Trong bối cảnh nhu cầu ngày càng tăng về quản lý và trình bày thông tin hành chính, biết cách soạn thảo tờ trình đóng vai trò quan trọng trong công việc của cá nhân trong tổ chức doanh nghiệp. Bài viết này sẽ giới thiệu 10 mẫu tờ trình được áp dụng phổ biến nhất và cung cấp hướng dẫn cơ bản về cách soạn thảo tờ trình.
1. Mẫu tờ trình là gì?
Mẫu tờ trình là mẫu tài liệu văn bản được sử dụng để thông báo vấn đề, đưa ra ý kiến, đề xuất giải pháp hoặc nhằm yêu cầu kết luận và chỉ đạo nào đó từ một cá nhân, một nhóm người hoặc một tổ chức có thẩm quyền quyết định. Tờ trình thường được sử dụng trong các tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan chính phủ, hay trong quá trình làm việc và quản lý.
Mẫu tờ trình cung cấp một cấu trúc và hướng dẫn chi tiết về cách lập tờ trình một cách hợp lý và chính xác. Nó chứa các phần cần thiết để điền thông tin như: tiêu đề, nội dung, lý do, đề nghị và thông tin liên hệ. Sử dụng mẫu giúp đảm bảo tính đầy đủ, logic và chính xác của thông tin trong tờ trình, đồng thời giúp tiết kiệm thời gian và nỗ lực soạn thảo từ đầu.
Thành thạo việc viết tờ trình dựa trên mẫu đòi hỏi người viết phải tuân thủ nguyên tắc và quy định, đồng thời trình bày thông tin một cách rõ ràng. Điều này bao gồm việc sắp xếp các ý kiến, đề xuất hoặc yêu cầu theo một cấu trúc hợp lý và sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành khi cần thiết.
Ngoài ra, mẫu bản tường trình này cần có chữ ký và cam kết của người viết nhằm xác nhận sự chịu trách nhiệm và đảm bảo tính xác thực của tài liệu.
2. 10 mẫu tờ trình được sử dụng phổ biến hiện nay
2.1. Mẫu tờ trình xin phê duyệt đề án
Mẫu tờ trình xin phê duyệt đề án là một văn bản hỗ trợ quá trình xin phê duyệt và chấp thuận một đề án. Mẫu này được sử dụng để trình bày và lý giải ý tưởng, mục tiêu, phạm vi và kế hoạch thực hiện của đề án, nhằm thuyết phục cấp trên hoặc các bên liên quan về tính khả thi và lợi ích của đề án.
Xem thêm: Top 15+ phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả nhất 2024
2.2. Mẫu tờ trình xin kinh phí
Mẫu tờ trình xin kinh phí là một công cụ quan trọng trong việc yêu cầu hỗ trợ tài chính cho một dự án, hoạt động hay hoạt động kinh doanh cụ thể. Mẫu này được sử dụng để trình bày và lý giải mục tiêu, phạm vi, lợi ích kinh tế và nguồn lực cần thiết để thực hiện một dự án hoặc công việc.
| MISA tặng bạn 10+ mẫu tờ trình miễn phí – Tải về sử dụng ngay! |
2.3. Mẫu tờ trình đề nghị khen thưởng
Mẫu tờ trình đề nghị khen thưởng được sử dụng để gửi các đề xuất về việc tưởng thưởng cho cá nhân hoặc nhóm làm việc đã có thành tích xuất sắc hoặc đóng góp đáng kể trong một dự án, công việc hay hoạt động. Mẫu form tờ trình này sẽ trình bày và lý giải lí do, cơ sở để đề xuất việc khen thưởng, nhằm công nhận và động viên những thành công và nỗ lực xuất sắc.
2.4. Mẫu tờ trình đề nghị kỷ luật
Mẫu tờ trình đề nghị kỷ luật có mục đích nhằm đề xuất biện pháp kỷ luật cho cá nhân hoặc nhóm làm việc đã vi phạm quy định, nguyên tắc hoặc chính sách của tổ chức. Mẫu này được dùng cho việc trình bày và lý giải các vi phạm, hậu quả và đề xuất biện pháp kỷ luật, đảm bảo tính công bằng, rõ ràng và tuân thủ các quy định nội bộ và quy tắc của tổ chức.
