01 phút tìm hiểu về chuyển đổi số và số hóa: Sự khác biệt và ví dụ thực tế

Trong những năm gần đây, chuyển đổi số và số hóa trở thành những thuật ngữ phổ biến trong doanh nghiệp, xã hội. Tuy nhiên, giữa chúng có những sự khác biệt nhất định. Nếu không phân biệt được, doanh nghiệp có thể lầm tưởng về thành công trong quá trình chuyển đổi số của mình. 

Trong bài viết này, hãy cùng MISA AMIS phân biệt và làm rõ mối quan hệ của 2 thuật ngữ này để có thể đẩy nhanh, nâng cao hiệu quả chuyển đổi số.

1. Chuyển đổi số và số hóa là gì?

1.1 Số hóa

Số hóa (hay digitalization) là quá trình chuyển đổi thông tin, dữ liệu, quy trình và quy trình truyền thống sang dạng số, tức là dạng mã hoá điện tử. Để thực hiện được điều này, doanh nghiệp sẽ cần đến sự trợ giúp của các ứng dụng công nghệ. 

Số hóa sẽ bao gồm 2 quy trình chủ yếu là số hóa thông tin và số hóa quy trình. 

• Số hóa thông tin: Chuyển đổi dữ liệu từ dạng vật lý (analog) sang dạng kỹ thuật số (digital). Ví dụ, trước đây doanh nghiệp lưu trữ thông tin trên giấy, khi áp dụng số hóa thông tin, dữ liệu được lưu dưới dạng file điện tử như word, excel, pdf trên máy tính.
• Số hóa quy trình: Áp dụng công nghệ để tự động hóa quy trình làm việc trong doanh nghiệp. Ví dụ, trước đây doanh nghiệp ký hợp đồng giấy. Nhưng sau khi áp dụng số hóa, doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số, hợp đồng điện tử để mọi cá nhân tham gia vào quy trình này có thể ký hợp đồng mọi lúc, mọi nơi. 

Như vậy, hiểu đơn giản, số hóa vẫn phương thức duy trì hoạt động truyền thống nhưng nó được thực hiện nhanh hơn, tốt hơn, thuận hơn. Nó sẽ là một phần của chuyển đổi số, thường là giai đoạn đầu và không thay đổi cách thức hay tạo ra hình thức kinh doanh mới cho doanh nghiệp. 

1.2 Chuyển đổi số

Chuyển đổi số là quá trình thay đổi toàn diện từ cách thức hoạt động, tư duy con người, văn hóa doanh nghiệp để tạo ra sự phát triển đột phá. Chuyển đổi số sẽ có phạm vi tác động rộng hơn và số hóa là một quá trình bắt buộc phải có để doanh nghiệp chuyển đổi số thành công. 

Ví dụ, nếu muốn xây dựng văn phòng số, xóa bỏ giấy tờ thì doanh nghiệp sẽ cần số hóa thông tin và số hóa quy trình bằng việc sử dụng hợp đồng điện tử, chữ ký điện tử, tự động hóa quy trình ký kết. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần liên kết dữ liệu giữa các phòng ban trong doanh nghiệp, truyền thông/đào tạo nhân viên để đội ngũ chủ động thực hiện một cách hiệu quả. 

Tóm lại, chuyển đối số không chỉ xoay quanh việc sử dụng công nghệ để cải thiện quy trình hoạt động hiện tại, mà còn thay đổi cách thức doanh nghiệp tư duy, tổ chức và xây dựng văn hóa. Quá trình này đòi đòi hỏi sự tham gia và cam kết từ toàn bộ tổ chức, từ cấp lãnh đạo đến nhân viên.

2. Chuyển đổi số và số hóa: mối quan hệ và sự khác biệt

2.1 Mối liên hệ giữa chuyển đổi số và số hóa

Cả chuyển đổi số và số hóa đều được thực hiện dựa trên nền tảng công nghệ thông minh nhằm mang lại lợi ích cho doanh nghiệp. 

Tuy nhiên, số hóa chính là giai đoạn đầu của chuyển đổi số. Doanh nghiệp muốn chuyển đổi số thành công thì cần phải làm tốt giai đoạn số hóa. Số hóa sẽ tạo cơ sở để doanh nghiệp làm quen với hoạt động chuyển đổi số, cũng như hiểu rõ hơn về tiềm năng, lợi ích của công nghệ và tạo động lực để đội ngũ thực hiện các bước tiếp theo. 

Bước số hóa cung cấp cơ sở để thu thập và lưu trữ dữ liệu số từ các hoạt động kinh doanh. Từ việc phân tích, khai thác dữ liệu, doanh nghiệp có thể tối ưu các quy trình, trải nghiệm khách hàng, đưa ra các quyết định chính xác hơn. Do đó, chuyển đổi số thành công hay thất bại thì phụ thuộc lớn vào kết quả của giai đoạn số hóa.

