Trong hoạt động kinh doanh hiện nay, hàng khuyến mại không thu tiền được sử dụng phổ biến như một công cụ kích cầu và gia tăng doanh thu. Tuy nhiên, đây cũng là nghiệp vụ kế toán dễ gây nhầm lẫn nếu không hiểu đúng bản chất.
Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ cách hạch toán hàng khuyến mại không thu tiền theo quy định mới nhất, từ đó đảm bảo ghi nhận chính xác chi phí, tuân thủ pháp luật và hạn chế rủi ro về thuế trong quá trình hoạt động.
1. Các chính sách đối với hàng khuyến mại
Các chính sách về hàng khuyến mại hiện nay được quy định rõ trong hệ thống văn bản pháp luật, chủ yếu bao gồm:
- Luật Thương mại 2005: Quy định khái niệm khuyến mại là hoạt động xúc tiến thương mại nhằm xúc tiến việc mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
- Nghị định 81/2018/NĐ-CP: Hướng dẫn chi tiết về hình thức khuyến mại, hạn mức, thủ tục thông báo/đăng ký chương trình khuyến mại.
- Các văn bản về thuế như:
- Luật Thuế GTGT và văn bản hướng dẫn: quy định cách xuất hóa đơn, tính thuế đối với hàng khuyến mại
- Luật Thuế TNDN: quy định điều kiện để chi phí khuyến mại được tính vào chi phí hợp lý
Theo đó, khi thực hiện chương trình khuyến mại, doanh nghiệp phải tuân thủ các nguyên tắc:
- Hợp pháp, công khai, minh bạch, không gây nhầm lẫn cho khách hàng
- Thực hiện đầy đủ thủ tục thông báo hoặc đăng ký (nếu thuộc diện bắt buộc) theo Nghị định 81/2018/NĐ-CP
- Nội dung chương trình phải rõ ràng về hình thức, thời gian, giá trị và hàng hóa khuyến mại
Có thể bạn quan tâm: Chiết khấu thương mại là gì? Cách hạch toán chiết khấu thương mại
2. Nguyên tắc hạch toán hàng khuyến mại, quảng cáo
Theo quy định về Nguyên tắc kế toán hàng tồn kho – Thông tư 99/2025/TT-BTC như sau:
8. Trường hợp xuất hàng tồn kho để khuyến mại, quảng cáo, căn cứ vào bản chất của giao dịch để hạch toán theo nguyên tắc sau:
a) Trường hợp xuất hàng tồn kho để khuyến mại, quảng cáo không thu tiền, không kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa… hoặc bản chất mô hình kinh doanh, đặc điểm sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp là giá bán sản phẩm chính không thay đổi cho dù khách hàng có nhận hay không nhận sản phẩm tặng kèm thì doanh nghiệp ghi nhận giá trị hàng tồn kho dùng cho khuyến mại, quảng cáo vào chi phí bán hàng (chi tiết hàng khuyến mại, quảng cáo);
b) Trường hợp xuất hàng tồn kho để khuyến mại, quảng cáo nhưng khách hàng chỉ được nhận hàng khuyến mại, quảng cáo kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa (ví dụ như mua 2 sản phẩm được tặng 1 sản phẩm…) thì doanh nghiệp phải phân bổ số tiền hoặc lợi ích thu được để tính doanh thu cho cả hàng bán và hàng khuyến mại. Theo đó, giá trị hàng khuyến mại được tính vào giá vốn hàng bán (trường hợp này bản chất giao dịch là giảm giá hàng bán)
Theo đó, doanh nghiệp cần xác định đúng bản chất giao dịch khuyến mại để lựa chọn phương pháp hạch toán phù hợp. Cụ thể:
- Trường hợp khuyến mại không điều kiện, giá trị hàng xuất được ghi nhận vào chi phí bán hàng (TK 641).
- Trường hợp khuyến mại có điều kiện kèm theo mua hàng, giá trị hàng tặng được phân bổ vào doanh thu và tính vào giá vốn (TK 632), phản ánh đúng bản chất là giảm giá hàng bán.
Lưu ý: việc phân loại sai bản chất khuyến mại có thể dẫn đến sai lệch doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế. Vì vậy, nên rà soát kỹ chương trình bán hàng và chính sách khuyến mại để đảm bảo hạch toán đúng quy định theo Thông tư 99/2025/TT-BTC.
