Quản lý là gì? Chức năng và vai trò của quản lý trong doanh nghiệp

Quản lý là một hoạt động vô cùng quan trọng và không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp. Vậy quản lý là gì? Tại sao một nhà quản lý giỏi luôn được các tổ chức, công ty mong muốn. Nhà quản lý đóng vai trò mật thiết gì trong doanh nghiệp? Cùng AMIS tìm hiểu rõ hơn qua bài viết này nhé!

I. Quản lý là gì? Khái niệm Nhà quản lý

Quản lý – Management là công việc quản trị một tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp hoặc một cơ quan nào đó. Quản lý bao gồm các hoạt động như lên kế hoạch,  chiến lược, điều hành, phân phối và điều động nhân sự, tài chính. Mục tiêu của quản lý là hoàn thành mục tiêu chiến lược của công ty.

Quản lý ra đời khi có quá nhiều công việc cần được sắp xếp. Khi đó, doanh nghiệp cần một người đứng ra và điều phối, chỉ đạo mọi thứ đi vào quỹ đạo. Người này sẽ xây dựng các hoạt động chung thống nhất trong hệ thống để đi đến mục đích cuối cùng.

Dù bạn làm ở cấp bậc vị trí quản lý nào, việc theo dõi, đánh giá chính xác nhân viên vẫn là yêu cầu thiết yếu. Nó giúp bạn thúc đẩy năng suất của đội nhóm, hoàn thành mục tiêu đề ra nhanh chóng và hiệu quả hơn. Thấu hiểu những vai trò trên, MISA AMIS trân trọng gửi đến bạn bộ tài liệu chuyên sâu: Mời bạn nhận eBook miễn phí: Quản lý và tăng năng suất công việc của nhân viên dưới quyền

 

Để hiểu rõ hơn ý nghĩa về quản lý là gì, nó được xem là việc thực hiện 2 quá trình “kiểm soát các yêu cầu” và “điều khiển các hoạt động theo yêu cầu”. Khi xuất hiện vị trí quản lý, những người phụ trách phải đáp ứng nhu cầu công việc trong doanh nghiệp.

Nhà quản lý là những người kiểm soát, điều hành công việc của nhân viên. Họ cũng chịu trách nhiệm trước mọi hành động của đội ngũ.

Mỗi một bộ phận sẽ có từng người quản lý khác nhau. Nhiệm vụ của họ là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và đánh giá nhân sự. Thậm chí họ nắm rõ cả vấn đề tài chính, vật chất, thông tin trong phòng ban.

>> Tìm hiểu thêm: Nguyên tắc quản lý là gì? Một số nguyên tắc quản lý cơ bản

II. Các cấp quản lý theo thứ tự

Thông thường, công việc quản lý trong công ty sẽ được chia thành 3 bậc cơ bản như sau:

1. Quản lý cao cấp

• Để thực hiện tốt ở vị trí này, yêu cầu một người phải có được các kiến thức về quản lý điều hành doanh nghiệp. Đồng thời, họ cần hiểu rõ vai trò, trách nhiệm của một người quản lý nên có.
• Quản lý cao cấp phải linh hoạt, nhạy bén với các yếu tố bên ngoài. Bởi lẽ, các tác nhân có thể gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy họ cần đặc biệt am hiểu thị trường.
• Họ cần có tầm nhìn rộng để quyết định các chiến lược dài hạn.
• Quyết định từ quản lý cao cấp được đánh giá thông qua quá trình phân tích, tìm hiểu, nghiên cứu. Họ quan tâm đến mọi hành vi, nhận thức và thái độ của nhân viên đối với công việc kinh doanh của công ty.
• Tinh thần chịu trách nhiệm cao.
• Quản lý cao cấp nên có khả năng quản trị chiến lược cụ thể cho doanh nghiệp.
• Quản lý cao cấp có thể được xem là người điều hành cả một doanh nghiệp và nắm vững được khái niệm quản lý.

2. Quản lý trung cấp

• Ở vị trí này, người quản lý cần có được năng lực chuyên môn và kiến thức về quản lý là gì.
• Họ có trách nhiệm thực hiện những yêu cầu từ quản lý cấp cao
• Tuỳ từng phòng ban, quản lý trung cấp sẽ kiểm soát những công việc, số lượng nhân viên khác nhau. Ngoài ra, họ cũng có những nhiệm vụ riêng biệt

3. Quản lý hạ cấp

• Đây là vị trí có phận sự đảm bảo chắc chắn các kế hoạch đã đề ra. Họ thực hiện các quyết định từ quản lý trung cấp và quản lý cao cấp phải được thực hiện
• Những quyết định từ quản lý hạ cấp sẽ mang tính chất ngắn hạn, không thể hiện tính chiến lược.

Điều hành doanh nghiệp tại bất cứ đâu với MISA AMIS Digital Workplace

 

III. Vai trò của các nhà quản lý trong công việc

Ở bất kỳ lĩnh vực nào, người quản lý cũng có một vai trò không thể thiếu trong công ty, tổ chức, doanh nghiệp. Họ là người quyết định hiệu quả và sự phát triển của một tập thể lớn.

