Mọi công ty dù lớn hay nhỏ đều cần một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp để xác định cách thức hoạt động của mình. Nếu các doanh nghiệp lớn đòi hỏi một cấu trúc được thiết lập, có tổ chức để điều phối số lượng lớn nhân viên, tránh sự “hỗn loạn” thì các doanh nghiệp nhỏ hay startup hiếm khi nghĩ đến việc thiết kế một cơ cấu chuẩn cho bộ máy quản lý ngay từ đầu.
Sự thiếu cấu trúc này dẫn đến thông tin sai lệch, quy trình chồng chéo, kìm hãm sự phát triển của doanh nghiệp. Ngược lại, một cấu trúc tổ chức rõ ràng, phù hợp giúp phối hợp làm việc theo nhóm, giảm xung đột và tăng năng suất. Vậy làm thế nào để xây dựng được bộ máy quản trị công ty một cách phù hợp? Cùng MISA AMIS tìm hiểu ngay nhé.
I. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là gì?
Cơ cấu tổ chức chính là cách mà một công ty, tổ chức hoặc nhóm được thành lập. Ở đây, doanh nghiệp có thể được phân cấp với các cấp quản lý hoặc các bộ phận, các dòng sản phẩm khác nhau.
Các công ty khởi nghiệp thường có cơ cấu tổ chức ma trận, với các phòng ban khác nhau làm việc cùng nhau trong các dự án. Trong khi đó, các tổ chức lớn thường có cấu trúc phân cấp với một chuỗi quy trình rõ ràng. Mọi công ty và nhóm đều có tổ chức cơ cấu quản lý ngay cả khi nó không được xác định chính thức.
Như vậy, cơ cấu tổ chức xác định cách phân công chức danh, vai trò và trách nhiệm trong công ty. Điều này sẽ giúp xác định công việc của từng cá nhân, bộ phận, ai báo cáo cho ai và ai đưa ra quyết định về điều gì.
Mục tiêu cuối cùng vẫn là vạch ra cách thức và định hướng hoạt động, cách phối hợp giữa các cá nhân, phòng ban nhằm thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.
Tải ngay: Trọn bộ 20+ tài liệu quản trị doanh nghiệp toàn diện
II. 6 yếu tố của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
Mỗi tổ chức là duy nhất. Bất kể ở quy mô lớn hay nhỏ, mọi công việc hay quá trình và quy trình ra quyết định cần được xác định rõ ràng. Ở mức tối thiểu, mỗi tổ chức cần xác định các yếu tố chính dưới đây.
1. Phạm vi công việc và vai trò
Ở đây, doanh nghiệp cần xác định trách nhiệm, công việc cụ thể của mọi nhân viên trong tổ chức. Chuyên môn hóa, phân công công việc rõ ràng giúp nhân sự ý thức được trách nhiệm, vai trò và thước đo thành công của mình. Đồng thời, điều này cho phép doanh nghiệp tận dụng tốt nhất thế mạnh của nhân viên để đóng góp vào sự phát triển.
2. Quy trình hoạt động
Sự vận hành của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào việc phối hợp giữa các bộ phận, cá nhân. Chính vì vậy, đội ngũ quản lý cần thiết lập một chuỗi các quy trình cho từng phòng ban, liên phòng ban rõ ràng.
Điều này hỗ trợ nhân viên xử lý công việc một cách nhanh chóng, giảm độ trễ, các phòng ban dễ dàng hỗ trợ, phối hợp với nhau để hoàn thành mục tiêu.
3. Phân chia phòng ban
Phân chia nhân sự thành các phòng ban, tạo ra các nhóm có công việc được tổ chức xung quanh một nghiệp vụ, mục tiêu cụ thể. Các bộ phận này có thể là Kế toán, Nhân sự, Marketing, Sales, Chăm sóc khách hàng, IT,…
Những người nằm trong một bộ phận thường xuyên làm việc cùng nhau trong các dự án. Mỗi bộ phận thường được lãnh đạo bởi một Trưởng phòng hoặc Giám đốc chuyên môn.
