Review top 5 phần mềm quản lý vật tư được tin dùng

Bạn vẫn đang dùng Excel để theo dõi vật tư và cảm thấy rối rắm mỗi khi kiểm kê? Hoặc không biết hàng còn bao nhiêu, đang ở kho nào, ai đang sử dụng? Giờ đây, chỉ với một phần mềm quản lý vật tư thông minh, mọi dữ liệu sẽ được cập nhật tự động – chính xác – theo thời gian thực. Hãy cùng chúng tôi điểm danh 5 phần mềm quản lý vật tư đáng dùng nhất hiện nay để xem đâu là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.

1. Những lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý vật tư

Trước bối cảnh doanh nghiệp ngày càng mở rộng quy mô và danh mục vật tư ngày càng đa dạng, việc quản lý thủ công bằng Excel hoặc sổ sách dễ dẫn đến sai sót, thất thoát và khó kiểm soát tồn kho. Phần mềm quản lý vật tư ra đời giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình — từ nhập, xuất, tồn đến theo dõi chi phí, giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và ra quyết định chính xác hơn.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý vật tư có thể kể đến như:

• Tự động hóa quy trình nhập – xuất – tồn, giảm phụ thuộc vào thao tác thủ công.
• Kiểm soát tồn kho theo thời gian thực, nắm bắt chính xác số lượng và vị trí vật tư.
• Theo dõi chi phí và hao hụt vật tư rõ ràng, minh bạch, giúp tiết kiệm ngân sách.
• Cảnh báo tồn kho tối thiểu, hết hạn, vượt định mức, tránh lãng phí.
• Tạo báo cáo nhanh chóng, trực quan, hỗ trợ ra quyết định điều phối và mua hàng.
• Kết nối với phần mềm kế toán, ERP, đảm bảo đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận.

Xem thêm: Top 7+ phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp tốt nhất

2. Tính năng cần có đối với một phần mềm quản lý vật tư cơ bản

Phần mềm quản lý vật tư giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ vòng đời của vật tư — từ khâu nhập kho, xuất dùng đến theo dõi tồn kho và báo cáo chi phí. Nhờ số hóa quy trình, các thao tác thủ công phức tạp được thay thế bằng hệ thống tự động, giúp tiết kiệm thời gian, giảm thất thoát và nâng cao hiệu quả quản trị.

Nhóm tính năng	Tính năng chính	Diễn giải chi tiết
1. Quản lý danh mục vật tư	Khai báo danh mục vật tư	Cho phép tạo, chỉnh sửa và phân loại vật tư theo nhóm, mã, đơn vị tính, kho chứa, nhà cung cấp để thuận tiện trong tra cứu và quản lý.
2. Quản lý nhập – xuất – tồn	Ghi nhận nhập, xuất, chuyển kho	Tự động cập nhật số lượng và giá trị vật tư khi có phát sinh nhập hoặc xuất kho. Hỗ trợ theo dõi chi tiết từng phiếu nhập, phiếu xuất và điều chuyển giữa các kho.
3. Theo dõi tồn kho theo thời gian thực	Cập nhật số liệu tức thì	Hiển thị tồn kho hiện tại của từng vật tư, từng kho giúp người dùng dễ dàng kiểm tra lượng tồn, phát hiện thiếu hụt hoặc dư thừa để ra quyết định mua hàng/kế hoạch sản xuất hợp lý.
4. Cảnh báo tồn kho	Cảnh báo vượt hoặc dưới định mức	Hệ thống tự động gửi cảnh báo khi vật tư đạt mức tồn tối thiểu, hết hạn hoặc tồn quá nhiều so với nhu cầu, giúp hạn chế rủi ro hết hàng hoặc ứ đọng vốn.
5. Quản lý lô – hạn sử dụng	Theo dõi lô hàng và hạn dùng	Ghi nhận chi tiết theo từng lô vật tư, ngày nhập, ngày hết hạn, giúp đảm bảo chất lượng vật tư và phục vụ công tác kiểm soát chất lượng.
6. Quản lý nhà cung cấp	Lưu trữ thông tin NCC và lịch sử giao dịch	Giúp theo dõi giá mua, chất lượng và lịch sử nhập hàng của từng nhà cung cấp để tối ưu chiến lược mua hàng.
7. Báo cáo – thống kê	Báo cáo tồn kho, nhập – xuất – hao hụt	Cung cấp các biểu mẫu báo cáo động như: thẻ kho, bảng tổng hợp tồn kho, báo cáo hao hụt vật tư… có thể xuất ra Excel/PDF phục vụ phân tích và ra quyết định.
8. Tích hợp phần mềm khác	Kết nối kế toán, ERP, mua hàng	Đồng bộ dữ liệu vật tư với phần mềm kế toán, ERP hoặc hệ thống mua hàng giúp đảm bảo thống nhất dữ liệu giữa các phòng ban.
9. Phân quyền người dùng	Quản lý truy cập và thao tác	Cho phép thiết lập quyền hạn theo vai trò (kế toán, thủ kho, trưởng phòng…), đảm bảo an toàn dữ liệu và kiểm soát trách nhiệm rõ ràng.

