Top 5 ứng dụng nhắn tin dành cho dân văn phòng phổ biến nhất

Thời đại số, ứng dụng nhắn tin đã trở thành công cụ giao tiếp không thể thiếu, không chỉ để trò chuyện với bạn bè và gia đình mà còn để phục vụ công việc, học tập và kết nối cộng đồng. Từ việc gửi tin nhắn nhanh chóng, gọi video sắc nét cho đến khả năng chia sẻ tài liệu, hình ảnh tức thì – mỗi ứng dụng đều có những ưu điểm riêng để đáp ứng nhu cầu đa dạng của người dùng.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng điểm qua Top 5 ứng dụng nhắn tin thuận tiện và phổ biến nhất hiện nay, giúp bạn dễ dàng lựa chọn nền tảng phù hợp nhất với thói quen và mục đích sử dụng của mình.

1. Những tính năng cơ bản của một ứng dụng nhắn tin

Để trở thành công cụ giao tiếp quen thuộc của hàng triệu người, các ứng dụng nhắn tin thường được trang bị những tính năng cơ bản đáp ứng nhu cầu từ đơn giản đến nâng cao. Những tính năng này vừa đảm bảo sự tiện lợi, vừa tạo nên trải nghiệm mượt mà cho người dùng:

• Gửi và nhận tin nhắn văn bản: hỗ trợ soạn thảo nhanh, kèm emoji, sticker, GIF.
• Cuộc gọi thoại và video: chất lượng cao, ít giật lag, gọi nhóm dễ dàng.
• Chia sẻ đa phương tiện: gửi hình ảnh, video, file âm thanh, tài liệu.
• Trò chuyện nhóm: tạo nhóm, phân quyền admin, ghim tin nhắn quan trọng.
• Đồng bộ đa thiết bị: sử dụng trên điện thoại, máy tính, tablet với dữ liệu cập nhật thời gian thực.
• Bảo mật và quyền riêng tư: mã hóa tin nhắn, khóa ứng dụng, chặn người lạ.
• Tìm kiếm và quản lý tin nhắn: tra cứu nhanh, lưu trữ hội thoại quan trọng.
• Thông báo tức thì (Push Notification): nhận tin nhắn ngay lập tức, tùy chỉnh thông báo theo nhóm hoặc cá nhân.

Xem thêm: Phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả nhất hiện nay

2. Top 5 ứng dụng chat dành cho công việc phổ biến nhất 

Để giúp bạn đọc dễ dàng lựa chọn ứng dụng phù hợp với nhu cầu cá nhân hay doanh nghiệp, dưới đây là bảng so sánh tổng hợp các ứng dụng nhắn tin phổ biến. Bảng sẽ chỉ ra ưu điểm, nhược điểm, chi phí sử dụng cũng như mức độ phù hợp với doanh nghiệp, từ đó bạn có thể nhanh chóng nắm bắt sự khác biệt và đưa ra quyết định đúng đắn.

