Top 4 phần mềm lập hồ sơ hoàn công phổ biến nhất hiện nay

Phần mềm lập hồ sơ hoàn công hỗ trợ các dự án xây dựng hoàn thiện hồ sơ một cách chính xác và nhanh chóng. Với sự phát triển của công nghệ, nhiều phần mềm hoàn công đã ra đời, mỗi phần mềm mang đến những tính năng và ưu điểm riêng. Bài viết này sẽ giới thiệu top phần mềm hoàn công phổ biến nhất hiện nay, giúp bạn lựa chọn công cụ phù hợp với dự án.

1. Phần mềm lập hồ sơ hoàn công là gì?

Hồ sơ hoàn thành công trình (hay còn gọi là hồ sơ hoàn công) là tập hợp các tài liệu, bản vẽ và giấy tờ liên quan đến quá trình xây dựng và hoàn thành một dự án công trình. Hồ sơ này bao gồm các thông tin chi tiết về các công đoạn thi công, các thay đổi so với thiết kế ban đầu, và các biên bản nghiệm thu từng hạng mục công trình.

Để hồ sơ được đầy đủ và chính xác, việc sử dụng phần mềm lập hồ sơ hoàn công là cần thiết. Phần mềm lập hồ sơ hoàn công là công cụ kỹ thuật số giúp tạo, quản lý và lưu trữ các tài liệu, bản vẽ, và giấy tờ trong hồ sơ của dự án xây dựng hạ tầng kỹ thuật, giao thông, thủy lợi, công trình xây dựng điện…

Phần mềm này được thiết kế để hỗ trợ các nhà thầu, kỹ sư và quản lý dự án trong việc thu thập, sắp xếp và kiểm tra các thông tin cần thiết để lập hồ sơ hoàn công. Phần mềm này giúp tăng tính chính xác, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian so với phương pháp lập hồ sơ thủ công, đồng thời cung cấp một nền tảng dễ dàng truy cập và quản lý thông tin công trình.

Các tính năng của phần mềm lập hồ sơ hoàn công thường bao gồm:

• Tính toán thời gian thi công và nghiệm thu
• Thống kê công tác thi công, nghiệm thu vào ngày nghỉ 
• Thống kê công tác thi công nằm ngoài thời gian cho phép
• Lập kế hoạch tiến độ thi công
• Tạo biên bản nghiệm thu, biên bản lấy mẫu và nhật ký thi công
• Kiểm tra tính chính xác của các biên bản, xuất và in các biên bản

2. Top phần mềm lập hồ sơ hoàn công phổ biến nhất

2.1 Phần mềm lập hồ sơ hoàn công PHT

Phần mềm lập hồ sơ hoàn công PHT là một công cụ phục vụ việc lập hồ sơ hoàn công và quản lý tiến độ công trình xây dựng. Chạy trên nền Excel (thấp nhất là Excel 2007), phần mềm này giúp các doanh nghiệp dễ dàng triển khai và sử dụng với nhiều tính năng nổi bật như:

• Xác định ngày tháng thi công và nghiệm thu một cách nhanh chóng và chính xác.
• Điều chỉnh linh hoạt cho các ngày nghỉ không thi công và xác định các công việc có hoặc không thi công/nghiệm thu vào những ngày nghỉ.
• Thông báo về các công việc thi công nằm ngoài kế hoạch ngày tháng thi công.
• Lập lịch thi công để quản lý và kiểm soát tiến độ.
• Kiểm tra và in ấn hàng loạt các biên bản như Biên bản nghiệm thu, Biên bản lấy mẫu, Nhật ký thi công và các tài liệu liên quan.

2.2 Phần mềm lập hồ sơ hoàn công GXD

Phần mềm GXD là sản phẩm tiên phong tại Việt Nam trong lĩnh vực Quản lý chất lượng công trình. Sau nhiều năm phát triển, GXD đã hoàn thiện và tích hợp đầy đủ các chức năng cần thiết cho quản lý xây dựng, đặc biệt là trong giai đoạn dự toán và nghiệm thu công trình. Các tính năng nổi bật:

• Tạo, quản lý và in ấn các biên bản kiểm tra một cách dễ dàng và hiệu quả.
• Tất cả các tài liệu quan trọng như biên bản nghiệm thu, nhật ký công trình được tổ chức gọn gàng trong một file duy nhất, giúp cho việc quản lý và tra cứu trở nên thuận tiện.
• Hỗ trợ tự động xuất các file theo trình tự nghiệm thu, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác trong quá trình lập hồ sơ hoàn công.
• Tích hợp hơn 2000 tiêu chuẩn thi công và nghiệm thu để người dùng tra cứu nhanh chóng và dễ dàng.
• Hỗ trợ đặc biệt cho các công trình cơ điện MEP
• Cung cấp một bộ công cụ đa năng trên nền tảng Excel, bao gồm dự toán, dự thầu, thanh quyết toán và quản lý chất lượng, giúp tối ưu hóa quản lý dự án xây dựng.

Phần mềm chạy trên nền Excel cần cài đặt trên máy tính. Chi phí phần mềm GXD là từ 1.000.000 đến 7.000.000 VNĐ/bộ khóa cứng.

