Văn phòng số MISA AMIS – Chân dung văn phòng mới của doanh nghiệp 4.0

Đứng trước sự bùng nổ của công nghệ, hình thức văn phòng làm việc truyền thống đang được thay đổi nhanh chóng để thích ứng với những xu hướng mới. Các doanh nghiệp hiện đại ngày càng ưu tiên xây dựng “văn phòng số” với nền tảng công nghệ tiên tiến, không gian làm việc linh hoạt cùng các tiện ích phục vụ nhân viên làm việc hiệu quả hơn. 

Theo nghiên cứu của Gartner, 82% doanh nghiệp đã áp dụng hoặc đang triển khai các công nghệ như điện toán đám mây, phân tích dữ liệu, kết nối liên thông để nâng cao năng suất, tăng tốc độ phục vụ khách hàng. 

Với những lợi ích thiết thực đó, mời bạn khám phá ngay MISA AMIS Văn phòng số – Bộ giải pháp xây dựng văn phòng tự động, loại bỏ mọi giấy tờ và quy trình thủ công.

1. Chân dung văn phòng kiểu mới – quy trình công việc tự động phối hợp   

Văn phòng số là mô hình vận hành doanh nghiệp dựa trên nền tảng công nghệ, nhằm tối ưu hóa các quy trình, tăng cường sự kết nối và hợp tác giữa các bộ phận. 

Trong văn phòng số, các quy trình được số hóa, tự động kết nối giữa các phòng ban/bộ phận, từ đó giảm thiểu giấy tờ, thúc đẩy hiệu quả và năng suất lao động. Ban lãnh đạo hay nhân viên đều có thể làm việc từ xa, đệ trình và phê duyệt các yêu cầu mà không cần có mặt tại văn phòng. 

Mô hình này mang lại nhiều lợi ích như giảm thời gian chờ đợi chi phí vận hành, cải thiện trải nghiệm của nhân viên, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Đây được xem là xu hướng không thể đảo ngược của các doanh nghiệp trong tương lai.

Để hiểu rõ hơn sự khác biệt giữa văn phòng truyền thống và văn phòng số, chúng ta có thể so sánh các đặc điểm chính sau:

2. Kết nối mọi quy trình công việc phối hợp với bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số

Với hơn 30 năm kinh nghiệm triển khai chuyển đổi số cho 250.000 khách hàng doanh nghiệp, Công ty Cổ phần MISA phát triển bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số với mục tiêu giúp các doanh nghiệp vượt qua những khó khăn thường gặp trong quản lý và vận hành. 

Những thách thức này bao gồm: ký duyệt giấy tờ, thủ tục chậm trễ; không nắm được tiến độ công việc; quy trình phối hợp rời rạc, ảnh hưởng đến tốc độ phục vụ khách hàng và không có khả năng thích ứng nhanh, tăng sức cạnh tranh trên thị trường.

Cụ thể, MISA AMIS Văn phòng số bao gồm 8 giải pháp phần mềm kết nối chặt chẽ với nhau: 

• MISA AMIS Công việc: Phần mềm quản lý tiến độ công việc, dự án mọi lúc mọi nơi
• MISA AMIS Quy trình: Phần mềm thiết lập, tự động hóa các quy trình làm việc liên phòng ban trong doanh nghiệp
• MISA AMIS WeSign: Phần mềm hỗ trợ ký, duyệt tài liệu điện tử nhanh chóng ngay trên điện thoại, laptop…
• MISA AMIS Mạng xã hội: Nền tảng truyền thông nội bộ, phổ biến chủ trương, chính sách kịp thời, nhất quán
• MISA AMIS Ghi chép: Phần mềm lưu trữ tài liệu nội bộ khoa học, bảo mật 
• MISA AMIS Phòng họp: Phần mềm tìm kiếm, đặt trước và theo dõi tình trạng phòng họp dễ dàng
• MISA AMIS Tài sản: Phần mềm kiểm kê, kiểm đếm, kiểm soát tình trạng sử dụng tài sản tiện lợi, chính xác
• MISA AMIS Văn thư: Phần mềm số hóa, quản lý khoa học toàn bộ công văn, văn bản chính thức của doanh nghiệp

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Văn phòng số, trong đó có Công ty Cổ phần Hữu Nghị Xuân Cương, Đại học Công nghệ Đồng Nai, Công ty Cổ phần Công nghệ Novatek, Cao đẳng Dầu khí,.. và nhiều khách hàng khác.

Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Văn phòng số tại đây:

3. Khám phá các luồng kết nối liên thông của bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số 

Bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số kế thừa những ưu điểm nổi bật từ hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS nên có thể mang lại trải nghiệm làm việc linh hoạt mọi lúc mọi nơi, trên mọi thiết bị có kết nối Internet. 

Bộ giải pháp sở hữu khả năng kết nối chéo với các ứng dụng, giúp doanh nghiệp không cần lo ngại về vấn đề lưu trữ dữ liệu rời rạc trên nhiều hệ thống hay tốn kém nhân lực để kiểm soát tài nguyên. Thay vào đó, dữ liệu được hội tụ tập trung, góp phần hỗ trợ ra quyết định hiệu quả.