Ứng dụng	Ưu điểm	Nhược điểm	Chi phí	Mức độ phù hợp doanh nghiệp
Telegram	Bảo mật tốt, hỗ trợ mã hóa end-to-end – Nhóm/kênh cực lớn (200.000+) – Gửi file dung lượng lớn (2GB) – Bot & API mở, nhiều tiện ích	– Một số tính năng nâng cao cần gói Premium – Ít phổ biến tại Việt Nam hơn Zalo/Messenger	– Miễn phí bản cơ bản – Telegram Premium ~4,99 USD/tháng với nhiều tính năng mở rộng	Phù hợp doanh nghiệp công nghệ, cộng đồng lớn, cần chia sẻ file lớn
WhatsApp	– Phổ biến toàn cầu (2 tỷ+ người dùng) – Giao diện đơn giản, dễ dùng – Mã hóa end-to-end mặc định – Có bản Business hỗ trợ chăm sóc KH	– Chưa linh hoạt trong tùy biến – Hạn chế dung lượng gửi file (100MB) – Bản Business còn ít tính năng so với CRM chuyên nghiệp	– Miễn phí cho cá nhân – WhatsApp Business API tính phí theo tin nhắn gửi đi (tùy quốc gia, loại tin nhắn)	Phù hợp doanh nghiệp vừa & nhỏ, đặc biệt là dịch vụ khách hàng quốc tế
Viber	– Gọi thoại & video HD – Dịch vụ Viber Out gọi quốc tế giá rẻ – Nhóm lớn & cộng đồng (Communities) – Nhiều sticker, giao diện thân thiện	– Chưa phổ biến bằng Zalo/WhatsApp ở VN – Ít tích hợp công cụ quản trị doanh nghiệp – Thỉnh thoảng giật lag khi nhóm quá lớn	– Miễn phí hầu hết tính năng – Viber Out trả phí theo phút gọi quốc tế	Phù hợp doanh nghiệp có khách hàng quốc tế, cần gọi ra số điện thoại ngoài app
Google Chat	– Tích hợp sâu với Google Workspace (Gmail, Meet, Drive, Calendar) – Có “Spaces” cho nhóm dự án – Bot hỗ trợ tự động hóa – Tìm kiếm mạnh mẽ	– Phải dùng trong hệ sinh thái Google mới tối ưu – Không phổ biến cho cá nhân ngoài doanh nghiệp – Ít sticker/emoji sinh động	– Đi kèm Google Workspace (từ 6 USD/người dùng/tháng) – Không có gói miễn phí độc lập	Rất phù hợp doanh nghiệp đã dùng Gmail/Drive/Meet
AMIS Chat (MISA)	– Tích hợp AI ngay trong chat (tóm tắt tin nhắn, gợi ý tạo việc, nhắc lịch) – Gắn liền hệ sinh thái quản trị MISA AMIS (CRM, Kế toán, Công việc, Nhân sự) – Bảo mật dữ liệu nội bộ doanh nghiệp VN	– Ít người dùng bên ngoài (chỉ trong DN) – Không phổ biến quốc tế – Giá chưa công khai	– Là module trong bộ MISA AMIS Văn phòng số, tính phí theo số người dùng/doanh nghiệp (liên hệ MISA để báo giá cụ thể)	Rất phù hợp doanh nghiệp tại Việt Nam, nhất là SME muốn đồng bộ hóa quản trị & giao tiếp nội bộ

2.1. AMIS Chat

AMIS Chat là giải pháp chat & giao tiếp nội bộ, được tích hợp trong nền tảng quản trị doanh nghiệp MISA AMIS — nền tảng hợp nhất hỗ trợ quản lý tài chính, nhân sự, bán hàng, vận hành…

Dùng thử AMIS Chat miễn phí

Một số điểm nổi bật của AMIS Chat:

• Giao tiếp nội bộ: cho phép nhân viên trong cùng doanh nghiệp nhắn tin, trò chuyện, gọi thoại/video mà không cần dùng nền tảng bên ngoài
• Đồng bộ trong hệ thống: được tích hợp chặt chẽ với các module khác của MISA AMIS như quản lý công việc, quy trình, tài liệu — giúp thông tin liền mạch giữa chat và các nghiệp vụ quản trị khác
• Thông báo & xử lý ngay: AMIS Chat được dùng để gửi thông báo nội bộ, yêu cầu phê duyệt, thông tin công việc đến người dùng nhanh chóng
• Khả năng mở rộng & bảo mật: khi là một phần của MISA AMIS, AMIS Chat thừa hưởng hệ thống bảo mật, phân quyền truy cập, và khả năng mở rộng theo doanh nghiệp

Tại sao AMIS Chat là Giải pháp giao tiếp hoàn hảo cho doanh nghiệp?

• Bảo mật thông tin: Mọi dữ liệu như tin nhắn, tài liệu, … đều được mã hóa và chỉ sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp, ngăn ngừa rủi ro lộ lọt thông tin ra bên ngoài.
• Dễ dàng quản trị: Dễ dàng tạo, tìm kiếm, phân loại hội thoại theo đội nhóm, phòng ban hoặc đơn vị. Dễ dàng phân quyền, thêm/bớt thành viên khi có sự thay đổi về nhân sự.
• Trao đổi công việc nhanh chóng: Nhắn tin, gọi điện, chia sẻ tài liệu, tương tác, … giữa các nhóm, đơn vị & phòng ban nhanh chóng và hiệu quả.
• Làm việc hiệu quả: Tích hợp mạnh mẽ với nhiều công cụ như AI, giao việc, lịch họp, quy trình, khảo sát, … để xử lý công việc nhanh chóng ngay trên khung nội dung chat.