Hiện nay, các doanh nghiệp Việt Nam phần lớn đang ở giai đoạn đầu tiên của chuyển đổi số đó là số hóa. Tuy nhiên, do không phân biệt 2 quá trình này nên nhiều doanh nghiệp chỉ đang ở bước số hóa đã lầm tưởng mình chuyển đổi số thành công.

Chính vì vậy, nhận biết mình đang ở đâu sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra được các hành động phù hợp nhằm đẩy nhanh tốc độ chuyển đổi số.

2.2 Sự khác biệt giữa chuyển đổi số và số hóa

3. Ví dụ về chuyển đổi số và số hóa 

Starbucks là một trong số cái tên nổi bật đã thực hiện chuyển đổi số thành công. 

3.1 Thực trạng trước khi chuyển đổi, số hóa

Trước khi chuyển đổi số, Starbucks là một chuỗi cửa hàng cà phê với hơn 30.000 cửa hàng trên khắp thế giới. Xây dựng một thương hiệu mạnh mẽ trong ngành công nghiệp cà phê, tuy nhiên, hệ thống giao dịch và quản lý cửa hàng của Starbucks vẫn được thực hiện theo cách truyền thống. 

Điều này không chỉ khiến hiệu suất bị ảnh hưởng mà còn có thể gặp phải những rủi ro trong việc quản lý, theo dõi doanh thu và tương tác với khách hàng.

3.2 Quá trình chuyển đổi số

Starbucks đã thực hiện một loạt các biện pháp để cải thiện hiệu quả hoạt động của họ và cung cấp trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng. Quá trình này bao gồm:

• Ứng dụng di động: Starbucks đã phát triển một ứng dụng di động cho phép khách hàng đặt hàng và thanh toán trước. Điều này giúp giảm thời gian chờ đợi và tăng tính tiện lợi cho khách hàng và tăng tốc độ phục vụ, hiệu suất cho thương hiệu cà phê này.

• Chương trình thẻ thành viên: Xây dựng chương trình membership với nhiều ưu đãi hấp dẫn, khuyến khích khách hàng thường xuyên quay lại và tích lũy điểm thưởng.
• Internet of Things (IoT): Starbucks đã áp dụng công nghệ IoT để theo dõi thông số kỹ thuật, tự động cảnh báo hàng tồn kho và tối ưu hóa quy trình hoạt động của cửa hàng.
• Phân tích dữ liệu và trí tuệ nhân tạo: Họ đã sử dụng dữ liệu từ các giao dịch và tương tác khách hàng để phân tích xu hướng, định hướng tiêu chuẩn chất lượng và cải thiện chiến lược tiếp thị.

3.3 Thay đổi và kết quả đạt được

Nhờ quá trình chuyển đổi số và số hóa, Starbucks đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể:

• Tăng trải nghiệm khách hàng: Khách hàng có thể đặt hàng trước và tránh thời gian chờ đợi lâu, đồng thời nhận được các ưu đãi từ chương trình thành viên.
• Tăng hiệu suất hoạt động: Starbucks đã giảm thiểu lãng phí, tối ưu hóa tồn kho và quy trình hoạt động, giúp cửa hàng hoạt động hiệu quả hơn.
• Tăng doanh số bán hàng: Nhờ ứng dụng di động và chương trình thành viên hấp dẫn, Starbucks thu hút thêm khách hàng mới và giữ chân khách hàng cũ, nhờ đó tăng doanh số bán hàng.
• Hiểu rõ hơn về khách hàng: Nhờ phân tích dữ liệu, Starbucks có cái nhìn sâu sắc hơn về xu hướng và sở thích của khách hàng, từ đó tùy chỉnh các chiến lược tiếp thị và sản phẩm phù hợp hơn.

Tóm lại, quá trình chuyển đổi số và số hóa của Starbucks đã cải thiện không chỉ hiệu quả hoạt động của họ mà còn cải thiện trải nghiệm khách hàng và doanh số bán hàng. Đây là một ví dụ điển hình về cách công ty có thể áp dụng công nghệ và chuyển đổi số để tăng cường cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.

4. Giải pháp chuyển đổi số và số hóa hiệu quả cho doanh nghiệp

Trong quá trình tư vấn, cung cấp giải pháp chuyển đổi số cho hơn 250.000+ doanh nghiệp, phần lớn khách hàng của chúng tôi đều gặp chung 1 vấn đề. Ở giai đoạn số hóa, các doanh nghiệp không có lộ trình mà sử dụng các phần mềm khác nhau cho từng phòng ban tùy theo thời điểm phát sinh nhu cầu.

Lúc này, thông tin có thể được số hóa. Tuy nhiên, dữ liệu sẽ bị phân mảnh ở rất nhiều kênh, phần mềm khác nhau. Khi cần tập trung dữ liệu để phục vụ cho việc tối ưu quy trình, cải thiện trải nghiệm khách hàng hay đưa ra các chiến lược kinh doanh chính xác hơn thì doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn bất tiện.

