Kiến thức Quản lý - điều hành Phần mềm quản lý tài sản cho doanh nghiệp

Phần mềm quản lý tài sản cho doanh nghiệp

138
phần mềm quản lý tài sản

Sử dụng tài sản sao cho hiệu quả, không lãng phí và tránh thất thoát là điều doanh nghiệp nào cũng quan tâm. Phần mềm quản lý tài sản là cánh tay đắc lực giúp công tác sử dụng, quản lý, điều chuyển tài sản luôn được thực hiện hiệu quả.

Thực trạng quản lý tài sản tại doanh nghiệp

Tài sản trong doanh nghiệp thường đề cập đến là tài sản hữu hình, bao gồm nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải… phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.

Tuy là những vật dụng hữu hình có thể nhìn thấy, việc quản lý tài sản được cho là dễ dàng, thế nhưng thực trạng đáng báo động tại nhiều tổ chức buộc nhà lãnh đạo phải xem lại cách quản lý, sử dụng tài sản tại đơn vị mình:

  • Thất thoát tài sản trong quá trình sử dụng, điều chuyển tài sản
  • Tài sản không được bảo trì, bảo dưỡng hàng năm dẫn đến thời gian sử dụng ngắn hạn, nhanh hư hỏng
  • Mua sắm tài sản mới khi nhiều tài sản cũ còn sử dụng tốt, bỏ ngỏ không được tận dụng
  • Cấp phát tài sản một cách lãng phí, thiếu chặt chẽ & tiết kiệm
  • Không quản lý đầy đủ danh sách tài sản đang sử dụng, người sử dụng tài sản, vị trí của tài sản nên việc kiểm đếm, tìm kiếm tài sản mất nhiều thời gian…

Thực trạng kể trên gây lãng phí tài nguyên doanh nghiệp, tốn kém nhiều chi phí hàng năm. Với những doanh nghiệp vừa & lớn, quản lý tài sản không chặt chẽ có thể khiến công ty thất thoát hàng trăm triệu đến hàng tỷ đồng mỗi năm bởi việc mất mát, hư hỏng tài sản.

Những vấn đề nhức nhối kể trên cần được khắc phục ngay để việc sử dụng, quản lý tài sản doanh nghiệp hiệu quả nhất.

Phần mềm quản lý tài sản cho doanh nghiệp

Phần mềm quản lý tài sản (phần mềm QLTS) là một chương trình được lập trình giúp doanh nghiệp khép kín quy trình quản lý tài sản từ khi mua sắm, ghi tăng tài sản, in mã vạch & QR code cho tài sản, cấp phát tài sản, vận hành…. đến khi thu hồi, thanh lý tài sản.

AMIS Quản lý tài sản là phần mềm đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ QLTS kể trên với nhiều ưu điểm: Dễ sử dụng, dễ dàng kiểm kê trên điện thoại, dễ dàng kết nối với phân hệ khác trong nền tảng quản trị doanh nghiệp như phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm kế toán để hạch toán chi phí, cấp phát tài sản cho từng nhân viên.

phần mềm quản lý tài sản

1, Mua sắm, ghi tăng tài sản

Dựa vào nhu cầu sử dụng tài sản thực tế tại doanh nghiệp, cán bộ QLTS ra soát lại danh sách tài sản có sẵn để sử dụng hay không để cấp phát cho nhân viên. Nếu không có, thực hiện mua mới tài sản và ghi tăng tài sản vào hệ thống để theo dõi, quản lý.

Thông tin tài sản được quản lý bao gồm:

  • Tên tài sản
  • Số lượng
  • Loại tài sản, nguồn gốc
  • Số seri (nếu có)
  • Nhà cung cấp
  • Ngày mua, thời gian bảo hành
  • Đơn vị quản lý tài sản, người quản lý tài sản
  • Vị trí tài sản….

Những thông tin này là căn cứ giúp doanh nghiệp quản lý tài sản trong suốt quá trình tài sản được sử dụng.

2, In mã vạch tài sản. In mã QR code cho tài sản

Quản lý tài sản bằng mã vạch hay mã QR code phục vụ cho công tác kiểm đếm và kiểm kê tài sản nhanh chóng, chính xác hơn.

Thao tác này được thực hiện sau khi ghi tăng tài sản, phần mềm QLTS sẽ tự động sinh mã vạch hoặc mã QR code để nhân viên in ra theo khổ giấy mong muốn. Mã QR code hoặc mã tài sản thường được dán lên tài sản mới.

