Top 10 phần mềm workflow được nhiều doanh nghiệp tin dùng

Bài viết này tổng hợp Top 10 phần mềm Workflow tốt nhất hiện nay, bao gồm cả các nền tảng Việt Nam như AMIS Workflow, BASE Work+, 1Office và những giải pháp quốc tế như Bizagi, Nintex, Zoho Creator…. Mỗi phần mềm đều được giới thiệu kèm điểm mạnh, tính năng nổi bật và đối tượng phù hợp, giúp bạn dễ dàng lựa chọn công cụ chuẩn hóa quy trình và thúc đẩy chuyển đổi số cho doanh nghiệp.

1. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm workflow để quản lý quy trình?

Trong thời đại mà tốc độ và hiệu quả trở thành lợi thế cạnh tranh sống còn, nhiều doanh nghiệp vẫn đang loay hoay với những quy trình rời rạc, chồng chéo và phụ thuộc quá nhiều vào con người. Mỗi khi cần phê duyệt, một đề xuất phải đi qua nhiều bước, dễ thất lạc thông tin và mất hàng giờ — thậm chí hàng ngày — chỉ để chờ ký duyệt. Chính vì vậy, việc ứng dụng phần mềm Workflow trong quản lý quy trình không chỉ là xu hướng, mà đã trở thành giải pháp tất yếu giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, minh bạch và tiết kiệm thời gian.

Dưới đây là những lý do khiến phần mềm Workflow trở thành “trợ thủ” không thể thiếu trong quản trị hiện đại:

• Tự động hóa toàn bộ quy trình: Giúp loại bỏ thao tác thủ công, rút ngắn thời gian xử lý công việc, giảm thiểu sai sót.
• Minh bạch và kiểm soát hiệu quả: Mọi bước xử lý đều được ghi nhận, dễ dàng theo dõi, giám sát và truy vết khi cần.
• Phối hợp liên phòng ban trơn tru: Luồng công việc được định tuyến rõ ràng, đảm bảo thông tin không bị gián đoạn.
• Tăng năng suất, giảm chi phí vận hành: Khi quy trình được tối ưu, nhân sự tập trung vào công việc có giá trị thay vì xử lý giấy tờ.
• Hỗ trợ chuyển đổi số toàn diện: Workflow là nền tảng kết nối giữa con người – dữ liệu – hệ thống, giúp doanh nghiệp từng bước chuyển đổi sang mô hình quản trị thông minh.

Nhờ những lợi ích trên, phần mềm Workflow đang dần trở thành “xương sống” trong hệ thống vận hành hiện đại, giúp doanh nghiệp kiểm soát quy trình tốt hơn, nâng cao hiệu quả làm việc và sẵn sàng bứt phá trong kỷ nguyên số.

Xem thêm: 10 phần mềm quản lý quy trình workflow doanh nghiệp 2025

2. Review 10 phần mềm workflow được nhiều doanh nghiệp tin dùng nhất

2.1. Phần mềm MISA AMIS Quy trình

MISA AMIS Quy trình là giải pháp phần mềm workflow hiện đại, giúp các doanh nghiệp tự động hóa và quản lý hiệu quả các quy trình công việc nội bộ. Đây là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp số hóa, chuẩn hóa và cải tiến quy trình làm việc, từ đó gia tăng năng suất và giảm thiểu sai sót.

Điểm nổi bật của MISA AMIS Quy trình:

• Giao diện hiện đại, dễ sử dụng: Thiết kế trực quan, thao tác đơn giản, giúp người dùng dễ dàng tạo và quản lý quy trình mà không cần kiến thức lập trình.
• Linh hoạt trên mọi nền tảng: Hỗ trợ phiên bản Web và Mobile, cho phép theo dõi – phê duyệt – xử lý quy trình mọi lúc, mọi nơi.
• Kết nối đồng bộ toàn hệ thống: Tích hợp mượt mà với các phần mềm trong Bộ MISA AMIS và ứng dụng bên ngoài theo nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp.
• Thư viện mẫu đa dạng: Cung cấp hàng trăm quy trình sẵn có, đồng thời cho phép tùy chỉnh quy trình phức tạp, song song, rẽ nhánh chỉ bằng thao tác kéo – thả.
• Báo cáo và thống kê tự động: Sau mỗi lượt chạy, hệ thống xuất báo cáo chi tiết, giúp nhà quản trị dễ dàng theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu quả và nhận diện “điểm nghẽn”.
• Cải tiến linh hoạt theo phản hồi: Cho phép viết mới, chỉnh sửa hoặc tối ưu quy trình ngay trên nền tảng, dựa trên góp ý thực tế từ nhân sự, đảm bảo luôn phù hợp với sự thay đổi của tổ chức.

MISA AMIS Quy trình đã được nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, cũng như các tập đoàn lớn tin dùng, bởi sự tiện ích, linh hoạt và khả năng nâng cao năng suất làm việc toàn diện, góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Dùng thử miễn phí

Chi phí triển khai MISA AMIS: MISA AMIS Quy trình là một phần trong bộ giải pháp quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS, thuộc phân hệ Văn phòng số. Chi phí sử dụng phần mềm này phụ thuộc vào gói dịch vụ và số lượng người dùng doanh nghiệp lựa chọn.

AMIS Quy trình gói dịch vụ PREMIUM với chi phí chỉ 10.000.000 VNĐ mỗi năm, được thiết kế tối ưu cho 20 người dùng. Gói sản phẩm này cung cấp quyền truy cập không giới hạn tất cả các tính năng, cho phép doanh nghiệp của bạn khai thác toàn bộ sức mạnh để tự động hóa và chuẩn hóa mọi luồng công việc một cách hiệu quả.

Nếu bạn cần tư vấn cụ thể chi phí theo quy mô doanh nghiệp hoặc các yêu cầu triển khai khác, có thể liên hệ trực tiếp với đội ngũ bán hàng MISA để được báo giá chi tiết và phù hợp nhất.

2.2. BASE WORK+

BASE Work+ là bộ giải pháp quản lý công việc — quy trình — hiệu suất được phát triển bởi Công ty Cổ phần Base Enterprise (Base.vn). Sản phẩm BASE Work+ chính thức được ra mắt vào ngày 13/11/2019 tại Hà Nội.

Với BASE Work+, doanh nghiệp có thể:

• Giao việc rõ ràng, theo dõi tiến độ & phối hợp giữa các nhóm dự án – giúp công việc không bị “rơi” giữa các phòng ban.
• Số hóa và tự động hóa các quy trình nội bộ — từ đề xuất, phê duyệt cho đến xử lý — để giảm ma sát giữa các bước.
• Thực hiện phê duyệt đề xuất mọi lúc, mọi nơi — linh hoạt trên thiết bị di động để đảm bảo tác vụ không bị đình trệ.
• Tùy chỉnh nhiều dạng giao diện quản lý công việc (Gantt, Kanban, Table, List, Lịch biểu) theo phong cách quản lý phù hợp cho từng nhóm hay dự án.
• Kết nối linh hoạt với các ứng dụng khác thông qua API, giúp mở rộng chức năng hoặc tích hợp với các hệ thống doanh nghiệp sẵn có.
• Hỗ trợ doanh nghiệp trong việc chuẩn hóa vận hành, giảm ma sát nội bộ và đẩy nhanh tốc độ thực thi quy trình.

Tham khảo: Ưu nhược điểm của phần mềm MISA AMIS Quy Trình và Review của khách hàng

2.3. Phần mềm quản lý quy trình, công việc 1Office

1Office là một nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể do công ty 1Office phát triển, với mục tiêu tối ưu hóa hoạt động vận hành, hợp nhất các phân hệ quản lý nhân sự, công việc, quy trình, tài liệu, CRM… trên một hệ thống duy nhất.

Phần mềm được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây, cho phép truy cập và làm việc mọi lúc mọi nơi chỉ cần kết nối mạng internet.

Các điểm nổi bật của 1Office trong quản lý quy trình & công việc:

• Tự động hóa đến 90% quy trình nội bộ, cung cấp hơn 50 mẫu quy trình sẵn có cho từng phòng ban.