2.5. Mẫu tờ trình bổ nhiệm cán bộ
Mẫu tờ trình bổ nhiệm cán bộ được sử dụng trong quá trình đề xuất và thực hiện bổ nhiệm cá nhân vào một vị trí quan trọng trong tổ chức. Mẫu đơn tờ trình này sẽ trình bày và lý giải lý do, tiêu chí và cơ sở để đề xuất bổ nhiệm, nhằm đảm bảo tính công bằng, chuyên nghiệp và hiệu quả trong quá trình lựa chọn và bổ nhiệm cán bộ.
2.6. Mẫu tờ trình xin nghỉ phép
Mẫu tờ trình xin nghỉ phép được sử dụng khá phổ biến trong doanh nghiệp, để trình bày và giải thích lý do, thời gian và các chi tiết quan trọng khác liên quan đến việc nghỉ phép, giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin và có kế hoạch sắp xếp công việc phù hợp trong thời gian nghỉ phép.
2.7. Mẫu tờ trình xin thôi việc
Mẫu tờ trình xin thôi việc là bước đầu tiên và quan trọng trong quá trình đề xuất và thông báo việc chấm dứt hợp đồng lao động từ một cá nhân đến tổ chức hoặc cấp trên. Trong mẫu này, cá nhân trình bày lý do, thời gian và các chi tiết quan trọng khác liên quan đến việc nghỉ việc, nhằm thể hiện sự tôn trọng của người lao động đối với doanh nghiệp và tuân thủ đúng quy định của pháp luật lao động.
2.8. Mẫu tờ trình đề nghị tổ chức hội nghị
Mẫu tờ trình đề nghị tổ chức hội nghị là văn bản được sử dụng nhằm xin phép, yêu cầu tổ chức hội nghị, hội thảo, tập huấn,… từ một cá nhân hoặc một nhóm đến tổ chức hoặc cấp trên. Nội dung của mẫu tường trình này yêu cầu giải thích mục tiêu, lý do, thời gian và các chi tiết quan trọng khác liên quan đến việc tổ chức hội nghị.
Hiện nay, các doanh nghiệp có thể tối ưu thời gian soạn thảo, đề xuất văn bản tờ trình xin phê duyệt nhanh chóng với phần mềm MISA AMIS Quy trình. MISA AMIS Quy trình là giải pháp chuẩn hóa, tự động hóa và đơn giản hóa toàn bộ các quy trình thủ tục.
Nhân viên chỉ cần chọn mẫu, điền thông tin và chọn người phê duyệt. Ban lãnh đạo nhận thông báo, phê duyệt đề xuất Online mọi lúc mọi nơi, trên mọi thiết bị. Doanh nghiệp loại bỏ hoàn toàn các văn bản thủ công và không tốn thời gian chờ đợi, chuyển phát thông tin.
2.9. Mẫu tờ trình đề nghị mua sắm trang thiết bị
Mẫu tờ trình đề nghị mua sắm trang thiết bị được sử dụng để trình bày và giải thích mục tiêu, lý do, danh sách các mặt hàng cần mua, số lượng, thông tin kỹ thuật và các chi tiết quan trọng khác liên quan đến việc mua sắm trang thiết bị.
2.10. Mẫu tờ trình xin thanh toán tiền BHXH
Mẫu tờ trình xin thanh toán tiền Bảo hiểm Xã hội (BHXH) là một công cụ quan trọng trong quá trình giao dịch và thực hiện các khoản thanh toán liên quan đến BHXH. Được sử dụng trong các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân, tờ trình này giúp đơn giản hóa và chính xác hóa quy trình xin thanh toán các khoản tiền BHXH.
[MIỄN PHÍ] TẢI NGAY 10+ MẪU TỜ TRÌNH MỚI NHẤT 2024 TẠI ĐÂY
3. Hướng dẫn cách viết mẫu tờ trình mới nhất 2024
Sau đây, bài viết sẽ hướng dẫn cho các bạn cách soạn thảo tờ trình dựa trên các mẫu có sẵn, bao gồm bố cục, nguyên tắc, và một số lưu ý khác khi viết tờ trình.
3.1. Bố cục của mẫu tờ trình
Giống như các mẫu văn bản thông thường, tờ trình cũng bao gồm 3 phần chính như sau.
