Quản lý và lưu trữ văn bản là một phần không thể thiếu trong quy trình kinh doanh của bất kỳ công ty nào. Tuy nhiên, văn bản dựa trên giấy tờ truyền thống có thể gây rắc rối khi xử lý, lưu trữ và truy xuất, dẫn đến làm tắc nghẽn năng suất. Đây lúc doanh nghiệp cần số hóa văn bản.
Số hóa văn bản, tài liệu không chỉ giúp loại bỏ tủ hồ sơ, phòng lưu trữ lộn xộn – nó thay đổi cách doanh nghiệp xử lý dữ liệu, hợp tác và bảo vệ thông tin quan trọng. Trong bài viết này, hãy cùng khám phá quy trình để số hóa văn bản thành công và mang lại hiệu quả.
1. Số hóa văn bản là gì?
Số hóa văn bản là 1 trong các hình thức số hóa trong doanh nghiệp. Đó là việc chuyển đổi văn bản, tài liệu vật lý như giấy thành các định dạng số như PDF, JPEG hoặc DOC, giúp tăng cường khả năng truy cập, bảo mật và tiết kiệm chi phí. Quá trình này bao gồm việc quét hoặc chụp hình ảnh của các văn bản vật lý, lưu chúng dưới dạng tệp số. Những tài liệu số hóa này có thể được lưu trữ, truy cập và chia sẻ một cách tiện lợi thông qua internet, làm cho quá trình quản lý và truy cập thông tin trở nên thuận tiện hơn.
Việc làm việc với văn bản, tài liệu số không còn là lựa chọn. Nó được coi là giai đoạn quan trọng nhất trên con đường chuyển đổi số của doanh nghiệp.
Số hóa văn bản, tài liệu không chỉ dừng lại ở việc quét và tạo hình ảnh. Nó đòi hỏi phải chuyển đổi thông tin tương tự thành các định dạng điện tử, có thể dễ dàng được lập chỉ mục, chỉnh sửa, chia sẻ và phân tích. Điều này giúp các tổ chức giảm chi phí, thời gian và công sức cần thiết để ghi chép hoặc truy xuất thông tin kinh doanh. Số hóa cũng giúp đưa ra quyết định nhanh chóng hơn và có cái nhìn sâu sắc hơn về kinh doanh.
2. Lợi ích của việc số hóa văn bản
Với một loạt các lợi ích tác động đáng kể đến năng suất, hiệu quả, chi phí, sự cộng tác và bảo mật, số hóa tài liệu đang trở nên ngày càng quan trọng đối với doanh nghiệp.
Hãy cùng tìm hiểu lý do tại sao số hóa văn bản, tài liệu là cần thiết cho doanh nghiệp của bạn:
2.1. Tiết kiệm không gian và chi phí
Số hóa văn bản giúp tiết kiệm đáng kể không gian và chi phí cho doanh nghiệp. Việc giảm sử dụng giấy không chỉ làm giảm chi phí mua giấy và in ấn, mà còn giảm không gian lưu trữ vật lý như tủ hồ sơ và phòng lưu trữ. Đồng thời, nó còn giảm chi phí quản lý và bảo trì tài liệu, chi phí vận chuyển và phân phối tài liệu giấy.
2.2. Truy cập và lưu trữ dễ dàng
Số hóa giúp truy cập văn bản, tài liệu từ bất cứ đâu, qua máy tính hoặc thiết bị di động. Điều này giúp việc tìm kiếm và truy xuất thông tin nhanh chóng hơn so với việc tìm kiếm trong các tệp văn bản giấy.
Hơn nữa, tệp văn bản số có thể được lưu trữ để dễ dàng chia sẻ cho những nhân viên thế hệ kế tiếp.
2.3. Nâng cao năng suất và khả năng hợp tác
Những người được ủy quyền có thể truy cập văn bản số hóa từ bất cứ đâu, loại bỏ việc tìm kiếm mất thời gian như các văn bản giấy. Sự truy cập nhanh chóng này giúp đội ngũ tăng hiệu suất.
Ngoài ra, khả năng hợp tác của đội ngũ cũng được cải thiện vì các nền tảng số cho phép chỉnh sửa cùng lúc và phối hợp thời gian thực.
2.4. Tự động hóa quy trình kinh doanh
Số hóa tài liệu đặt nền móng cho việc tự động hóa quy trình. Các quy trình làm việc thủ công trước đây có thể được số hóa và tự động hóa, tối ưu hóa hiệu quả và giảm thiểu lỗi con người. Điều này hỗ trợ tăng tốc chu kỳ phê duyệt và cải thiện cơ chế theo dõi.
2.5. Cho phép khôi phục và phân tích dữ liệu liền mạch
Thông tin số có thể được sao lưu theo lịch trình, đảm bảo khôi phục dữ liệu trong trường hợp khẩn cấp. Ngoài ra, định dạng số hóa giúp tích hợp với các hệ thống kinh doanh khác, cho phép trao đổi và phân tích dữ liệu liền mạch, hỗ trợ quá trình ra quyết định.