• Giao việc – theo dõi – đánh giá tiến độ trực tiếp trên nền tảng, đảm bảo minh bạch và kịp thời.

• Báo cáo thời gian thực, hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh chóng.

• Triển khai linh hoạt trên Web và Mobile, giúp làm việc mọi lúc, mọi nơi.

• Được hơn 6.000 doanh nghiệp tại Việt Nam tin dùng trong nhiều lĩnh vực như dịch vụ, sản xuất, giáo dục, công nghệ.

2.4. Phần mềm Edraw Org Chart

Edraw Org Chart là công cụ chuyên biệt giúp xây dựng sơ đồ tổ chức (organigram, org chart) một cách nhanh chóng, trực quan và dễ tùy chỉnh, thuộc hệ sinh thái phần mềm vẽ sơ đồ Edraw / EdrawMax. Công cụ này được thiết kế để đáp ứng nhu cầu mô hình hóa cơ cấu tổ chức, mối quan hệ quản lý – cấp dưới, cũng như phân bổ đội nhóm trong doanh nghiệp.

Điểm nổi bật của Edraw Org Chart

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng: Người dùng có thể kéo – thả các thành phần, tùy chỉnh hình dạng, màu sắc mà không cần kiến thức thiết kế chuyên sâu.

• Thư viện mẫu & biểu tượng phong phú: Cung cấp nhiều mẫu sơ đồ tổ chức theo nhiều ngành nghề, kèm bộ biểu tượng giúp tạo biểu đồ trực quan, đẹp mắt.

• Tùy chỉnh linh hoạt: Hỗ trợ các kiểu cấu trúc như cấu trúc phân cấp (hierarchy), ma trận (matrix), cấu trúc ngang (flat)… phù hợp với phong cách quản trị khác nhau.

• Tích hợp & xuất khẩu tiện lợi: Cho phép nhập dữ liệu từ Excel, tích hợp vào PowerPoint/Word, và xuất sơ đồ ra các định dạng ảnh, PDF, SVG… dễ chia sẻ.

• Cộng tác & cập nhật nhanh chóng: Khi có thay đổi nhân sự hoặc tổ chức, sơ đồ có thể được sửa, cập nhật và tái cấu trúc một cách nhanh chóng để luôn phản ánh cấu trúc mới nhất.

• Đa nền tảng & tương thích: Edraw/EdrawMax hỗ trợ trên Windows, macOS, Linux và phiên bản web — cho phép truy cập và sử dụng linh hoạt ở nhiều môi trường làm việc.

2.5. Phần mềm quản lý quy trình FPT SPro

FPT SPro là giải pháp số hóa quy trình và giao việc tự động, hướng đến việc chuẩn hóa và tối ưu hóa hoạt động vận hành nội bộ doanh nghiệp trên một nền tảng duy nhất.

Những điểm nổi bật của FPT SPro:

• Quy trình “không giấy” & số hóa tập trung: Loại bỏ giấy tờ truyền thống, tập trung mọi luồng tác nghiệp nội bộ vào hệ thống số để giảm sai sót và tăng hiệu quả.

• Tự động hóa cao: Có thể tự động hóa từ 50 % đến 90 % các bước tác nghiệp thông thường, giúp giảm thời gian xử lý và chi phí quản lý.

• Giao việc & quản lý luồng công việc thông minh: Tự động gán người thực hiện theo sơ đồ tổ chức, theo quyền – ủy quyền, và theo điều kiện quy trình.

• Theo dõi tiến độ & báo cáo thời gian thực: Nhà quản trị có thể xem báo cáo chi tiết, phân tích các nút thắt quy trình và ra quyết định nhanh chóng.

• Triển khai nhanh & linh hoạt: FPT cho biết có thể triển khai trong vòng 7 ngày — giúp doanh nghiệp sớm vận hành quy trình số.

• An toàn & bảo mật thông tin: Hệ thống được thiết kế để đảm bảo quyền truy cập, lưu trữ dữ liệu nội bộ an toàn và kiểm soát truy vết lịch sử xử lý.

