Kiến thức Chuyển đổi số Toàn bộ kiến thức Vận hành doanh nghiệp từ xa “vượt bão...

Toàn bộ kiến thức Vận hành doanh nghiệp từ xa “vượt bão COVID19”

604
vận hành doanh nghiệp từ xa

Dịch Covid-19 có nguy cơ bùng phát trở lại. Doanh nghiệp đang tái phục hồi một lần nữa cần chuẩn bị kế hoạch kinh doanh và triển khai phương án “Work from home”? Làm việc tại nhà thời Covid – Làm sao để mọi bộ phận trong công ty tác nghiệp trơn tru? Bài viết này sẽ cung cấp toàn bộ kiến thức giúp “Vận hành doanh nghiệp từ xa” để không bị gián đoạn hoạt động kinh doanh, nắm bắt cơ hội để vượt bão Covid-19 thành thành.

Trải qua đợt dãn cách xã hội lần 1, nhiều doanh nghiệp đã chủ động lên phương án để nhân viên làm việc tại nhà, đảm bảo an toàn, sức khỏe nhân viên chính là chìa khóa để doanh nghiệp đứng vững. Tuy nhiên, vẫn có không ít doanh nghiệp lao đao sau biến cố ấy do không có sự thích ứng kịp thời. “Chuyển đổi nhanh” từ quản lý nhân sự cho đến phương thức kinh doanh, liên hệ và trao đổi công việc cũng là những yếu tố then chốt để doanh nghiệp chuyển mình, giữ vững vị thế trong mùa dịch, đặc biệt là nguy cơ giãn cách xã hội đợt 2 năm 2020 có thể diễn ra.

Ứng dụng công nghệ thời 4.0, doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ làm việc online để mọi tương tác với đối tác, khách hàng, nhân viên giữa các bộ phận được duy trì. Trong đó, có 4 nhóm yếu tố chính doanh nghiệp cần thay đối, đó con người, quy trình kinh doanh, quản trị khách hàng & đối tác, hoạt động truyền thông trong và ngoài doanh nghiệp.

Nội dung bài chia sẻ gồm các phần:

Vận hành Doanh nghiệp từ xa duy trì hoạt động kinh doanh ổn định khi COVID-19 bùng phát

  1. Quản lý con người
  • Tái cơ cấu nhân sự
  • Xây dựng cách đánh giá hiệu quả công việc
  • Các công cụ quản lý giao việc
  • Mẹo tăng năng suất làm việc từ xa

2. Chuyển đổi quy trình kinh doanh

  •  Bôi trơn tác nghiệp giữa các bộ phận
  • Các công cụ quản lý tự động tác nghiệp
  • Những lưu ý với từng bộ phận khi “Work from home”
  • Báo cáo kết quả

3. Quản trị nhà cung cấp và khách hàng hiệu quả

  • Hướng dẫn xây dựng quy trình tương tác với nhà cung cấp, đối tác và khách hàng không bị gián đoạn và liên tục
  • Số hóa trong việc ký kết hợp đồng, hóa đơn giao dịch
  • Những công cụ để quản trị tự động hệ thống thông tin khách hàng

4.Truyền thông nội bộ và bên ngoài trong mùa dịch

  • Cách gắn kết và động viên tinh thần nhân viên
  • Truyền thông nội bộ hiệu quả
  • Những chú ý khi duy trì hoạt động truyền thông ngoài doanh nghiệp

1. Quản lý con người: Giao việc và tăng năng suất làm việc từ xa

Điều đầu tiên mà nhiều doanh nghiệp nghĩ tới khi vận hành doanh nghiệp từ xa, đó là việc cắt giảm nhân sự để tiết kiệm chi phí. Đây có phải là giải pháp khôn ngoan?

Tái cơ cấu nhân sự

Tái cơ cấu lại toàn bộ nhân sự không có nghĩa là cắt giảm. Việc cơ cấu nhân sự giúp doanh nghiệp hoạch định lại nguồn lực, bố trí nhân lực phù hợp với năng lực, sắp xếp công việc phù hợp với từng vị trí nếu bị ảnh hưởng bởi Covid 19, điều chỉnh giờ làm việc, phương án cuối cùng mới là cắt giảm nhân sự nếu thực sự cần thiết. Hoạt động này nhằm mục đích tối ưu nguồn lực, chi phí cũng như gia tăng năng suất làm việc của nhân viên.

