Hướng dẫn thiết lập văn phòng số cho nhà trường

Để hỗ trợ các nhà trường, đơn vị giáo dục xây dựng văn phòng số hiệu quả, bài viết dưới đây sẽ cung cấp một khung hướng dẫn chi tiết về việc triển khai và quản lý hệ thống văn phòng số. Bài viết bao gồm các bước xác định nhu cầu, lựa chọn phần mềm, đảm bảo an ninh thông tin, hướng dẫn sử dụng và đánh giá hệ thống. 

Qua đó, nhà trường có thể tận dụng sức mạnh của công nghệ số và sự kết nối để tăng cường hiệu quả quản lý, cải tiến hiệu suất làm việc.

1. Tại sao phải thiết lập văn phòng số cho nhà trường?

So với cách thức vận hành văn phòng truyền thống, thiết lập văn phòng số cho nhà trường sẽ đem lại nhiều lợi ích hơn: 

	Văn phòng truyền thống	Văn phòng số
Quản lý tài liệu	Sử dụng văn bản bằng giấy tờ, tốn thời gian và chi phí in ấn, lưu trữ	Lưu trữ, quản lý và chia sẻ tài liệu trực tuyến
Ký quyết định văn bản	Yêu cầu ký duyệt trên giấy tờ vật lý, ban lãnh đạo/ban giám đốc phải có mặt tại văn phòng	Ký điện tử, chữ ký số, biểu mẫu điện tử mọi lúc mọi nơi ngay trên điện thoại
Quản lý tài sản	Đánh dấu và ghi nhận tài sản trên bảng kê và giấy tờ	Quản lý tài sản trực tuyến qua mã QR, cập nhật và nhắc hẹn bảo trì tài sản tự động
Giao tiếp và tương tác	Giao tiếp trực tiếp tại các cuộc họp giao ban hàng tuần hoặc qua thông báo văn bản	Họp trực tuyến, thông báo tự động qua Email, nhắn tin trao đổi công việc ngay trên phần mềm
An ninh thông tin và quản lý dữ liệu	Tồn tại những rủi ro về bảo mật, bảo quản tài liệu bằng giấy	Áp dụng các biện pháp bảo mật, mã hóa, giới hạn quyền truy cập dữ liệu thông minh
Tính linh hoạt và tiện lợi	Bị giới hạn về không gian và thời gian làm việc	Linh hoạt làm việc từ xa, truy cập hệ thống mọi lúc mọi nơi

2. Xác định nhu cầu và yêu cầu của nhà trường

2.1. Phân tích các hoạt động và quy trình hiện tại của nhà trường

Trước tiên, ban lãnh đạo cần chọn ra cán bộ phụ trách xây dựng văn phòng số để tiến hành một cuộc đánh giá toàn diện về các hoạt động, các quy trình hiện tại của nhà trường. Điều này bao gồm việc tìm hiểu chi tiết về các phòng ban, chức năng và quy trình làm việc trong văn phòng truyền thống.

Hãy tổng hợp cách thức làm việc hiện tại cùng các vấn đề tồn đọng mà nhà trường đang gặp phải. Tập trung vào một số khía cạnh quan trọng như quản lý tài liệu, giao tiếp nội bộ và bên ngoài, quản lý dữ liệu và tài sản, tính bảo mật và sự riêng tư, tính linh hoạt và tiện lợi trong công việc hàng ngày. 

Ban lãnh đạo cần có cái nhìn tổng quan về những vấn đề và cơ hội mà văn phòng số sẽ thay đổi. Mục tiêu cuối cùng là giúp đội ngũ cán bộ giáo viên, giảng viên tiết kiệm thời gian, chi phí và kiến tạo văn hóa làm việc số.

2.2. Xác định nhu cầu và yêu cầu cụ thể của nhà trường về văn phòng số

Cán bộ phụ trách tiếp tục tương tác và thảo luận với các bộ phận, cá nhân trong nhà trường để hiểu rõ hơn những nhu cầu, mong muốn đối với văn phòng số. Việc khảo sát ý kiến nên bao gồm đầy đủ những người sử dụng cuối, quản lý và nhân viên quản trị hệ thống.

