Xây dựng văn hóa số – Chìa khóa chuyển đổi số thành công của doanh nghiệp

Sau đại dịch Covid, tất cả các công ty đều cần đẩy mạnh việc xây dựng văn hóa số để tạo ra năng lực vận hành và thích ứng nhanh chóng, hiệu quả.

Vậy văn hóa số là gì? Làm thế nào để doanh nghiệp xây dựng văn hóa thành công? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu ngay.

1. Văn hóa số là gì

Văn hóa số là sự kết hợp giữa việc áp dụng công nghệ số và khả năng hiểu sâu sắc dữ liệu để ra quyết định, đồng thời đặt khách hàng làm trọng tâm trong mọi hoạt động. Điều này còn đi kèm với việc thúc đẩy tinh thần hợp tác và đổi mới bên trong tổ chức (Diễn đàn Kinh tế Thế giới – World Economic Forum WEF).

Nói cách khác, văn hóa số là tập hợp các giá trị, niềm tin cùng hành vi của cá nhân và tổ chức trong kỷ nguyên kỹ thuật số. Nó phản ánh cách thức con người sử dụng công nghệ, giao tiếp, tương tác và ứng phó với những thách thức hoặc cơ hội mà xã hội số mang lại.

Văn hóa số được hình thành trong suốt hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp, khi công nghệ được tích hợp vào mọi hoạt động và quy trình quản lý. Những tiến bộ về công nghệ sẽ làm thay đổi cách thức các bộ phận trong doanh nghiệp tương tác với nhau, góp phần định hình tư duy và thái độ của nhân sự. Họ sẽ phát triển cách làm việc và hợp tác dựa trên nền tảng công nghệ, tạo ra giá trị mới và hình thành những hành vi mới mẻ.

Việc xây dựng văn hóa số không chỉ là quá trình củng cố những giá trị cơ bản và hành vi trong doanh nghiệp mà còn tạo ra môi trường thuận lợi cho chuyển đổi số. Đây cũng là cách để nhận diện và giải quyết các thách thức văn hóa hiện tại, từ đó giúp tổ chức đạt được những bước đột phá quan trọng hướng tới tương lai.

>> Tham khảo: Top 15+ phần mềm quản trị doanh nghiệp hiệu quả năm 2024

2. Tại sao doanh nghiệp phải xây dựng văn hóa số?

Chuyển đổi số là quá trình doanh nghiệp tạo ra những năng lực vận hành mới, hiệu quả cao hơn. Điều này dẫn đến các cơ hội phát triển, các mô hình kinh doanh mới được khai thác và xuất hiện nhiều hơn. Có thể nói, việc xây dựng văn hóa số là quá trình bắt đầu trong một quá trình không ngừng đổi mới theo mô hình phát triển hiện đại, hội nhập của các doanh nghiệp. 

Trong quá trình đó, doanh nghiệp sẽ phải thay đổi mọi thứ từ cơ sở vật chất như công nghệ mới nhất, xây dựng hệ thống cơ sở hạ tầng hay thiết lập các quy trình mới… Tuy nhiên, nếu không có sự trợ giúp của nhân viên – nguồn nhân lực cốt lõi của công ty thì rất khó để chuyển đổi sang giá trị mới thành công.

Quá trình chuyển đổi không phải chỉ là trách nhiệm của riêng ban lãnh đạo mà còn của những cá nhân tham gia vào trong quá trình đó. Do vậy, để mọi cá nhân trong công ty đồng lòng, gắn kết chặt chẽ trong quá trình chuyển đổi số, doanh nghiệp cần vạch ra các bước xây dựng văn hóa số chi tiết, phù hợp.

Văn hóa số được hình thành dựa trên quy trình chuyển đổi số của doanh nghiệp, khi doanh nghiệp ứng dụng các công nghệ mới vào trong quá trình hoạt động, vận hành. Các công nghệ tạo ra các tác động và thay đổi trong cách thức liên kết trong và giữa các bộ phận, tạo ra niềm tin của mỗi nhân sự đối với tổ chức chung. Đội ngũ cùng nhau tư duy, hành động và hợp tác trong môi trường công nghệ tạo nên các chuỗi giá trị văn hóa doanh nghiệp mới. 

Xem thêm: Những lợi ích của việc số hóa doanh nghiệp nhà quản trị cần biết

3. 4 trụ cột của văn hóa số trong doanh nghiệp

Theo Diễn đàn Kinh tế Thế giới (WEF), văn hóa số thành công bao gồm 4 trụ cột chính là: khách hàng là trung tâm, kết nối dữ liệu, đổi mới và hợp tác.