3. Hạch toán hàng khuyến mại không thu tiền tại bên bán
Dưới đây hướng dẫn cách hạch toán hàng khuyến mại không thu tiền theo Thông tư 99/2025/TT-BTC. Nếu Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133, kế toán thay TK 641 ở bên dưới thành TK 6421 (chi phí bán hàng).
3.1. Hạch toán hàng khuyến mại có đăng ký với Sở Công thương
Với trường hợp này, kế toán không phải tính thuế GTGT đầu ra.
- Khi cung cấp hàng khuyến mại, quảng cáo cho người mua:
Trường hợp 1: hàng hóa khuyến mại không thu tiền, không kèm theo các điều kiện khác, kế toán ghi nhận:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có TK 155, 156
Trường hợp 2: hàng hóa khuyến mại có kèm theo các điều kiện khác, kế toán ghi nhận:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 155, 156
Sau khi ghi nhận giá trị hàng khuyến mại vào giá vốn hàng bán, kế toán viên tiếp tục thực hiện bút toán phân bổ doanh thu thu được cho cả hàng hóa được bán và hàng hóa khuyến mại
3.2. Hạch toán hàng khuyến mại không đăng ký với Sở Công thương
Nếu không đăng ký hàng khuyến mại với Sở Công Thương, doanh nghiệp phải tính thuế GTGT đầu ra như khi bán hàng hóa, dịch vụ thông thường. Số thuế GTGT đầu ra này sẽ được tính trực tiếp vào chi phí bán hàng hoặc giá vốn hàng bán.
Hóa đơn GTGT đầu ra của hàng khuyến mại không đăng ký với Sở Công Thương, sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nhưng chi phí mua hàng hóa khuyến mại này sẽ được đưa vào chi phí hợp lý
- Khi cung cấp hàng khuyến mại, quảng cáo cho người mua:
Trường hợp 1: hàng hóa khuyến mại không thu tiền, không kèm theo các điều kiện khác, kế toán ghi nhận:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
Có TK 155, 156
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
Trường hợp 2: hàng hóa khuyến mại có kèm theo các điều kiện khác, kế toán ghi nhận:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 155, 156
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
Sau khi ghi nhận giá vốn hàng bán, kế toán thực hiện bút toán phân bổ doanh thu cho cả sản phẩm được bán và sản phẩm khuyến mại.
Xem thêm: Hạch toán giảm giá hàng bán đầy đủ chính xác theo TT 200 và 133
4. Hạch toán hàng khuyến mại tại bên mua
Vậy bên mua khi nhận hàng khuyến mãi hạch toán như thế nào?
- Khi nhận được hàng khuyến mại không kèm điều kiện:
Nợ TK 152, 153, 156… – Giá trị hàng khuyến mại theo giá hợp lý
Có TK 711 – Thu nhập khác
- Khi nhận được hàng khuyến mại có kèm điều kiện:
Nợ TK 152, 153, 156, 211…- giá trị hàng mua – (trừ) giá trị hàng khuyến mại
Nợ TK 152, 153, 156, 211… – giá trị hàng khuyến mại tính theo giá hợp lý
Có TK 111, 112, 131
5. Đại lý, nhà phân phối nhận hàng để khuyến mại cho khách hàng
Khi nhận hàng dùng cho mục đích khuyến mại (không phải trả tiền), đại lý, nhà phân phối phải theo dõi chi tiết số lượng hàng trong hệ thống quản trị nội bộ và thuyết minh bên Bản thuyết minh Báo cáo tài chính đối với hàng nhận được hoặc hàng đã dùng để khuyến mại (tương tự hàng hóa nhận giữ hộ).
Khi hết chương trình khuyến mại, nếu vẫn còn tồn hàng và không phải trả lại nhà sản xuất, kế toán ghi nhận:
Nợ TK 156
Có TK 711
Ví dụ: Công ty A ký hợp đồng mua hàng của công ty B, hợp đồng ghi nhận: (đơn vị tính VND)
Hàng mua: sản phẩm C
Số lượng: 100 sản phẩm
Giá bán (giá chưa bao gồm VAT): 800.000
Thuế GTGT: 10%
Công ty B xuất hóa đơn GTGT 110 sản phẩm C cho công ty A với 10 sản phẩm là hàng khuyến mại, công ty B đã thu tiền lô hàng bằng tiền chuyển khoản.
Hàng khuyến mại đã được công ty B đăng ký với Sở Công thương.
Giá vốn của 1 sản phẩm C là 300.000.
Công ty A nhận hàng, 100 sản phẩm nhập kho, đưa ngay 10 sản phẩm vào sử dụng ở bộ phận quản lý doanh nghiệp.