Hãy đặt câu hỏi cụ thể để xác định các yêu cầu chính của nhà trường. Ví dụ: 

• Nhà trường cần một hệ thống quản lý tài liệu trực tuyến để lưu trữ, tìm kiếm và chia sẻ tài liệu nội bộ hay cần hệ thống quản lý công văn đến và đi từ các Bộ, Ban, Ngành và đối tác? 
• Nhà trường có cần công cụ giao tiếp nội bộ để cải thiện sự liên lạc và tương tác? 
• Công tác bảo mật và quản lý dữ liệu đã đảm bảo an toàn thông tin? 
• Nhà trường có mong muốn cải thiện sự tính linh hoạt và tiện lợi trong công việc hàng ngày để ký duyệt quy trình nhanh chóng, cán bộ giáo viên viên có thể đề xuất, báo cáo tức thời từ xa?

2.3. Đề xuất các phần mềm và tính năng cần có trong hệ thống văn phòng số

Dựa trên phân tích cùng nhu cầu của nhà trường, hãy thống nhất thành một danh sách các tính năng cần có trong hệ thống văn phòng số. Các tính năng cốt lõi nhất là:

• Phần mềm quản lý công việc:
  • Giao nhiệm vụ và theo dõi tiến độ công việc: Hệ thống cho phép ban lãnh đạo giao nhiệm vụ cho các trưởng, phó khoa/bộ môn và theo dõi tiến độ công việc. Từ đó tăng cường sự tổ chức và quản lý công việc trong nhà trường.
  • Ghi chú và bình luận: Người dùng được ghi chú và bình luận trực tiếp trên công việc để thảo luận với đồng nghiệp, xử lý công việc nhanh hơn.
  • Nhắc nhở thời hạn hoàn thành công việc: Tính năng nhắc nhở thời hạn hoàn thành giúp người dùng không bỏ sót các công việc quan trọng, công việc cần ưu tiên.
• Phần mềm quản lý quy trình:
  • Thiết lập và tùy chỉnh quy trình làm việc: Hệ thống phép người dùng thiết lập và tùy chỉnh các quy trình làm việc theo yêu cầu của nhà trường. Từ đó đảm bảo sự nhất quán, phối hợp hiệu quả trong quá trình làm việc.
  • Giao diện trực quan cho quy trình: Sử dụng các sơ đồ, biểu đồ luồng quy trình để hiển thị trạng thái và tiến độ của từng cá nhân/phòng ban.
• Phần mềm ký duyệt tài liệu từ xa:
  • Ký duyệt điện tử: Hệ thống hỗ trợ ký duyệt tài liệu từ xa, cho phép ban lãnh đạo ký duyệt văn bản, đề xuất mà không cần in ấn hay chuyển phát. Điều này tiết kiệm thời gian và giảm bớt sự phụ thuộc vào việc chuyển giao tài liệu truyền thống.
  • Luồng công việc ký duyệt: Hệ thống hỗ trợ tạo và quản lý luồng công việc ký duyệt tự động cho các tài liệu lặp lại. Người dùng có thể xác định người tham gia, thứ tự và quyền hạn ký duyệt trong quy trình.
  • Thông báo và nhắc nhở: Hệ thống gửi thông báo và nhắc nhở cho người dùng khi có tài liệu cần được ký duyệt. Đảm bảo rằng không bỏ sót, bỏ qua hoặc chậm trễ ký duyệt.
• Hệ thống quản lý tài liệu trực tuyến: Quản lý tài liệu trực tuyến cho phép nhà trường lưu trữ, tìm kiếm và chia sẻ tài liệu một cách dễ dàng. Nó nâng cao khả năng truy cập và tìm kiếm thông tin, giảm thiểu tình trạng mất mát tài liệu và tăng cường khả năng cộng tác.

• Giao tiếp nội bộ, truyền thông chủ trương chính sách: Xây dựng nền tảng mạng xã hội nội bộ để tương tác, truyền thông các hoạt động của nhà trường. Đồng thời quản lý thông tin liên hệ giữa các thành viên trong nhà trường, giúp cán bộ mới nhanh chóng làm quen với đồng nghiệp.

• Quản lý dữ liệu và tài sản: Xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu, quản lý tài sản hiệu quả nhằm đảm bảo sự an toàn cho các dữ liệu quan trọng của nhà trường.

• Tính bảo mật và sự riêng tư: Hệ thống văn phòng số cần ứng dụng những biện pháp bảo mật như xác thực hai yếu tố, mã hóa dữ liệu và quản lý quyền truy cập.

