Hình thức chứng từ ghi sổ theo TT 200 và 133, đặc điểm và cách ghi sổ

Chứng từ ghi sổ (CTGS) là hình thức mà các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc được phân loại, tổng hợp và lập chứng từ ghi sổ trước khi ghi sổ cái các tài khoản. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về chứng từ ghi sổ và các mẫu CTGS được quy định theo thông tư 133 và thông tư 200.

1. Chứng từ ghi sổ là gì?

Chứng từ ghi sổ (Recording vouchers) là tập hợp các loại chứng từ khác nhau thêr hiện số liệu liên quan đến các chứng từ gốc. Ngoài ra, chứng từ ghi sổ còn được dùng để lập chứng từ gốc hoặc lập nhiều chứng từ gốc với điều kiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc đã hoàn thành cần phải tương ứng. 

Căn cứ vào dữ liệu thể hiện bên trong chứng từ để kế toán doanh nghiệp lập nên CTGS. Nếu không dựa vào chứng từ thì có thể dựa trên số liệu từ bảng tổng hợp có cùng nội dung kinh tế, cùng loại mà lập nên CTGS. 

Đặc điểm của chứng từ ghi sổ:

• Chứng từ ghi sổ là cơ sở để trực tiếp ghi chép sổ sách kế toán
• Các nội dung thể hiện trên CTGS phải thể hiện theo nội dung ghi nhận trong sổ cái
• Việc ghi chứng từ mang tính tổng hợp theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ
• Hình thức CTGS bao gồm các loại sổ kế toán khác nhau như sổ cái, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, CTGS, thẻ kế toán chi tiết

2. Nguyên tắc ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.

Chứng từ ghi sổ sẽ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm và có các chứng từ kế toán đính kèm, có sự phê duyệt của kế toán trưởng trước khi ghi sổ kế toán.

Hình thức kế toán CTGS sẽ bao gồm các loại sổ kế toán như:

• Chứng từ ghi sổ

• Sổ cái

• Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
• Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Việc ghi sổ theo hình thức CTGS thường có ưu điểm dễ ghi chép, mẫu sổ đơn giản và thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán. Tuy nhiên với hình thức này, kế toán doanh nghiệp sẽ mất nhiều thời gian để ghi chép và dễ xảy ra hiện tượng trùng lặp. Ngoài ra, việc kiểm tra và đối chiếu số liệu vào cuối tháng cũng sẽ ảnh hưởng đến việc cung cấp các thông tin kịp thời cho bộ phận quản lý.

>> Đọc thêm: Các vấn đề cơ bản về sổ sách kế toán của doanh nghiệp

3. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

Kế toán doanh nghiệp thực hiện ghi sổ theo trình tự dưới đây:

• Công việc hàng ngày hoặc định kỳ

Kế toán doanh nghiệp hàng ngày phải dựa vào chứng từ gốc hợp pháp để thực hiện phân loại, tổng hợp và lập CTGS, sổ quỹ tiền mặt, thẻ kế toán chi tiết có liên quan

• Công việc cuối tháng

Kế toán phải khóa sổ tính ra tổng số tiền các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký CTGS và tính ra tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái.

Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết sẽ được dùng để lập báo cáo tài chính. 

Tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có của các tài khoản trên bảng cân đối phát sinh phải bằng nhau và bằng với tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. 

Tổng số dư nợ và tổng số dư có của các tài khoản trên bảng cân đối phát sinh bằng nhau và số dư của từng tài khoản trên bảng cân đối phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng với bảng tổng hợp chi tiết.

Sơ đồ hình thức chứng từ kế toán ghi sổ

>> Đọc thêm: Phương pháp ghi sổ kép trong kế toán

4. Nội dung, kết cấu và phương pháp ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ

4.1. Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ (Mẫu số S02b-DN) ban hành theo thông tư 200/2014/TT-BTC

• Nội dung sổ đăng ký chứng từ ghi sổ mẫu S02b-DN

Sổ đăng ký CTGS là sổ kế toán tổng hợp được dùng để ghi chép lại toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Ngoài ra, sổ đăng ký CTGS còn hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng Cân đối số phát sinh.

• Kết cấu và phương pháp ghi chép

+ Cột A: Ghi số hiệu của Chứng từ ghi sổ.

+ Cột B: Ghi ngày, tháng lập Chứng từ ghi sổ.

+ Cột 1: Ghi số tiền của Chứng từ ghi sổ.

+ Đầu trang sổ phải ghi số cộng trang trước chuyển sang.

+ Cuối trang sổ phải cộng số luỹ kế để chuyển sang trang sau.

+ Cuối tháng, cuối năm, kế toán cộng tổng số tiền phát sinh trên Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, lấy số liệu đối chiếu với Bảng Cân đối số phát sinh.

• Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ mẫu số S02b-DNN

SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ

Năm …..

– Sổ này có …. trang, đánh số từ trang số 01 đến trang ….