Phần 1: Trình bày lý do
Phần mở đầu của tờ trình nhằm giải thích lý do vì sao việc đề xuất được đưa vào tờ trình. Để làm điều này, cá nhân hoặc tổ chức cần dựa trên các thông tin thực tế để phân tích tình hình. Qua đó, những nhu cầu cấp thiết của vấn đề sẽ được làm nổi bật.
Trong phần trình bày lý do, cá nhân hoặc tổ chức cần sử dụng ngôn từ khách quan và góc nhìn chuyên nghiệp. Phân tích phải dựa trên tình hình thực tế của cơ quan hoặc đơn vị để giúp tờ trình trở nên thuyết phục và chuyên nghiệp hơn.
Phần 2: Nội dung đề xuất
Phần 2 là nội dung quan trọng nhất của mẫu, nên bao gồm các nội dung:
– Tóm tắt nội dung đề nghị và các phương án muốn đề xuất, lý giải theo các lập luận trung thực và đáng tin cậy.
– Nhắc đến các vấn đề có thể phát sinh khi áp dụng đề nghị mới và đưa ra mục tiêu chung, tổng quan dựa trên kết quả của giai đoạn trước.
– Trình bày ý nghĩa và tác động của đề nghị mới đối với sản xuất, cuộc sống xã hội, công tác lãnh đạo và quản lý.
Người viết cần đảm bảo sử dụng cách viết trau chuốt, rõ ràng và mạch lạc, tài liệu tham khảo cần có độ tin cậy cao, bằng chứng xác thực, tránh sử dụng các lập luận mập mờ chung chung.
Phần 3: Đề xuất với cấp trên
Phần này nhằm mục đích yêu cầu sự phê chuẩn từ cấp trên, ví dụ như xin phê duyệt một trong các phương án, yêu cầu xếp thứ tự ưu tiên các phương án, hoặc chuyển sang phương án dự phòng đã được chuẩn bị trước đó khi hoàn cảnh thay đổi.
Nội dung đề xuất cần được trình bày một cách rõ ràng, chi tiết, và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên để cấp trên dễ dàng đánh giá và quyết định. Đồng thời, nên đưa ra các lý do phù hợp với thực tế và hoàn cảnh, bằng chứng thuyết phục để giúp cấp trên đưa ra quyết định chí
3.2. Nguyên tắc khi viết mẫu tờ trình cần thực hiện
Người viết cần đảm bảo một số nguyên tắc chính khi thực hiện viết tờ trình như sau:
– Sắp xếp, tổ chức các phần của tờ trình theo trình tự logic và có liên kết với nhau. Đảm bảo rằng mỗi phần có tiêu đề và được đánh số thứ tự để dễ dàng theo dõi.
– Sử dụng ngôn từ chuyên nghiệp và tránh sử dụng từ viết tắt, tiếng lóng hoặc các ngôn ngữ mơ hồ gây hiểu lầm. Định nghĩa các thuật ngữ kỹ thuật nếu cần thiết và giải thích các từ ngữ khó hiểu.
– Sử dụng hình ảnh, biểu đồ, bảng biểu và số liệu thống kê để hỗ trợ và minh họa thông tin. Đảm bảo rằng các phần tử này được sắp xếp một cách hợp lý và có chú thích giải thích rõ ràng.
– Kiểm tra chính tả, ngữ pháp, cú pháp và sử dụng công cụ hỗ trợ nếu cần thiết để đảm bảo rằng tờ trình không có lỗi ngôn ngữ và dễ đọc.
– Định dạng và trình bày đồng nhất, chuyên nghiệp. Nên sử dụng cùng một kiểu chữ và kích cỡ, các định dạng như đậm, nghiêng, gạch chân và màu sắc một cách nhất quán. Chú ý đến việc căn chỉnh, khoảng cách giữa dòng và đánh dấu trang.
3.3. Một số lưu ý khác khi viết mẫu tờ trình
Ngoài các thông tin đã được đề cập ở trên về soạn thảo tờ trình, dưới đây là một số lưu ý khác cho người viết tờ trình:
– Tờ trình là một loại văn bản hành chính, do đó cần tuân thủ các quy định về cách trình bày theo pháp luật. Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác Văn thư do Chính phủ ban hành ngày 05/05/2020 là một tài liệu tham khảo quan trọng.
