Tự động hạch toán hóa đơn đầu ra với trợ lý số MISA AVA

AMIS Kế toán đã tích hợp thành công với Trợ lý số MISA AVA, giúp tự động phân loại và hạch toán hóa đơn đầu ra lấy về từ MISA meInvoice một cách nhanh chóng và thuận tiện.

Tải phim giới thiệu tại đây.

1. Khó khăn

• Hiện nay đối với các doanh nghiệp xăng dầu có số lượng hóa đơn lớn, sau khi thực hiện lấy hóa đơn đầu ra từ MISA meInvoice về phần mềm, người dùng cần thực hiện các công việc sau:
  • Phân loại hóa đơn đầu ra (Bán hàng hóa, Bán dịch vụ,…)
  • Xác định thông tin khách hàng, vật tư hàng hóa
  • Lập chứng từ cho các hóa đơn được lấy về
• Việc thực hiện các công việc thủ công như vậy khiến người dùng mất rất nhiều thời gian công sức, làm giảm thiểu năng suất, tiến độ công việc.

2. Phần mềm đáp ứng

• Phần mềm tự động xử lý hóa đơn đầu ra với trợ lý số MISA AVA thông qua việc tự động đọc hóa đơn ngay sau khi được lấy về, sau đó tự động xử lý các hóa đơn.
• Người dùng không cần thực hiện bất kỳ thao tác nhập liệu nào, giúp tiết kiệm thời gian hạch toán, gia tăng năng suất làm việc:
  • Tự động lấy hóa đơn từ MISA meInvoice
  • Tự động xác định và thêm mới hàng hóa, khách hàng chưa có trong danh mục
  • Tự động lập chứng từ hạch toán cho các hóa đơn đã lấy về

3. Hướng dẫn

Lưu ý: Người dùng cần kết nối với phần mềm MISA meInvoice để trợ lý AVA có thể thực hiện tự động xử lý hóa đơn.

• Vào phân hệ Bán hàng, tab Tự động hạch toán HĐ
• Chọn Thiết lập hạch toán tự động để thiết lập các quy tắc hạch toán tự động cho các hóa đơn được lấy về:

• Thực hiện thiết lập các điều kiện của quy tắc hạch toán. Xem hướng dẫn chi tiết việc thiết lập quy tắc hạch toán tự động tại đây.

• Nhấn Cất để lưu quy tắc tự động hạch toán hóa đơn.
• Người dùng cần thực hiện thiết lập thời gian lấy hóa đơn từ meInvoice về sao cho phù hợp, đảm bảo các hóa đơn lấy về là các hóa đơn chưa được hạch toán trên phần mềm kế toán:

Sau khi lưu quy tắc, chương trình sẽ tự động thực hiện các công việc:

1. Tự động lấy hóa đơn từ meInvoice

Chương trình tự động lấy các hóa đơn thỏa mãn các quy tắc đã được thiết lập từ MISA meInvoice về AMIS Kế toán và đọc nội dung hóa đơn được lấy về.

2. Tự động kiểm tra hóa đơn

Chương trình sẽ thực hiện kiểm tra hóa đơn và xác định các danh mục mới phát sinh:

• Tự động thêm mới đối với các danh mục áp dụng quy tắc có tích chọn Tự động thêm mới:

• Người dùng cần thực hiện xử lý các danh mục khách hàng/vật tư hàng hóa áp dụng quy tắc tích chọn Kiểm tra, xác nhận từng đối tượng:

• Nhấn Xử lý để thực hiện xử lý từng danh mục.
  • Ví dụ đối với danh mục Khách hàng: Người dùng có thể lựa chọn hình thức xử lý cho các khách hàng mới là: Tạo mã mới hoặc Chọn mã có sẵn
    • Nếu chọn Tạo mã mới: Khi nhấn Xác nhận, phần mềm sẽ tự động thêm khách hàng vào danh sách danh mục:

• • • Nếu chọn Chọn mã có sẵn: Người dùng cần lựa chọn mã khách hàng có sẵn trên danh mục khách hàng.

• • • Khi sinh chứng từ hạch toán, phần mềm sẽ tự động lấy danh mục khách hàng được chọn lên chứng từ:

• • Thực hiện xử lý tương tự đối với danh mục Vật tư hàng hóa:

3. Tự động hạch toán chứng từ

Chương trình tự động lập chứng từ dựa theo quy tắc hạch toán tự động đã được thiết lập:

• Hiển thị số lượng hóa đơn tự động hạch toán thành công:

• Thông báo số lượng hóa đơn hạch toán không thành công: Người dùng có thể xem chi tiết nguyên nhân hạch toán không thành công và thực hiện xử lý và sinh lại chứng từ:

Lưu ý:

• Trường hợp người dùng thực hiện tính giá xuất kho của VTHH theo phương pháp Nhập trước xuất trước và Bình quân tức thời thì khi sinh tự động chứng từ bán hàng trong nước kiêm phiếu xuất kho, phần mềm chỉ thực hiện ghi sổ chứng từ và không tính giá xuất kho của vật tư hàng hóa. Người dùng cần thực hiện tính giá xuất kho trên phân hệ Kho.
• Cập nhật lại số lượng danh mục được xử lý và số lượng hóa đơn hạch toán:

• Ngừng hạch toán tự động: