Với các ngành như thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm, hóa chất, vật tư y tế hay hàng tiêu dùng nhanh, nếu không theo dõi hạn sử dụng chặt chẽ, doanh nghiệp có thể đối mặt với tình trạng tồn kho ảo, thất thoát chi phí, giảm chất lượng sản phẩm và ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín thương hiệu.
Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ theo dõi hạn sử dụng là gì, các thông tin cần quản lý và phương pháp theo dõi hiệu quả.
| [Tải miễn phí] Trọn bộ file Quy trình quản lý kho hàng chuẩn |
1. Theo dõi hạn sử dụng là gì?
Theo dõi hạn sử dụng là quá trình ghi nhận, kiểm soát và cập nhật thông tin về ngày sản xuất, hạn sử dụng, số lô, số lượng tồn, vị trí lưu kho và trạng thái hàng hóa trong suốt quá trình nhập kho, lưu trữ, xuất kho, điều chuyển hoặc kiểm kê.
Mục tiêu của việc theo dõi hạn sử dụng là giúp doanh nghiệp biết chính xác hàng nào còn hạn, hàng nào sắp hết hạn, hàng nào đã hết hạn và cần xử lý, từ đó chủ động sắp xếp, xuất bán, điều chuyển hoặc loại bỏ đúng thời điểm.
Hoạt động này đặc biệt quan trọng với các nhóm hàng có vòng đời sử dụng rõ ràng như:
- Thực phẩm, đồ uống: Cần kiểm soát hạn dùng để đảm bảo chất lượng, an toàn tiêu dùng và hạn chế hàng hư hỏng.
- Dược phẩm, vaccine, vật tư y tế: Cần theo dõi chặt số lô, hạn dùng, điều kiện bảo quản và khả năng truy xuất khi có kiểm tra hoặc thu hồi.
- Mỹ phẩm, hóa mỹ phẩm: Dễ bị ảnh hưởng bởi hạn dùng, nhiệt độ, ánh sáng và điều kiện lưu trữ.
- Hóa chất, nguyên vật liệu sản xuất: Cần kiểm soát thời gian sử dụng, tình trạng bảo quản và khả năng biến đổi chất lượng.
- Hàng tiêu dùng nhanh: Có tần suất nhập xuất lớn, nhiều lô hàng và nhiều hạn dùng khác nhau, dễ phát sinh tồn kho cận date nếu không theo dõi thường xuyên.
2. Vì sao doanh nghiệp cần theo dõi hạn sử dụng hàng hóa?
Doanh nghiệp cần theo dõi hạn sử dụng hàng hóa để kiểm soát chất lượng sản phẩm và đảm bảo hàng được xuất bán, sử dụng hoặc điều chuyển đúng thời điểm. Nếu không quản lý chặt, hàng hóa có thể vẫn còn trên sổ sách nhưng thực tế đã cận hạn, hết hạn hoặc không còn đủ điều kiện lưu thông.
Một số lý do quan trọng gồm:
- Hạn chế hàng hết hạn, hàng cận date tồn kho: Theo dõi hạn dùng giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các lô hàng sắp hết hạn để ưu tiên xuất bán, điều chuyển, khuyến mại hoặc xử lý kịp thời.
- Giảm chi phí hủy hàng và thất thoát: Hàng hết hạn thường không thể bán hoặc sử dụng, khiến doanh nghiệp mất vốn hàng tồn và phát sinh thêm chi phí kiểm kê, cách ly, hủy hàng hoặc đổi trả.
- Đảm bảo chất lượng sản phẩm: Với thực phẩm, thuốc, mỹ phẩm, hóa chất hoặc vật tư y tế, hạn sử dụng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, độ an toàn và khả năng sử dụng của sản phẩm.
- Tối ưu kế hoạch nhập hàng: Dữ liệu hạn dùng giúp doanh nghiệp biết mặt hàng nào bán chậm, mặt hàng nào tồn nhiều, lô nào sắp hết hạn để điều chỉnh kế hoạch mua hàng phù hợp.
- Dễ truy xuất khi có khiếu nại hoặc thu hồi: Khi theo dõi hạn sử dụng gắn với số lô, ngày nhập, nhà cung cấp và lịch sử xuất kho, doanh nghiệp có thể nhanh chóng xác định lô hàng liên quan khi phát sinh vấn đề.