– Về nội dung, tờ trình thường có cấu trúc gồm 3 phần. Tuy nhiên, không nhất thiết phải ghi rõ các phần 1: Đề xuất, 2: Nội dung chính và 3: Kết luận. Có thể thay đổ cấu trúc nội dung trong mẫu tùy thuộc theo mục đích, yêu cầu, loại hình doanh nghiệp của đơn vị doanh nghiệp
4. Quy trình nộp và xử lý mẫu tờ trình
Bước 1: Chuẩn bị văn bản đề xuất
Chuẩn bị mẫu tờ trình là bước đầu tiên và quan trọng trong quy trình lập tờ trình. Bạn cần xác định tất cả các thông tin cần thiết và trình bày một cách rõ ràng:
- Nêu rõ mục đích và nội dung cần trình bày.
- Đính kèm các dữ liệu, số liệu, và tài liệu liên quan.
- Chia tờ trình thành các phần hợp lý như tiêu đề, người nhận, nội dung chính, và kết luận.
- Kiểm tra và chỉnh sửa các lỗi chính tả hoặc ngữ pháp.
Bước 2: Nộp/Gửi văn bản
Gửi tờ trình cho người hoặc phòng ban có thẩm quyền nhận và xử lý. Các kênh tiếp nhận có thể là gửi Email hoặc trình ký bản cứng trực tiếp cho người có thẩm quyền.
Bước 3: Tiếp nhận
Người hoặc phòng ban có thẩm quyền tiếp nhận tờ trình và xem xét nội dung. Quy trình này bao gồm phân loại, ghi nhận và chuyển tiếp mẫu tờ trình cho các bên liên quan hoặc người quản lý xác nhận thông tin.
Bước 4: Đánh giá
Người hoặc phòng ban có thẩm quyền đánh giá, xem xét các tình tiết, chứng cứ và đưa ra nhận định, đề xuất cần thiết.
Bước 5: Quyết định xử lý
Dựa trên thông tin trong bản tường trình và quy trình nộp và xử lý, người quản lý ra quyết định cuối cùng.
Bước 6: Phản hồi và thông báo kết quả
Người hoặc phòng ban có thẩm quyền thông báo kết quả xử lý bản tường trình cho người viết bản tường trình hoặc các bên liên quan.
Thực tế có thể thấy, theo quy trình trên, công tác trình ký, phê duyệt và phản hồi sau giải trình vẫn diễn ra thủ công tại nhiều doanh nghiệp. Nếu lãnh đạo đi vắng thì quá trình giải quyết sự việc sẽ bị chậm trễ, ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Mặt khác, nếu liên quan đến nhiều bộ phận, phòng ban thì thời gian chờ đợi luân chuyển thông tin cũng tốn kém nhiều thời gian, công sức.
Để ứng dụng công nghệ số vào các quy trình truyền thống, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý quy trình tự động MISA AMIS. MISA AMIS Quy trình là giải pháp thiết lập quy trình tự động nhanh chóng, phân luồng chuyển tiếp liên phòng ban tức thời.
Phần mềm mang những ưu điểm vượt trội như:
- Thư viện mẫu 500+ quy trình có sẵn cho người dùng sử dụng ngay.
- Tùy chỉnh thiết kế quy trình với thao tác đơn giản, không cần đến kỹ thuật code.
- Thông báo phê duyệt trực tuyến trên điện thoại, máy tính, Email để quản lý phê duyệt ngay tức thời.
- Dễ dàng lưu trữ văn bản, tài liệu trong mỗi quy trình để truy xuất lại khi cần thiết.
- Giám sát việc thực hiện quy trình, ghi nhận sai sót và tạo báo cáo trực quan với nhiều góc nhìn.
Trên đây, AMIS MISA Nền tảng phần mềm doanh nghiệp đã gợi ý 10 mẫu tờ trình mới nhất trong năm 2024, cùng với hướng dẫn cơ bản về cách soạn thảo mẫu tờ trình. Việc sử dụng mẫu tờ trình phù hợp và tuân thủ các nguyên tắc soạn thảo sẽ giúp bạn trình bày thông tin một cách chuyên nghiệp, hiệu quả và hỗ trợ tốt cho công việc thực hiện.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