2.6. Khả năng phòng ngừa mất mát do thảm họa
Không giống như văn bản vật lý có thể bị hư hại hoặc mất mát, tài liệu số có thể được lưu trữ trên nhiều nền tảng, bao gồm cả đám mây. Điều này giảm thiểu rủi ro mất mát dữ liệu do tai nạn, hỏa hoạn hoặc các thảm họa khác.
2.7. Cập nhật thông tin chính xác
Văn bản số hóa có thể dễ dàng cập nhật, cho phép điều chỉnh nội dung, định dạng hoặc các thuộc tính khác. Các thay đổi có thể được thực hiện một cách liền mạch, đảm bảo thông tin luôn cập nhật và chính xác.
3. Làm thế nào để số hóa văn bản?
3.1. Các bước để số hóa văn bản
Dưới đây là một số bước doanh nghiệp cần thực hiện để số hóa tài liệu hiệu quả:
Xác định mục tiêu và lập kế hoạch: Xác định mục tiêu cụ thể của dự án số hóa, như cải thiện quản lý tài liệu hoặc tăng cường bảo mật và lập kế hoạch chi tiết bao gồm phạm vi công việc, nguồn lực cần thiết, thời gian dự kiến để hoàn thành.
Chuẩn bị tài liệu: Phân loại và sắp xếp tài liệu giấy, loại bỏ những tài liệu không cần thiết và chuẩn bị những tài liệu cần số hóa. Ở bước này, đội ngũ cần kiểm tra tình trạng của tài liệu để đảm bảo chất lượng scan tốt nhất.
Chọn công cụ và phương tiện số hóa: Lựa chọn máy quét phù hợp với khối lượng công việc và yêu cầu chất lượng hình ảnh. Một số phần mềm có thể hỗ trợ chuyển đổi hình ảnh sang văn bản có thể chỉnh sửa và tìm kiếm.
Scan văn bản: Tiến hành quét văn bản với cài đặt chất lượng phù hợp, đảm bảo rằng tất cả thông tin quan trọng được ghi lại một cách chính xác; chú ý đến việc căn chỉnh tài liệu trên máy quét để tránh lỗi hoặc méo hình.
Chỉnh sửa và kiểm tra chất lượng: Loại bỏ bất kỳ lỗi nhận dạng từ quá trình scan, kiểm tra lại tài liệu để đảm bảo chất lượng và độ chính xác.
Đặt tên và tổ chức tệp: Đặt tên tệp theo một hệ thống nhất quán để dễ dàng tìm kiếm và phân loại; tổ chức các tệp số trong thư mục và hệ thống lưu trữ dựa trên tiêu chí như ngày, loại tài liệu hoặc phòng ban.
Lưu trữ và sao lưu: Lưu trữ tài liệu trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử như AMIS Văn thư để đảm bảo an toàn và dễ dàng truy cập đồng thời thuận tiện trong việc quản lý văn bản đến và đi sau này.
3.2. Những điều cần xem xét trước khi tiến hành số hóa văn bản
Chuyển đổi hiệu quả sang số hóa tài liệu đòi hỏi phải có kế hoạch cẩn thận và chú ý đến các yếu tố quan trọng. Hãy nhớ xem xét những yếu tố dưới đây để đảm bảo quá trình số hóa văn bản diễn ra mượt mà và thành công, tránh những sai lầm thường gặp:
Đào tạo nhân viên: Đảm bảo rằng đội ngũ nhân viên được đào tạo đầy đủ để làm việc với công nghệ mới, vì năng lực của họ trực tiếp ảnh hưởng đến thành công của quá trình số hóa.
Tiến độ thực hiện: Hãy tiếp cận số hóa văn bản như một cuộc marathon, không phải chạy cự ly ngắn. Dành thời gian đủ cho mỗi giai đoạn, cho phép lập kế hoạch kỹ lưỡng và thực hiện tỉ mỉ là chìa khóa để thành công.
Số hóa văn bản không chỉ là áp dụng công nghệ: Số hóa thành công không chỉ là áp dụng công nghệ. Nó liên quan đến một sự thay đổi văn hóa bao gồm sự phối hợp giữa người, quy trình và công nghệ.
Tổ chức tài liệu: Ưu tiên việc tổ chức tài liệu một cách hợp lý trước khi số hóa. Phân loại, nhóm và gắn nhãn tệp một cách hiệu quả để đơn giản hóa quá trình chuyển đổi và tạo điều kiện cho việc truy cập trong tương lai.