Tham khảo: Top 9 phần mềm lập kế hoạch công việc hiệu quả cho cá nhân và doanh nghiệp

3. Review top 5 phần mềm quản lý vật tư được yêu thích

3.1. Nền tảng quản trị doanh nghiệp MISA AMIS

MISA AMIS là một hệ sinh thái phần mềm đa phân hệ, hỗ trợ quản lý tổng thể doanh nghiệp từ nhân sự, tài chính, bán hàng đến tài sản và vật tư. Mỗi phân hệ đều được thiết kế tối ưu, liên kết chặt chẽ để giúp doanh nghiệp vận hành thông suốt, tăng hiệu quả và giảm thiểu rủi ro.

• Phân hệ Kế toán – Tài chính: Cung cấp cho doanh nghiệp giải pháp quản lý tài chính – kế toán tiên tiến với khả năng tự động hóa nghiệp vụ, tích hợp dữ liệu liền mạch với hóa đơn điện tử, các hệ thống ngân hàng và cơ quan thuế.
• Phân hệ Nhân sự: Quản lý nhân viên toàn diện theo suốt vòng đời từ tuyển dụng, đào tạo, quản lý hồ sơ nhân sự, chấm công, tính lương cho đến đánh giá.
• Phân hệ Marketing – bán hàng: Giải pháp Quản trị hoạt động Marketing – Bán hàng toàn diện từ thu hút, nuôi dưỡng, chuyển đổi, chăm sóc khách hàng cho đến quản lý sales đi tuyến
• Phân hệ quản lý điều hành: Gồm 11 ứng dụng như quản lý Công việc – dự án, quản lý quy trình, quản lý tài sản, ký tài liệu số,… để hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc thông minh, loại bỏ mọi giấy tờ, quy trình thủ công.

Dùng thử miễn phí

Đặc biệt đối với phần mềm AMIS Tài sản thuộc AMIS hệ văn phòng số không chỉ quản lý tài sản cố định mà còn hỗ trợ mạnh mẽ doanh nghiệp trong việc theo dõi vật tư, công cụ dụng cụ — một bài toán mà nhiều doanh nghiệp thường gặp khó khăn khi quản lý thủ công.

AMIS Tài sản với phân hệ Quản lý vật tư:

• Cho phép theo dõi một cách tức thời và chính xác tình hình tồn kho, số lượng, chi phí vật tư đã sử dụng theo từng bộ phận, phòng ban hay nhân viên trực tiếp trên phần mềm.
• Giúp toàn bộ công tác quản lý tài sản được thực hiện trên một hệ thống duy nhất, giúp tiết kiệm thời gian và đồng nhất hệ thống báo cáo và quy trình làm việc cho công tác quản lý tài sản tại doanh nghiệp.
• Quản lý đồng bộ vật tư và tài sản cố định: Theo dõi vật tư sử dụng cho sửa chữa, bảo trì tài sản
• Kiểm soát nhập xuất vật tư: Quản lý phiếu nhập, xuất vật tư nhanh chóng, chính xác
• Kiểm kê và báo cáo tự động: Giảm thiểu sai sót, tiết kiệm công sức kiểm kê định kỳ

Dùng thử miễn phí

Việc sử dụng tính năng Quản lý Vật tư trên AMIS Tài sản mang lại lợi ích vượt trội, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, giảm thiểu thất thoát và nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản. Quy trình quản lý được đơn giản hóa, cung cấp dữ liệu chính xác theo thời gian thực, từ đó hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra các quyết định chiến lược kịp thời.

Để tối ưu hóa toàn diện hiệu quả vận hành, hãy trải nghiệm trọn bộ nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS. Khi các dữ liệu về vật tư, tài sản, kế toán, nhân sự… được liên thông chặt chẽ trên cùng một hệ thống, doanh nghiệp bạn sẽ có một bức tranh tổng thể, khai phá tối đa tiềm năng tăng trưởng và bứt phá trên thị trường.

3.2. ECOUNT ERP

ECOUNT ERP là hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) nền tảng đám mây (cloud-based) do công ty ECOUNT Co., Ltd. phát triển; xuất phát từ Hàn Quốc và hoạt động quốc tế với hơn 80.000 doanh nghiệp đang sử dụng.

Hệ thống cho phép doanh nghiệp truy cập từ xa (bất cứ nơi nào có mạng Internet), không cần cài đặt phần mềm cục bộ, chỉ cần đăng nhập qua trình duyệt web hoặc ứng dụng mobile.

