Phân biệt chuyển đổi số và số hóa – 2 khái niệm hay bị nhầm lẫn

Chuyển đổi số và số hóa đang là hai khái niệm được nhắc đến nhiều trong thời đại công nghệ bùng nổ hiện nay. Tuy nhiên, nhiều người vẫn thường xuyên sử dụng chúng thay thế cho nhau một cách không chính xác. Thực tế, mặc dù có liên quan mật thiết, hai khái niệm này lại mang những nội hàm khác biệt căn bản. Cùng tìm hiểu chi tiết sự khác biệt giữa số hoá và chuyển đổi số trong bài viết dưới đây nhé!

1. Chuyển đổi số và số hóa là gì?

1.1 Số hóa

Số hóa (hay digitalization) là quá trình chuyển đổi thông tin, dữ liệu, quy trình và quy trình truyền thống sang dạng số, tức là dạng mã hoá điện tử. Để thực hiện được điều này, doanh nghiệp sẽ cần đến sự trợ giúp của các ứng dụng công nghệ. 

Số hóa sẽ bao gồm 2 quy trình chủ yếu là số hóa thông tin và số hóa quy trình. 

• Số hóa thông tin: Chuyển đổi dữ liệu từ dạng vật lý (analog) sang dạng kỹ thuật số (digital). Ví dụ, trước đây doanh nghiệp lưu trữ thông tin trên giấy, khi áp dụng số hóa thông tin, dữ liệu được lưu dưới dạng file điện tử như word, excel, pdf trên máy tính.
• Số hóa quy trình: Áp dụng công nghệ để tự động hóa quy trình làm việc trong doanh nghiệp. Ví dụ, trước đây doanh nghiệp ký hợp đồng giấy. Nhưng sau khi áp dụng số hóa, doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số, hợp đồng điện tử để mọi cá nhân tham gia vào quy trình này có thể ký hợp đồng mọi lúc, mọi nơi. 

Như vậy, hiểu đơn giản, số hóa vẫn phương thức duy trì hoạt động truyền thống nhưng nó được thực hiện nhanh hơn, tốt hơn, thuận hơn. Nó sẽ là một phần của chuyển đổi số, thường là giai đoạn đầu và không thay đổi cách thức hay tạo ra hình thức kinh doanh mới cho doanh nghiệp. 

1.2 Chuyển đổi số

Chuyển đổi số là quá trình thay đổi toàn diện từ cách thức hoạt động, tư duy con người, văn hóa doanh nghiệp để tạo ra sự phát triển đột phá. Chuyển đổi số sẽ có phạm vi tác động rộng hơn và số hóa là một quá trình bắt buộc phải có để doanh nghiệp chuyển đổi số thành công. 

Ví dụ, nếu muốn xây dựng văn phòng số, xóa bỏ giấy tờ thì doanh nghiệp sẽ cần số hóa thông tin và số hóa quy trình bằng việc sử dụng hợp đồng điện tử, chữ ký điện tử, tự động hóa quy trình ký kết. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần liên kết dữ liệu giữa các phòng ban trong doanh nghiệp, truyền thông/đào tạo nhân viên để đội ngũ chủ động thực hiện một cách hiệu quả. 

Từ ví dụ trên, chúng ta có thể thấy, trong chuyển đổi số có 3 khái niệm gồm: Số hoá (Digitization), Công nghệ số hoá (Digitalization) và Chuyển đổi số (Digital Transformation). Trong đó:

• Số hoá (Digitization): Là hoạt động đưa những thông tin dạng bản cứng thành dữ liệu số. Ví dụ: máy scan tài liệu trên giấy thành file PDF lưu trữ trên máy, chuyển từ hoá đơn giấy sang hoá đơn điện tử.
• Công nghệ số hoá (Digitalization): Là quy trình giúp doanh nghiệp sử dụng thông tin đã được số hoá một cách hiệu quả hơn. Phần lớn các doanh nghiệp Việt Nam đang ở giai đoạn này.
• Chuyển đổi số (Digital Transformation): Đây là bước nối tiếp cho 2 khái niệm kể trên. Digital Transformation thay đổi cách chúng ta phát triển doanh nghiệp của mình, tác động trực tiếp đến quy trình vận hành nội bộ, trải nghiệm khách hàng hay tiếp cận khách hàng mới.

