12 khó khăn khi làm việc tại nhà và cách vượt qua chúng

Nếu lần đầu tiên làm việc tại nhà hoặc đang có ý định này, bạn hãy cẩn thận với 12 khó khăn khi làm việc tai nhà đem lại. Càng nhận ra chúng sớm, bạn càng dễ dàng giảm thiểu rủi ro để đảm bảo hiệu quả công việc.

Như hàng triệu người lao động trên toàn thế giới khi lần đầu tiên làm việc từ xa lần đầu tiên do đại dịch covid-19, bạn sẽ phải đối mặt với 12 thách thức lớn nhất này. Và tất nhiên sẽ vượt qua chúng một cách dễ dàng nếu theo dõi bài viết dưới đây.

1. Quản lý lịch trình và thời gian riêng

Nghe rất hấp dẫn phải không? Bạn không cần đặt báo thức lúc 6 giờ sáng nữa. Cũng không còn cảnh ngồi trong phòng làm việc cả ngày và chỉ có một giờ đồng hồ để ăn trưa. Thay vào đó, bạn có thể tự đặt giờ và làm việc khi bạn cảm thấy yêu thích. Tự do là của bạn!

Ngoại trừ nó không hoạt động theo cách đó.

Khái niệm “giờ làm việc bình thường” vẫn được sử dụng trên toàn cầu vì nó hoạt động như một công cụ quản lý thời gian hiệu quả . Khi bạn đã đặt giờ, bạn biết khi nào bạn phải làm việc và khi nào bạn rảnh để theo đuổi những sở thích khác hoặc dành thời gian cho gia đình. Bạn có thể lập kế hoạch trước vì bạn biết khi nào bạn sẽ làm việc.

Ví dụ, bạn có thể đặt lịch làm việc từ khoảng 7:30 sáng đến 12:30 chiều, sau đó giải lao khoảng 90 phút để tập thể dục và ăn trưa. Sau đó trở lại làm việc từ khoảng 2 giờ chiều đến 6 giờ chiều.

Khi đã lên kế hoạch về thời gian làm việc thì hãy tuân theo chúng. Điều đó đó có nghĩa là duy trì giờ làm việc thường xuyên hoặc dựa trên giờ làm việc của bạn theo lịch trình do vợ / chồng hoặc con của bạn duy trì. Lịch trình thông thường không chỉ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn mà còn cho phép bạn dành thời gian cho những người bạn quan tâm.

>> Đọc thêm: Toàn bộ kiến thức Vận hành doanh nghiệp từ xa “vượt bão COVID19”

2. Ranh giới mờ giữa cuộc sống cá nhân và nghề nghiệp

Thực tế tại Việt Nam, khi làm việc tại nhà thì nhân viên của bạn sẽ không có sự phân chia địa lý rõ ràng giữa không gian làm việc và không gian cá nhân.

Bởi vì ngôi nhà là nơi lý tưởng nhất để thư giãn hay loại bỏ những căng thẳng của một ngày dài làm việc nên làm việc từ xa hay cụ thể là làm việc tại nhà sẽ tạo ra một lỗ thông qua sự phân chia tinh thần gọn gàng đó.

Giải pháp ở đây là dành một không gian vật lý để làm việc, tách biệt với phần còn lại của ngôi nhà. Có thể thông báo với những người còn lại không làm phiền khi bạn đang đã khóa cửa để làm việc. Và chính nhân viên của bạn cũng sẽ không làm phiền họ trong thời gian đang làm việc.

Nếu bạn có một phòng ngủ trống, thư viện, hoặc phòng khác trong nhà không được sử dụng thường xuyên, hãy xem xét chuyển đổi nó thành văn phòng tại nhà, ngay cả khi chỉ là tạm thời. Nếu có thể, hãy đóng cửa trong khi làm việc và treo biển “Không làm phiền”.
Ranh giới bạn vẽ ra càng rõ ràng – cả về không gian và thời gian – giữa cuộc sống công việc và cuộc sống cá nhân, hiệu quả làm việc vẫn được đảm bảo mà cuộc sống riêng của bạn cũng sẽ thăng hoa.