Trải nghiệm miễn phí

3, Cấp phát tài sản cho nhân viên/bộ phận

Cho phép nhân viên quản lý tài sản thực hiện cấp phát tài sản cho nhân viên trong trường hợp có nhân viên mới, nhân viên được thêm định mức tài sản hoặc tài sản do phòng ban quản lý…

Theo nghiệp vụ này, mỗi tài sản được cấp phát cho nhân viên sẽ do nhân viên đó quản lý trong suốt quá trình làm việc. Phần mềm cũng có chức năng tự động cấp phát vị trí trí theo công việc để giảm thiểu thời gian thao tác cho người thực hiện, đồng thời tài sản tự động được chuyển vào tab Tài sản trên phân hệ Hồ sơ nhân viên.

4, Thu hồi tài sản

Phần mềm quản lý tài sản giúp bạn thu hồi tài sản trong những trường hợp:

  • Tài sản đang sử dụng bị hư hỏng
  • Tài sản được cấp phát cho nhân viên nhưng nhân viên đó nghỉ việc, thuyên chuyển công tác, nghỉ ốm dài ngày, nghỉ thai sản…

Khi thu hồi tài sản, phần mềm tự động chuyển thông tin tài sản về tráng thái Hư hỏng/Chưa sử dụng, tự động xóa tài sản trên Hồ sơ nhân viên.

5, Báo hỏng, báo mất tài sản

Cho phép nhân viên quản lý tài sản thực hiện báo hỏng/báo mất tài sản sau khi thực hiện kiểm kê, kiểm đếm tài sản hoặc phê duyệt báo hỏng/báo mất tài sản của nhân viên.

Sau khi báo hỏng hoặc xác nhận báo hỏng, trạng thái của tài sản sẽ chuyển thành Hỏng trên phân hệ Tài sản và tại tab Tài sản trên phân hệ Hồ sơ của nhân viên (nếu tài sản đã được cấp phát).

Trong trường hợp báo mất hoặc xác nhận báo mất, trạng thái của tài sản sẽ chuyển thành Mất. Đồng thời tài sản sẽ bị xóa khỏi tab Tài sản trên phân hệ Hồ sơ của nhân viên (nếu tài sản đã được cấp phát)

6, Sửa chữa, bảo dưỡng tài sản

Phần mềm ghi nhận thông tin tài sản đang được sửa chữa hoặc báo thời gian định kỳ bảo dưỡng. Trong quá trình sử dụng tài sản, việc bảo trì, bảo dưỡng tài sản giúp gia tăng thời gian sử dụng tài sản cho doanh nghiệp.

7, Đưa tài sản vào sử dụng lại

Cho phép nhân viên quản lý tài sản đưa tài sản đã được sửa chữa, bảo dưỡng, báo hỏng hoặc đề nghị thanh lý vào sử dụng tiếp. Tài sản lúc này trở về trạng thái Chưa sử dụng và được cấp phát lại cho nhân viên sử dụng khi cần thiết.

8, Thanh lý tài sản

Doanh nghiệp thường thanh lý tài sản trong trường hợp tài sản không sử dụng đến hoặc chuyển văn phòng khi văn phòng mới đã có tài sản.

Những tài sản đã thanh lý sẽ được xóa khỏi hệ thống và tự động được xóa trong phân hệ Hồ sơ nhân viên.

9, Hủy tài sản

Cho phép nhân viên QLTS hủy tài sản trong trường hợp tài sản không còn sử dụng được để không theo dõi trong danh sách tài sản.

10, Điều chuyển tài sản

Cho phép nhân viên quản lý tài sản lập các chứng từ điều chuyển tài sản, đồng thời cho phép nhận các đơn điều chuyển tài sản từ chi nhánh, văn phòng khác về đơn vị.

Quản lý việc điều chuyển tài sản giúp việc nắm bắt thông tin tài sản đang được ai, văn phòng nào sử dụng, tránh được sự thất thoát, điều chuyển sai vị trí.

11, Kiểm đếm, Kiểm kê tài sản

Định kỳ hàng tháng hoặc quý, nhân viên quản lý tài sản thành lập Ban kiểm đếm để thực hiện kiểm tra số lượng và tình trạng của tài sản theo thực tế. Việc kiểm đếm, kiểm kê tài sản nhằm mục đích:

  • Rà soát số lượng tài sản hiện có tại đơn vị
  • Phát hiện, xử lý kịp thời những tình trạng sử dụng tài sản nhầm lẫn, người này sử dụng tài sản của người kia, mất mát, hư hỏng tài sản

Phần mềm giúp doanh nghiệp bạn kiểm kê nhanh chóng với ứng dụng trên điện thoại, có thể trực tiếp quét mã vạch, mã QR code, tự động hiển thị thông tin tài sản tương ứng.

Với những tính năng của AMIS QLTS, phần mềm là giải pháp giúp doanh nghiệp giảm thiểu đến 90% những vấn đề thất thoát, sử dụng và cấp phát tài sản không hiệu quả.

Trải nghiệm và nhận tư vấn miễn phí về phần mềm quản lý tài sản hàng đầu Việt Nam ngay tại đây:

Trải nghiệm miễn phí