Đồng thời, 4 yếu tố này cần được xây dựng trên nền tảng của một doanh nghiệp có mục tiêu và sứ mệnh gắn kết với môi trường, xã hội và quản trị. Đây là cách doanh nghiệp tạo ra cam kết, hành động nội tại và xuyên suốt để thúc đẩy sự phát triển bền vững.

3.1. Đặt khách hàng là trung tâm

Chuyển đổi số không chỉ đơn thuần là thay đổi mô hình kinh doanh mà còn là việc điều chỉnh chiến lược theo thị trường mới. Khách hàng đóng vai trò quyết định trong sự thành công của doanh nghiệp, do đó, trải nghiệm của khách hàng giữ vai trò cốt lõi.

Sử dụng công nghệ số để theo dõi và phân tích dữ liệu khách hàng giúp doanh nghiệp nắm bắt thông tin quan trọng và tạo cơ sở cho quá trình ra quyết định, xây dựng chiến lược hiệu quả hơn. Chẳng hạn, việc áp dụng các hệ thống CRM cho phép doanh nghiệp thu thập thông tin khách hàng chi tiết, từ đó điều chỉnh sản phẩm hoặc dịch vụ để đáp ứng nhu cầu thị trường.

3.2. Tư duy dựa trên dữ liệu

Tư duy dựa trên dữ liệu là một yếu tố quan trọng trong văn hóa số. Việc sử dụng và phân tích dữ liệu giúp doanh nghiệp:

• Hiểu sâu về khách hàng: Dữ liệu cung cấp thông tin về nhu cầu, sở thích, và hành vi mua sắm, từ đó doanh nghiệp có thể phát triển các sản phẩm và trải nghiệm phù hợp, gia tăng sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng.

• Nắm bắt xu hướng: Dữ liệu giúp doanh nghiệp theo dõi và dự đoán các xu hướng thị trường, cho phép điều chỉnh chiến lược kinh doanh kịp thời.

• Tăng tính cạnh tranh: Phân tích dữ liệu đối thủ giúp doanh nghiệp xác định điểm mạnh, điểm yếu của thị trường, từ đó xây dựng chiến lược cạnh tranh hiệu quả.

Ví dụ, công ty sử dụng các hệ thống phân tích dữ liệu (Business Intelligence) để đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu thực tế, thay vì chỉ dựa vào cảm tính. Điều này giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong các quyết định kinh doanh.

Đọc ngay: Xây dựng văn hóa số trong kỷ nguyên AI: Tại sao và làm thế nào để tạo nên sức mạnh lớn nhất cho tổ chức?

3.3. Đổi mới

Để thành công trong văn hóa số, doanh nghiệp cần tìm kiếm những ý tưởng mới và sẵn sàng đối mặt với thách thức. Bởi lẽ, chuyển đổi số là một hành trình liên tục, đòi hỏi sự linh hoạt, thích nghi nhanh chóng với những thay đổi của thị trường, công nghệ và nhu cầu của khách hàng. Ví dụ, một công ty thương mại điện tử cần liên tục cải tiến hệ thống thanh toán và giao hàng để đảm bảo trải nghiệm người dùng tốt nhất.

3.4. Hợp tác

Văn hóa số vững mạnh không chỉ thể hiện qua sự hợp tác nội bộ mà còn ở việc kết nối với bên ngoài. Doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ chặt chẽ giữa các phòng ban, tối ưu hóa nguồn lực thông qua việc chia sẻ dữ liệu và ý tưởng.

Bên cạnh đó, việc hợp tác với đối tác bên ngoài như nhà cung cấp, đối tác công nghệ cũng là một phần quan trọng. Trong một thế giới kết nối phẳng, tư duy hợp tác “win-win” giúp doanh nghiệp cập nhật kịp thời trước mọi biến động của thị trường.

MISA AMIS là nền tảng hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động, thúc đẩy hiệu quả vận hành và xây dựng một văn hóa số mạnh mẽ. Với hơn 30 năm kinh nghiệm trong việc phát triển phần mềm và xây dựng văn hóa doanh nghiệp, MISA AMIS giúp doanh nghiệp thực hiện thành công 7 thuộc tính cốt lõi của văn hóa số, đồng thời cải thiện hiệu quả truyền thông nội bộ.

