Back Office là gì? Tổng hợp các vị trí và yêu cầu làm việc tại Back Office

Back Office là thuật ngữ thường xuyên xuất hiện trong quá trình quản lý doanh nghiệp. Vậy Back Office là gì? Làm thế nào để người quản lý tối ưu các hoạt động Back Office để tăng năng suất làm việc và dẫn dắt doanh nghiệp phát triển? 

Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu trong bài viết dưới đây!

I. Back office là gì?

Back Office đề cập đến các vị trí trong một công ty không phải làm việc trực tiếp với khách hàng. Back Office về cơ bản là bộ phận cung cấp hỗ trợ cho văn phòng làm việc, hoặc các vị trí tiếp xúc với khách hàng, với các trách nhiệm khác nhau của họ. Nhân viên tại back office xử lý một số nhiệm vụ hành chính, bao gồm duy trì hồ sơ và quản lý dữ liệu. Ví dụ, tại một trung tâm cuộc gọi, hầu hết các công việc có thể là tiếp xúc với khách hàng. Tuy nhiên, các công việc Back Office tại một trung tâm cuộc gọi có thể bao gồm kế toán, nhân sự, phân tích và quản lý văn phòng.

Thông thường, Back Office tạo ra ít thu nhập hơn cho một công ty so với văn phòng làm việc. Mặc dù nhân viên Back Office không tương tác với khách hàng của công ty, nhưng họ tương tác với những người làm việc ở văn phòng chính. Nếu bạn đang tìm kiếm công việc Back Office, hãy cân nhắc tìm một ngành mà bạn quan tâm và có các vị trí Back Office phù hợp với kỹ năng của bạn. Dưới đây là danh sách các phòng ban thường là một phần của Back Office, bất kể họ làm việc trong ngành nào như: phòng hành chính nhân sự, phòng IT, phòng kỹ thuật, phòng kế toán. 

II. Vai trò của bộ phận Back office trong doanh nghiệp

Back Office là bộ phận rất quan trọng, không thể thiếu bên trong mỗi doanh nghiệp:

• Back Office được xem là xương sống của doanh nghiệp vì những công việc thuộc back office thường sẽ sắp xếp, xử lý các công việc quan trọng ở nhiều khía cạnh khác nhau.
• Back Office giúp tăng năng suất làm việc cho doanh nghiệp: Các bộ phận của back office chịu trách nhiệm cung cấp những thông tin cần thiết nhằm duy trì hiệu quả làm việc, giúp quá trình làm việc diễn ra suôn sẻ hơn. Nhờ đó, các nhân viên sẽ chủ động hơn, cải thiện hiệu quả công việc của mình hơn.  
• Back Office hỗ trợ doanh nghiệp trong việc bảo mật dữ liệu, thông tin của doanh nghiệp, của khách hàng: Back Office có trách nhiệm đối với việc sắp xếp, bảo mật những thông tin quan trọng của doanh nghiệp. 

III. Sự khác biệt của khối Back office và front office

Back Office và Front Office có những điểm khác biệt như:

Về Back Office:

• Back Office thực hiện những công việc liên quan đến vấn đề nội bộ bên trong doanh nghiệp.
• Bộ phận Back Office phải thực hiện những công việc như: chuẩn bị trà, nước, thiết bị phòng họp, đặt vé cho nhân viên đi công tác, thăm hỏi khi có nhân viên ốm đau, bệnh tật, tổ chức sinh nhật,…
• Bộ phận Back Office còn có nhiệm vụ tiếp nhận đơn, thư khiếu nại từ khách hàng và chuyển đến bộ phận thuộc font office để giải quyết. 

Về Front Office:

• Front Office sẽ thực hiện những công việc như: tiếp xúc khách hàng, tiếp xúc với đối tác bên ngoài. Đây là bộ phận quan trọng trực tiếp kết nối với khách hàng của doanh nghiệp. 
• Front Office chủ yếu đưa ra phương hướng giải quyết khi khách hàng có những vấn đề cần phải giải đáp, thanh toán hóa đơn giúp khách hàng, trực tổng đài, giải quyết những khó khăn của khách khi khách hàng cần. 

