Cảnh báo hết hàng là gì? Cách thiết lập cảnh báo hết hàng tự động

Nếu không có cảnh báo hết hàng, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng chỉ phát hiện thiếu hàng khi khách đã đặt đơn, kho cần xuất hàng hoặc sản xuất đang chờ nguyên vật liệu. Hệ quả là mất doanh thu, chậm giao hàng, gián đoạn vận hành, thậm chí phải nhập gấp với chi phí cao hơn.

Bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ cảnh báo hết hàng là gì, các chỉ số cần theo dõi và cách thiết lập cảnh báo hết hàng tự động.

[Tải miễn phí] Trọn bộ file Quy trình quản lý kho hàng chuẩn

1. Cảnh báo hết hàng là gì?

Cảnh báo hết hàng là cơ chế thông báo khi số lượng tồn kho của một mặt hàng giảm xuống dưới mức quy định, chẳng hạn như mức tồn tối thiểu, điểm đặt hàng lại hoặc ngưỡng tồn kho an toàn mà doanh nghiệp đã thiết lập trước đó.

Mục tiêu của cảnh báo hết hàng là giúp doanh nghiệp phát hiện sớm những mặt hàng sắp hết, không đủ để bán, không đủ để xuất kho hoặc không đáp ứng kế hoạch sản xuất, từ đó chủ động xử lý trước khi phát sinh thiếu hàng thực tế.

Xem tính năng thiết lập cảnh báo hết hàng tự động

Doanh nghiệp cần phân biệt rõ:

• Hết hàng: Hàng trong kho không còn đủ để bán, xuất kho, giao cho khách hoặc phục vụ sản xuất.
• Sắp hết hàng: Hàng vẫn còn tồn nhưng đã xuống thấp, có nguy cơ thiếu nếu không nhập thêm hoặc điều chuyển kịp thời.
• Cảnh báo hết hàng: Tín hiệu giúp doanh nghiệp nhận biết sớm hàng sắp xuống dưới ngưỡng an toàn để có hành động xử lý phù hợp.

2. Khi nào doanh nghiệp cần thiết lập cảnh báo hết hàng?

Doanh nghiệp nên thiết lập cảnh báo hết hàng khi hoạt động sản xuất kinh doanh bắt đầu phụ thuộc nhiều vào độ chính xác của tồn kho. Đặc biệt, cảnh báo càng cần thiết khi số lượng mã hàng tăng lên, tần suất nhập xuất lớn hoặc doanh nghiệp vận hành nhiều kho, nhiều kênh bán.

Một số trường hợp điển hình gồm:

• Doanh nghiệp có nhiều mã hàng cần quản lý: Khi số lượng SKU lớn, việc kiểm tra thủ công từng mặt hàng rất dễ bỏ sót hàng sắp hết, đặc biệt với các sản phẩm có tốc độ bán khác nhau.
• Hàng hóa có tốc độ bán nhanh hoặc nhu cầu biến động: Các mặt hàng bán chạy, hàng theo mùa vụ hoặc hàng đang chạy chương trình khuyến mại có thể hết rất nhanh nếu không có cảnh báo tồn kho kịp thời.
• Doanh nghiệp có nhiều kho, chi nhánh hoặc điểm bán: Một mặt hàng có thể còn nhiều ở kho tổng nhưng lại sắp hết tại chi nhánh hoặc khu vực bán hàng cụ thể, vì vậy cần cảnh báo theo từng kho để điều chuyển đúng lúc.
• Doanh nghiệp sản xuất cần kiểm soát nguyên vật liệu: Thiếu một loại vật tư, linh kiện hoặc nguyên liệu đầu vào có thể làm chậm cả kế hoạch sản xuất, khiến doanh nghiệp phát sinh thời gian chờ và chi phí vận hành.
• Doanh nghiệp bán hàng đa kênh: Khi bán qua cửa hàng, website, sàn thương mại điện tử hoặc đội ngũ sales, tồn kho cần được cập nhật và cảnh báo thường xuyên để tránh nhận đơn vượt quá lượng hàng khả dụng.
• Doanh nghiệp có thời gian nhập hàng dài: Với hàng nhập khẩu, hàng đặt sản xuất hoặc hàng phụ thuộc nhiều vào nhà cung cấp, cảnh báo cần được thiết lập trước đủ sớm để tránh khoảng trống giữa thời điểm đặt hàng và thời điểm hàng về kho.