Dùng thử miễn phí

• Lấy khách hàng làm trung tâm: Phần mềm quản lý khách hàng của MISA AMIS cho phép doanh nghiệp theo dõi hành vi và nhu cầu khách hàng một cách chi tiết. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể cải thiện dịch vụ và tăng cường sự hài lòng của khách hàng trong suốt vòng đời.
• Đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu: Hệ sinh thái MISA AMIS với hơn 40 ứng dụng quản trị toàn diện các lĩnh vực như tài chính, kế toán, marketing, nhân sự, quản lý công việc, giúp tổng hợp toàn bộ dữ liệu trên một nền tảng duy nhất. Điều này cho phép lãnh đạo đưa ra các quyết định chính xác và tối ưu hiệu quả kinh doanh.
• Linh hoạt và thích ứng: MISA AMIS giúp doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh quy trình theo những thay đổi trong môi trường kinh doanh. Phần mềm còn cung cấp tính năng tùy chỉnh cao, đáp ứng mọi nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp.
• Khuyến khích đổi mới: Nền tảng cung cấp các giải pháp kỹ thuật số tiên tiến như tự động hóa quy trình, quản lý tài chính, nhân sự, và CRM, thúc đẩy doanh nghiệp tìm kiếm cách tiếp cận mới, hiệu quả hơn trong quản lý.
• Tư duy số hóa: MISA AMIS được thiết kế để tích hợp vào hoạt động kinh doanh hàng ngày, khuyến khích sử dụng các giải pháp số hóa trong việc giải quyết vấn đề và tự động hóa quy trình.
• Văn hóa mở: MISA AMIS hỗ trợ tạo ra văn hóa minh bạch trong doanh nghiệp thông qua hệ thống báo cáo và dashboard dễ tiếp cận, giúp mọi người trong tổ chức hiểu rõ về tình hình hoạt động và kết quả kinh doanh.
• Hợp tác: Phần mềm tạo ra môi trường cộng tác hiệu quả giữa các phòng ban và nhân viên thông qua nền tảng chia sẻ thông tin, quản lý dự án, và trao đổi dữ liệu.

Mời bạn trải nghiệm MISA AMIS để xây dựng văn hóa số để tạo nên sức cạnh tranh mạnh mẽ ngay hôm nay

4. Các đặc điểm nổi bật của văn hóa số 

Dựa trên nền tảng văn hóa số, doanh nghiệp sẽ tạo ra được nguồn nhân lực với những giá trị nổi bật như tư duy đột phá, đa dạng ý tưởng mới mẻ, có khả năng tự thích ứng mạnh mẽ, sẵn sàng đón nhận thách thức, tiếp thu các phản hồi để biến chúng thành cơ hội mới. Nhờ đó doanh nghiệp luôn có lợi thế cạnh tranh vượt trội hơn trên thị trường trong ngắn hạn và dài hạn.

Việc áp dụng văn hóa số hay công nghệ số vào trong công việc hằng ngày còn giúp cho công ty đạt hiệu suất cao, góp phần nâng cao giá trị và năng suất của công ty.

Ngoài ra, một số đặc điểm khác của văn hóa hiện đại mà mọi người thường biết tới đó là phạm vi toàn cầu. Văn hóa số cho phép mọi người vượt ra khỏi giới hạn về mặt không gian và thời gian, hỗ trợ mọi người cập nhật và chia sẻ thông tin từ khắp nơi trên thế giới. 

Sự tương tác trong văn hóa số cũng là một điểm ưu việt không thể bỏ qua. Thay vì giao tiếp, tương tác ở bên ngoài đời thật, mọi người có thể tương tác với nhau thông qua các nền tảng trực tuyến, thông qua các ứng dụng trò chuyện Online,…

Tham khảo: Phần mềm chuyển đổi số tốt nhất & top 7 công nghệ nổi bật

5. So sánh văn hoá số và văn hoá truyền thống trong doanh nghiệp

Dưới đây là bảng so sánh giữa văn hóa số và văn hóa truyền thống trong doanh nghiệp:

Nhìn chung, sự khác biệt giữa văn hóa số và văn hóa truyền thống của doanh nghiệp được tổ chức Strategy&, PwC liệt kê như sau:

6. Lộ trình xây dựng văn hóa số cho doanh nghiệp

6.1. Thấu hiểu xu hướng thay đổi tất yếu

Để xây dựng văn hóa số, bước đầu tiên doanh nghiệp cần thấu hiểu những giá trị văn hóa số cần xây dựng.