2.3 Phần mềm lập hồ sơ hoàn công FastCons

FastCons là một phần mềm chuyên dụng cho quản lý giai đoạn thi công các công trình xây dựng, cung cấp nền tảng quản lý dự án trực tuyến với các tính năng vượt trội. FastCons hỗ trợ sử dụng trực tuyến trên cả web và ứng dụng di động, phù hợp cho các nhà thầu xây dựng với quy mô từ 10 kỹ sư trở lên. Ưu điểm của phần mềm hoàn công FastCons

• Quản lý và nhật ký thi công đơn giản trên ứng dụng di động.
• Tự động đồng bộ số liệu khối lượng thi công hàng ngày vào bảng tổng khối lượng.
• Tự động tạo và tổng hợp các báo cáo thi công, vật tư, nhân công và máy móc.
• Tự động tính toán và theo dõi tiến độ công trình.
• Theo dõi và quản lý các đợt nghiệm thu và thanh toán với chủ đầu tư, thầu phụ.

2.4 Phần mềm lập hồ sơ quản lý chất lượng công trình XDA

Phần mềm lập hồ sơ hoàn công XDA là công cụ đa năng hỗ trợ quản lý và tổ chức hồ sơ chất lượng cho các loại công trình xây dựng như Giao thông, Dân dụng, Thủy lợi, Phòng cháy và Cơ điện (MEP). XDA được thiết kế sử dụng trên nền Excel, tương thích với mọi phiên bản Office, đảm bảo tính đơn giản và dễ sử dụng. Các tính năng nổi bật của XDA bao gồm:

• Tạo và quản lý hồ sơ hoàn công, bao gồm biên bản nghiệm thu và các tài liệu liên quan.
• Hỗ trợ lập các biên bản, báo cáo và tài liệu cần thiết cho quá trình hoàn công.
• Tự động hóa quá trình lập hồ sơ theo trình tự nghiệm thu và tiêu chuẩn quy định.
• Cung cấp thư viện tiêu chuẩn và mẫu biên bản để dễ dàng tra cứu và áp dụng.
• Đảm bảo tính toàn vẹn và minh bạch trong quản lý dữ liệu hoàn công.

3. Hồ sơ hoàn công công trình xây dựng gồm những gì?

Hồ sơ hoàn công theo bao gồm các tài liệu và thông tin cần thiết để chứng minh việc hoàn thành công trình xây dựng và đáp ứng các yêu cầu pháp lý. Theo quy định năm 2023, hồ sơ này bao gồm:

Biên bản nghiệm thu công trình: Biên bản ghi nhận việc kiểm tra, đánh giá và nghiệm thu công trình sau khi hoàn thành. Biên bản này cần được các bên liên quan ký kết để xác nhận công trình đạt tiêu chuẩn và chuẩn bị cho giai đoạn bàn giao.

Bản vẽ thiết kế hoàn thiện: Bao gồm các bản vẽ thiết kế cuối cùng của công trình sau khi đã hoàn thành, được phê duyệt và thực hiện.

Bản sao các giấy tờ liên quan đến xây dựng: Bao gồm các giấy tờ như Giấy phép xây dựng, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (nếu có), các giấy tờ liên quan đến phê duyệt thiết kế, giấy chứng nhận bảo vệ môi trường (nếu áp dụng),…

Báo cáo kiểm tra, thử nghiệm và đánh giá chất lượng công trình: Các báo cáo về các hoạt động kiểm tra, thử nghiệm, đánh giá chất lượng vật liệu và thiết bị trong quá trình xây dựng.

Bảng tổng hợp khối lượng công trình: Bao gồm các thông tin về khối lượng các hạng mục thi công đã thực hiện và đánh giá theo quy định.

Các văn bản khác liên quan đến hoàn công: Các thông báo, yêu cầu thay đổi, biên bản họp và các tài liệu liên quan khác.

4. Quy trình làm hồ sơ hoàn công

Để hoàn thiện hồ sơ hoàn công nhà, nhà thầu xây dựng cần tuân thủ quy trình bao gồm các bước sau:

Bước 1 – Xác định điều kiện hoàn công: Đầu tiên, cần xác định xem công trình của bạn có thuộc diện phải lập hồ sơ hoàn công hay không.

Bước 2 – Xác định hiện trạng công trình và chuẩn bị tài liệu: Tiếp theo là phải xác định và ghi nhận hiện trạng thực tế của công trình để chuẩn bị các tài liệu nghiệm thu và bản vẽ hoàn công.

Bước 3 – Chuẩn bị hồ sơ: Sử dụng danh mục bộ hồ sơ hoàn công chuẩn năm 2023 để chuẩn bị đầy đủ các tài liệu cần thiết.

Bước 4 – Nộp hồ sơ: Nộp hồ sơ hoàn công theo đúng quy định của Bộ Xây dựng.

• Nếu là công trình cấp đặc biệt hoặc cấp 1, nộp cho Sở Xây dựng.
• Đối với công trình nhà ở hoặc tư nhân, nộp cho UBND quận/huyện/xã.
• Đối với công trình xây mới, cải tạo tại khu đô thị mới, nộp cho Ban quản lý Đô thị và Xây dựng khu đô thị mới.

Quy trình này đảm bảo việc hoàn thiện và nộp hồ sơ hoàn công đúng quy định pháp luật và đảm bảo tính chính xác và hoàn chỉnh của hồ sơ.

5. Kết luận

Với nhiều tính năng tiên tiến, phần mềm lập hồ sơ hoàn công giúp tối ưu hóa quy trình hoàn công, tiết kiệm thời gian cho đơn vị xây dựng. Đây là công cụ không thể thiếu đối với các dự án xây dựng hiện đại, đảm bảo tính minh bạch và chất lượng trong quản lý công trình. Hy vọng với một số gợi ý về phần mềm hoàn công như trên, bạn đọc sẽ có lựa chọn phù hợp.