8 cách sáng tạo cắt giảm chi phí công nghệ

Để vận hành một doanh nghiệp thì cần một lượng chi phí vô cùng lớn. Nhưng hiện tại thì có quá nhiều chi phí mà doanh nghiệp cẩn chi trả, đặc biệt là trong thời kỳ lập lại trạng thái bình thường mới sau đại dịch như hiện nay. Trong hoàn cảnh đó, điều cần thiết đối với các doanh nghiệp là cắt giảm chi phí, tiết kiệm ngân sách, một trong những chi phí mà doanh nghiệp lưu tâm đó là cắt giảm chi phí công nghệ.

Nhưng điều đó không có nghĩa là bạn cần cắt bỏ tất cả công nghệ của mình? Vậy làm thế nào để quyết định những gì sẽ cắt giảm và những gì sẽ giữ lại? Và làm thế nào mà bạn có thể tiếp tục sử dụng các công cụ yêu thích của mình trong khi vẫn tiết kiệm được chi phí. Dưới đây là 8 cách sáng tạo để cắt giảm chi phí công nghệ, trong khi vẫn đảm bảo hiệu quả công việc dành cho các doanh nghiệp.

1. Lợi ích của việc cắt giảm chi phí công nghệ

Công nghệ là một yếu tố rất quan trọng của chuyển đổi số, nhưng chi phí để đầu tư cho công nghệ là một khoản chi phí rất lớn. Vì vậy doanh nghiệp cần xác định rõ thực hiện cắt giảm chi phí công nghệ một cách thích hợp để tiết kiệm chi phí và đầu tư vào những danh mục quan trọng hơn. Cụ thể của việc cắt giảm chi phí công nghệ như sau:

• Doanh nghiệp đi đúng hướng, tập trung đúng vào mục tiêu phát triển ngắn hạn
• Tiết kiệm được chi phí đầu tư
• Tránh lãnh phí tài nguyên công nghệ
• Đảm bảo đồng bộ việc áp dụng giữa các phòng ban

2. 8 cách để cắt giảm chi phí công nghệ cho doanh nghiệp

Để cắt giảm được chi phí công nghệ, doanh nghiệp có thể áp dụng các bước sau đây:

2.1 Lập kế hoạch rõ ràng thay vì hoảng sợ

Thay vì thấy chuyển đổi số đang diễn ra với mức độ chóng mặt mà hoảng sợ, lo lắng bạn thì bạn sẽ hối hận vì những quyết định lúc bây giờ. Điều này có thể bao gồm việc hủy bỏ tất cả công nghệ mà công ty đang sử dụng.

Nếu việc đó thực sự xảy ra, bạn sẽ phải làm lại các hoạt động kinh doanh quan trọng, chẳng hạn như chia sẻ tài liệu, thiết lập lại quy trình bán hàng của mình. Như vậy, nhân viên kinh doanh của bạn sẽ mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành một số nhiệm vụ nhất định. Và thậm chí, doanh nghiệp có thể bị mất một số dữ liệu quan trọng.

Bằng cách lập kế hoạch rõ ràng trước khi thực hiện bất kỳ hành động nào, sẽ giúp bạn tránh đưa ra những quyết định vội vàng. Đôi khi điều đó còn khiến doanh nghiệp bị tổn thất nhiều chi phí hơn số tiền bạn cắt giảm được.

2.2 Xác định nhu cầu và mong muốn

Công ty của bạn hiện đang sử dụng bao nhiêu công cụ? Công ty của bạn thật sự cần bao nhiêu công cụ trong số đó? Để lập một kế hoạch vững chắc, bạn cần xác định những công cụ nào thực sự cần thiết và những công cụ nào nên có.

Cũng giống như khi duyệt web, nhiều lần chúng ta cài đặt các tiện ích mở rộng vì được khuyến khích nhưng tần suất sử dụng không nhiều, chỉ đôi ba lần trong một năm. Là chủ doanh nghiệp, bạn cần nhớ rằng việc loại bỏ 100 công cụ có giá 5 đô la mỗi tháng giúp bạn tiết kiệm được số tiền tương đương với việc loại bỏ một công cụ lớn có giá 500 đô la mỗi tháng.