Mặc dù mỗi doanh nghiệp đã tồn tại những giá trị văn hóa riêng đặc trưng, nhưng trong bước này, doanh nghiệp phải làm rõ hơn những yếu tố sau:

• Những thay đổi tất yếu nào sẽ xảy ra?
• Hành vi của mỗi cá nhân trong tổ chức sẽ biến đổi ra sao?
• Làm thế nào để đảm bảo rằng nhân sự sẽ thể hiện hành vi theo đúng những gì mà doanh nghiệp kỳ vọng? 

Khi trả lời được các câu hỏi trên, doanh nghiệp đã tạo dựng cho mình một điểm bắt đầu, chính là những nền tảng thiết lập văn hóa số.

6.2. Thử nghiệm từng bước trong nội bộ

Sau khi đã xác định đầy đủ những giá trị văn hóa số, doanh nghiệp, công ty cần thử nghiệm trên đội nhóm. Nhóm thử nghiệm nên có đầy đủ các thành viên đại diện cho đa dạng tầng lớp nhân sự. Trong đó, các nhà lãnh đạo cấp cao với vai trò là những người dẫn dắt và lan tỏa mạnh mẽ các giá trị mới tới cho mọi người. 

Trong thời gian thử nghiệm, các hành vi mới và giá trị văn hóa số sẽ được thực hiện mỗi ngày. Quá trình thử nghiệm được đo lường và thảo luận để đánh dấu lại các mốc điểm chuẩn. Đồng thời, xác định người chịu trách nhiệm và hoàn thiện lộ trình cho việc lan tỏa giá trị văn hóa số sau đó.

6.3. Tiến hành thay đổi, xây dựng văn hóa số cho toàn doanh nghiệp

Tiếp theo, những giá trị này sẽ được lan tỏa rộng rãi, triển khai trên toàn bộ tổ chức.

Mặc dù đã được thử nghiệm thành công và đúc kết được kinh nghiệm trong quá trình đó, nhưng quá trình mở rộng vẫn sẽ gặp nhiều khó khăn, thách thức. Tổ chức càng lớn thì càng nhiều thử thách hơn, do tổ chức lớn thì thường sẽ có nhiều nền văn hóa pha trộn.

Lúc này, các cấp lãnh đạo sẽ như “ngọn đuốc” soi sáng, mở đường tiên phong trong quá trình triển khai mở rộng các giá trị mới.

6.4. Đo lường, chiều chỉnh và giữ gìn các giá trị văn hóa quan trọng

Khi đã thực hiện việc lan tỏa, mở rộng văn hóa số tới toàn bộ tổ chức, các kết quả đã đạt được cần được đo lường theo từng khoảng thời gian hàng quý hoặc hàng năm. Ban lãnh đạo căn cứ vào báo cáo để kịp thời điều chỉnh chính sách phù hợp, bám sát các mục tiêu dài hạn của tổ chức.

Đặc biệt, với những giá trị văn hóa đã đạt được, doanh nghiệp cần thiết lập các quy tắc nhằm duy trì và bảo vệ chúng.

7. Thách thức trong quá trình xây dựng văn hóa số

Quá trình xây dựng văn hóa số trong doanh nghiệp đối mặt với nhiều thách thức. Dưới đây là các thách thức chính mà doanh nghiệp có thể gặp phải:

7.1. Kháng cự thay đổi từ nhân viên

Thói quen truyền thống: Nhân viên đã quen với cách làm việc truyền thống và có thể không sẵn sàng thay đổi. Sự lo lắng về việc phải học kỹ năng mới hoặc thích nghi với cách làm việc khác biệt có thể gây ra sự kháng cự.

Sợ mất việc: Việc áp dụng công nghệ và số hóa có thể khiến nhân viên lo sợ rằng công việc của họ sẽ bị thay thế, dẫn đến sự phản đối và thiếu hợp tác.

7.2. Thiếu kỹ năng số

Kỹ năng số hạn chế: Nhiều nhân viên, đặc biệt là những người không làm việc trong lĩnh vực công nghệ, có thể thiếu kiến thức và kỹ năng sử dụng các công cụ số. Điều này có thể cản trở việc triển khai văn hóa số một cách hiệu quả.

Đào tạo không đồng đều: Các chương trình đào tạo kỹ năng số không đồng đều hoặc không phù hợp với nhu cầu của từng nhóm nhân viên có thể khiến quá trình chuyển đổi số chậm trễ.