Hướng dẫn hạch toán:
Công ty B:
1. Hạch toán giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632 – 110 x 300.000 = 33.000.000
Có TK 156 – 33.000.000
2. Hạch toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 112 – 88.000.000
Có TK 511 – 80.000.000
Có TK 3331 – 8.000.000
Công ty A:
1. Hạch toán nhập kho hàng hóa:
Nợ TK 156 – 80.000.000 (11 sản phẩm)
Nợ TK 1331 – 8.000.000
Có TK 112 – 88.000.000
2. Hạch toán hàng đưa vào sử dụng ở bộ phận quản lý
Nợ TK 242 – 7.272.727,3 (= 80.000.000 : 11)
Có TK 156 – 7.272.727,3
6. Phân biệt hàng biếu và hàng khuyến mại
Trong thực tế, cả hàng biếu tặng và hàng khuyến mại không thu tiền đều là trường hợp doanh nghiệp xuất hàng mà không thu tiền từ khách hàng. Tuy nhiên, hai hình thức này khác nhau rõ rệt về bản chất, cách hạch toán và nghĩa vụ thuế, nếu nhầm lẫn có thể dẫn đến sai sót và rủi ro pháp lý.
Về bản chất, khuyến mại không thu tiền là hoạt động xúc tiến thương mại nhằm thúc đẩy bán hàng, thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Thương mại 2005 và Nghị định 81/2018/NĐ-CP. Trong khi đó, biếu tặng chủ yếu mang tính chất tri ân, đối ngoại hoặc nội bộ, không trực tiếp gắn với mục tiêu bán hàng.
Về kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, hàng khuyến mại không điều kiện được ghi nhận vào chi phí bán hàng (TK 641). Ngược lại, hàng biếu tặng tùy mục đích có thể được ghi nhận vào chi phí bán hàng (TK 641) hoặc chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642). Việc phân loại đúng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Về thuế giá trị gia tăng (GTGT), sự khác biệt là rất quan trọng. Nếu khuyến mại thực hiện đúng quy định, doanh nghiệp xuất hóa đơn với giá tính thuế bằng 0, do đó không phát sinh thuế GTGT đầu ra. Ngược lại, đối với hàng biếu tặng, doanh nghiệp vẫn phải tính và nộp thuế GTGT đầu ra theo giá bán của hàng hóa tương đương.
Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý: nếu không thực hiện đầy đủ thủ tục khuyến mại theo quy định, cơ quan thuế có thể xác định lại bản chất là biếu tặng, dẫn đến phát sinh nghĩa vụ thuế và rủi ro bị truy thu, xử phạt.
Kết luận
Hiện nay, phần mềm kế toán online MISA AMIS có tính năng hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi hạch toán hàng khuyến mãi:
- Bán hàng khuyến mại (có kèm điều kiện).
- Bán hàng khuyến mại (không kèm điều kiện).
- Quản lý nhập – xuất – tồn kho hàng khuyến mại.
- …
Các tính năng đều được hướng dẫn cụ thể chi tiết, kế toán có thể tham khảo trước khi ghi nhận thực tế tại doanh nghiệp mình. Ngoài ra, phần mềm AMIS kế toán còn nhiều tính năng đặc thù, ưu việt, hỗ trợ kế toán trong quá trình tác nghiệp. Ngoài ra, Anh/Chị kế toán doanh nghiệp có thể đăng ký phần mềm kế toán online MISA AMIS để thực tế trải nghiệm một giải pháp với nhiều tính năng, tiện ích như:
- Đầy đủ các nghiệp vụ kế toán: Đầy đủ 20 nghiệp vụ kế toán theo TT133 & TT99, từ Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Hóa đơn, Thuế, Giá thành,…
- Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu từ hóa đơn điện tử, nhập khẩu dữ liệu từ Excel giúp rút ngắn thời gian nhập chứng từ, tránh sai sót.
- Tự động tổng hợp số liệu và kết xuất báo cáo tài chính với hàng trăm biểu mẫu có sẵn giúp kế toán đáp ứng kịp thời yêu cầu của lãnh đạo ….
- Hệ sinh thái kết nối:
- Hoá đơn điện tử – cho phép xuất hoá đơn ngay trên phần mềm
- Ngân hàng điện tử – cho phép lấy sổ phụ, đối chiếu và chuyển tiền ngay trên phần mềm
- Cổng mTax cho phép nộp tờ khai, nộp thuế ngay trên phần mềm
- Hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự…
- …