3.1. Trình ký tài liệu công việc dễ dàng nhờ AMIS Công việc kết nối AMIS WeSign 

Với AMIS Công việc, việc quản lý công việc, dự án trở được cập nhật liên tục từ khi giao nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, đến phê duyệt kết quả hoàn thành. Khi kết nối với AMIS WeSign – nền tảng ký điện tử thì quá trình gửi duyệt tài liệu, biểu mẫu kinh doanh của càng được rút ngắn, đồng thời đảm bảo an toàn. 

Trước đây, nếu phải xin phê duyệt hay chữ ký của quản lý, người dùng sẽ phải tạo phê duyệt tại AMIS Công việc, quản lý tải về để ký trên AMIS WeSign, sau đó đính kèm lại lên công việc. Tuy nhiên, tính kết nối cho phép người dùng chỉ cần truy cập vào công việc để yêu cầu ký điện tử một cách nhanh chóng, tiện lợi.

Các ưu điểm nổi bật của việc trình ký tài liệu công việc tự động:

• Tăng năng suất và tiết kiệm thời gian: Quy trình ký duyệt được thực hiện nhanh, loại bỏ thời gian chờ đợi in ấn, gửi và xử lý tài liệu vật lý. 
• Đảm bảo tính chính xác và nhất quán: AMIS Công việc cho phép thiết lập thông tin người ký, vị trí ký và phân quyền tương ứng, đảm bảo tài liệu luôn đến đúng người và đúng quy trình. Thêm vào đó, AMIS WeSign cung cấp các mẫu tài liệu sẵn có, giúp duy trì sự nhất quán trong hệ thống tài liệu.
• Đảm bảo tính bảo mật và kiểm soát thông tin: Dữ liệu được mã hóa an toàn trong hệ thống, ngăn chặn truy cập trái phép. Quy trình ký điện tử cũng giảm thiểu nguy cơ mất mát tài liệu và đảm bảo tính xác thực của chữ ký số.
• Giảm thiểu sự phụ thuộc vào giấy tờ vật lý: Tài liệu được lưu trữ điện tử, dễ dàng truy cập khi cần thiết. Doanh nghiệp không còn lãng phí giấy tờ, tiến tới xây dựng môi trường làm việc xanh.

.TẶNG BẠN MIỄN PHÍ BỘ TÀI LIỆU VẬN HÀNH TỐI ƯU CHO MỌI DOANH NGHIỆP

3.2. Tự động tạo công việc khi hoàn thành quy trình với AMIS Công việc kết nối AMIS Quy trình 

Doanh nghiệp sẽ vận hành quy trình công việc liền mạch nhờ sự kết nối giữa AMIS Quy trình và AMIS Công việc: dễ dàng phê duyệt quy trình, tự động giao các công việc cần thực hiện và theo dõi tiến độ thực hiện.

Cụ thể, khi doanh nghiệp sử dụng AMIS Quy trình để phê duyệt các quy trình, quá trình này được giám sát chặt chẽ, đảm bảo nhân viên tuân thủ quy trình và quy định. Các công việc phát sinh trong quá trình chạy quy trình sẽ được giao và theo dõi trên AMIS Công việc. Quản lý vừa giám sát tiến độ, ghi nhận kết quả, vừa đánh giá năng suất nhân viên khách quan.

Ví dụ, quy trình đề xuất tiếp nhận nhân viên mới được phê duyệt trên AMIS Quy trình với 3 bước: HR lập đề nghị tiếp nhận mới, Trưởng phòng nhân sự xét duyệt, và Giám đốc nhân sự phê duyệt. Sau khi quy trình được phê duyệt, HR sẽ truy cập AMIS Công việc để giao các công việc liên quan như cấp phát tài sản, cấp phát tài nguyên công nghệ, lập kế hoạch thử việc…

Doanh nghiệp truyền thống thường gặp khó khăn vì giao việc thủ công, dễ thiếu sót thông tin hay khó khăn để ghi nhận kết quả. Sự kết nối giữa AMIS Quy trình và AMIS Công việc sẽ giải quyết tất cả các vấn đề trên. 

Hệ thống tự động đẩy dữ liệu tạo công việc khi hoàn thành quy trình, cập nhật trạng thái công việc ngay trên lượt chạy. Doanh nghiệp vận hành quy trình một cách hiệu quả và minh bạch.

>> Xem Thêm: Lợi ích của MISA AMIS Văn phòng số – Giải pháp vận hành tối ưu cho doanh nghiệp

3.3. Trình ký tài liệu điện tử nhanh chóng nhờ AMIS Quy trình kết nối AMIS WeSign 

AMIS Quy trình kết nối với AMIS WeSign cho phép doanh nghiệp đẩy nhanh tốc độ hoàn thành các quy trình có bước ký tài liệu.

Chẳng hạn, các quy trình như kiểm kết tài sản sẽ cần ký báo cáo kiểm đếm tài sản, quy trình làm lương sẽ cần ký báo cáo phân bổ lương… Nhân sự phải trình ký tài liệu một cách thủ công hoặc gửi ký tài liệu trên phần mềm ký điện tử, sau đó tải xuống và đính kèm lên phần mềm quy trình để xác nhận. 