4. Phạm vi kiểm soát
Số lượng thành viên trong nhóm báo cáo với một quản lý nhất định được gọi là “phạm vi kiểm soát”. Ở các doanh nghiệp lớn, một bộ phận thường được chia thành các phòng ban nhỏ hơn. Xác định phạm vi kiểm soát rõ ràng giúp các cá nhân làm việc đúng công việc, vai trò, vị trí của mình, tránh xảy ra “xung đột”.
5. Tập trung hóa và phi tập trung hóa
Với phương thức quản lý tập trung, việc ra quyết định trong doanh nghiệp được tập trung vào một nhà lãnh đạo hoặc bộ phận cụ thể. Ví dụ, CEO hoặc ban Giám đốc. Hình thức này thường được thấy ở các doanh nghiệp khi lãnh đạo không cần ra quyết định nhiều và tức thời nhưng mức độ ảnh hưởng của quyết định rất lớn.
Ngược lại, với quản lý phi tập trung, các cấp quản lý chuyển một số quyết định cho các cấp thấp hơn, thậm chí là nhân viên. Mặc dù quyền hạn vẫn được duy trì bởi các nhà quản lý cấp cao, tuy nhiên phần lớn quyết định được giao cho các cấp thấp hơn.
6. Chính thức hóa
Chính thức hóa ở đây là việc ban hành các thủ tục và quy tắc trong công ty do ban quản lý xác định. Các tổ chức có mức độ chính thức hóa cao thường mức độ chi phối của nhân viên với công việc thấp. Doanh nghiệp có mức độ chính thức hóa thấp, nhân viên thường tự do hơn trong giải quyết công việc.
III. Tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty
Cơ cấu của tổ chức đóng vai trò rất quan trọng, chúng quyết định đến sự sống còn, giúp doanh nghiệp hoạt động một cách hiệu quả, trơn tru nhằm đạt được mục tiêu chung.
Việc xác định tổ chức bộ máy quản lý công ty cung cấp một sơ đồ rõ ràng giúp doanh nghiệp theo dõi nguồn nhân lực của họ. Khi công ty còn nhỏ, việc quản lý, theo dõi nhân viên không khó nhưng khi quy mô phát triển, cấu trúc tổ chức rõ ràng sẽ giúp các nhà lãnh đạo xác định những lỗ hổng về kỹ năng và hỗ trợ kịp thời đội ngũ của mình.
Lúc này, vai trò của nhân sự trở nên chuyên biệt hơn và các bộ phận càng lớn hơn. Bố trí đúng người đúng việc, doanh nghiệp sẽ phát huy hết được khả năng tiềm tàng của cá nhân và tập thể người lao động đồng thời ngăn chặn sự chồng chéo tối ưu chi phí, nguồn lực.
Ngoài ra, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp cũng hỗ trợ tổ chức thống nhất về quyền lãnh đạo, tạo nên trật tự trong tổ chức. Đồng thời, điều này góp phần tạo động lực, thúc đẩy nhân viên nỗ lực để cả doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, khoa học hơn.
IV. 7 mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
Các doanh nghiệp trên thế giới và Việt Nam đang được tổ chức theo các mô hình khác nhau. Mỗi loại sẽ có ưu và nhược điểm riêng. Dưới đây 8 mô hình tổ chức phổ biến của doanh nghiệp.
1. Mô hình phân quyền (Hierarchical Structure) – Cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp phổ biến nhất
Phân quyền là mô hình tổ chức lâu đời nhất, được phân cấp và hoạt động theo luồng như sau:
- Chỉ thị, quyết định được ban hành từ cấp cao nhất xuống quản lý cấp trung rồi đến nhân viên.
- Nhân viên có mong muốn đề xuất ý kiến sẽ gửi đề xuất lên quản lý trực tiếp. Sau khi quản lý cấp trung phê duyệt, đề xuất được chuyển lên quản lý cấp cao. Kết quả trả về sẽ theo trình tự ngược lại.