3. Mất tập trung là một trong những khó khăn khi làm việc tại nhà

Ngay cả khi bạn đã lên kế hoạch về thời gian và có không gian riêng để làm việc, thì việc duy trì năng suất trong giờ làm việc của bạn thực sự có thể là một thách thức nếu bạn làm việc từ xa.

Sẽ thật khó để tập trung khi bị bao quanh bởi đồ đạc cá nhân và những lời nhắc nhở về việc nhà như: TV, sách truyện, và thậm chí trò chơi đang dang dở với con bạn. Cách khắc phục là gì?

Về mặt không gian, việc chuyển vào một văn phòng tại nhà riêng biệt sẽ giúp ích rất nhiều, đặc biệt khi được loại bỏ những thứ gây xao nhãng. Đặt quy tắc với gia đình của bạn để không làm phiền bạn khi bạn đang làm việc. Hãy yêu cầu họ cư xử như thể bạn đang ở văn phòng. Nếu không gian quanh bạn quá ồn, trang bị một tai nghe chống ồn là cách tốt.

4. Giảm giám sát và định hướng

Khi làm việc tại nhà, bạn có xu hướng ít nhận được sự giám sát và chỉ đạo từ cấp trên hơn.
Vì vậy, ít nhất một lần mỗi tuần, hãy kết nối với cấp trên để thảo luận về quá trình làm việc của bạn, những thách thức hoặc bất kỳ ý tưởng nào để giải quyết những thách thức đó. Giữ liên lạc thường xuyên để họ có thể cung cấp phản hồi và hướng tốt hơn.

Nếu bạn làm việc cho chính mình, hãy bắt đầu với việc đặt ra các mục tiêu hàng tuần. Sau đó, mỗi sáng, hãy đặt ra ba nhiệm vụ ưu tiên cao. Bạn có thể thực hiện các nhiệm vụ nhỏ hơn như cập nhật email khi có 5 phút rảnh rỗi, nhưng hãy chú ý đến các nhiệm vụ lớn hơn có tác động nhiều.

Tất cả những điều này giúp bạn trả lời câu hỏi quan trọng nhất: Công việc quan trọng nhất mà tôi có thể làm hôm nay là gì?

5. Thách thức về giao tiếp và phối hợp

Khi làm việc từ xa, thật khó tổ chức các cuộc họp trực tiếp hiệu quả để điều công việc của các thành viên trong nhóm. Tất nhiên, email, các cuộc điện thoại hoặc video call đã trở nên phổ biến nhưng lần cuối cùng người khác hiểu sai email hoặc tin nhắn văn bản của bạn là bao giờ?

Vấn đề này quá cố hữu trong các doanh nghiệp ảo và cả một ngành công nghiệp đã mọc lên để giải quyết nó. Đó cũng là lý do để xuất hiện các phần mềm quản lý công việc, phần mềm quản lý dự án,… để đảm bảo liên lạc của tất cả các thành viên trong nhóm. Các phần mềm này cho phép theo dõi các chuỗi giao tiếp giữa hai hoặc nhiều người, giao việc, quản lý tiến độ thực hiện và hơn thế nữa, thay thế email để liên lạc nhanh chóng hơn mà không có thư bị mất, spam.