Một ưu điểm nổi bật là ECOUNT không thu phí theo số lượng người dùng — tức là bạn có thể đăng ký nhiều tài khoản người dùng mà không phát sinh chi phí thêm.

• Quản lý vật tư – tồn kho: Theo dõi nhập – xuất – tồn theo thời gian thực, quản lý nhiều kho, quét mã vạch, quản lý theo lô và số serial.
• Quản lý mua hàng: Tạo yêu cầu mua, đơn đặt hàng, so sánh báo giá và lập kế hoạch mua dựa trên nhu cầu thực tế.
• Quản lý bán hàng: Ghi nhận đơn hàng, hóa đơn, công nợ khách hàng; liên kết trực tiếp với kho để tự động trừ tồn khi bán.
• Kế toán – tài chính: Tự động ghi nhận bút toán từ giao dịch mua, bán, nhập xuất kho; sinh báo cáo tài chính, quản lý chi phí và đa tiền tệ.
• Phê duyệt điện tử – giao việc – chat nội bộ: Tích hợp hệ thống e-Approval và messenger nội bộ giúp phê duyệt nhanh và phối hợp giữa các phòng ban.

Chi phí sử dụng ECOUNT ERP:

• Gói $55/tháng hoặc $600/năm (bao gồm tất cả module, không giới hạn người dùng).
• Các module mở rộng (Groupware, Webmail…) có thể thêm tùy chọn theo nhu cầu.

3.3. Phần mềm DEHA:WM

DEHA (DEHA Digital Solutions) là công ty công nghệ Việt Nam chuyên về các giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp sản xuất, với bộ giải pháp ERP, MES, quản lý kho, quản lý vận chuyển, mua hàng, bán hàng, quản lý chất lượng, nhân sự, tài chính…

Trong hệ sinh thái DEHA:ERP, DEHA:WM là phân hệ Quản lý kho (Warehouse Management), tích hợp trực tiếp với các module sản xuất, mua hàng, bán hàng để quản lý kho dựa trên dữ liệu thời gian thực.

Mục tiêu của DEHA:WM là giúp doanh nghiệp sản xuất tối ưu hóa hoạt động kho – tồn – xuất – nhập, giảm lãng phí và đảm bảo nguyên liệu luôn sẵn sàng cho sản xuất.

DEHA:WM bao gồm 7 chức năng chính giúp quản lý kho vật tư hiệu quả:

• Theo dõi thông tin chi tiết của từng sản phẩm, nguyên vật liệu; thiết lập mức tồn tối thiểu, cảnh báo khi cần nhập thêm.
• Sử dụng QR code để gắn mã vị trí, phân bổ vị trí lưu trữ phù hợp theo loại hàng, số lô, ngày sản xuất để thuận tiện kiểm đếm và lấy hàng.
• Tạo kế hoạch nhập kho, tiếp nhận hàng từ nhà cung cấp, kiểm đếm và nghiệm thu thực tế đối chiếu với đơn hàng.
• Tự động tính các thông số như thời gian chờ, tốc độ nhập – xuất — hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất và dự báo nhu cầu tồn kho.

Nên đọc: Quy trình quản lý vật tư chi tiết từ A-Z cho doanh nghiệp

3.4. Phần mềm quản lý kho vật tư ERP Fast Business Online

Fast Business Online là giải pháp ERP toàn diện được phát triển bởi Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp FAST (FAST Software).

Hệ thống thiết kế để phục vụ doanh nghiệp vừa và lớn, cung cấp chức năng quản trị đa phân hệ (tài chính, bán hàng, mua hàng, kho, sản xuất, nhân sự…) trên nền tảng công nghệ hiện đại.

Dưới đây là những phân hệ nổi bật mà Fast ERP cung cấp, và cách mỗi phân hệ hỗ trợ doanh nghiệp:

• Fast Purchasing (Mua hàng / vật tư): Lập kế hoạch nhu cầu vật tư, yêu cầu báo giá, chọn nhà cung cấp, tạo đơn hàng/hợp đồng, nhập hàng và kiểm tra chất lượng.
• Fast Inventory (Kho / tồn kho): Quản lý tồn kho theo vị trí, theo lô, theo nhiều đơn vị tính; phân tích hàng chậm luân chuyển; tra cứu tồn thực tế, số lượng đã đặt, dự kiến về.
• Fast Financial (Kế toán & tài chính): Quản lý kế toán tổng hợp, vốn bằng tiền, công nợ (phải thu / phải trả), quản lý tài sản cố định & công cụ dụng cụ, tính giá thành sản phẩm, lập báo cáo tài chính & quản trị.
• Fast Manufacturing (Sản xuất): Hoạch định sản xuất, lập định mức nguyên vật liệu (BOM), quản lý nhà máy & công suất, theo dõi tiến độ sản xuất, tính chi phí sản xuất.