7.3. Thay đổi tư duy lãnh đạo

Lãnh đạo không đồng thuận: Văn hóa số đòi hỏi sự thay đổi tư duy từ lãnh đạo, hướng tới sự cởi mở, linh hoạt và tin tưởng vào dữ liệu. Tuy nhiên, một số lãnh đạo có thể vẫn ưu tiên các phương pháp quản lý truyền thống, gây cản trở trong việc thúc đẩy văn hóa số.

Thiếu định hướng chiến lược: Lãnh đạo có thể chưa có chiến lược rõ ràng cho quá trình số hóa, dẫn đến việc triển khai các công cụ số mà không mang lại hiệu quả như mong đợi.

7.4. Đầu tư chi phí và nguồn lực

Chi phí đầu tư cao: Xây dựng văn hóa số đòi hỏi đầu tư vào công nghệ, phần mềm, đào tạo, và nâng cấp hạ tầng kỹ thuật. Điều này có thể tạo ra gánh nặng tài chính cho doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ.

Quản lý nguồn lực: Việc triển khai văn hóa số đòi hỏi sự phân bổ nguồn lực phù hợp, bao gồm thời gian, nhân lực và tiền bạc. Thiếu sự quản lý hiệu quả nguồn lực có thể dẫn đến việc trì hoãn hoặc gián đoạn quá trình xây dựng văn hóa số.

7.5. Thiếu nền tảng công nghệ phù hợp

Hệ thống cũ kỹ: Một số doanh nghiệp vẫn đang sử dụng hệ thống phần mềm và hạ tầng công nghệ cũ, không tương thích với các giải pháp số hiện đại. Việc thay đổi hoặc nâng cấp hạ tầng có thể phức tạp và tốn kém.

Tích hợp khó khăn: Tích hợp các công cụ số mới vào quy trình làm việc hiện tại đòi hỏi sự điều chỉnh và thích nghi, đôi khi có thể gặp vấn đề về kỹ thuật hoặc sự không tương thích giữa các hệ thống.

Để giải quyết những vấn đề này, MISA AMIS mang đến giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp nhanh chóng xây dựng và duy trì văn hóa số một cách hiệu quả.

Dùng thử miễn phí 14 ngày

Các phân hệ này có sự liên thông chặt chẽ với nhau để kết nối dữ liệu trên toàn hệ thống, tối ưu hóa quy trình, tạo thành hệ sinh thái khép kín từ đó tăng hiệu quả hoạt động, hiệu suất làm việc của nhân viên.

7.6. Bảo mật và quản lý dữ liệu

Lo ngại về bảo mật: Văn hóa số đòi hỏi lưu trữ và quản lý lượng lớn dữ liệu số, gây ra những lo ngại về bảo mật thông tin, rò rỉ dữ liệu, và vi phạm quyền riêng tư.
Quản lý dữ liệu hiệu quả: Khó khăn trong việc thu thập, phân tích và sử dụng dữ liệu một cách hiệu quả có thể gây cản trở cho quá trình ra quyết định dựa trên dữ liệu.

7.7. Thay đổi trong quy trình làm việc

Thay đổi cấu trúc tổ chức: Việc áp dụng văn hóa số có thể đòi hỏi sự thay đổi trong cấu trúc tổ chức và quy trình làm việc, dẫn đến sự xáo trộn và cần thời gian để thích nghi.

Quản lý hiệu suất: Chuyển sang môi trường làm việc số hóa đòi hỏi cách tiếp cận mới trong việc đánh giá và quản lý hiệu suất nhân viên, dựa trên kết quả và hiệu suất thay vì thời gian làm việc trực tiếp.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng và có chiến lược rõ ràng để vượt qua những thách thức này, đảm bảo quá trình xây dựng văn hóa số diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

>> Đọc ngay: Cẩm nang chiến lược xây dựng môi trường làm việc hiệu quả cho doanh nghiệp

8. Kết luận

Có thể nói, văn hóa số trong doanh nghiệp đang trở thành ưu tiên hàng đầu của nhiều doanh nghiệp. Thế nhưng, quá trình ứng dụng công nghệ đấy thì không hề dễ dàng. Nó yêu cầu sự tìm hiểu, đầu tư một cách nghiêm túc về ngân sách, nhân sự và cải tiến toàn bộ quy trình trong công ty, trong đó, đội ngũ nhân viên chính là những người trực tiếp thực hiện các bước chuyển đổi.