• Đội ngũ phải tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn, tốn rất nhiều thời gian công sức nhưng dữ liệu vẫn có thể sai sót, công việc chồng chéo.
• Không kết nối được dữ liệu từ các chi nhánh, địa điểm kinh doanh,… để hội tụ đầy đủ dữ liệu phục vụ điều hành, người quản lý khó nhìn ra bức tranh toàn cảnh về doanh nghiệp. 
• Không liên thông, kết nối được dữ liệu giữa các phòng ban dẫn đến công việc chồng chéo, khó tạo ra được các quy trình liền mạch giữa các phòng ban. 

Nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS được ra đời hỗ trợ doanh nghiệp tháo gỡ những khó khăn thường gặp để chuyển đổi số thành công. 

MISA AMIS là giải pháp chuyển đổi số toàn diện, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp theo từng giai đoạn.

Với MISA AMIS, doanh nghiệp có thể chuyển đổi số toàn diện các nghiệp vụ cốt lõi như Tài chính – Kế toán, Marketing – Bán hàng, Nhân sự, Quản lý – Điều hành trên 1 nền tảng duy nhất. Mỗi phân hệ được chia thành hàng chục ứng dụng nên doanh nghiệp có thể lựa chọn các phần mềm phù hợp với nhu cầu ở từng giai đoạn để tiết kiệm chi phí. 

Ở giai đoạn đầu của chuyển đổi số, doanh nghiệp số hóa hoạt động ở từng phòng ban như:

• Tài chính – kế toán: Kế toán, Hóa đơn điện tử, Chữ ký số,…
• Marketing – Bán hàng: CRM, Marketing automation, Quản lý khuyến mại,…
• Quản trị nhân sự: Chấm công,  Tuyển dụng, Tiền lương, BHXH,…
• Quản lý – điều hành: Quản lý công việc, Quản lý quy trình, Ký tài liệu số, Mạng xã hội doanh nghiệp, Quản lý phòng họp,…

Với những ưu điểm nổi bật không phải giải pháp nào cũng có, MISA AMIS giúp doanh nghiệp dễ dàng chuyển đổi số thành công.

Toàn bộ dữ liệu doanh nghiệp hội tụ trên một nền tảng: MISA AMIS liên thông chặt chẽ các phòng ban bên trong doanh nghiệp và được tích hợp với 1000+ đối tác bên ngoài như Thuế, Ngân hàng, sàn TMĐT, Logistics,… nên toàn bộ dữ liệu được tập trung trên 1 nền tảng. Với hệ thống báo cáo chính xác, đa chiều về tình hình hoạt động, nhà quản lý dễ dàng đưa ra các quyết định kịp thời. 

Tự động hóa quy trình làm việc liên thông giữa các bộ phận: Ngoài việc liên thông dữ liệu, MISA AMIS cho phép doanh nghiệp thiết lập các quy trình phối hợp liên phòng ban. Các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đúng chức năng công việc và phối hợp với nhau một cách trơn tru. Cùng với đó, nhà quản lý nhanh chóng nắm bắt được những lỗ hổng trong quy trình để chỉ đạo kịp thời.

Nâng cao hiệu suất toàn doanh nghiệp: Không chỉ loại bỏ các thao tác thủ công, MISA AMIS đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ quản lý điều hành và giám sát công việc của doanh nghiệp. Nhân sự có thể làm việc mọi lúc – mọi nơi, chủ động tự đánh giá và quản lý công việc của mình. Đồng thời, người quản lý nắm bắt được các phát sinh, cân đối nguồn lực và phân bổ công việc theo khối lượng. Nhờ đó, năng suất lao động toàn doanh nghiệp được nâng cao.

Tối ưu trải nghiệm khách hàng: MISA AMIS cung cấp cho doanh nghiệp công cụ mạnh mẽ để tối ưu trải nghiệm khách hàng từ giai đoạn pre-sales, sales cho đến after-sales. Doanh nghiệp có thể tương tác với khách hàng đúng lúc, đúng thời điểm với các thông điệp cá nhân hóa. Nhờ đó, trải nghiệm khách hàng sẽ được tối ưu, tỷ lệ chuyển đổi và khách hàng trung thành được cải thiện hiệu quả. Cuối cùng, sức cạnh tranh của doanh nghiệp được nâng cao.

Nâng cao năng lực cạnh tranh: Khi năng suất được nâng cao, trải nghiệm khách hàng được cải thiện, doanh nghiệp dễ dàng đạt được lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Việc ứng dụng MISA AMIS vào hoạt động cũng hỗ trợ doanh nghiệp thích ứng linh hoạt với sự biến động của thị trường.

Xem thêm: 6 tính năng ưu việt của nền tảng chuyển đổi số toàn diện MISA AMIS

5. Kết luận

Chuyển đổi số và số hóa (bước đầu của chuyển đổi số) đều là các tiến trình mà doanh nghiệp Việt Nam đang hướng tới. Để chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp cần thực hiện tốt giai đoạn số hóa, đầu tư vào con người, xây dựng văn hóa.

Hy vọng bài viết đã đem đến những thông tin quan trọng để doanh nghiệp xác định được vị trí và định hướng rõ ràng về hành trình chuyển đổi số của mình.