• Được công nhận quốc tế: FPT SPro từng nhận giải Vàng IT World Awards 2020 ở hạng mục Quản trị hiệu suất doanh nghiệp, khẳng định chất lượng trong lĩnh vực phần mềm quản lý hiệu suất.

Nên đọc: Phần mềm quản lý công việc hàng đầu hiện nay

2.6. Bitrix

Bitrix24 là một nền tảng làm việc trực tuyến đa năng, nhằm kết nối con người, công cụ và thông tin trong doanh nghiệp vào cùng một hệ sinh thái, giúp tối ưu hóa phối hợp nội bộ và nâng cao hiệu suất làm việc.

Bitrix24 có thể được sử dụng qua trình duyệt web hoặc ứng dụng Mobile/desktop, cho phép người dùng truy cập linh hoạt từ bất cứ đâu.

Những tính năng nổi bật:

• CRM & bán hàng: Quản lý khách hàng tiềm năng (leads), giao dịch (deals), hóa đơn, sản phẩm, tự động hóa chăm sóc khách hàng.

• Quản lý công việc & dự án: Tạo nhiệm vụ, dự án, thiết lập tiến độ, theo dõi tình trạng, bảng Kanban, biểu đồ Gantt.

• Tự động hóa quy trình (BPM / Workflows): Xây dựng quy trình nghiệp vụ nội bộ, phê duyệt tự động, chuyển tiếp theo điều kiện, giảm thao tác thủ công.

• Cộng tác & giao tiếp nội bộ: Chat, thông báo, diễn đàn nội bộ, họp trực tuyến, chia sẻ tài liệu.

• Quản lý tài liệu & kho dữ liệu: Lưu trữ, chia sẻ, chỉnh sửa tài liệu online, kiểm soát phiên bản, phân quyền truy cập.

• Xây dựng website, landing page & cửa hàng online: Bitrix24 hỗ trợ các công cụ để tạo website, cửa hàng, tích hợp với CRM và công cụ marketing.

• HR & quản trị nhân sự: Quản lý hồ sơ nhân sự, phê duyệt nghỉ phép, chấm công, báo cáo hiệu suất.

2.7. Phần mềm tạo quy trình công việc Zoho Creator

Zoho Creator là một nền tảng low-code / no-code giúp doanh nghiệp và cá nhân có thể xây dựng ứng dụng riêng (form, báo cáo, dashboard…) và tích hợp quy trình tự động mà không cần kiến thức lập trình sâu. Nền tảng này hỗ trợ thiết kế ứng dụng từ đầu, hoặc sử dụng các mẫu có sẵn để khởi tạo nhanh. Zoho Creator cho phép triển khai ứng dụng trên nền tảng web và thiết bị di động, giúp người dùng truy cập và thực thi quy trình từ mọi nơi.

Khả năng quản lý quy trình & workflow của Zoho Creator:

• Tạo workflow theo sự kiện biểu mẫu (form workflows): bạn có thể định nghĩa các hành động tự động xảy ra khi một bản ghi được tạo mới, chỉnh sửa hoặc xóa trong form.

• Quy trình phê duyệt (approval workflows): hỗ trợ thiết lập quy trình duyệt / từ chối tự động trong các bước xử lý hồ sơ, yêu cầu,…

• Blueprint – mô hình quy trình trực quan: Zoho Creator cung cấp công cụ thiết kế blueprint để mô hình hóa các giai đoạn, chuyển đổi và điều kiện của quy trình, từ đó quản lý hành trình xử lý công việc từ đầu đến cuối.

• Tích hợp & kết nối hệ thống: Zoho Creator dễ dàng tích hợp với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Zoho và nhiều hệ thống bên ngoài qua API, Zoho Flow, webhooks… để giữ dữ liệu đồng bộ giữa các hệ thống.

• Thông báo & lịch trình tự động: có thể thiết lập gửi email, push notification, hoặc thực thi các hành động theo lịch định sẵn (scheduled workflows).

• Logic điều kiện & kịch bản tùy biến: hỗ trợ điều kiện, rẽ nhánh, hàm – và nếu cần, sử dụng Deluge (ngôn ngữ script của Zoho) để viết logic phức tạp.

