bị giới hạn bởi không gian và địa điểm làm việc, ở bất cứ nhân viên cũng có thể nhận và truy cập các thông tin, thông báo.

2. Cải thiện năng suất: Theo như báo cáo của Gartner năm 2019 thì các công ty sẽ phát triển nhanh gấp 2 lần nhờ áp dụng môi trường làm việc số. Nó giúp gắn kết và thúc đẩy tinh thần làm việc của đội ngũ. Hình thức lư trữ truyền thống sẽ được thay bằng hệ thống lưu trữ đám mây. Điều này giúp việc tìm kiếm, truy cập nhanh chóng và thuận tiện cho việc chia sẻ. Điều này nghĩa là đội ngũ không còn tốn nhiều thời gian chờ đợi, rà soát số liệu, từ đó gia tăng thời gian làm việc hiệu quả.

3. Cải thiện sự hài lòng của nhân viên, gia tăng sự gắn kết: Môi trường này tạo điều kiện thuận vợi cho nhân viên có thể tự quyết hình thức làm việc, cách để nâng cao sự hài lòng và trải nghiệm của họ. Mặt khác, văn phòng số còn hỗ trợ nhân viên bằng cách trang bị công cụ xử lý nhiệm vụ thông minh, bổ sung tri thức hữu ích trong quá trình làm việc.

4. Rút ngắn thời gian phê duyệt, ký kết
Ưu điểm khác của văn phòng số là ứng dụng hợp đồng điện tử, chữ ký số từ xa. Trước đây, quá trình ký kết, phê duyệt thường tiêu tốn của doanh nghiệp nhiều thời gian, chi phí in ấn, bảo quản. Đặc biệt, những người làm công tác quản lý công văn, hóa đơn, hợp đồng thường dễ mắc lỗi chậm trễ, sai sót khi thực hiện trên giấy tờ thủ công.

5. Tăng doanh thu; Phương pháp làm việc truyền thống có nhiều hạn chế như quy trình rời rạc, thủ tục phức tạp, báo cáo chậm trễ. Doanh nghiệp thường xuyên gặp tình trạng chậm tiến độ, lãng phí ngân sách và nguồn lực. Ngược lại, văn phòng điện tử tự động hóa công tác điều hành và hoạt động đồng bộ. Doanh nghiệp quản lý tất cả hạng mục, quy trình quan trọng trên một nền tảng duy nhất. Đội ngũ nhân sự làm việc chính xác, đúng tiến độ đem lại khả năng tăng trưởng doanh thu mạnh mẽ hơn.

IV. VĂN PHÒNG SỐ MISA AMIS – GIẢI PHÁP XÂY DỰNG KHÔNG GIAN LÀM VIỆC SỐ TOÀN DIỆN

Gói giải pháp văn phòng số MISA AMIS là một trong những giải pháp phần mềm hỗ trợ kiến tạo môi trường làm việc số tối ưu nhất hiện nay. MISA AMIS đáp ứng đa dạng chức năng cho nhà lãnh đạo, quản lý và nhân viên tối đa hiệu suất công việc, linh hoạt làm việc mọi lúc mọi nơi nhờ 7 phần mềm liên kết chặt chẽ:

• MISA AMIS Công việc: Phần mềm quản lý công việc, dự án cho doanh nghiệp – cảnh báo thời hạn thông minh, cập nhật tiến độ tức thời, xuất bản báo cáo đa chiều,…
• MISA AMIS Quy trình: Phần mềm cải tiến cách thức vận hành, nâng cao năng suất nhờ tự động hệ thống quy trình.
• MISA AMIS WeSign: Phần mềm hợp đồng điện tử hỗ trợ doanh nghiệp ký kết hàng hoạt từ xa, mọi lúc mọi nơi.
• MISA AMIS Tài sản: Phần mềm theo dõi, quản lý tài sản tập trung, kiểm kê nhanh chóng.
• MISA AMIS Mạng xã hội: Nền tảng mạng xã hội nội bộ giúp doanh nghiệp truyền thông chủ trương, chính sách và xây dựng văn hóa gắn kết.
• MISA AMIS Ghi chép: Phần mềm lưu trữ tài liệu tập trung, an toàn, phân quyền tra cứu theo chức vụ và cấp độ thông tin.
• MISA AMIS Phòng họp: Phần mềm tìm kiếm, đặt trước và quản lý phòng họp, tự động gửi thông báo tham dự đến người tham gia.

Việc doanh nghiệp áp dụng mô hình làm việc sẽ giúp doanh  nghiệp của bạn vân hành một cách trơn tru hơnMISA AMIS Văn phòng số sẽ giúp doanh nghiệp của bạn thực hiện việc này một cách đơn giản hiệu quả, tạo thành nền tảng tập trung giúp tổ chức vượt qua mọi giới hạn làm việc thủ công, dẫn dắt đội ngũ tăng trưởng mạnh mẽ.