Việc này tốn nhiều thời gian công sức, khiến hệ thống quy trình làm việc thiếu đồng bộ. Chính vì vậy, AMIS Quy trình cung cấp tính năng thiết lập sẵn trình ký trên phần mềm với các mẫu có sẵn trên AMIS WeSign. 

Khi thực hiện lượt chạy, nhân viên có thể gửi ký tài liệu đơn giản, dữ liệu đồng bộ 2 chiều, giúp hoàn thành quy trình nhanh chóng. Ví dụ, đối với quy trình kiểm kê tài sản, doanh nghiệp thiết lập trường trình ký tại báo cáo kiểm kê. Chương trình ngay lập tức đồng bộ danh sách mẫu tài liệu từ AMIS WeSign. 

Nhân viên chỉ cần chọn quy trình kiểm kê tài sản, đến bước báo cáo và xử lý kết quả kiểm kê có thể tải lên tệp, sau đó chuyển tiếp để trình ký. Báo cáo được gửi đến trưởng ban kiểm kê, giám đốc ký xác nhận ngay tức thời. 

Như vậy, sự kết nối này không chỉ giúp cán bộ nhân viên tiết kiệm tối đa thời gian, công sức gửi ký đơn từ, tài liệu mà còn đồng bộ khép kín luồng nghiệp vụ, tối ưu hiệu quả thực thi quy trình.

Dùng thử miễn phí

3.4. Đơn giản hóa quy trình thực hiện cấp phát/thu hồi khi AMIS Quy trình kết nối AMIS Tài sản 

AMIS Quy trình kết nối cùng AMIS Tài Sản giúp các đơn vị xây dựng quy trình phê duyệt cấp phát hoặc thu hồi tài sản thuận tiện. 

Trước đây, khi phát sinh nhu cầu cấp phát hoặc thu hồi tài sản, HR hoặc nhân viên hành chính sẽ soạn thủ công các đề nghị bằng bản cứng để chuyển cho trưởng bộ phận, giám đốc xem xét phê duyệt. Sau khi đề nghị được duyệt, bộ phận hành chính mới thực hiện cấp phát thu hồi tài sản cho nhân viên. Thao tác này sẽ khiến cho doanh nghiệp mất nhiều thời gian cũng như dễ mắc các lỗi sai sót thông tin.  

Giờ đây, thông qua việc kết nối AMIS Quy trình với AMIS Tài sản, người dùng đã có thể lập các đề nghị cấp phát/thu hồi tài sản và chuyển lên cấp phê duyệt ngay trên hệ thống. 

Các đề nghị đã được phê duyệt trên AMIS Quy trình sẽ ngay lập tức được tự động chuyển về AMIS Tài Sản, giúp giảm thao tác nhập liệu thủ công cho người dùng. Thông qua việc kế thừa toàn bộ các thông tin liên quan từ đề nghị cấp phát, doanh nghiệp đã có thể lập ngay chứng từ tương ứng chỉ với một vài thao tác.

Xem Thêm: [Mới nhất 2024] Báo giá bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số

3.5. Tự động hóa công tác truyền thông nội bộ nhờ AMIS Quy trình kết nối AMIS Mạng xã hội 

AMIS Quy trình kết nối với AMIS Mạng xã hội nhằm tự động hóa các hoạt động truyền thông nội bộ như chào đón nhân viên mới, thông báo về các vị trí bổ nhiệm, kỷ niệm thâm niên, chính sách nhân sự mới, đào tạo, chúc mừng… 

Điều này mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho các doanh nghiệp như:

• Nâng cao hiệu quả giao tiếp: Việc tự động đăng tải các thông tin quan trọng giúp đảm bảo thông tin được chia sẻ nhanh chóng, thống nhất đến toàn tổ chức. Nhân viên luôn được cập nhật kịp thời, giảm nguy cơ hiểu lầm và thiếu thông tin.
• Tiết kiệm thời gian và nguồn lực: Giảm tải gánh nặng công việc thủ công cho nhân viên, cho phép họ tập trung vào những nhiệm vụ có giá trị cao, từ đó nâng cao năng suất chung.
• Tăng cường sự tham gia của nhân viên: Mạng xã hội nội bộ thúc đẩy sự phản hồi từ phía nhân viên, giúp họ cảm thấy gắn kết với văn hóa doanh nghiệp, khuyến khích họ sáng tạo và đổi mới trong công việc.
• Đảm bảo tính nhất quán, chính xác: Kết nối hai hệ thống cho phép thông tin được kiểm soát chặt chẽ, tăng cường bảo mật, giảm rủi ro an ninh dữ liệu.

MISA AMIS Văn phòng số tự tin là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc thông minh, nâng cao hiệu suất tổng thể. Hãy cùng lắng nghe câu chuyện chuyển đổi số của những khách hàng doanh nghiệp để học hỏi thêm những kinh nghiệm ứng dụng thực tiễn và đừng bỏ lỡ cơ hội dùng thử miễn phí Bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số.

Dùng thử miễn phí