Điểm khác biệt nổi bật của AMIS Chat chính là việc tích hợp AI trực tiếp trong hội thoại, giúp nâng trải nghiệm giao tiếp nội bộ của doanh nghiệp lên một tầm cao mới. Nhờ AI, người dùng có thể:

1. Tóm tắt nhanh tin nhắn chưa đọc chỉ trong vài giây, tiết kiệm thời gian lướt lại hàng loạt hội thoại.
2. Nhận gợi ý thông minh ngay trong nội dung chat như: tạo công việc, đặt lịch họp, thêm nhắc nhở… từ chính các đoạn trao đổi của đồng nghiệp.
3. Tra cứu tri thức tức thời ngay trong cuộc trò chuyện, không cần thoát ứng dụng để tìm kiếm ở nơi khác.

Với các tính năng này, AMIS Chat không chỉ là công cụ nhắn tin nội bộ mà còn trở thành “trợ lý ảo” thông minh, giúp đội ngũ làm việc hiệu quả, giảm bỏ sót thông tin và nâng cao năng suất toàn doanh nghiệp.

Trải nghiệm AMIS Chat cùng trọn bộ giải pháp Văn phòng số MISA AMIS, giúp doanh nghiệp của bạn giao tiếp – cộng tác – quản trị hiệu quả chỉ trong một nền tảng duy nhất. Đăng ký ngay hôm nay để bứt phá năng suất làm việc!

Dùng thử đầy đủ tính năng miễn phí

2.2. Telegram

Telegram là một ứng dụng nhắn tin nhanh miễn phí, được ra mắt vào năm 2013 bởi công ty Telegram Messenger LLP, do hai anh em Nikolai và Pavel Durov (người sáng lập mạng xã hội VKontakte tại Nga) phát triển.

Một số tính năng nổi bật của Telegram:

• Bảo mật cao: hỗ trợ mã hóa end-to-end trong các cuộc trò chuyện bí mật.

• Gửi tệp dung lượng lớn: cho phép chia sẻ tệp lên tới 2GB/tệp, vượt trội so với nhiều ứng dụng khác.

• Nhóm và kênh khổng lồ: hỗ trợ nhóm chat lên tới 200.000 thành viên, kênh phát tin không giới hạn người theo dõi.

• Cloud-based: đồng bộ tin nhắn trên mọi thiết bị, không mất dữ liệu khi đổi máy.

• Bot và API mở: cho phép tích hợp bot, tự động hóa, mini app và nhiều tiện ích khác.

• Tùy biến cao: giao diện linh hoạt, sticker, chủ đề (theme) đa dạng.

Chính nhờ sự kết hợp giữa tốc độ – bảo mật – khả năng mở rộng, Telegram ngày càng trở thành một trong những ứng dụng nhắn tin phổ biến toàn cầu.

Mặc định, Telegram là ứng dụng miễn phí — bạn có thể tải, sử dụng hầu hết các tính năng nhắn tin, gọi thoại/video, gửi file, trò chuyện nhóm… mà không phải trả phí nào cả.

2.3. WhatsApp

WhatsApp là một trong những ứng dụng nhắn tin phổ biến nhất thế giới, ra mắt vào năm 2009 bởi Brian Acton và Jan Koum, hai cựu nhân viên Yahoo!. Năm 2014, WhatsApp được Facebook (nay là Meta Platforms Inc.) mua lại với giá khoảng 19 tỷ USD.

Một số tính năng nổi bật của WhatsApp:

• Nhắn tin miễn phí qua Internet, thay thế SMS truyền thống.
• Gọi thoại và video chất lượng cao, hỗ trợ gọi nhóm.
• Chia sẻ đa phương tiện: hình ảnh, video, tài liệu, vị trí, danh bạ.
• WhatsApp Web & Desktop: đồng bộ tin nhắn trên máy tính và điện thoại.
• Bảo mật cao: tất cả tin nhắn, cuộc gọi được mã hóa end-to-end.
• Trò chuyện nhóm: dễ dàng tạo nhóm bạn bè, gia đình hoặc đồng nghiệp.