3. Các chỉ số cần theo dõi để cảnh báo hết hàng chính xác

Để cảnh báo hết hàng không bị quá sớm, quá muộn hoặc sai lệch so với thực tế, doanh nghiệp cần theo dõi đầy đủ các chỉ số liên quan đến tồn kho, tốc độ tiêu thụ và thời gian nhập hàng. Một số chỉ số quan trọng gồm:

• Tồn kho hiện tại: Đây là số lượng hàng đang có trong kho tại thời điểm theo dõi. Chỉ số này giúp doanh nghiệp biết mặt hàng nào còn nhiều, mặt hàng nào đã xuống thấp và có nguy cơ hết hàng trong thời gian ngắn.
• Tồn kho khả dụng: Không phải toàn bộ hàng trong kho đều có thể bán hoặc xuất ngay. Doanh nghiệp cần trừ đi hàng đã giữ cho đơn khác, hàng chờ xuất, hàng lỗi, hàng chờ kiểm hoặc hàng chưa đủ điều kiện bán để biết số lượng thực sự có thể sử dụng.
• Mức tồn tối thiểu: Đây là ngưỡng tồn kho thấp nhất mà doanh nghiệp cần duy trì để không bị thiếu hàng. Khi số lượng tồn giảm xuống bằng hoặc thấp hơn mức này, hệ thống hoặc nhân sự phụ trách cần phát cảnh báo để xử lý kịp thời.
• Tồn kho an toàn: Đây là lượng hàng dự phòng để doanh nghiệp ứng phó với nhu cầu tăng đột biến, nhà cung cấp giao chậm hoặc phát sinh sai lệch trong vận hành. Với hàng bán chạy, hàng nhập lâu hoặc nguyên vật liệu quan trọng, tồn kho an toàn cần được tính toán kỹ hơn.
• Điểm đặt hàng lại: Đây là mức tồn kho mà tại đó doanh nghiệp cần bắt đầu đặt hàng bổ sung. Điểm đặt hàng lại thường được tính dựa trên nhu cầu tiêu thụ trong thời gian chờ hàng cộng với tồn kho an toàn.
• Tốc độ bán hàng hoặc tốc độ tiêu thụ: Chỉ số này cho biết mỗi ngày, mỗi tuần hoặc mỗi tháng doanh nghiệp bán ra hoặc sử dụng bao nhiêu hàng. Nếu một mặt hàng tiêu thụ nhanh, ngưỡng cảnh báo cần được đặt sớm hơn để tránh thiếu hàng trước khi hàng mới về kho.
• Thời gian đặt hàng và nhận hàng: Doanh nghiệp cần biết mất bao lâu từ khi đặt hàng đến khi hàng về kho. Nếu thời gian giao hàng là 7 ngày, cảnh báo phải được kích hoạt đủ sớm để hàng tồn hiện tại vẫn đáp ứng nhu cầu trong thời gian chờ.
• Số lượng hàng đang đặt mua hoặc đang về kho: Chỉ số này giúp doanh nghiệp tránh đặt hàng trùng lặp. Có những trường hợp tồn kho hiện tại thấp nhưng hàng đang trên đường về, khi đó bộ phận mua hàng cần kiểm tra trước khi tạo thêm đơn đặt hàng mới.
• Nhu cầu theo mùa vụ: Với hàng bán theo mùa, hàng chạy khuyến mại hoặc sản phẩm có nhu cầu tăng mạnh theo chiến dịch, doanh nghiệp cần điều chỉnh ngưỡng cảnh báo theo từng giai đoạn thay vì dùng một mức cố định quanh năm.

Xem thêm: Quản lý kho hàng là gì? Các phương pháp và quy trình quản lý kho cần biết

4. Cách thiết lập cảnh báo hết hàng hiệu quả

Để cảnh báo hết hàng phát huy hiệu quả, doanh nghiệp không nên chỉ đặt một ngưỡng tồn kho chung cho tất cả mặt hàng. Thay vào đó, cần thiết lập cảnh báo dựa trên đặc thù từng sản phẩm, tốc độ tiêu thụ, thời gian nhập hàng và nhu cầu thực tế.

4.1. Xác định nhóm hàng cần thiết lập cảnh báo

Trước tiên, doanh nghiệp cần rà soát danh mục hàng hóa để xác định mặt hàng nào cần theo dõi cảnh báo hết hàng thường xuyên. Không phải sản phẩm nào cũng có mức độ ưu tiên giống nhau, vì vậy cần phân nhóm để dễ kiểm soát.

Một số nhóm hàng nên được ưu tiên thiết lập cảnh báo gồm:

• Hàng bán chạy: Có tốc độ tiêu thụ cao, dễ hết hàng nếu không theo dõi sát.
• Hàng có thời gian nhập lâu: Cần cảnh báo sớm để doanh nghiệp có đủ thời gian đặt mua và nhận hàng.
• Nguyên vật liệu quan trọng: Nếu thiếu có thể ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch sản xuất.
• Hàng theo mùa vụ hoặc chương trình bán hàng: Nhu cầu có thể tăng nhanh trong thời gian ngắn.
• Hàng có biên lợi nhuận cao hoặc ảnh hưởng lớn đến doanh thu: Cần đảm bảo luôn có sẵn để đáp ứng đơn hàng.