>> Tìm hiểu thêm phần mềm quản lý công việc số 1 Việt Nam hiện nay tại đây <<

Nếu bạn là sếp hoặc người giám sát, hãy lên lịch các cuộc họp qua điện thoại hoặc video call hàng tuần với các thành viên quan trọng nhất của bạn. Kiểm tra tiến độ của từng thành viên trong nhóm đối với các mục tiêu và công việc đã lên kế hoạch từ trước đó. Vào cuối mỗi phiên làm việc, hãy đặt ra các công việc và mục tiêu mới cho từng cá nhân

6. Chỉ số hiệu suất không rõ ràng

Những người quản lý tầm thường thường không theo dõi được các số liệu rõ ràng về hiệu suất của nhân viên. Thâm chí, trong trường hợp cực đoan, người quản lý chỉ để ý xem nhân viên của họ ngồi trên bàn làm việc trong bao lâu. Nhưng ngay cả khi họ có đang ngồi tại bàn làm việc thì họ có làm việc hay không có trời mới biết.

Giải pháp đưa ra là đặt KPI (chỉ số hiệu suất làm việc) để phản ánh mức độ họ đang thực hiện công việc của mình. Ví dụ: đối với vị trí dịch vụ khách hàng, các KPI này có thể bao gồm xếp hạng phản hồi của khách hàng để cho biết chất lượng dịch vụ của họ và tổng số khách hàng được phục vụ.

7. Khó khăn khi làm việc tại nhà là cách ly xã hội

Con người là tổng hòa các mối quan hệ xã hội. Chính vì thế, con người luôn có nhu cầu chính đáng là tương tác, trao đổi với người khác. Nếu không nhận được tương tác xã hội tại nơi làm việc, chắc chắn nhân viên của bạn cần phải đạt được điều đó ở nơi khác.

Giải pháp đưa ra là gặp gỡ bạn bè hoặc đồng nghiệp ở gần khu vực sinh sống để ăn trưa, tham gia các lớp học kỹ năng hay đơn giản là gọi điện video call với đồng nghiệp để tán gẫu. Làm việc từ xa không đáng sợ, đáng sợ nhất là phải làm việc một mình!

8. Bẫy “Làm việc trong pyjama của bạn”

Một nghiên cứu năm 2012 trên Tạp chí Tâm lý Xã hội Thực nghiệm cho thấy mọi người thực hiện nhiệm vụ công việc tốt hơn khi mặc quần áo có “ý nghĩa tượng trưng”. Ví dụ, các bác sĩ đã làm việc tốt hơn khi mặc áo khoác phòng thí nghiệm. Và quần áo ngủ thì không giúp bạn làm việc tốt hơn nên hãy loại bỏ ngay những bộ đồ đó trong thời gian làm việc tại nhà.

Quần áo của bạn không chỉ tác động đến cách người khác nhìn bạn mà còn là cách bạn nhìn nhận về bản thân, cách bạn suy nghĩ và cư xử. Vì vậy, không cần thiết phải mặc bộ vest cả ngày khi làm việc ở nhà nhưng cũng hãy chỉn chu và lựa chọn những bộ trang phục nghiêm túc.

9. Không điều hành công việc kinh doanh của bạn như một doanh nghiệp

Nếu bạn đang làm việc cho chính mình và nghĩ rằng bạn có thể coi thường công việc hành chính, hãy suy nghĩ lại. Có thể bạn sẽ phải làm nhiều công việc hành chính nhàm chán hơn so với công việc ngày xưa của mình.

Các công việc truyền thống có xu hướng đi kèm với thủ tục giấy tờ, chẳng hạn như báo cáo công việc, bảng thời gian, báo cáo chi phí đi lại và các yêu cầu về khoản phải trả cho người làm nghề tự do và nhà cung cấp. Tuy nhiên, công việc hành chính của mỗi cá nhân khác nhau so với tổng số tiền cần thiết để điều hành một doanh nghiệp.

Giải pháp đưa ra là lên lịch một khoảng thời gian nhất định mỗi ngày cho các công việc hành chính. Thanh toán hóa đơn, lập hóa đơn cho khách hàng, đặt mua đồ dùng văn phòng và xử lý thư của bạn trong thời gian này. Thực hiện hàng ngày vào cùng một thời điểm để nó trở thành một phần thói quen của bạn.