– Ngày mở sổ: ……

>> Tải ngay mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ mẫu số S02b-DNN Tại đây

4.2. Sổ cái mẫu số S02c1-DNN và Mẫu số S02c2-DN ban hành kèm theo thông tư 133/2016/TT-BTC

• Nội dung sổ cái 

Sổ cái là mẫu sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp.

Các số liệu ghi trên Sổ Cái dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trên Bảng tổng hợp chi tiết hoặc các sổ kế toán chi tiết và dùng để lập bảng cân đối số phát sinh cũng như lập báo cáo tài chính.

• Kết cấu và phương pháp ghi Sổ Cái

Sổ Cái của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được mở riêng cho từng tài khoản và mỗi tài khoản được mở một trang hoặc một số trang tuỳ theo số lượng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít của từng tài khoản.

Sổ Cái bao gồm 2 loại: Sổ Cái ít cột và Sổ Cái nhiều cột.

4.2.1. Sổ cái ít cột  S02c1-DNN ban hành kèm theo thông tư 133

• Sổ cái ít cột

Sổ cái ít cột thường được áp dụng cho những tài khoản có ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc nghiệp vụ kinh tế phát sinh đơn giản.

• Kết cấu của Sổ Cái loại ít cột (Mẫu số S02c1-DN)

+ Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.

+ Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày, tháng của Chứng từ ghi sổ.

+ Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

+ Cột E: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng.

+ Cột 1, 2: Ghi số tiền ghi Nợ, ghi Có của tài khoản này.

• Mẫu sổ cái mẫu số S02c1- DNN

SỔ CÁI

(Dùng cho hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ)

Năm:………….

Tên tài khoản……….

Số hiệu:……….

– Sổ này có …. trang, đánh số từ trang số 01 đến trang …

– Ngày mở sổ:…

>> Tải ngay mẫu sổ cái mẫu số S02c1- DNN Tại đây

4.2.2. Sổ cái nhiều cột mẫu số S02c2-DN ban hành kèm theo thông tư 133

• Nội dung sổ cái nhiều cột

Sổ Cái nhiều cột sẽ thường được áp dụng cho những tài khoản có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc nghiệp vụ kinh tế phát sinh phức tạp và cần phải theo dõi chi tiết có thể kết hợp mở riêng cho một trang sổ trên Sổ Cái, được phân tích chi tiết theo tài khoản đối ứng.

• Kết cấu của Sổ Cái loại nhiều cột  theo mẫu số S02c2-DN)

+ Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.

+ Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày, tháng của Chứng từ ghi sổ.

+ Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

+ Cột E: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng.

+ Cột 1, 2: Ghi tổng số tiền phát sinh Nợ, phát sinh Có của tài khoản này.

+ Cột 3 đến cột 10: Ghi số tiền phát sinh bên Nợ, bên Có của các tài khoản cấp 2.

• Mẫu sổ cái mẫu số S02c2- DNN

SỔ CÁI

(Dùng cho hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ)

Năm: …………

Tên tài khoản ………………….

Số hiệu: ………………………..

– Sổ này có ……….. trang, đánh số từ trang số 01 đến trang ……….

– Ngày mở sổ: ……….

>> Tải ngay mẫu sổ cái mẫu số S02c2- DNN Tại đây

Hiện nay, các doanh nghiệp thường trang bị thêm cho bộ phận kế toán hệ thống phần mềm hỗ trợ để giúp việc thực hiện các nghiệp vụ kế toán được nhanh chóng, chính xác hơn. Một trong các phần mềm nổi bật trên thị trường đó là phần mềm kế toán online MISA AMIS. Phần mềm giúp lập chứng từ ghi chép các nghiệp vụ có cùng nội dung kinh tế trong một khoảng thời gian nhất định và kiểm tra trạng thái ghi sổ chứng từ dễ dàng hơn so với làm thủ công như trước đây.

Ngoài ra, phần mềm kế toán MISA AMIS còn là giải pháp quản trị tài chính thông minh thế hệ mới, có nhiều tính năng đặc biệt hỗ trợ doanh nghiệp như:

• Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp mọi lĩnh vực
• Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu chứng từ từ: Hóa đơn, Bill bán hàng, Bảng kê ngân hàng… giúp rút ngắn thời gian nhập liệu, tránh sai sót.
• Tự động hóa việc lập báo cáo: Tự động tổng hợp số liệu lên báo cáo thuế, báo cáo tài chính và các sổ sách giúp doanh nghiệp nộp báo cáo kịp thời, chính xác. 
• Cảnh báo thông minh: Nhắc nhở hạn kê khai, nộp thuế; Tồn kho vật tư, hàng hóa; Thu hồi nợ, thanh toán hóa đơn; Tình trạng hoạt động của KH/NCC…
• Kết nối với Cơ quan Thuế; hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự; hơn 100 đối tác giúp đồng bộ dữ liệu, giảm thiểu thời gian nhập liệu chồng chéo

Tham khảo ngay phần mềm kế toán online MISA AMIS để quản lý công tác kế toán hiệu quả hơn.