4.2. Thiết lập mức tồn tối thiểu cho từng mặt hàng

Mức tồn tối thiểu là số lượng hàng thấp nhất doanh nghiệp cần duy trì trong kho để đảm bảo không bị thiếu hàng khi phát sinh nhu cầu bán, xuất kho hoặc sản xuất. Mỗi mặt hàng nên có mức tồn tối thiểu riêng, dựa trên:

• Tốc độ bán hàng hoặc tốc độ sử dụng trung bình
• Thời gian nhập hàng từ nhà cung cấp
• Mức độ quan trọng của mặt hàng
• Biến động nhu cầu theo mùa vụ hoặc chiến dịch bán hàng
• Khả năng điều chuyển từ kho khác nếu thiếu hàng

Ví dụ, sản phẩm bán trung bình 20 chiếc/ngày và nhà cung cấp cần 5 ngày để giao hàng. Nếu doanh nghiệp chỉ cảnh báo khi hàng còn 20 chiếc, cảnh báo đã quá muộn vì lượng tồn chỉ đủ bán trong 1 ngày. Khi đó, mức cảnh báo cần được đặt cao hơn để đảm bảo đủ hàng trong thời gian chờ nhập bổ sung.

4.3. Tính điểm đặt hàng lại

Điểm đặt hàng lại là mức tồn kho mà tại đó doanh nghiệp cần bắt đầu đặt hàng bổ sung. Đây là chỉ số quan trọng để cảnh báo hết hàng không bị kích hoạt quá muộn.

Công thức đơn giản có thể áp dụng:

Điểm đặt hàng lại = Nhu cầu trung bình trong thời gian chờ hàng + Tồn kho an toàn

Ví dụ, một sản phẩm bán trung bình 30 sản phẩm/ngày, thời gian nhà cung cấp giao hàng là 4 ngày, doanh nghiệp muốn giữ 50 sản phẩm làm tồn kho an toàn. Khi đó:

30×4+50=170

Như vậy, khi tồn kho giảm xuống còn 170 sản phẩm, doanh nghiệp nên nhận cảnh báo để đặt hàng bổ sung. Cách tính này giúp bộ phận mua hàng chủ động hơn, tránh tình trạng chờ đến khi gần hết hàng mới đặt mua.

4.4. Thiết lập cảnh báo theo từng kho, chi nhánh hoặc kênh bán

Với doanh nghiệp có nhiều kho, chi nhánh hoặc nhiều điểm bán, cảnh báo hết hàng không nên chỉ theo dõi trên tổng tồn toàn hệ thống. Tổng hàng còn đủ nhưng một kho cụ thể vẫn có thể thiếu hàng để giao cho khách trong khu vực.

Ví dụ, toàn hệ thống còn 500 sản phẩm, nhưng kho miền Nam chỉ còn 10 sản phẩm trong khi nhu cầu khu vực này rất cao. Nếu chỉ nhìn tổng tồn, doanh nghiệp có thể không phát hiện nguy cơ thiếu hàng cục bộ.

Do đó, doanh nghiệp nên thiết lập cảnh báo theo: Kho, chi nhánh, điểm bán, kênh bán, nhóm hàng hoặc mặt hàng quan trọng.

4.5. Gắn cảnh báo với quy trình xử lý cụ thể

Cảnh báo hết hàng chỉ thực sự hiệu quả khi sau cảnh báo có hành động xử lý rõ ràng. Nếu hệ thống báo hàng sắp hết nhưng không ai phụ trách kiểm tra, đặt mua hoặc điều chuyển, cảnh báo sẽ không tạo ra giá trị vận hành.

Doanh nghiệp nên quy định rõ:

• Ai là người nhận cảnh báo
• Khi nào cần kiểm tra tồn kho thực tế
• Khi nào tạo yêu cầu mua hàng
• Khi nào điều chuyển hàng từ kho khác
• Khi nào cần báo quản lý phê duyệt
• Thời gian xử lý tối đa sau khi nhận cảnh báo

Ví dụ, khi hàng xuống dưới mức tồn tối thiểu, nhân viên kho kiểm tra lại tồn thực tế, bộ phận mua hàng đối chiếu với đơn đang đặt, sau đó tạo yêu cầu nhập bổ sung hoặc đề xuất điều chuyển từ kho còn dư.

4.6. Kiểm tra và điều chỉnh ngưỡng cảnh báo định kỳ

Nhu cầu hàng hóa không cố định, vì vậy ngưỡng cảnh báo cũng cần được rà soát định kỳ. Một mức tồn tối thiểu phù hợp ở tháng trước có thể không còn phù hợp trong mùa cao điểm, khi chạy khuyến mại hoặc khi nhà cung cấp thay đổi thời gian giao hàng.