Có thể hiểu, cấu trúc phân cấp như một kim tự tháp. Các cấp quản lý cấp cao nắm giữ nhiều quyền lực nhất nhưng có ít nhân viên hơn. Các quản lý cấp gần phía dưới có ít quyền hạn hơn nhưng có số lượng nhân viên lớn hơn.
Mô hình phân quyền đảm bảo các cấp quản lý hiểu được mối quan hệ của họ với nhau và giúp công ty đưa ra các quyết định hiệu quả. Tuy nhiên, mô hình này sẽ mang hơi hướng quan liêu, mối quan hệ giữa quản lý và nhân viên xa các do không có sự giao tiếp thường xuyên. Đồng thời, nhân viên cũng không có sự gắn bó bền chặt với công ty.
2. Cấu trúc tổ chức bộ máy quản lý công ty theo chức năng/vai trò (Functional/Role – Based Structure)
Mô hình cấu trúc chức năng hoặc dựa trên vai trò là một trong những cấu trúc tổ chức bộ máy quản lý phổ biến nhất. Một tổ chức sẽ được chia thành các phòng ban với nhiệm vụ và vai trò cụ thể. Ví dụ: Bộ phận sản xuất, bộ phận Marketing, bộ phận kinh doanh, bộ phận nhân sự,…
Cơ cấu này có sự lãnh đạo tập trung và phân cấp chiều dọc và xác định rõ vai trò, chức năng, công việc và quyền ra quyết định.
Ưu điểm của cấu trúc chức năng là chuyên môn hóa. Nhân viên được phân nhóm theo bộ phận chức năng, cho phép họ tập trung vào nghiệp vụ, với những mục tiêu, quy trình rõ ràng để tạo ra sức mạnh tập thể. Tuy nhiên, cấu trúc này cũng có hạn chế nhất định, có thể cản trở sự phát triển của nhân viên và khả năng giao tiếp, hợp tác giữa các bộ phận.
Quản trị doanh nghiệp toàn diện, hiệu quả với nền tảng MISA AMIS
3. Tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp theo sản phẩm hoặc thị trường (Product- or Market-Based Structure)
Cấu trúc theo sản phẩm là cách doanh nghiệp tổ chức nhân sự thành các bộ phận riêng biệt. Mỗi bộ phận tập trung vào một sản phẩm, dịch vụ khác nhau và hoạt động như một đơn vị riêng lẻ. Trong các bộ phận đó, lại có các nhóm nhỏ được phân theo chức năng riêng.
Loại cấu trúc này có thể mang lại lợi ích cho các công ty có nhiều dòng sản phẩm hoặc thị trường. Lúc này, đội ngũ tập trung vào việc phát triển một sản phẩm, phối hợp hành động giữa các bộ phận vì mục tiêu cuối cùng hiệu quả hơn hay phát huy được lợi thế nguồn lực của các địa phương khác nhau.
Tuy nhiên, nó cũng có thể gây nên sự chồng chéo, cạnh tranh nếu các nhóm sản phẩm hoặc thị trường có chức năng tương tự và không có sự giao tiếp tốt giữa các nhóm sản phẩm.
Ngoài ra, các quản lý cấp cao cũng gặp khó khăn trong việc quản lý đội nhóm, theo dõi báo cáo và phân bổ nguồn lực,…
4. Cơ cấu bộ máy quản trị doanh nghiệp theo địa lý (Geographical Structure)
Cơ cấu theo địa lý là cách tổ chức nhân sự trong doanh nghiệp theo vị trí địa lý. Ở mỗi vị trí địa lý khác nhau, sẽ có một nhóm nhân sự được tổ chức như một công ty, bao gồm nhiều phòng ban theo chức năng khác nhau. Thông thường, các doanh nghiệp áp dụng mô hình này dựa trên các đặc điểm như: nền văn hóa, sở thích của khách hàng, ngôn ngữ, quy tắc,…
Mô hình này được các tập đoàn đa quốc gia áp dụng để phục vụ tốt hơn nhu cầu của khách hàng bản địa/địa phương, tiếp cận gần hơn với nguồn cung cấp, đồng thời mang lại cho công ty lợi ích tài chính bổ sung và giảm một số chi phí nhất định.
5. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp dựa trên quy trình (Process-Based Structure)
Tương tự như cấu trúc chức năng, cơ cấu dựa trên quy trình được cấu trúc bằng cách tuân theo vòng đời của sản phẩm hoặc dịch vụ.
Chẳng hạn, cấu trúc có thể được chia thành các bộ phận R&D, Sản xuất, Vận chuyển, Thanh toán và Dịch vụ khách hàng. Cấu trúc này có thể thúc đẩy hiệu quả, tinh thần đồng đội và chuyên môn hóa, nhưng nó cũng có thể tạo ra rào cản giữa các nhóm nếu giao tiếp không được ưu tiên.
6. Cơ cấu bộ máy quản lý doanh nghiệp theo cấu trúc ma trận (Matrix Structure)
Ma trận được coi là cấu trúc phức tạp nhất của tổ chức. Nhân viên sẽ được chia thành các nhóm và báo cáo cho quản lý dự án/sản phẩm và quản lý chức năng. Phức tạp, đa chiều, cấu trúc này có rất nhiều ưu điểm:
- Linh hoạt và khả năng ra quyết định cân bằng hơn bởi một dự án được giám sát bởi nhiều quản lý.
- Tạo cơ hội cho các bộ phận chia sẻ nguồn lực và giao tiếp cởi mở hơn với nhau.
- Nhân viên có tiềm năng mở rộng bộ kỹ năng vì họ có thể tham gia các dự án khác nhau đòi hỏi các mức độ chuyên môn hoặc kỹ năng khác nhau.
Tuy nhiên, cơ cấu này cũng có nhiều điểm bất cập ở cả cấp quản lý lẫn nhân viên.
- Nhân viên làm việc dưới quyền của nhiều quản lý, có thể gây nhầm lẫn về trách nhiệm giải trình và giao tiếp. Các thành viên trong nhóm có thể bỏ bê trách nhiệm nếu không được giao việc, kiểm soát chặt chẽ.
- Dễ xảy ra xung đột lợi ích giữa các nhóm quản lý. Nếu người quản lý dự án coi trọng tiến độ, chi phí thì người quản lý chức năng lại coi trọng chất lượng về mặt kỹ thuật.
- Khó đánh giá kết quả hoạt động của nhân viên khi họ chịu sự quản giám sát, đánh giá của nhiều quản lý.
7. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp theo cấu trúc tròn (Circular Structure)
Tương tự như cấu trúc dựa trên chức năng và sản phẩm, cấu trúc vòng tròn cũng tập trung và phân cấp. Tuy nhiên, trách nhiệm và quyền ra quyết định thay vì được phân theo chiều dọc thì nó được phân theo chiều từ trung tâm ra ngoài.
Cấu trúc vòng tròn có thể thúc đẩy giao tiếp và hợp tác trong doanh nghiệp nhưng cũng có thể gây nhầm lẫn, đặc biệt là đối với nhân viên mới, vì không có các quy định, quy trình rõ ràng.
V. Hướng dẫn xây dựng cơ cấu tổ chức cho bộ máy quản lý doanh nghiệp
Không có một cơ cấu tổ chức quản lý chung phù hợp với tất cả các doanh nghiệp. Để lựa chọn được mô hình tổ chức quản lý doanh nghiệp phù hợp, các nhà quản lý cần phải đánh giá nhu cầu và mục tiêu kinh doanh. Từ đó, doanh nghiệp có thể kết hợp những nhu cầu đó với một trong những mô hình phổ biến.
Mặc dù không có câu trả lời tuyệt đối nhưng rõ ràng, sẽ có một số cơ cấu phù hợp với tổ chức doanh nghiệp của bạn hơn những nhóm khác. Trước khi quyết định áp dụng một mô hình nào đó, các nhà quản lý cần cân nhắc 4 yếu tố dưới đây.