Xác định nhu cầu và mong muốn cũng có thể giúp bạn xác định giá trị của những công cụ “lớn hơn” mà bạn đang trả tiền. Bạn có thể đang phải trả nhiều tiền hơn cho một giải pháp bao gồm các tính năng và chức năng mà bạn thậm chí không sử dụng.

Chẳng hạn, công việc bán hàng của bạn có thực sự cần đến một phần mềm CRM có AI hỗ trợ chốt đơn giao dịch. Nghe có vẻ hấp dẫn đó nhưng có hiệu quả không?

Bằng cách xác định nhu cầu và mong muốn, bạn sẽ tìm thấy cơ hội để loại bỏ các công cụ không cần thiết hoặc thay thế các giải pháp giá cao bằng các công cụ có giá thấp hơn.

2.3 Giảm số lượng user sử dụng phần mềm

Hầu hết các phần mềm SaaS hiện nay đều tính tiền dựa trên số lượng user hay người sử dụng. Doanh nghiệp bạn đang trả tiền cho bao nhiêu user?

Việc cần làm bây giờ là lập danh sách tất cả những người sử dụng các công cụ, tần suất sử dụng và đánh giá mức độ ưu tiên sử dụng.

Rất có khả năng, bạn sẽ tìm thấy trong danh sách đó những người chưa sử dụng vào phần mềm đó trong nhiều tháng. Đó chính là khoản tiền dành cho công nghệ mà doanh nghiệp đang lãng phí hàng ngày, hàng tháng.

Trong trường hợp cần cắt giảm chi phí nhanh nhất, bạn chỉ cần cắt bớt những người có mức độ ưu tiên sử dụng phần mềm thấp trong danh sách.

2.4 Dọn dẹp dữ liệu

Bạn có biết những gói phần mềm có giá cao hơn chỉ đơn giản vì khả năng lưu trữ dữ liệu nhiều hơn trên hệ thống. Trong quá khứ, có thể bạn đã nâng cấp lên gói đắt hơn chỉ để lưu trữ địa chỉ email, danh sách khách hàng tiềm năng hoặc các dữ liệu khác. Lần cuối cùng bạn dọn dẹp dữ liệu đó là khi nào?

Nếu bạn đang tìm cách cắt giảm chi phí, bây giờ là lúc để thực hiện và xóa dữ liệu bạn không cần. Nhưng những dữ liệu nào nên xóa? Hãy nhớ rằng danh sách cũ với hơn 1.000 địa chỉ email không bao giờ mở email của bạn, hãy xóa bỏ.

Còn những khách hàng tiềm năng đã ngừng tương tác với doanh nghiệp cách đây 5 năm thì sao? Không có cái gọi là một khách hàng tiềm năng cũ, hãy xóa bỏ. Xóa bỏ bất cứ những gì bạn không cần sử dụng, đó là đang tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

2.5 Loại bỏ các công cụ thừa

Hiện nay có rất nhiều công cụ khác nhau cung cấp các chức năng rất giống nhau, không có gì lạ khi tìm thấy một công ty sử dụng nhiều công cụ trong khi họ thực sự chỉ cần một công cụ.

Ví dụ một doanh nghiệp đối tác của MISA sử dụng tới hai phần mềm SEO khác nhau, cả hai phần mềm này đều cung cấp một bộ công cụ tương tự với mức giá khá đắt. Để giảm chi phí, chúng tôi đã yêu cầu họ loại bỏ một trong những công cụ đó, chỉ sử dụng một công cụ hiệu quả nhất.

Cũng giống cách giảm số user sử dụng phần mềm, doanh nghiệp cần lập danh sách các công cụ đang sử dụng, phân chia theo từng nghiệp vụ hoặc hoạt động. Có công cụ nào lặp lại các chức năng tương tự không? Nếu có thì bạn sử dụng cái nào nhiều hơn?