• Tính linh hoạt và tiện lợi: Tạo ra môi trường làm việc linh hoạt và tiện lợi cho đội ngũ, cho phép họ làm việc từ xa và truy cập hệ thống mọi lúc mọi nơi thông qua các thiết bị có kết nối internet.

• Tích hợp, kết nối, tùy chỉnh và mở rộng: Hệ thống văn phòng số nên được thiết kế để có thể tùy chỉnh, mở rộng kết nối với các giải pháp phần mềm quản trị khác để phù hợp với nhu cầu và tăng trưởng của nhà trường. Ví dụ phần mềm quản lý công việc, quy trình kết nối với phần mềm quản lý nhân sự. 

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Văn phòng số, trong đó có hệ thống giáo dục Ban Mai, Đại học Công nghệ Đồng Nai, Công ty Cổ phần Giáo dục Con Tự Học (CTH),.. và nhiều đơn vị giáo dục khác.

Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Văn phòng số tại đây:

3. Hướng dẫn nhà trường thiết lập và sử dụng giải pháp MISA AMIS Văn phòng số 

MISA AMIS Văn phòng số là bộ giải pháp xây dựng môi trường làm việc không giấy tờ, không còn quy trình thủ công. Bộ giải pháp được nhiều nhà trường lựa chọn để nâng cao năng suất nhân sự, tiết kiệm chi phí, kiến tạo văn hoá làm việc số.

3.1. Hướng dẫn sử dụng các phần mềm và tính năng văn phòng số

MISA AMIS Văn phòng số tích hợp 8 phần mềm tiện ích giúp tự động hóa, đơn giản hóa công việc của ban lãnh đạo nhà trường và cán bộ giảng viên. Nhà trường có thể lựa chọn triển khai đồng bộ hoặc ưu tiên các giải pháp trọng tâm trước. 

Ví dụ, trường Đại học Công nghệ Đồng Nai quyết định ứng dụng trọn bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số nhằm chuyển đổi số đồng đều cho tất cả các phòng ban, các hoạt động nội bộ. Trong khi đó, hệ thống Giáo dục Hoa Sen lại ưu tiên lựa chọn phần mềm quản lý tài sản MISA AMIS. Mục tiêu từng bước chuẩn hóa quy trình quản lý tài sản, cắt giảm thời gian trao đổi, tương giữa các bộ phận và nâng cao khả năng sử dụng tài sản về lâu dài. 

MISA AMIS Công việc:

• Giao việc từ ban lãnh đạo xuống các trưởng/phó khoa và cập nhật tiến độ công việc, dự án tức thời.
• Theo dõi và quản lý tiến độ công việc, đồng bộ hóa thông tin giữa các thành viên trong tổ đội.
• Tạo báo cáo và thống kê về tiến độ công việc cho ban lãnh đạo.

MISA AMIS Quy trình:

• Thiết lập và tùy chỉnh quy trình làm việc trong và giữa các bộ phận của nhà trường.
• Kiểm soát số lượng và mức độ tuân thủ các quy trình, đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả trong công việc.
• Cung cấp giao diện trực quan để theo dõi và quản lý quy trình công việc.

MISA AMIS WeSign kết hợp với MISA Esign:

• Ký tài liệu và phê duyệt văn bản nhanh chóng và thuận tiện từ bất kỳ đâu.
• Thao tác chỉ trong 30 giây trên điện thoại di động hoặc thiết bị có kết nối internet.
• Tích hợp chữ ký số từ xa, đảm bảo tính bảo mật và chính xác của các tài liệu ký duyệt.

MISA AMIS Mạng xã hội:

• Truyền thông chủ trương, chính sách và các hoạt động nổi bật của nhà trường.
• Tích hợp khả năng tra cứu thông tin liên lạc, giúp thầy cô dễ dàng tìm kiếm và liên lạc với nhau.

MISA AMIS Ghi chép:

• Lưu trữ tài liệu khoa học một cách an toàn và bảo mật.
• Kiểm soát quyền truy cập theo từng đối tượng, đảm bảo tính riêng tư và an ninh của thông tin.

MISA AMIS Văn thư:

• Quản lý toàn bộ công văn đến và đi từ Bộ, Ban, Ngành đến nhà trường.
• Cung cấp giao diện đơn giản và thông minh, giúp tìm kiếm và quản lý công văn một cách hiệu quả.