1. Sản phẩm/Dịch vụ
Cấu trúc của doanh nghiệp sẽ thuộc nhiều vào sản phẩm, dịch vụ của tổ chức. Ví dụ, doanh nghiệp có sản phẩm, dịch vụ không quá khác biệt, không cần thiết phải tổ chức các bộ phận Marketing – Sales hay Service cho từng sản phẩm, dịch vụ riêng biệt thì cấu trúc theo chức năng/vai trò hoặc theo quy trình có thể phù hợp với doanh nghiệp.
Để xây dựng một tổ chức hiệu quả, doanh nghiệp cần biết cách đặt nhân viên vào những vị trí phù hợp, tạo điều kiện thuận lợi cho công việc của lãnh đạo, các bộ phận liên quan để cùng nhau hướng tới mục tiêu chung.
2. Quy mô
Quy mô là yếu tố quan trọng để doanh nghiệp xác định một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý chính thức. Các công ty nhỏ thường có mức độ chồng chéo cao trong các vai trò. Họ có cấu trúc ít phức tạp nhưng lại linh hoạt hơn. Việc thiếu các quy trình được chuẩn hóa có thể gây ra một số thách thức nhưng lại giúp các đội nhóm giao tiếp và phát triển nhanh chóng.
Mặt khác, các doanh nghiệp lớn có xu hướng phát triển nhanh hơn với cơ cấu được quy định rõ ràng. Điều này giúp cho các cá nhân trong doanh nghiệp dễ dàng có được thông tin và tương tác để hoàn thành công việc, tránh “giẫm chân” lên nhau.
Những thách thức và thế mạnh riêng của từng doanh nghiệp sẽ cung cấp các dữ liệu để nhà lãnh đạo lựa chọn được cơ cấu phù hợp nhất với tình hình thực tế.
3. Giai đoạn
Ở giai đoạn đầu của sự phát triển, cơ cấu của doanh nghiệp thường chưa được hình thành rõ ràng. Sẽ có những vị trí đang khuyết, một người kiêm nhiệm nhiều việc. Đồng thời, số lượng khách hàng chưa nhiều, các quy trình chưa được chuẩn hóa.
Tuy nhiên, khi phát triển đến giai đoạn nhất định, công việc nhiều hơn, khách hàng nhiều hơn, nhiều vấn đề phát sinh, doanh nghiệp sẽ cần một cơ cấu chính thức. Lúc này, các phòng ban, vị trí sẽ được quy định rõ ràng. Các mối quan hệ giữa quản lý và nhân viên, vai trò & quyền hạn, trách nhiệm, báo cáo cần được chuẩn hóa để đảm bảo đội ngũ có thể phối hợp nhịp nhàng với nhau để cùng đạt mục tiêu.
4. Hệ thống
Các tổ chức ở mọi giai đoạn có xu hướng tổ chức công việc theo chức năng, có kế toán, marketing và chăm sóc khách hàng ngay từ ngày đầu tiên. Khi công việc này được xử lý bởi một người duy nhất thì doanh nghiệp sẽ chưa cần phải đưa ra các quy trình phối hợp giữa các chức năng hệ thống trong tổ chức.
Tuy nhiên, khi có nhiều người cùng tham gia vào, doanh nghiệp cần xác định cách thức, quy trình làm việc giữa các bộ phận chức năng. Nếu muốn cộng tác và giao tiếp nhanh hơn giữa các phòng ban, doanh nghiệp sẽ cần thiết kế một cấu trúc “phẳng hơn”. Nếu cần “giải phóng” các nhà lãnh đạo khỏi các hoạt động hàng ngày, sẽ tốt hơn nếu có một cơ cấu ủy quyền và giao trách nhiệm giải trình cho những cá nhân khác.
Kết luận
Hiểu rõ thực trạng và lựa chọn cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp phù hợp là điều vô cùng quan trọng. Một cấu trúc phù hợp sẽ thúc đẩy đội ngũ và doanh nghiệp đi đúng hướng và nhanh chóng đạt được mục tiêu của mình.
Có thể bạn quan tâm
MISA AMIS – Nền tảng hỗ trợ đội ngũ lãnh đạo quản trị doanh nghiệp toàn diện, hiệu quả dù hoạt động theo cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp nào:
0904 885 833
https://www.misa.vn/