Ở cương vị này, người quản lý sẽ phải đảm đương nhiều vai trò khác nhau. Tổng hợp chung những vai trò của quản lý sẽ thực hiện bao gồm:

• Kết nối và tạo dựng các mối quan hệ đối tác cho công ty.
• Lãnh đạo và liên kết mọi người với nhau hướng đến thành công chung
• Thu thập tổng hợp thông tin từ cấp dưới, phổ biến thông tin từ cấp trên đến với nhân viên. Ngoài ra, tùy vào vị trí quản lý sẽ có những người cung cấp thông tin cho các đối tác.
• Quyết định là vai trò quan trọng nhất của nhà quản lý. Họ phải chịu trách nhiệm cho hành vi, hiệu quả công việc của mình và của mọi người
• Định hướng sự phát triển cho doanh nghiệp. Từ đó, người quản lý hướng mọi thành quả của nhân viên vào mục tiêu đó.
• Nâng cao tinh thần và động lực cho cấp dưới nhằm giảm bớt sai sót, sai lệch từ nhân viên
• Tạo điều kiện và môi trường tích cực cho sự phát triển của từng cá nhân. Cuối cùng, họ đảm bảo sự phát triển bền vững và hiệu quả

Hãy tham gia bài test miễn phí về Kỹ năng lãnh đạo (Leadership Skills) để đánh giá chính xác mức độ hiểu biết và nâng cao các kỹ năng lãnh đạo của bạn ngay hôm nay!

IV. Chức năng của quản lý là gì?

1. Hoạch định chiến lược

Việc vạch ra một kế hoạch công việc cụ thể cho doanh nghiệp sẽ giúp mọi người trong tổ chức hiểu rõ hướng đi. Quan trọng hơn là nhìn rõ mục tiêu công ty đang hướng đến. Từ đấy, quản lý phân bổ được các nguồn lực một cách hợp lý để đồng bộ quy trình.

Ngoài ra, nhà quản lý cần có năng lực dự đoán để phán đoán được những tình huống sẽ xảy ra trong tương lai. Dựa vào đó để  lên các chiến lược đối phó.

Quản lý cần phân tích được các yếu tố thuận lợi, khó khăn hay là ảnh hưởng từ thị trường đối với doanh nghiệp để đề ra kế hoạch hoàn hảo. Cấp càng cao thì việc hoạch định càng quan trọng.

2. Thực hiện các hoạt động trong mục tiêu chung

Đây là chức năng tiếp theo của người quản lý. Một doanh nghiệp khi rõ ràng về cơ cấu tổ chức sẽ có nhiệm vụ rõ ràng cho mỗi vị trí quản lý. Họ là người phân công việc, hỗ trợ, kiểm tra và điều chỉnh.

Giao việc sẽ tùy thuộc vào trình độ và năng lực của từng nhân viên. Tuỳ thuộc vào tiềm năng của nhân sự, người quản lý sẽ kết hợp giữa đào tạo và phân công công việc.

Khi người quản lý giao việc có độ khó cao hơn so với năng lực của cấp dưới, quản lý sẽ phải theo dõi sát sao hơn nhằm điều chỉnh những sai sót sẽ xảy ra. Khi người quản lý hiểu rõ công việc quản lý là gì, thì người đó sẽ có những cái nhìn xa hơn cho các công việc trong tương lai. Điều đó dẫn đến sự vận hành trơn tru, hiệu quả hơn cho công ty.

3. Lãnh đạo

Một chức năng khác của quản lý là khả năng lãnh đạo. Họ tạo sức ảnh hưởng đến từng bộ phận, từng cá nhân trong doanh nghiệp. Họ hướng mọi người đến việc hoàn thành hiệu quả các mục tiêu kế hoạch của công ty.

4. Phân tích và đánh giá

Sau mỗi mục tiêu, người quản lý sẽ kiểm tra và đo lường thực tế. Sau khi xem xét công việc mà các cá nhân, bộ phận đã thực hiện, họ sẽ chỉnh sửa các vấn đề còn tồn đọng. Thêm vào đó, họ cần tìm ra các hướng giải quyết kịp thời cho những sai sót.

>> Xem thêm: Management là gì? Vai trò của Management trong doanh nghiệp?

V. Các yêu cầu đối với quản lý trong doanh nghiệp

Trong khái niệm quản lý là gì, thì các nhà quản lý phải đáp ứng được các yêu cầu năng lực cơ bản dưới đây:

• Năng lực quản lý
• Năng lực lãnh đạo
• Năng lực giao tiếp khéo léo
• Năng lực truyền thông, khả năng truyền đạt thông tin
• Năng lực điều chỉnh bản thân với nhiều môi trường
• Năng lực chuyên môn, hiểu rõ vị trí công việc quản lý và các kiến thức liên quan
• Năng lực tư duy

TỐI ƯU QUY TRÌNH QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

VI. Những kỹ năng và tố chất của nhà quản lý trong công ty

1. Kỹ năng

• Kỹ năng chuyên môn: khi thực hiện yêu cầu cho vị trí công việc, họ phải có kiến thức nghiệp vụ cao.
• Kỹ năng tư duy: Đòi hỏi sự khéo léo, tầm nhìn xa, nắm bắt được các thông tin cần thiết hoặc là cơ hội, nguy cơ ảnh hưởng đến công ty.
• Kỹ năng quản trị nhân sự: Đây là kỹ năng cần có để giao tiếp thuận lợi khi lãnh đạo hay động viên nhân viên.