Đọc thêm: Chuyển đổi số trong ngành bán hàng B2B

2. Phân biệt chuyển đổi số và số hóa: Điểm giống và khác nhau

2.1. Điểm giống nhau của chuyển đổi số và số hoá

Số hoá và chuyển đổi số khác nhau về mức độ và phạm vi, nhưng có nhiều điểm giống nhau cốt lõi. Có thể tóm gọn như sau:

• Đều dựa trên công nghệ số: Cả số hoá và chuyển đổi số đều lấy công nghệ làm nền tảng, sử dụng phần mềm, hệ thống dữ liệu và các nền tảng số để thay thế cách làm thủ công, giúp tổ chức vận hành hiệu quả và có tính kết nối cao hơn.
• Đều chuyển dữ liệu từ dạng thủ công sang dạng số: Hai khái niệm này cùng hướng tới việc biến hồ sơ giấy, thông tin rời rạc thành dữ liệu điện tử có cấu trúc, tạo điều kiện cho lưu trữ, tra cứu và khai thác dữ liệu một cách thuận tiện.
• Đều nhằm nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc: Việc ứng dụng công nghệ trong cả số hoá và chuyển đổi số giúp giảm thời gian xử lý công việc, hạn chế sai sót do con người và nâng cao năng suất cá nhân cũng như hiệu quả chung của tổ chức.
• Đều làm thay đổi cách con người làm việc: Khi áp dụng số hoá hay chuyển đổi số, nhân sự buộc phải thay đổi thói quen làm việc, tiếp cận công cụ mới và tuân thủ quy trình số, trong đó yếu tố con người đóng vai trò quyết định sự thành công.
• Đều là xu hướng phát triển tất yếu của tổ chức: Trong môi trường kinh doanh hiện đại, số hoá và chuyển đổi số đều trở thành yêu cầu bắt buộc để doanh nghiệp thích nghi, phát triển bền vững và tạo nền tảng cho lợi thế cạnh tranh dài hạn.

2.2 Sự khác biệt giữa chuyển đổi số và số hóa

Sau khi tìm hiểu riêng lẻ về khái niệm số hóa và chuyển đổi số, chúng ta có thể thấy hai khái niệm này thường bị nhầm lẫn vì đều liên quan đến việc ứng dụng công nghệ số. Tuy nhiên, bản chất và phạm vi của chúng hoàn toàn khác biệt.

Số hóa chỉ là bước khởi đầu – chuyển đổi dữ liệu từ dạng truyền thống sang dạng kỹ thuật số, trong khi chuyển đổi số là một quá trình chiến lược toàn diện, thay đổi sâu sắc cách thức vận hành và tạo ra giá trị mới cho doanh nghiệp.

Để dễ hình dung hơn, dưới đây là bảng so sánh chi tiết các điểm giống và khác nhau chính giữa số hóa và chuyển đổi số:

Tìm hiểu thêm: [Cập nhật mới nhất] Đánh giá chuyển đổi số của doanh nghiệp – Bộ chỉ số DBI 

3. Ví dụ thực tế phân biệt chuyển đổi số và số hóa

5. Giải pháp chuyển đổi số và số hóa hiệu quả cho doanh nghiệp

Trong quá trình tư vấn, cung cấp giải pháp chuyển đổi số cho hơn 250.000+ doanh nghiệp, phần lớn khách hàng của chúng tôi đều gặp chung 1 vấn đề. Ở giai đoạn số hóa, các doanh nghiệp không có lộ trình mà sử dụng các phần mềm khác nhau cho từng phòng ban tùy theo thời điểm phát sinh nhu cầu.

Lúc này, thông tin có thể được số hóa. Tuy nhiên, dữ liệu sẽ bị phân mảnh ở rất nhiều kênh, phần mềm khác nhau. Khi cần tập trung dữ liệu để phục vụ cho việc tối ưu quy trình, cải thiện trải nghiệm khách hàng hay đưa ra các chiến lược kinh doanh chính xác hơn thì doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn bất tiện.

• Đội ngũ phải tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn, tốn rất nhiều thời gian công sức nhưng dữ liệu vẫn có thể sai sót, công việc chồng chéo.
• Không kết nối được dữ liệu từ các chi nhánh, địa điểm kinh doanh,… để hội tụ đầy đủ dữ liệu phục vụ điều hành, người quản lý khó nhìn ra bức tranh toàn cảnh về doanh nghiệp. 
• Không liên thông, kết nối được dữ liệu giữa các phòng ban dẫn đến công việc chồng chéo, khó tạo ra được các quy trình liền mạch giữa các phòng ban. 

Nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS được ra đời hỗ trợ doanh nghiệp tháo gỡ những khó khăn thường gặp để chuyển đổi số thành công. 

MISA AMIS là giải pháp chuyển đổi số toàn diện, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp theo từng giai đoạn.

Dùng thử miễn phí

Với MISA AMIS, doanh nghiệp có thể chuyển đổi số toàn diện các nghiệp vụ cốt lõi như Tài chính – Kế toán, Marketing – Bán hàng, Nhân sự, Quản lý – Điều hành trên 1 nền tảng duy nhất. Mỗi phân hệ được chia thành hàng chục ứng dụng nên doanh nghiệp có thể lựa chọn các phần mềm phù hợp với nhu cầu ở từng giai đoạn để tiết kiệm chi phí. 

Ở giai đoạn đầu của chuyển đổi số, doanh nghiệp số hóa hoạt động ở từng phòng ban như:

• Tài chính – kế toán: Kế toán, Hóa đơn điện tử, Chữ ký số,…
• Marketing – Bán hàng: CRM, Marketing automation, Quản lý khuyến mại,…
• Quản trị nhân sự: Chấm công,  Tuyển dụng, Tiền lương, BHXH,…
• Quản lý – điều hành: Quản lý công việc, Quản lý quy trình, Ký tài liệu số, Mạng xã hội doanh nghiệp, Quản lý phòng họp,…

Với những ưu điểm nổi bật không phải giải pháp nào cũng có, MISA AMIS giúp doanh nghiệp dễ dàng chuyển đổi số thành công.

Toàn bộ dữ liệu doanh nghiệp hội tụ trên một nền tảng: MISA AMIS liên thông chặt chẽ các phòng ban bên trong doanh nghiệp và được tích hợp với 1000+ đối tác bên ngoài như Thuế, Ngân hàng, sàn TMĐT, Logistics,… nên toàn bộ dữ liệu được tập trung trên 1 nền tảng. 

Tự động hóa quy trình làm việc liên thông giữa các bộ phận: Ngoài việc liên thông dữ liệu, MISA AMIS cho phép doanh nghiệp thiết lập các quy trình phối hợp liên phòng ban. Các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đúng chức năng công việc và phối hợp với nhau một cách trơn tru.

Nâng cao hiệu suất toàn doanh nghiệp: Không chỉ loại bỏ các thao tác thủ công, MISA AMIS đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ quản lý điều hành và giám sát công việc của doanh nghiệp. Nhân sự có thể làm việc mọi lúc – mọi nơi, chủ động tự đánh giá và quản lý công việc của mình.

Tối ưu trải nghiệm khách hàng: MISA AMIS cung cấp cho doanh nghiệp công cụ mạnh mẽ để tối ưu trải nghiệm khách hàng từ giai đoạn pre-sales, sales cho đến after-sales. Doanh nghiệp có thể tương tác với khách hàng đúng lúc, đúng thời điểm với các thông điệp cá nhân hóa. 

Nâng cao năng lực cạnh tranh: Khi năng suất được nâng cao, trải nghiệm khách hàng được cải thiện, doanh nghiệp dễ dàng đạt được lợi thế cạnh tranh trên thị trường. 

Đăng kí ngay tài khoản dùng thử 14 ngày để trải nghiệm nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS:

5. Kết luận

Quá trình số hóa và chuyển đổi số là hành trình không thể tránh khỏi đối với các doanh nghiệp trong thời đại ngày nay. Đây không đơn thuần là việc ứng dụng công nghệ mới mà là sự thay đổi toàn diện về cách doanh nghiệp vận hành, phục vụ khách hàng và tạo ra giá trị. Các doanh nghiệp cần có chiến lược rõ ràng, đầu tư vào con người và công nghệ, đồng thời xây dựng văn hóa đổi mới để thành công trong quá trình chuyển đổi số.

Hy vọng bài viết đã đem đến những thông tin quan trọng để doanh nghiệp xác định được vị trí và định hướng rõ ràng về hành trình chuyển đổi số của mình.