[Tính năng ưu việt] Ký điện tử nhanh từ MISA AMIS Công việc chỉ trong 60s

Với tính năng ký điện tử nhanh từ MISA AMIS Công việc, quy trình ký duyệt công việc sẽ được thực hiện chỉ trong vài thao tác đơn giản, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc. Mời bạn theo dõi hướng dẫn chi tiết ngay dưới đây! 

1. Tổng quan về quy trình ký duyệt công việc cũ

Quy trình trình ký thủ công là một quá trình tốn thời gian. Nhân viên phải đợi sếp có mặt tại văn phòng để trình ký các tài liệu hoặc công việc. 

Điều này gây ra sự trì trệ trong quy trình làm việc và có thể làm giảm hiệu suất công việc của nhân viên. Nếu sếp không có mặt hoặc bận rộn, quy trình ký duyệt có thể bị kéo dài và làm chậm tiến độ công việc.

Ngoài ra, quy trình trình ký thủ công cũng gây ra sự thiếu minh bạch trong quá trình ký duyệt công việc. Nhân viên không thể theo dõi trạng thái của công việc đang đến bước nào để kịp thời chuẩn bị các bước tiếp theo. Điều này có thể dẫn đến sự mập mờ, khó khăn trong quá trình làm việc cũng như xác định trách nhiệm của các cá nhân.

Với sự phát triển của công nghệ, ngày nay, nhiều công ty đã chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý công việc kết hợp với hệ thống ký duyệt điện tử. Cách thức làm việc mới giúp tối ưu hóa quy trình ký duyệt, tăng tính linh hoạt và hiệu suất làm việc của doanh nghiệp.

2. Gửi ký điện tử tài liệu công việc dễ dàng với MISA AMIS Công việc và AMIS WeSign

MISA AMIS Công việc là phần mềm quản lý tiến độ công việc/dự án toàn diện giúp doanh nghiệp tổ chức, quản lý và theo dõi công việc chính xác. Với MISA AMIS, quản lý dự án/công việc trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết từ khi giao nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, đến quy trình ký duyệt.

Đặc biệt, phần mềm MISA AMIS Công việc hiện đã tích hợp với MISA AMIS WeSign – Nền tảng ký điện tử chuyên nghiệp và an toàn. Mọi tài liệu, biểu mẫu kinh doanh của doanh nghiệp được bảo mật, đảm bảo tính pháp lý nhưng vẫn rút ngắn thời gian chờ đợi.  

Trước kia, khi thực hiện công việc, nếu phát sinh các văn bản cần xin phê duyệt hay xin chữ ký của quản lý, bạn cần phải tạo phê duyệt tại MISA AMIS Công việc với các file cần ký. Sau đó quản lý tải xuống để thực hiện ký trên AMIS WeSign và đính kèm lại lên công việc.

Thế nhưng khi kết nối MISA AMIS Công việc cùng AMIS Wesign, anh chị chỉ cần truy cập vào công việc để yêu cầu ký điện tử một cách nhanh chóng, tiện lợi. 

>> Xem thêm: MISA AMIS Công việc – Phần mềm quản lý tiến độ dự án và quy trình công việc tối ưu

3. Hướng dẫn các bước ký điện tử nhanh từ MISA AMIS Công việc 

3.1. Nhân sự gửi yêu cầu ký điện tử từ MISA AMIS Công việc

Khi một văn bản liên quan đến công việc cần được phê duyệt hoặc ký, việc sử dụng tính năng ký điện tử sẽ giúp quá trình chờ phê duyệt trở nên đơn giản hơn.

Giả sử, phòng Nhân sự cần chi phí, nguồn lực tổ chức sự kiện tổng kết cuối năm. Trong quá trình này, nhân viên cần gửi bản kế hoạch cùng hợp đồng sử dụng dịch vụ cho Trưởng phòng/Giám đốc phê duyệt. Lúc này, bạn chỉ cần truy cập vào giao diện chi tiết công việc tương ứng.

Trên giao diện chi tiết công việc, bạn tìm và bấm chọn tính năng “Yêu cầu ký điện tử”. Tại đây, bạn có thể tải lên tệp tài liệu cần xin phê duyệt hoặc ký. Sau khi tệp tài liệu được tải lên thành công, bạn nhấn “Tiếp tục” để chuyển tiếp quá trình yêu cầu ký điện tử.

Tính năng ký điện tử trong MISA AMIS cho phép doanh nghiệp đơn giản hóa quá trình này và tiết kiệm thời gian. Thay vì phải in giấy, chờ đợi chữ ký trực tiếp từ các bên liên quan và gửi lại, bạn có thể gửi yêu cầu ký điện tử từ giao diện công việc. 

3.2. Thiết lập luồng ký và gửi tài liệu trên MISA AMIS Công việc

Quá trình thiết lập luồng ký là bước quan trọng tiếp theo để đảm bảo rằng tài liệu được gửi đến đúng người, tuân thủ đúng quy trình ký duyệt. MISA cung cấp hai cách để thiết lập luồng ký: 

Cách 1: Thiết lập luồng ký tự do trên giao diện AMIS Công việc

Đầu tiên, bạn chọn cách thiết lập luồng ký tự do trực tiếp từ giao diện AMIS Công việc, sau đó tùy chọn “Thiết lập luồng ký” trên AMIS WeSign. Bạn sẽ được dẫn đến trang khai báo thông tin người nhận và thiết lập các vai trò, quyền hạn tương ứng. 