>> Xem thêm: Nguồn lực là gì? 5 nguồn lực doanh nghiệp cần tận dụng tối đa

IV. Các vị trí của bộ phận Back Office

Một số vị trí Back Office bạn có thể ứng tuyển:

1. Kế toán viên

Nhiệm vụ chính: Một nhân viên kế toán xử lý các nhiệm vụ kế toán cơ bản như chuẩn bị ngân sách và báo cáo tài chính. Họ cũng thực hiện các nhiệm vụ kế toán chung, phân tích các thủ tục nội bộ của một tổ chức và hỗ trợ kiểm toán. Nhân viên kế toán phải biết sử dụng phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu và phần mềm kế toán. Họ cần những kỹ năng toán học mạnh mẽ và sự chú ý sâu sắc đến từng chi tiết.

2. Giám đốc điều hành an ninh

Nhiệm vụ chính: Người quản lý hoạt động an ninh là một vị trí cấp cao trong một tổ chức. Họ giám sát các hoạt động liên quan đến bảo mật dữ liệu và công nghệ thông tin. Họ quản lý ngân sách cho các hoạt động an ninh và đào tạo nhân viên an ninh. Người quản lý hoạt động bảo mật phải có kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề tốt để thực hiện nhiệm vụ của họ một cách hiệu quả.

3. Chuyên gia phân tích tài chính

Nhiệm vụ chính: Một nhà phân tích tài chính dự đoán hiệu suất đầu tư của một tổ chức. Họ thu thập và đánh giá dữ liệu để đề xuất các hành động cho nhóm quản lý cấp trên. Các nhà phân tích tài chính làm việc trong các công ty bảo hiểm, ngân hàng, quỹ hưu trí, quỹ tương hỗ và các cơ sở khác. Nhiệm vụ của họ cũng bao gồm chuẩn bị báo cáo tài chính và xác định chi phí hoạt động. Các nhà phân tích tài chính phải có kỹ năng toán học và phân tích tốt.

4. Trợ lý tài chính

Nhiệm vụ chính: Trợ lý tài chính hỗ trợ bộ phận tài chính của một tổ chức. Trợ lý tài chính nhập dữ liệu vào hệ thống máy tính, chuẩn bị bảng cân đối kế toán, cập nhật hồ sơ tài chính và xử lý hóa đơn. Họ cũng chuẩn bị các báo cáo và duy trì bảng lương. Trợ lý tài chính phải được định hướng chi tiết và có kỹ năng phân tích và tính toán tốt.

5. Chuyên gia công nghệ thông tin (CNTT)

Nhiệm vụ chính: Một chuyên gia CNTT làm việc với các hệ thống dựa trên máy tính. Họ thường quản lý mạng, phát triển phần mềm và giám sát hệ thống cơ sở dữ liệu. Các chuyên gia CNTT bảo vệ khách hàng của một tổ chức khỏi vi phạm dữ liệu. Họ làm việc với các nhà quản lý kỹ thuật để xác định sự phát triển của mạng và cộng tác với các chuyên gia bên ngoài để xác định hệ thống mạng phù hợp.

6. Nhà phân tích dữ liệu

Nhiệm vụ chính: Một nhà phân tích dữ liệu thu thập, tổ chức, giải thích và trình bày dữ liệu cho người khác hiểu. Một nhà phân tích dữ liệu xác định các xu hướng và mẫu trong dữ liệu và phát triển các báo cáo. Họ cũng cung cấp cho các chuyên gia kinh doanh dữ liệu được giải thích mà họ cần để đưa ra quyết định. Các nhà phân tích dữ liệu cộng tác với các nhà khoa học dữ liệu, kỹ sư dữ liệu và các chuyên gia khác làm việc với dữ liệu.

7. Nhà phân tích rủi ro

Nhiệm vụ chính: Một nhà phân tích rủi ro xác định mức độ rủi ro của các quyết định kinh doanh. Họ đánh giá các điều kiện kinh tế, tài liệu tài chính và khách hàng tiềm năng. Các nhà phân tích rủi ro làm việc trong các ngân hàng, công ty bảo hiểm và các tổ chức tài chính khác. Họ phải có kỹ năng tư duy phản biện và giải quyết vấn đề mạnh mẽ.

8. Quản trị mạng

Nhiệm vụ chính: Quản trị viên mạng duy trì các mạng như mạng diện rộng (WAN), mạng cục bộ (LAN), mạng nội bộ, internet và các phân đoạn mạng. Họ cũng cài đặt phần cứng và đào tạo người dùng cách truy cập mạng. Quản trị viên mạng khắc phục sự cố mạng và giải quyết sự cố kết nối. Họ phải có kỹ năng giải quyết vấn đề và tư duy phản biện mạnh mẽ để thực hiện nhiệm vụ và trách nhiệm của mình.