2.8. Phần mềm BPMS

BPMS là viết tắt của Business Process Management System — một hệ thống phần mềm hỗ trợ toàn diện cho việc thiết kế, thực thi, giám sát và tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp. Nó là công cụ công nghệ giúp thực hiện lý thuyết quản trị theo quy trình (BPM) vào thực tế vận hành, từ bước mô hình hoá đến chạy nghiệm quy trình và cải tiến liên tục.

Một hệ thống BPMS đầy đủ thường bao gồm các thành phần và chức năng sau:

• Mô hình hoá quy trình (Process Modeling): Dùng biểu đồ như BPMN để vẽ luồng công việc, xác định các bước, rẽ nhánh, điều kiện.
• Công cụ thực thi quy trình (Process / Workflow Engine): Chạy quy trình theo mô hình đã định, chuyển tiếp luồng công việc tự động giữa các bước.
• Định nghĩa & quản lý luật nghiệp vụ (Business Rules Engine): Cho phép doanh nghiệp đặt điều kiện, ràng buộc, logic xử lý mà không cần can thiệp sâu vào code.
• Giám sát & phân tích (Monitoring & Analytics): Theo dõi hiệu suất quy trình theo thời gian thực, đo lường KPI, phát hiện điểm nghẽn và đưa ra báo cáo chi tiết.
• Tối ưu hoá & cải tiến liên tục: Dựa vào dữ liệu thu thập được, doanh nghiệp có thể điều chỉnh, cải tiến quy trình để làm việc nhanh hơn, hiệu quả hơn.
• Tích hợp hệ thống & dữ liệu: Kết nối với các hệ thống khác (ERP, CRM, ứng dụng nội bộ) để đồng bộ dữ liệu và đảm bảo tính liên tục giữa quy trình và dữ liệu doanh nghiệp.

Xem thêm: Giá phần mềm quản lý công việc MISA AMIS mới nhất 2025

2.9. Phần mềm Nintex

Nintex là nền tảng toàn diện về tự động hóa quy trình (Process Automation / Workflow Automation), giúp doanh nghiệp chuyển đổi từ các công việc thủ công, giấy tờ sang hệ thống số hóa, linh hoạt và hiệu quả hơn.

Nintex định vị mình là một trong những nền tảng dễ dùng nhất trong ngành với mục tiêu “mạnh mẽ – dễ tiếp cận” cho người dùng doanh nghiệp.

Tính năng nổi bật của Nintex:

• Tạo quy trình không cần code (no-code / low-code): Giao diện kéo – thả trực quan giúp người dùng xây dựng workflow, form, logic tự động mà không cần lập trình phức tạp.
• Quy trình & workflow từ đầu đến cuối (end-to-end): Nintex hỗ trợ thiết kế, khởi chạy, theo dõi và tối ưu quy trình — bao gồm cả phê duyệt, chuyển bước, điều kiện, rẽ nhánh.
• Tích hợp với ứng dụng & hệ thống khác: Nintex có khả năng kết nối với nhiều hệ thống nội bộ, ứng dụng bên ngoài, và hỗ trợ mở rộng qua API.
• Tích hợp phát triển ứng dụng (Nintex Apps): Cho phép doanh nghiệp xây dựng ứng dụng tùy chỉnh (form, dashboard, logic nghiệp vụ) trên nền tảng Nintex mà không cần viết code nặng.
• Tính năng phân tích & thông minh: Cung cấp công cụ báo cáo, giám sát quy trình theo thời gian thực, để đo lường hiệu quả, phát hiện điểm nghẽn và cải tiến liên tục.

2.10. Bizagi 

Bizagi (viết tắt từ “Business Agility”) là một giải pháp low-code / BPM (Business Process Management) giúp doanh nghiệp mô hình hóa, tự động hóa và tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ trên cùng một nền tảng.

Nền tảng Bizagi được thiết kế để kết nối con người, hệ thống và dữ liệu, giúp doanh nghiệp dễ dàng chuyển đổi các quy trình từ thủ công sang tự động.