3. Những thông tin cần quản lý khi theo dõi hạn sử dụng
Để theo dõi hạn sử dụng chính xác, doanh nghiệp không nên chỉ ghi nhận ngày hết hạn của sản phẩm. Với hàng hóa có nhiều đợt nhập, nhiều số lô hoặc lưu tại nhiều kho, cần quản lý đầy đủ các thông tin liên quan để kiểm soát tồn kho, xuất kho và truy xuất khi cần.
Các thông tin quan trọng gồm:
- Mã hàng, tên hàng và đơn vị tính: Đây là thông tin cơ bản giúp nhận diện chính xác từng sản phẩm trong kho, tránh nhầm lẫn giữa các mặt hàng có tên gọi, quy cách hoặc bao bì tương tự nhau.
- Số lô hoặc mã lô hàng: Với hàng hóa được nhập nhiều đợt, mỗi lô có thể có hạn sử dụng khác nhau. Quản lý theo số lô giúp doanh nghiệp biết chính xác lô nào cần xuất trước, lô nào cần kiểm tra hoặc xử lý khi có phát sinh.
- Ngày sản xuất và hạn sử dụng: Đây là dữ liệu cốt lõi để xác định hàng còn hạn, cận hạn hay đã hết hạn. Doanh nghiệp cần ghi nhận thông tin này ngay từ khi nhập kho để tránh thiếu dữ liệu khi xuất hàng hoặc kiểm kê.
- Ngày nhập kho: Thông tin ngày nhập giúp doanh nghiệp theo dõi thời gian hàng nằm trong kho, đánh giá tốc độ luân chuyển và áp dụng nguyên tắc xuất kho phù hợp như FIFO hoặc FEFO.
- Số lượng tồn theo từng lô, từng hạn dùng: Doanh nghiệp không nên chỉ theo dõi tổng tồn của một mã hàng, mà cần biết mỗi lô còn bao nhiêu sản phẩm và hạn dùng đến thời điểm nào để tránh bỏ sót hàng cận date.
- Vị trí lưu kho: Việc ghi nhận hàng đang nằm ở kho nào, kệ nào, ô nào giúp nhân viên tìm đúng hàng, đúng lô, đúng hạn sử dụng khi xuất kho, kiểm kê hoặc điều chuyển.
- Trạng thái hàng hóa: Doanh nghiệp cần phân biệt rõ hàng còn hạn, hàng cận hạn, hàng hết hạn, hàng chờ xử lý, hàng trả lại hoặc hàng chờ hủy để tránh xuất nhầm hàng không đủ điều kiện.
- Nhà cung cấp hoặc nguồn nhập: Thông tin này hỗ trợ doanh nghiệp truy xuất khi cần đổi trả, khiếu nại, thu hồi hoặc kiểm tra chất lượng theo từng lô hàng.
- Lịch sử nhập, xuất, điều chuyển và kiểm kê: Việc lưu lại lịch sử luân chuyển giúp doanh nghiệp biết hàng đã nhập khi nào, xuất cho ai, điều chuyển đến đâu và còn tồn bao nhiêu, từ đó đối chiếu dữ liệu nhanh hơn khi phát sinh chênh lệch.
Tải miễn phí bộ File Excel quản lý kho hàng để bắt đầu áp dụng quản lý kho khoa học ngay hôm nay.
4. Quy trình theo dõi hạn sử dụng hàng hóa chi tiết
Để theo dõi hạn sử dụng hàng hóa hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình rõ ràng từ lúc nhập kho đến khi xuất bán, kiểm kê và xử lý hàng cận hạn.
4.1. Ghi nhận hạn sử dụng ngay khi nhập kho
Khi hàng hóa được đưa về kho, nhân viên cần kiểm tra và ghi nhận đầy đủ thông tin về mã hàng, tên hàng, số lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng, số lượng, nhà cung cấp và chứng từ liên quan.
Đây là bước quan trọng vì nếu thiếu dữ liệu hạn dùng từ đầu, doanh nghiệp sẽ rất khó kiểm soát hàng cận hạn trong các khâu sau. Với những mặt hàng có nhiều đợt nhập khác nhau, cần tách rõ từng lô để tránh gộp chung tồn kho và làm sai lệch khi xuất hàng.
4.2. Phân loại hàng hóa theo lô và hạn dùng
Sau khi nhập kho, hàng hóa cần được phân loại theo nhóm sản phẩm, số lô, hạn sử dụng và điều kiện bảo quản. Những lô có hạn dùng gần hơn nên được nhận diện rõ để ưu tiên xuất trước.