Nếu bạn thấy các chức năng tương tự lặp lại, đã đến lúc thu hẹp ngân sách dành cho công nghệ lại bằng cách chỉ giữ lại một phần mềm hiệu quả nhất.

2.6 Liên hệ với nhà cung cấp để yêu cầu giảm giá trong kỳ thanh toán tiếp theo

Một số công ty phần mềm đang đưa ra mức giá thấp hơn hoặc chiết khấu cho những doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong thời gian này. Nếu thấy họ không giảm giá cho các khách hàng khác, không có nghĩa là họ cũng không giảm giá cho bạn.

Đấy là lý do tại sao bạn nên liên hệ với bên bán trước khi ngừng sử dụng một công cụ nào đó, đặc biệt nếu đó là công cụ bạn thực sự cần thiết. Khi đối mặt với việc mất khách hàng, họ có thể sẵn sàng đưa ra những ngoại lệ. Ngay cả khi họ không có khả năng giảm giá cho bạn, họ có thể đưa ra những ý tưởng khác về cách giảm chi phí.

2.7 Đảm bảo rằng doanh nghiệp đang tận dụng tối đa khả năng tự động hóa của mình

Một trong những điều tốt nhất ở các phần mềm hiện tại nằm ở khả năng tự động hóa.

Tự động hóa hoạt động kinh doanh của bạn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và cuối cùng điều đó có nghĩa là bạn sẽ tiết kiệm được tiền.

Ví dụ, sử dụng phần mềm quản lý bán hàng MISA AMIS, các công việc lập đơn hàng, báo giá được thực hiện tự động bằng phần mềm. Nhờ vậy, nhân viên bán hàng có nhiều thời gian bán hàng và ít lãng phí thời gian vào các công việc lặp đi lặp lại.

2.8 Tìm các giải pháp thay thế ít tốn kém hơn

Điều gì xảy ra nếu có một công cụ thực sự cần thiết nhưng doanh nghiệp không đủ ngân sách cho kỳ sử dụng tiếp theo?

Lời khuyên của chuyên gia là hãy xem xét các công cụ tương tự với mức giá thấp hơn.

Để bắt đầu, hãy lập danh sách các tính năng cần thiết trong công cụ bạn hiện đang sử dụng. Những thứ mà doanh nghiệp không thể “sống thiếu” là gì? Sau đó, lập danh sách các công cụ tương tự. Ví dụ nếu bạn cần tìm một giải pháp thay thế cho Salesforce, thì phần mềm AMIS CRM là một lựa chọn thích hợp nhất với mức giá mềm hơn rất nhiều.

Sau đó, tính toán sự khác biệt về giá. Trong ví dụ của chúng tôi ở trên, chuyển từ Salesforce sang AMIS CRM sẽ giúp bạn tiết kiệm gần 6.000.000 VNĐ/ năm/ 1 user. Nếu doanh nghiệp có 10 nhân viên kinh doanh, đồng nghĩa với việc tiết kiệm được 60.000.000 VNĐ/ năm.

Nền tảng quản trị doanh nghiệp MISA AMIS được các doanh nghiệp giới thiệu cho nhau như là một giải pháp công nghệ hoàn hảo cho doanh nghiệp trong giai đoạn này vì đáp ứng được bài toán chi phí lẫn hiệu quả của doanh nghiệp. MISA AMIS bao gồm tất cả các công cụ để doanh nghiệp hoạt động như: phần mềm quản lý công việc, phần mềm kế kế toán, phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý tuyển dụng, phần mềm marketing tự động, phần mềm quản lý khách hàng,…Doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng một hoặc tất cả các nghiệp vụ theo user hoặc dung lượng sử dụng.

Việc sử dụng nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất của MISA AMIS là một cách giúp doanh nghiệp có thể cắt giảm được chi phí công nghệ dự thừa, đồng thời giúp doanh nghiệp của bạn có quá trình chuyển đổi số đúng đắn, nâng cao hiệu suất làm việc, thúc đây doanh thu đem lại nhiều khách hàng cho doanh nghiệp.