Ngoài ra có phiên bản WhatsApp Business: phiên bản riêng hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ giao tiếp với khách hàng, tạo danh mục sản phẩm, trả lời tự động.

WhatsApp là ứng dụng miễn phí cho cá nhân — bạn không phải trả phí để gửi tin nhắn, gọi thoại hay video.

Tuy nhiên, với phiên bản dành cho doanh nghiệp (WhatsApp Business / WhatsApp Business Platform), có thể có chi phí theo tin nhắn gửi đi tùy loại tin nhắn (template, marketing, xác thực…) và thị trường.

Bạn nên đọc: 10 phần mềm quản lý quy trình workflow doanh nghiệp 2025

2.4. Viber

Viber là một ứng dụng nhắn tin và gọi điện miễn phí qua Internet, ra mắt vào năm 2010 bởi công ty Viber Media (Israel). Năm 2014, Viber được tập đoàn Rakuten (Nhật Bản) mua lại với giá khoảng 900 triệu USD.

Một số tính năng nổi bật của Viber:

• Nhắn tin miễn phí với sticker, emoji, GIF sinh động.
• Gọi thoại và video HD miễn phí giữa các người dùng Viber, hỗ trợ gọi nhóm.
• Chia sẻ đa phương tiện: ảnh, video, file tài liệu, vị trí.
• Viber Out: dịch vụ gọi điện giá rẻ đến số điện thoại cố định hoặc di động không dùng Viber.
• Trò chuyện nhóm và cộng đồng (Communities): cho phép tạo nhóm lớn hàng chục nghìn thành viên.
• Bảo mật cao: hỗ trợ mã hóa end-to-end cho cuộc trò chuyện và cuộc gọi.
• Đồng bộ đa thiết bị: sử dụng trên điện thoại, máy tính bảng và máy tính để bàn.

Nhờ tính năng gọi quốc tế giá rẻ và cộng đồng người dùng rộng khắp, đặc biệt tại châu Âu và châu Á, Viber đã trở thành một trong những ứng dụng nhắn tin – gọi điện phổ biến toàn cầu.

2.5. Google Chat

Google Chat là ứng dụng nhắn tin và cộng tác nhóm do Google phát triển, ra mắt chính thức vào năm 2017 (ban đầu dành cho khách hàng G Suite, nay là Google Workspace). Đây là sản phẩm kế thừa và thay thế cho Google Hangouts.

Một số tính năng nổi bật của Google Chat:

• Nhắn tin cá nhân và nhóm: hỗ trợ hội thoại trực tiếp (1-1) và trò chuyện theo nhóm.
• Tích hợp sâu với Google Workspace: đồng bộ Gmail, Google Calendar, Google Drive, Google Meet, giúp quản lý công việc liền mạch.
• Không gian làm việc (Spaces): tạo nhóm thảo luận chuyên biệt cho dự án, phòng ban, tích hợp quản lý file và nhiệm vụ.
• Hỗ trợ bot và tự động hóa: sử dụng bot để tra cứu thông tin, đặt lịch, nhắc nhở ngay trong hội thoại.
• Tìm kiếm mạnh mẽ: tận dụng công nghệ tìm kiếm của Google, dễ dàng tra cứu tin nhắn, tài liệu cũ.
• Bảo mật và quản trị doanh nghiệp: mã hóa dữ liệu, kiểm soát truy cập, quản lý người dùng theo chuẩn Google Workspace.

Nhờ khả năng tích hợp toàn diện trong hệ sinh thái Google, Google Chat trở thành một trong những công cụ giao tiếp và cộng tác hiệu quả nhất cho doanh nghiệp, đặc biệt phù hợp với các tổ chức đang sử dụng Gmail, Drive và Meet.

3. Tiêu chí để doanh nghiệp lựa chọn ứng dụng chat phù hợp

Chọn ứng dụng chat cho doanh nghiệp không chỉ đơn giản là “có nhắn tin được hay không”, mà còn phải đảm bảo công cụ đó hỗ trợ tốt cho sự phát triển lâu dài. Dưới đây là những tiêu chí quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nên cân nhắc trước khi ra quyết định.