Ví dụ, cùng một mã sản phẩm nhưng có 3 lô với 3 hạn sử dụng khác nhau, doanh nghiệp không nên chỉ theo dõi tổng số lượng tồn mà cần biết từng lô còn bao nhiêu, đang nằm ở đâu và lô nào cần xử lý trước.
4.3. Sắp xếp hàng theo nguyên tắc dễ kiểm soát, dễ xuất trước
Hàng hóa cần được bố trí theo vị trí rõ ràng như kho, khu vực, dãy, kệ, tầng, ô để nhân viên dễ tìm kiếm và hạn chế nhầm lẫn khi xuất kho. Với hàng gần hết hạn, doanh nghiệp nên đặt ở vị trí dễ nhận diện hoặc có ký hiệu cảnh báo riêng.
4.4. Theo dõi, cảnh báo và xử lý hàng cận hạn
Trong quá trình lưu kho, doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi hạn dùng theo từng mã hàng, từng lô và từng vị trí lưu kho. Nên thiết lập các mốc cảnh báo như 30 ngày, 60 ngày, 90 ngày trước hạn sử dụng tùy theo đặc thù sản phẩm.
Khi phát hiện hàng cận hạn, doanh nghiệp có thể chủ động đưa ra phương án xử lý như ưu tiên xuất bán, điều chuyển sang điểm bán có nhu cầu cao hơn, khuyến mại, trả nhà cung cấp hoặc đưa vào danh sách chờ xử lý.
4.5. Xuất kho, kiểm kê và đối chiếu định kỳ
Khi xuất kho, doanh nghiệp nên áp dụng nguyên tắc FIFO/FEFO, đặc biệt ưu tiên FEFO với hàng có hạn sử dụng. Nghĩa là hàng có hạn dùng gần hơn cần được xuất trước để giảm nguy cơ tồn hàng cận date trong kho.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần kiểm kê định kỳ theo mã hàng, số lô, hạn sử dụng, số lượng tồn và vị trí lưu kho. Việc kiểm kê không chỉ giúp đối chiếu số lượng thực tế mà còn giúp phát hiện hàng sai vị trí, hàng gần hết hạn, hàng hết hạn hoặc dữ liệu chưa được cập nhật kịp thời.
5. Các phương pháp theo dõi hạn sử dụng hàng hóa hiệu quả
Tùy theo quy mô kho, số lượng mã hàng và mức độ phức tạp của hoạt động nhập xuất, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương pháp theo dõi hạn sử dụng phù hợp. Dưới đây là 3 phương pháp phổ biến.
5.1. Theo dõi hạn sử dụng bằng sổ sách thủ công
Đây là cách ghi chép thông tin hạn dùng bằng sổ kho, phiếu nhập, phiếu xuất hoặc bảng theo dõi giấy. Phương pháp này phù hợp với hộ kinh doanh nhỏ, kho ít mã hàng, tần suất nhập xuất thấp và không có nhiều lô hàng khác nhau.
Tuy nhiên, theo dõi thủ công dễ phát sinh sai sót do ghi nhầm, thiếu cập nhật hoặc thất lạc chứng từ. Khi cần tìm hàng cận hạn, đối chiếu tồn kho hoặc truy xuất theo lô, nhân viên thường mất nhiều thời gian kiểm tra lại từng dòng ghi chép.
5.2. Theo dõi hạn sử dụng bằng Excel
Excel là phương pháp được nhiều doanh nghiệp sử dụng vì dễ triển khai, chi phí thấp và có thể tùy chỉnh theo nhu cầu quản lý. Doanh nghiệp có thể lập bảng theo dõi các thông tin như mã hàng, tên hàng, số lô, ngày nhập, hạn sử dụng, số lượng tồn, vị trí và trạng thái hàng hóa.
Phương pháp này phù hợp với doanh nghiệp có quy mô vừa, số lượng mã hàng chưa quá lớn và chưa phát sinh nhiều kho, nhiều chi nhánh. Tuy nhiên, khi dữ liệu tăng lên, Excel dễ gặp lỗi công thức, trùng dòng, nhập sai dữ liệu hoặc khó kiểm soát khi nhiều người cùng cập nhật.
5.3. Theo dõi hạn sử dụng bằng phần mềm quản lý kho
Với doanh nghiệp có nhiều mã hàng, nhiều lô, nhiều kho hoặc tần suất nhập xuất lớn, việc theo dõi hạn sử dụng bằng Excel dễ phát sinh lỗi cập nhật, sai công thức, trùng dữ liệu hoặc khó kiểm soát khi nhiều người cùng thao tác.