Tại đây, bạnchọn người nhận và cung cấp các thông tin cần thiết để gửi tài liệu. Cuối cùng, tài liệu sẽ được gửi đi nhanh chóng. Người dùng chỉ cần truy cập AMIS WeSign để xem tài liệu và theo dõi quá trình ký.

Cách 2: Áp dụng mẫu tài liệu

Trong trường hợp tài liệu có một luồng ký cố định và đã được thiết lập sẵn dưới dạng Mẫu trên AMIS WeSign, bạn cũng có thể áp dụng mẫu để gửi tài liệu đi dễ dàng.

Ví dụ, với tài liệu là Kế hoạch tổ chức sự kiện tổng kết năm trên AMIS WeSign đã có sẵn mẫu tương ứng, bạn chỉ cần chọn sử dụng ngay. Khi mẫu được chọn, tất cả thông tin về người ký, vị trí ký và các thiết lập trong mẫu sẽ được áp dụng tự động vào tài liệu. Bạn kiểm tra lại thông tin và nhấn “Gửi ký”.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Công việc, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác..

Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc tại đây:

• Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
• Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
• Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
• Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia

3.3. Theo dõi trạng thái và xem tài liệu ký thành công

Người lập đề nghị phê duyệt sẽ kiểm tra được thông tin ký điện tử cùng lịch sử gửi ký tài liệu để theo dõi tài liệu đang ở trạng thái chờ ký hay là đã hoàn thành, bị từ chối hay bị hủy bỏ. 

Ngoài ra, khi tài liệu đang ở trạng thái chờ ký nếu phát sinh vấn đề thay đổi hay là có sai sót cần chỉnh sửa, bạn vẫn kịp thời thu hồi yêu cầu. Yêu cầu ký điện tử sẽ bị hủy bỏ trên cả công việc và phần mềm AMIS WeSign.

Cuối cùng, tài liệu sẽ được đánh dấu hoàn thành trên AMIS WeSign. Đồng thời, trên MISA AMIS Công việc, File đã ký thành công sẽ tự động đính lên yêu cầu ký điện tử, bạn chỉ cần truy cập vào công việc để xem và sử dụng văn bản.

>> Tìm hiểu ngay: Tính năng yêu cầu phê duyệt kết quả công việc trên MISA AMIS Công việc

4. Ưu điểm khi tự động hóa quy trình ký duyệt công việc cho doanh nghiệp 

Khi áp dụng MISA AMIS Công việc và AMIS WeSign, doanh nghiệp có thể tận dụng các ưu điểm đáng kể của việc tự động hóa quy trình ký duyệt công việc:

• Tiết kiệm thời gian, tăng năng suất: Tự động hóa quy trình ký duyệt công việc với MISA AMIS Công việc và AMIS WeSign cho phép doanh nghiệp loại bỏ hoặc giảm đáng kể thời gian mất trên việc chờ đợi, in ấn, gửi và xử lý tài liệu vật lý. Quy trình ký được thực hiện nhanh chóng, tài liệu được truyền tải tức thì qua hệ thống nên tăng nhanh năng suất, giảm thời gian chờ đợi.
• Đảm bảo độ tính chính xác, nhất quán: Với MISA AMIS Công việc, người dùng có thể thiết lập các thông tin người ký, vị trí ký và thiết lập quyền hạn tương ứng, tài liệu luôn đến đúng người, đúng quy trình ký. Thêm vào đó, áp dụng mẫu tài liệu sẵn có trên AMIS WeSign giúp đảm bảo sự nhất quán, tất cả các thông tin cùng thiết lập trong mẫu sẽ được áp dụng tự động.
• Đảm bảo tính bảo mật, kiểm soát thông tin: Dữ liệu được mã hóa và bảo vệ an toàn trong hệ thống, ngăn chặn truy cập trái phép. Quy trình ký điện tử cũng giảm thiểu nguy cơ mất mát tài liệu, chữ ký số cam kết tính xác thực duy nhất của người ký.
• Dễ dàng quản lý và theo dõi: Người dùng có thể truy cập vào AMIS WeSign để xem tài liệu đã gửi, theo dõi quá trình ký và nhận thông báo khi tài liệu được ký duyệt. Điều này hỗ trợ quản lý giám sát quy trình ký duyệt minh bạch, truy xuất lịch sử ký duyệt ngay khi cần. 
• Giảm thiểu sự phụ thuộc vào giấy tờ vật lý: Tự động hóa quy trình ký duyệt công việc với MISA AMIS Công việc và AMIS WeSign sẽ thay đổi sự phụ thuộc vào giấy tờ vật lý. Thay vì phải in ấn và lưu trữ tài liệu trên giấy, mọi thông tin, tài liệu được lưu trữ điện tử, dễ dàng truy cập từ bất kỳ đâu có kết nối Internet. Bằng cách này, doanh nghiệp loại bỏ tình trạng lãng phí giấy tờ, tiết kiệm không gian lưu trữ, tiến tới xây dựng môi trường làm việc số không giấy tờ.