MISA AMIS Phòng họp:

• Tìm kiếm, đặt trước và quản lý phòng họp hoặc phòng hội nghị tại các tòa nhà hoặc cơ sở khác nhau.
• Đảm bảo sự thuận tiện và sắp xếp hiệu quả cho các cuộc họp.

MISA AMIS Tài sản:

• Kiểm kê, kiểm đếm và giám sát lịch bảo dưỡng của tài sản.
• Cập nhật thông tin tài sản thông qua mã QR, giúp quản lý tài sản một cách tiện lợi và chính xác.

3.2. Kênh đào tạo, hỗ trợ người dùng trong quá trình sử dụng 

Khi triển khai MISA AMIS Văn phòng số, nhà trường sẽ nhận được các kênh hỗ trợ, giải đáp sau:

• Livechat – Chat trực tuyến trên phần mềm:
  • Nhà trường có thể liên hệ với nhân viên tư vấn và hỗ trợ MISA qua kênh Livechat trên phần mềm AMIS Kế toán.
  • Livechat là kênh hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả, thường được giải đáp trong vòng 5-10 phút.
  • Cán bộ giảng viên có thể trao đổi trực tiếp với chuyên viên để giải quyết các vướng mắc và nhu cầu của mình.

• Tổng đài hỗ trợ MISA:
  • Hotline tổng đài hỗ trợ chính thức của MISA là 1900 8177 (cước phí gọi là 1.000đ/phút).
  • Trung tâm hỗ trợ với hơn 200 nhân viên luôn sẵn sàng giải đáp các khó khăn, vướng mắc của người dùng.

• Đào tạo/giải đáp trực tuyến qua Zoom:
  • MISA tổ chức các khóa đào tạo và giải đáp trực tuyến về phần mềm thông qua ứng dụng Zoom
  • Nhà trường có thể kiểm tra lịch đào tạo và đăng ký tham gia tại link: https://share.misa.vn/PkgdOmx.

4. Đánh giá và điều chỉnh

4.1. Thiết lập hệ thống đánh giá hiệu quả để theo dõi hoạt động của văn phòng số

Trong quá trình triển khai văn phòng số, việc thiết lập một hệ thống đánh giá hiệu quả đóng vai trò quan trọng. Hệ thống này sẽ theo dõi và đo lường các hoạt động của văn phòng, từ mức độ tuân thủ quy trình, quản lý thông tin đến sự tương tác giữa các bộ phận, giáo viên với nhau.

Hệ thống đánh giá cần có các tiêu chí xác định trước như hiệu quả sử dụng công nghệ, phản hồi của người dùng, độ tin cậy của hệ thống và sự cải thiện trong tư duy số.

Thêm vào đó, để đảm bảo văn phòng số luôn đáp ứng được nhu cầu thực tế, nhà trường cũng cần tổ chức các cuộc họp định kỳ. Nội dung cuộc họp tập trung vào việc đánh giá hiệu quả dựa trên số liệu, phản hồi của các bên liên quan.

Thông qua quá trình đánh giá, nhà trường sẽ có cái nhìn tổng quan về tình hình hoạt động của văn phòng số mới. Nhờ vậy kịp thời đưa ra các biện pháp điều chỉnh để đạt được mục tiêu đề ra.

4.2. Đề xuất các cải tiến và kết nối liên thông để vận hành tự động, tối ưu

Một trong những mục tiêu khi hướng dẫn thiết lập văn phòng số cho nhà trường là tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng tính tự động hóa. Do vậy, nhà trường nên đề cao nhiệm vụ cải tiến, kết nối nghiệp vụ liên thông trong vận hành.

Thông tin cần được chia sẻ một cách liên tục, mượt mà giữa các phòng ban và bộ phận. Tính kết nối cũng tạo ra một môi trường làm việc thông minh, linh hoạt, nâng cao sự hiệu quả và tiết kiệm thời gian.

Hiện nay, bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số hoàn toàn có thể đáp ứng các yêu cầu trên của nhà trường. Phần mềm không chỉ kết nối với nhau trong bộ giải pháp mà còn liên thông tới những ứng dụng trong nền tảng quản trị hợp nhất MISA AMIS. Nhà trường không còn phải nhập liệu chồng chéo trên nhiều hệ thống, dữ liệu được hội tụ tập trung, hỗ trợ việc ra quyết định chính xác.