Sử dụng phần mềm quản lý kho giúp doanh nghiệp quản lý tập trung các thông tin quan trọng như mã hàng, số lô, hạn sử dụng, số lượng tồn, vị trí lưu kho và lịch sử nhập xuất. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ phát hiện hàng cận hạn, ưu tiên xuất đúng lô và hạn chế hàng hết hạn trong kho.
Phần mềm AMIS Kho hàng hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi hạn sử dụng hàng hóa trên một hệ thống tập trung, phù hợp với các ngành như thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm, hóa chất, vật tư y tế và hàng tiêu dùng nhanh.
Cụ thể, AMIS Kho hàng giúp doanh nghiệp:
- Quản lý hàng hóa theo mã, lô và hạn sử dụng: Doanh nghiệp có thể theo dõi từng sản phẩm theo mã, tên hàng, số lô, ngày nhập, hạn dùng và số lượng tồn. Điều này giúp biết chính xác mỗi lô còn bao nhiêu hàng, hạn sử dụng đến khi nào và có cần ưu tiên xử lý hay không.
- Cảnh báo hàng cận hạn, tồn lâu hoặc dưới định mức: Hệ thống tự động phát hiện sớm và gửi cảnh báo các mặt hàng sắp hết hạn, tồn kho lâu ngày hoặc sắp xuống dưới mức tồn tối thiểu. Từ đó, doanh nghiệp có thể kịp thời điều chuyển, khuyến mại, ưu tiên bán ra hoặc lập kế hoạch nhập bổ sung.
- Quản lý vị trí lưu kho rõ ràng: Hệ thống ghi nhận hàng đang nằm ở kho nào, khu vực nào, kệ nào hoặc vị trí lưu trữ nào. Nhờ đó, nhân viên dễ tìm đúng hàng, đúng lô, đúng hạn sử dụng khi xuất kho, kiểm kê hoặc điều chuyển.
- Theo dõi nhiều kho, nhiều chi nhánh: Doanh nghiệp có thể nắm được từng lô hàng đang lưu tại kho nào, chi nhánh nào và số lượng còn bao nhiêu. Thông tin này giúp nhà quản lý điều phối hàng cận hạn sang nơi có nhu cầu cao hơn, hạn chế tồn kho quá hạn tại một điểm.
- Báo cáo kho trực quan: Hệ thống cung cấp báo cáo về nhập, xuất, tồn, tồn kho theo lô, tồn kho theo hạn dùng và biến động kho. Nhà quản lý có thêm dữ liệu để lên kế hoạch mua hàng, bán hàng, điều chuyển hoặc xử lý hàng cận date đúng thời điểm.
Hơn 400.000+ doanh nghiệp & hộ kinh doanh đã tin chọn MISA AMIS, trong đó có các công ty đã sử dụng AMIS Kho hàng như Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu KingFish, Công ty cổ phần XNK May Hải Anh, Công ty cổ phần TICO Việt Nam, Công ty TNHH Mira Tav… và nhiều doanh nghiệp khác.
6. Kết luận
Theo dõi hạn sử dụng là hoạt động quan trọng với doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa có vòng đời sử dụng rõ ràng. Khi kiểm soát tốt số lô, hạn dùng, tồn kho, vị trí lưu kho và nguyên tắc xuất hàng, doanh nghiệp có thể hạn chế hàng hết hạn, giảm thất thoát, tối ưu tồn kho và nâng cao hiệu quả vận hành kho.
Lưu ý: Nội dung bài viết được biên soạn dựa trên quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm đăng tải, nhằm mục đích cung cấp thông tin tham khảo, không thay thế hoàn toàn tư vấn pháp lý, thuế hoặc kế toán chuyên biệt cho từng trường hợp cụ thể. Do quy định pháp luật có thể thay đổi hoặc áp dụng khác nhau tùy tình huống thực tế, MISA khuyến nghị người đọc đối chiếu văn bản pháp luật gốc (MISA có đính kèm căn cứ pháp lý gốc ở trên bài viết) hoặc liên hệ cơ quan thuế/chuyên gia tư vấn trước khi áp dụng. MISA không chịu trách nhiệm đối với thiệt hại phát sinh từ việc áp dụng thông tin trong bài viết mà không có sự xác minh phù hợp.