• Mô hình hóa quy trình trực quan (Bizagi Modeler): Dễ dàng vẽ và thiết kế quy trình theo chuẩn BPMN bằng thao tác kéo – thả, trực quan hóa toàn bộ luồng công việc.
• Mô phỏng và phân tích “What-if”: Cho phép giả lập các tình huống, đo lường thời gian, chi phí, phát hiện điểm nghẽn trước khi triển khai thực tế.
• Xây dựng ứng dụng quy trình (Bizagi Studio): Tạo biểu mẫu, quy tắc nghiệp vụ, giao diện người dùng và tự động hóa bước xử lý mà không cần lập trình phức tạp.
• Thực thi và quản lý quy trình (Bizagi Automation): Triển khai quy trình tự động, giao việc đúng người – đúng bước – đúng thời điểm, hiển thị tiến độ theo thời gian thực.
• Kết nối đa hệ thống: Tích hợp linh hoạt với ERP, CRM, cơ sở dữ liệu, API (REST, SOAP) hoặc các công cụ doanh nghiệp khác.

3. Tiêu chí lựa chọn phần mềm workflow phù hợp

Khi lựa chọn phần mềm Workflow cho doanh nghiệp, bạn cần xem xét toàn diện nhiều yếu tố để đảm bảo giải pháp không chỉ đáp ứng nhu cầu hiện tại mà còn có khả năng mở rộng trong tương lai. Dưới đây là các tiêu chí quan trọng cần cân nhắc:

• Phù hợp với quy mô và đặc thù doanh nghiệp: Hãy xác định rõ mô hình hoạt động và số lượng quy trình nội bộ. Với doanh nghiệp nhỏ, ưu tiên phần mềm dễ sử dụng, triển khai nhanh, chi phí hợp lý. Với doanh nghiệp lớn, nên chọn giải pháp hỗ trợ phân quyền nhiều cấp, phê duyệt liên phòng ban và khả năng mở rộng linh hoạt.
• Khả năng thiết kế và tùy chỉnh quy trình: Một phần mềm hiệu quả cần cho phép người dùng dễ dàng thiết kế, kéo – thả bước xử lý, rẽ nhánh, điều kiện phê duyệt và song song hóa quy trình. Có sẵn thư viện mẫu giúp triển khai nhanh, đồng thời hỗ trợ chỉnh sửa linh hoạt khi doanh nghiệp thay đổi mô hình vận hành.
• Mức độ tự động hóa: Ưu tiên phần mềm có khả năng tự động giao việc, gửi thông báo, nhắc hạn xử lý, lưu lịch sử thao tác và cập nhật trạng thái theo thời gian thực, giúp giảm thiểu công việc thủ công và sai sót.
• Khả năng tích hợp với hệ thống khác: Một phần mềm tốt cần kết nối được với các nền tảng như CRM, HRM, ERP, phần mềm kế toán, email hoặc công cụ chat nội bộ để dữ liệu luân chuyển liền mạch, không bị trùng lặp.
• Trải nghiệm người dùng (UX/UI): Giao diện thân thiện, thao tác dễ hiểu, không đòi hỏi kiến thức kỹ thuật là yếu tố then chốt để đảm bảo mọi nhân sự đều có thể sử dụng. Đồng thời, nên chọn phần mềm có phiên bản Web và Mobile để làm việc, phê duyệt mọi lúc, mọi nơi.

Kết luận

Tổng kết lại, trong bối cảnh chuyển đổi số đang trở thành xu hướng tất yếu, việc lựa chọn một phần mềm workflow (quản lý quy trình) phù hợp chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành, nâng cao năng suất và kiểm soát hiệu quả công việc. Mỗi phần mềm — từ những nền tảng phổ biến như AMIS Workflow, BASE Work+, 1Office, đến các giải pháp quốc tế như Bizagi, Nintex, Zoho Creator, Bitrix24, FPT SPro, Edraw Org Chart, BPMS — đều có thế mạnh riêng về mức độ tự động hóa, khả năng tích hợp, trải nghiệm người dùng và tính mở rộng.