4. Những loại văn bản nào có thể được số hóa?
Mọi khía cạnh của doanh nghiệp đều liên quan đến văn bản, tài liệu. Dưới đây là một số văn bản, tài liệu cần được số hóa:
Các văn bản, thông báo chính thức: Bao gồm các thư từ, thông báo và văn bản giao tiếp nội bộ giữa các bộ phận. Các tổ chức có thể dễ dàng truy xuất thông tin, xem lịch sử thay đổi bằng cách chuyển đổi các tài liệu này thành định dạng kỹ thuật số.
Hồ sơ tài chính: Các tài liệu tài chính, bao gồm hóa đơn, bảng kê và báo cáo tài chính, có thể được số hóa để lưu trữ an toàn và truy xuất hiệu quả. Hồ sơ tài chính số hóa giúp theo dõi giao dịch tốt hơn và hỗ trợ quá trình kiểm toán.
Hồ sơ nhân sự: Các tài liệu nhân sự, như hợp đồng lao động, tài liệu tuyển dụng, đánh giá hiệu suất và sách hướng dẫn đào tạo có thể được số hóa để đơn giản hóa các hoạt động nhân sự. Điều này đảm bảo thông tin và hồ sơ nhân viên dễ dàng truy cập và được quản lý trong môi trường số an toàn.
Hóa đơn và hóa đơn mua hàng: Số hóa hóa đơn, hóa đơn mua hàng và đơn đặt hàng giúp đơn giản hóa việc theo dõi và quản lý tài chính. Các phiên bản điện tử của những tài liệu này có thể dễ dàng được chia sẻ, xử lý và lưu trữ, giảm sự phụ thuộc vào bản sao giấy.
Tài liệu hoạt động: Các tài liệu hoạt động, bao gồm chính sách công ty, sách hướng dẫn nhân viên và hợp đồng pháp lý, rất phù hợp để số hóa. Bằng cách chuyển đổi các tài liệu này thành định dạng số, các tổ chức có thể đảm bảo nhân viên dễ dàng truy cập thông tin cần thiết, tăng cường tuân thủ và cải thiện quy trình nội bộ.
5. Làm thế nào để tự động hóa quá trình số hóa văn bản
AMIS Ghi chép và AMIS Văn thư là bộ đôi phần mềm đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp đơn giản hóa và số hóa văn bản, tài liệu toàn diện. Dưới đây là cách AMIS Ghi chép và AMIS Văn thư mang lại khả năng số hóa tài liệu một cách hiệu quả và chính xác.
– AMIS Ghi chép
- Cho phép soạn thảo online mọi lúc, mọi nơi giúp nhanh chóng ghi chép lại biên bản các cuộc họp, quy trình quy định ở nhiều dạng khác nhau: Word, Excel, PDF,…
- Lưu trữ tất cả loại tài liệu (biên bản các cuộc họp, chính sách, quy định, hệ thống quy trình làm việc, kinh nghiệm được tích lũy theo thời gian,…) tập trung, an toàn với hệ thống bảo mật tiên tiến.
- Tra cứu dễ dàng, phân quyền linh hoạt, chia sẻ, truy cập mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị.
– AMIS Văn thư
- Quản lý quy trình lưu thông tài liệu, từ việc tạo, phê duyệt, đến phát hành và lưu trữ.
- Nắm bắt tình trạng công văn dễ dàng (trạng thái, người đang xử lý, tình trạng xử lý đến đâu,…). Tính năng lịch sử hoạt động giúp dễ dàng theo dõi quá trình xử lý của công văn.
- Dễ dàng tìm kiếm hồ sơ bằng cách lọc theo nhiều tiêu chí như tên công văn, nơi gửi, ngày đến, ngày đi của công văn,… giúp rút ngắn quá trình tìm kiếm.
- Báo cáo trực quan cho thấy cái nhìn tổng quan về số lượng văn bản, tài liệu cần xử lý, đang xử lý, đã xử lý để kịp thời theo dõi, sắp xếp công việc thực hiện.
Cả 2 phần mềm đã được các doanh nghiệp ở các lĩnh vực lựa chọn để số hóa văn bản, tài liệu nhằm chuyển đổi từ môi trường làm việc dựa trên giấy tờ sang môi trường số hóa, hiện đại hơn.
6. Tạm kết
Số hóa văn bản, tài liệu không chỉ là một bước tiến quan trọng trong việc chuyển đổi số của doanh nghiệp, mà còn là một chiến lược thiết yếu để tiết kiệm thời gian và nguồn lực, tạo ra một môi trường làm việc linh hoạt, hiện đại.
Bằng việc tận dụng các phần mềm thông minh như Amis Ghi chép, Amis Văn thư, các tổ chức có thể tự động hóa quá trình số hóa văn bản, tài liệu, cải thiện độ chính xác trong việc trích xuất dữ liệu và thúc đẩy hiệu quả tổng thể.
Trải nghiệm AMIS MISA Văn phòng số ngay
0904 885 833
https://www.misa.vn/