Doanh nghiệp nên điều chỉnh ngưỡng cảnh báo dựa trên:

• Tốc độ bán hàng thực tế
• Biến động nhu cầu theo mùa vụ
• Kế hoạch bán hàng hoặc sản xuất
• Thời gian giao hàng của nhà cung cấp
• Tỷ lệ thiếu hàng hoặc tồn kho dư thừa trong kỳ trước

Việc rà soát định kỳ giúp cảnh báo hết hàng sát với thực tế hơn, hạn chế cả hai tình trạng: cảnh báo quá muộn gây thiếu hàng hoặc cảnh báo quá sớm khiến doanh nghiệp nhập dư, tăng áp lực tồn kho.

5. Cảnh báo hết hàng tự động với AMIS Kho hàng

Khi quản lý kho bằng Excel hoặc kiểm tra thủ công, doanh nghiệp thường khó phát hiện kịp thời mặt hàng sắp xuống dưới định mức. Chỉ đến khi phát sinh đơn bán, yêu cầu xuất kho hoặc kế hoạch sản xuất, tình trạng thiếu hàng mới được nhận ra, dẫn đến mất đơn, chậm giao hàng hoặc phải nhập bổ sung gấp.

Phần mềm AMIS Kho hàng giúp doanh nghiệp theo dõi tồn kho tập trung và thiết lập cảnh báo hết hàng tự động. Nhờ đó, nhà quản lý có thể phát hiện sớm hàng dưới định mức, chủ động nhập bổ sung, điều chuyển hàng và hạn chế rủi ro thiếu hàng trong vận hành.

Dùng thử miễn phí ngay

Cụ thể, AMIS Kho hàng hỗ trợ:

• Tự động cảnh báo tồn kho dưới mức tối thiểu: Doanh nghiệp có thể thiết lập mức tồn tối thiểu cho từng mặt hàng, khi số lượng tồn giảm xuống dưới ngưỡng an toàn, hệ thống sẽ tự động nhắc nhở để bộ phận kho, mua hàng hoặc quản lý kịp thời kiểm tra và nhập bổ sung.

• Nhắc nhở thông minh các rủi ro tồn kho cần xử lý: Ngoài hàng dưới định mức, hệ thống còn hỗ trợ nhắc nhở các trường hợp như hàng vượt mức tồn tối đa, hàng chậm luân chuyển, hàng sắp hết hạn, hàng quá hạn sử dụng hoặc đơn hàng quá hạn giữ hàng, giúp doanh nghiệp xử lý tồn kho chủ động hơn.

• Báo cáo tồn kho trực quan: AMIS Kho hàng cung cấp báo cáo nhập, xuất, tồn, biến động kho, hàng dưới định mức và hàng tồn lâu, giúp nhà quản lý nhanh chóng nhận diện mặt hàng có nguy cơ thiếu hoặc tồn kho bất hợp lý.
• Quản lý nhập, xuất, điều chuyển và kiểm kê tập trung: Các nghiệp vụ kho được ghi nhận trên cùng một hệ thống, giúp dữ liệu tồn kho được cập nhật kịp thời và giảm rủi ro tồn kho ảo do nhập xuất chậm hoặc ghi nhận thủ công sai lệch.

• Liên thông dữ liệu với các bộ phận liên quan: Dữ liệu kho được kết nối với mua hàng, bán hàng, kế toán và các phân hệ trong hệ sinh thái MISA AMIS, giúp giảm nhập liệu trùng lặp và đảm bảo các bộ phận cùng làm việc trên một nguồn dữ liệu thống nhất.

Nhận BÁO GIÁ & DEMO miễn phí

Hơn 400.000+ doanh nghiệp & hộ kinh doanh đã tin chọn MISA AMIS, trong đó có các công ty đã sử dụng AMIS Kho hàng như Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu KingFish, Công ty cổ phần XNK May Hải Anh, Công ty cổ phần TICO Việt Nam, Công ty TNHH Mira Tav… và nhiều doanh nghiệp khác.

6. Kết luận

Cảnh báo hết hàng giúp doanh nghiệp phát hiện sớm mặt hàng sắp xuống dưới ngưỡng an toàn, từ đó chủ động nhập bổ sung, điều chuyển và đáp ứng kịp thời nhu cầu bán hàng hoặc sản xuất. Khi thiết lập đúng mức tồn tối thiểu, điểm đặt hàng lại và quy trình xử lý cảnh báo, doanh nghiệp có thể giảm rủi ro thiếu hàng, hạn chế chậm giao và vận hành kho hiệu quả hơn.