3.1. Bảo mật và quyền riêng tư

Trong môi trường kinh doanh, thông tin nội bộ và dữ liệu khách hàng là tài sản quý giá. Vì vậy, ứng dụng chat cần có cơ chế mã hóa an toàn, đồng thời cho phép phân quyền rõ ràng giữa các nhóm nhân sự. Một công cụ bảo mật tốt sẽ giúp doanh nghiệp yên tâm hơn khi trao đổi công việc nhạy cảm.

3.2. Khả năng tích hợp với hệ thống quản trị

Một ứng dụng chat độc lập chỉ giải quyết được một phần nhỏ của bài toán giao tiếp. Doanh nghiệp nên ưu tiên những công cụ có khả năng tích hợp trực tiếp với CRM, kế toán, quản lý công việc hay email, lịch họp. Khi mọi thứ được kết nối liền mạch, quy trình làm việc sẽ trở nên nhanh gọn và ít sai sót hơn.

3.3. Quy mô và khả năng mở rộng

Một công cụ chat tốt cần “lớn lên” cùng doanh nghiệp. Khi số lượng nhân viên tăng, dự án nhiều hơn, nhóm chat cũng cần đáp ứng quy mô lớn mà vẫn vận hành mượt mà. Những ứng dụng hỗ trợ nhóm hàng nghìn người hoặc kênh cộng đồng sẽ phù hợp với các doanh nghiệp có tệp khách hàng, đối tác đông đảo.

3.4. Chi phí triển khai và vận hành

Bài toán chi phí luôn khiến nhà quản lý cân nhắc. Một số ứng dụng miễn phí cơ bản nhưng tính phí cho tính năng nâng cao; số khác lại áp dụng mô hình trả theo số người dùng hoặc theo tin nhắn gửi đi. Doanh nghiệp cần tính toán kỹ để chọn giải pháp phù hợp ngân sách mà vẫn đủ công năng.

3.5. Trải nghiệm người dùng

Dù nhiều tính năng đến đâu, một ứng dụng chat khó thành công nếu nhân viên cảm thấy phức tạp. Giao diện thân thiện, hỗ trợ tiếng Việt, hoạt động tốt trên cả điện thoại lẫn máy tính sẽ giúp nhân viên dễ dàng làm quen và duy trì thói quen sử dụng lâu dài.

3.6. Tính năng thông minh và nâng cao

Trong kỷ nguyên AI, nhiều ứng dụng đã bổ sung tính năng tóm tắt tin nhắn, gợi ý công việc, nhắc nhở tự động hay tìm kiếm tri thức ngay trong cuộc trò chuyện. Đây chính là “trợ lý ảo” giúp nhân viên giảm bớt thao tác thủ công, tập trung hơn vào việc quan trọng.

3.7. Mức độ phổ biến và linh hoạt trong giao tiếp

Một số doanh nghiệp cần giao tiếp chủ yếu nội bộ, số khác lại phải thường xuyên kết nối với khách hàng và đối tác. Nếu hướng đến cộng đồng rộng lớn, ứng dụng phổ biến toàn cầu sẽ là lợi thế. Ngược lại, nếu ưu tiên quản trị nội bộ, các giải pháp “may đo” cho doanh nghiệp sẽ hợp lý hơn.

Kết luận

Trong môi trường làm việc hiện đại, một ứng dụng chat không chỉ là công cụ nhắn tin đơn thuần, mà còn là “cầu nối” gắn kết con người, công việc và tri thức trong doanh nghiệp. Tùy vào nhu cầu – từ giao tiếp nhanh gọn, bảo mật cao cho đến tích hợp sâu với hệ thống quản trị – mỗi ứng dụng đều có thế mạnh riêng.

Việc lựa chọn ứng dụng nào phụ thuộc vào mục tiêu và văn hóa làm việc của mỗi doanh nghiệp. Nhưng dù chọn nền tảng nào, yếu tố quan trọng nhất vẫn là tối ưu giao tiếp – nâng cao hiệu suất – bảo đảm an toàn dữ liệu, từ đó xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp và gắn kết hơn.