Ngoài ra, hãy dành ra ít nhất một vài giờ mỗi tuần để làm việc cho chính công việc kinh doanh của bạn. Điều đó có nghĩa là thuê và quản lý trợ lý ảo, tự động hóa việc ghi sổ kế toán của bạn thông qua các phần mềm kế toán online AMIS chẳng hạn, ghi lại hệ thống kinh doanh của bạn và hàng trăm bước khác để làm cho doanh nghiệp nhỏ của bạn hiệu quả hơn và có lợi nhuận .

10. Thực tiễn lập hóa đơn và lập hóa đơn lỏng lẻo

Việc không được khách hàng thanh toán kịp thời hoặc thanh toán toàn bộ có thể nhanh chóng khiến doanh nghiệp của bạn bị trật bánh.

Khi bạn gửi một hóa đơn trông chuyên nghiệp ngay sau khi hoàn thành công việc của mình, bạn đã nói rõ với khách hàng của mình rằng bạn mong đợi được thanh toán và nhanh chóng. Bao gồm “Ngày đến hạn” in đậm lớn trên tất cả các hóa đơn để nhấn mạnh điểm này.

Tuy nhiên, với đối tượng là doanh nghiệp, việc sử dụng các phần mềm kế toán online có tính năng nhắc nợ, quản lý tuổi nợ, hạn nợ sẽ hữu ích hơn rất nhiều trong thời điểm này.

11. Động lực và tầm nhìn dài hạn

Khi bạn không được bao quanh bởi năng lượng phát triển sự nghiệp của những đồng nghiệp đầy tham vọng mỗi ngày, bạn sẽ rất dễ rơi vào vòng xoáy thỏa hiệp với hiện tại. Với những người có sẵn ngọn lửa trong người cũng sẽ nhanh chóng lụi tàn nếu không bao giờ ra khỏi nhà.

Nhưng khi bạn không bao giờ ra khỏi nhà, ngay cả những người có ngọn lửa bên trong cũng thường cảm thấy nó nhanh chóng mờ đi.

Giải pháp đặt ra là gì?

Viết ra các mục tiêu tài chính dài hạn và mục tiêu nghề nghiệp của bạn. Ít nhất mỗi quý một lần, hãy hỏi cấp trên về các cơ hội thăng tiến trong công ty của bạn.

Bạn cũng có thể đọc sách về động lực và phát triển cá nhân, hoặc tham dự các sự kiện và hội nghị tạo động lực. Và quan trọng nhất, hãy tiếp tục kết nối với các thành viên khác trong lĩnh vực của mình.

12. Khó khăn khi làm việc tại nhà bởi không kết nối được với người khác

Làm việc tại nhà, bạn sẽ rất dễ chui vào cái kén của mình và bỏ qua mạng lưới xã hội để kết nối với những người cùng lĩnh vực.

Các chuyên gia đưa ra lời khuyên hãy tham gia vào cộng đồng nghề nghiệp của bạn để không ai quên bạn là ai. Tham gia vào các nhóm truyền thông xã hội theo ngành cụ thể. Gửi email hoặc liên hệ qua mạng xã hội với các địa chỉ liên hệ trong ngành mà bạn chưa nói chuyện trong một thời gian. Dù bạn làm gì, đừng để các mối quan hệ của bạn trở nên rạn nứt, bất chấp khoảng cách xã hội vật chất.

Làm việc tại nhà là giải pháp hữu hiệu nhất trong giai đoạn dịch bệnh bùng phát trở lại. Đồng thời nó cũng là một xu hướng trên thế giới bởi sự linh hoạt cả về không gian lẫn thời gian làm việc. Nhưng đòi hỏi người lao động phải có một kế hoạch cụ thể và một tinh thần tập trung cao độ để vượt qua khó khăn khi làm việc tại nhà thì mới có thể duy trì năng suất và hiệu quả.