Tuỳ vào các nhà quản lý đảm đương công việc ở bộ phận nào sẽ có các yêu cầu kỹ năng khác nhau

2. Tố chất

• Sự say mê đối với công việc: Nếu thiếu đi đam mê thì một nhà quản lý sẽ không thể có được những quyết định đổi mới và táo bạo.
• Ham học hỏi với những điều mới: Bởi vì kiến thức là một vũ trụ bao la vô vàn. Ngoài những kiến thức cơ bản quản lý là gì, nhà quản lý cần phải liên tục cập nhật các điểm thay đổi mới và tri thức mới.
• Tầm nhìn xa: Để có được những kế hoạch, chiến lược thành công nhà quản lý cần phải lường trước được mọi chuyện xảy ra trong thời gian thực thi kế hoạch.
• Sự sáng tạo: Dù ở bất kỳ công việc nào, sự sáng tạo sẽ đem đến cho con người sự đột phá mới.

• Khả năng truyền đạt: Một người quản lý giỏi phải có trình độ giao tiếp chuyên nghiệp và tạo được sự ảnh hưởng đến cấp dưới.
• Làm việc theo nhóm: Nhà quản lý cần biết phối hợp và kết nối mọi người trong tập thể với nhau  để nâng cao hiệu quả công việc.
• Khả năng ứng biến linh hoạt. Để trở thành người quản lý, bạn cần có một tinh thần chịu trách nhiệm cao và một tinh thần lạc quan trước khó khăn. Luôn tìm kiếm các giải pháp cho vấn đề và lựa chọn cách tối ưu nhất
• Dũng cảm: Doanh nghiệp càng phát triển, càng lớn mạnh thì người quản lý phải có những quyết định táo bạo cho các dự án lớn. Cương quyết trong những vấn đề đúng và những lỗi sai ở các cá nhân.
• Chấp nhận rủi ro: Nhà quản lý tài ba sẽ không trốn tránh trước những thất bại của chính mình. Họ sẽ tìm hiểu và khắc phục những hạn chế đó.

VII. Những công việc của người quản lý đối với doanh nghiệp

Một người quản lý giỏi của doanh nghiệp sẽ đảm đương những công việc như:

• Lãnh đạo nhân viên: Đây là một trong những công việc quản lý phổ biến trong doanh nghiệp. Công việc cụ thể có thể kể đến như: phân công công việc, trao quyền, giám sát và hướng dẫn nhân viên. Vì thế, người quản lý sẽ cần hiểu rõ cấp dưới để giao việc phù hợp với khả năng.
• Cầu nối của mọi người: Một nhiệm vụ thành công khi mọi người trong đội hợp tác trơn tru với nhau. Để việc này diễn ra hoàn hảo, người quản lý sẽ kết nối mọi người với nhau và sắp xếp từng người đúng vị trí cần làm.
• Trao đổi và đàm phán: Ở tư cách một nhà quản lý tài ba, người quản lý sẽ làm việc với các cấp lãnh đạo cao hơn và các đối tác khách hàng.
• Động viên nhân viên: Để tạo sức ảnh hưởng, người quản lý phải luôn tìm cách nâng cao tinh thần, động viên cấp dưới của mình. Điều này giúp họ có thể nâng cao năng suất làm việc hiệu quả nhất.
• Sắp xếp công việc và nội bộ nhân sự công ty: Khi ngồi ở vị trí quản lý luôn phải thực hiện nhiều công việc khác nhau. Việc tổ chức lại từng nhiệm vụ sẽ kiểm soát được lượng công việc cần phải hoàn thành. Bên cạnh đó, nó cũng bố trí nhân lực cho từng công việc một cách hợp lý.
• Xây dựng kế hoạch công việc: Đây được xem là vai trò của quản lý và là yêu cầu cơ bản của vị trí này.

Phần mềm MISA AMIS Công việc – Giải pháp điều hành doanh nghiệp toàn diện

Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên trên một nền tảng hợp nhất. Doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả kinh doanh. 

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ KHÁM PHÁ SỨC MẠNH CỦA AMIS CÔNG VIỆC

VIII. Kết luận

Bài viết trên đã giúp các bạn giải đáp được câu hỏi quản lý là gì? Chức năng, vai trò và những kỹ năng, phẩm chất mà người quản lý có. Hy vọng nhà quản lý tiềm năng sẽ có những cái nhìn chuẩn xác về lĩnh vực này. Từ đó nâng cao năng lực của bản thân, đưa doanh nghiệp phát triển hơn.

.