>> Đọc ngay: Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng tiêu biểu của doanh nghiệp

V. Yêu cầu để làm việc tại bộ phận Back office là gì?

1. Về chuyên môn:

Thành thạo máy tính

Nhân viên back office phải biết cách sử dụng hệ thống máy tính để thực hiện các nhiệm vụ hành chính và hậu cần. Mức độ thành thạo khác nhau tùy thuộc vào vai trò của back office. 

Kế toán

Một loại công việc back office phổ biến là kế toán. Nếu công ty của bạn nhỏ, họ có thể không có nhiều người làm việc trong phòng kế toán. Thay vào đó, họ có thể có một người chuyên duy trì hồ sơ tài chính của họ. Nếu bạn có thể hiểu các nguyên tắc cơ bản của kế toán, bạn có thể tìm được công việc với tư cách là nhân viên kế toán hoặc trợ lý quản lý, người xử lý công việc kế toán cho một hoạt động kinh doanh nhỏ. Bạn có thể phát triển kỹ năng này thành một nghề nghiệp béo bở hoặc bạn có thể liệt kê nó như một kỹ năng bổ sung trong sơ yếu lý lịch của mình để thu hút một vị trí hỗ trợ văn phòng cụ thể.

Quản lý dữ liệu

Nhiều bộ phận yêu cầu quản lý dữ liệu, từ nhân sự đến tiếp thị đến kế toán. Mục đích của việc quản lý dữ liệu là để đảm bảo rằng bạn có thể thu thập, sắp xếp và duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu. Nhiều công ty sử dụng hệ thống quản lý dữ liệu hoặc cơ sở dữ liệu có thể giúp bạn tổ chức và lưu trữ dữ liệu. Nếu bạn có thể làm quen với các cơ sở dữ liệu này hoặc nếu bạn có thể chứng tỏ rằng bạn chú ý đến từng chi tiết và có thể nhận ra các mẫu trong dữ liệu, thì bạn có thể có kỹ năng quản lý dữ liệu rất tốt có thể giúp bạn làm tốt ở nhiều vị trí back office.

Công nghệ thông tin (CNTT)

Nhiều vị trí back office yêu cầu sử dụng máy tính và phần mềm, vì vậy hiểu biết cơ bản về công nghệ thông tin có thể hữu ích. Nhiều công ty có bộ phận CNTT để trả lời các câu hỏi của họ và bảo trì máy tính cũng như hệ thống mạng của họ. Nếu bạn có thể hiểu và cải thiện các hệ thống này, bạn có thể là một thành viên vô giá của môi trường back office. Những người có kỹ năng CNTT có thể hữu ích trong nhiều ngành khác nhau, vì vậy, việc thêm kỹ năng này vào sơ yếu lý lịch của bạn có thể khiến việc ứng cử của bạn trở nên hấp dẫn hơn đối với các công ty tuyển dụng cho các vị trí back office.

2. Về kỹ năng mềm:

Kỹ năng giao tiếp

Nhân viên back office phải có kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản mạnh mẽ để thực hiện nhiệm vụ của họ một cách hiệu quả. Họ phải biết cách liên hệ với các nhà cung cấp, nhà cung cấp và nhân viên văn phòng trong một tổ chức.

Khả năng làm việc ở môi trường có nhịp độ công việc nhanh

Nhiệm vụ diễn ra nhanh chóng và liên tục trong back office. Nhân viên phải ưu tiên và di chuyển giữa nhiều nhiệm vụ cùng một lúc và họ phải hiểu cách cân bằng môi trường làm việc có nhịp độ nhanh.

Kỹ năng tổ chức 

Nhân viên back office thường xử lý các thủ tục giấy tờ và thực hiện các nhiệm vụ pháp lý khác nhau. Họ phải có kỹ năng tổ chức đặc biệt để đảm bảo rằng một công ty đạt được mục tiêu của mình.

VI. Kết luận

Như vậy, những thông tin trên đã giúp các nhà quản lý hiểu rõ vai trò, nhiệm vụ và các yêu cầu về khối Back Office là gì. Đây là bộ phận đóng vai trò quan trọng giúp hỗ trợ các hoạt động kinh doanh bên ngoài của doanh nghiệp như tài chính, kế toán, hành chính và nhân sự.

Ngoài ra, bộ phận Back Office này còn đảm bảo rằng các hoạt động diễn ra được thực hiện một cách hiệu quả và đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng cùng các bên liên quan khác.