Mức giá: Linh hoạt lựa chọn theo nhu cầu, ngân sách của doanh nghiệp. FAST cung cấp phí bản quyền trọn đời, thanh toán một lần hoặc thuê theo thời gian sử dụng, thanh toán theo thời gian thuê.

3.5. Zoho Inventory

Zoho Inventory là phần mềm quản lý kho & vật tư nền tảng đám mây (cloud-based), phát triển bởi Zoho Corporation — một tập đoàn công nghệ đa quốc gia chuyên về các giải pháp quản trị doanh nghiệp (CRM, tài chính, quản lý dự án,…).

Zoho Inventory giúp doanh nghiệp kiểm soát từ khâu nhập – tồn – xuất – bán hàng – mua hàng – chuyển kho – đơn đặt hàng – vận chuyển trong một hệ thống đồng bộ, hỗ trợ đa kho, đa kênh bán hàng, tích hợp với các ứng dụng khác trong hệ Zoho và ứng dụng bên thứ ba.

Những điểm nổi bật & tính năng chính của Zoho Inventory:

• Theo dõi tồn kho thời gian thực, quản lý đa kho, quản lý vị trí (bin / rack), điều chuyển giữa kho.
• Tạo & quản lý đơn mua (purchase orders), tiếp nhận hàng & lập hóa đơn cho nhà cung cấp.
• Đồng bộ với Zoho Books (phần mềm kế toán), Zoho CRM, các nền tảng thương mại điện tử (Shopify, Amazon, Etsy, v.v.) để dữ liệu kho – bán hàng – tài chính luôn thống nhất.
• Báo cáo tồn kho, doanh thu, biến động hàng hóa, hiệu suất bán hàng và phân tích xu hướng.

4. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý vật tư phù hợp

Giữa thời điểm doanh nghiệp buộc phải thắt chặt chi phí và tối ưu từng đơn vị vật tư, việc lựa chọn đúng phần mềm quản lý không chỉ giúp tiết kiệm mà còn mở khóa năng suất kho vận. Một hệ thống phù hợp sẽ giúp bạn kiểm soát dòng vật tư chặt chẽ, ra quyết định nhanh và tự tin hơn. Dưới đây là 5 tiêu chí quan trọng giúp bạn chọn giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp.

Phù hợp với quy mô và đặc thù doanh nghiệp:

• Doanh nghiệp sản xuất, xây dựng, thương mại… có quy trình quản lý vật tư khác nhau.
• Phần mềm cần cho phép tùy chỉnh theo ngành nghề, mô hình kho, số lượng người dùng và số lượng vật tư để tránh dư thừa hoặc thiếu tính năng.

Quản lý nhập – xuất – tồn khoa học và chính xác:

• Phải hỗ trợ theo dõi tồn kho theo thời gian thực, quản lý nhiều kho, theo lô, hạn dùng, serial.
• Có khả năng cảnh báo khi vượt hoặc dưới định mức, giúp tránh tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho ứ đọng.

Khả năng kết nối và tích hợp hệ thống khác:

• Nên chọn phần mềm có thể kết nối với kế toán, bán hàng, sản xuất, ERP hoặc POS để đảm bảo dữ liệu đồng bộ.
• Giúp giảm nhập liệu trùng lặp và tăng hiệu quả kiểm soát dòng vật tư trong toàn doanh nghiệp.

Báo cáo, phân tích trực quan và thời gian thực:

• Hệ thống cần có dashboard, biểu đồ, báo cáo động, giúp quản lý nắm nhanh tình trạng vật tư, giá trị tồn, tốc độ luân chuyển.
• Hỗ trợ xuất Excel / PDF và cho phép lọc theo kho, phòng ban, dự án, thời gian.

Chi phí hợp lý và mô hình linh hoạt (Cloud / On-premise):

• Cân nhắc giữa giải pháp cloud (trả theo tháng) và on-premise (mua trọn gói) tùy nguồn lực doanh nghiệp.
• Phần mềm tốt cần đảm bảo chi phí đầu tư hợp lý, hỗ trợ nâng cấp, bảo trì lâu dài và không phát sinh chi phí ẩn.

Kết luận

Một phần mềm quản lý vật tư tốt không chỉ giúp bạn “đếm hàng” nhanh hơn, mà còn giúp doanh nghiệp nhìn thấy rõ dòng chảy tài sản – biết mình đang mạnh ở đâu, yếu ở đâu và cần tối ưu chỗ nào. Từ ECOUNT, MISA AMIS, DEHA, FAST đến Zoho, mỗi công cụ là một lựa chọn đáng cân nhắc. Quan trọng nhất, hãy chọn phần mềm phù hợp với thực tế vận hành và dễ sử dụng với đội ngũ của bạn – vì công nghệ chỉ hiệu quả khi thật sự đồng hành cùng con người.