Xây dựng cách đánh giá hiệu quả công việc

Xây dựng cách đánh giá hiệu quả công việc mới cũng là điều cần thiết. Thay vì trước đây làm việc tập trung, trưởng bộ phận quản lý trực tiếp đầu việc và hiệu quả làm việc của nhân viên thì Work From Home cũng đòi hỏi bộ phận nhân sự cần có cách đánh giá hiệu quả công việc thông minh hơn. KPI và OKR là 2 cách đánh giá hiệu quả công việc phổ biến nhất hiện nay, cực kỳ phù hợp khi để nhân viên làm việc tại nhà.

      • KPI, tên gọi tiếng anh là Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc. Mỗi vị trí làm việc/bộ phận sẽ có bản mô tả công việc và đầu việc, cách đánh giá hiệu quả công việc riêng. KPIs cần chỉ ra được các đầu việc, mục tiêu của từng đầu việc, kết quả đạt được. Dựa trên đó để đánh giá lương thưởng cho nhân viên. Chẳng hạn vị trí nhân viên kinh doanh thì căn cứ trên số khách hàng đã gọi điện, số khách hàng tiềm năng tìm kiếm được thông tin (data), doanh số ghi nhận thực tế…
      • OKR là viết tắt của cụm từ Objectives and Key Results, có nghĩa là Quản trị theo Mục tiêu và Kết quả Then chốt. OKR là một phương pháp hỗ trợ cộng tác và hỗ trợ thiết lập mục tiêu một cách linh hoạt, giúp gia tăng sự tập trung, trách nhiệm, tính liên kết, và tăng tốc cho doanh nghiệp. Nếu như KPIs được áp dụng để đánh giá hiệu suất làm việc của cá nhân thì OKR được áp dụng phổ biến nhất ở cấp công ty, cấp bộ phận sau đó là cấp nhóm hoặc cá nhân.

Tải tài liệu quản lý KPI: Tại đây

Áp dụng các công cụ quản lý giao việc

Áp dụng các công cụ quản lý giao việc khi nhân viên làm việc online. Sử dụng công cụ giao việc là điều cần thiết. Có đến 80% doanh nghiệp khi cho nhân viên làm việc tại nhà đánh giá rằng, công cụ không chỉ giúp cấp quản lý/lãnh đạo biết được nhân viên làm gì trong ngày, mà còn giúp nhân viên có ý thức hơn trong việc chủ động với việc mình làm, thậm chí số đầu việc nhiều hơn so với khi ngồi tại văn phòng.

Hiện nay, có một số công cụ quản lý giao việc tốt nhất được biết đến như Trello, Slack, Kanban, AMIS.VN. Nếu như các phần mềm còn lại do nước ngoài cung cấp đòi hỏi trình độ tiếng anh tốt, thì AMIS.VN là phần mềm giao việc dễ sử dụng, phù hợp với nhiều loại lĩnh vực, khi cấp quản lý chỉ định công việc thì ngay lập tức nhân viên có thể nhận được thông báo giao việc trên di động. Các doanh nghiệp vừa và lớn tại Việt Nam hiện cũng đang sử dụng công cụ giao việc này rất nhiều.

Mẹo tăng năng suất làm việc từ xa

Mẹo tăng năng suất làm việc từ xa là vấn đề bộ phận nhân sự trong công ty cần nghiên cứu và triển khai tới toàn bộ cán bộ nhân viên trong lúc này. Bạn có thể tham khảo một số kinh nghiệm sau:

        • Yêu cầu nhân viên làm việc tại nhà trong không gian yên tĩnh, có kết nối internet ổn định với đầy đủ trang thiết bị phục vụ công việc
        • Điểm danh nhân viên sẵn sàng cho công việc vào đầu giờ sáng, chiều và cuối ngày để review về công việc đã thực hiện trong ngày
        • Tạo ra văn hóa làm việc gắn với trách nhiệm, nâng cao ý thức làm việc bản thân từng nhân viên
        • Ghi nhận nỗ lực của nhân viên và có những đãi ngộ riêng dành cho nhân viên xuất sắc

Việc sử dụng nguồn lực, đặc biệt là yếu tố con người chính là chìa khóa để doanh nghiệp phát triển ổn định và bền vững. Từ lãnh đạo, cán bộ nòng cốt cho đến nhân viên của từng bộ phận, đều cần có ý thức, quyết tâm cao độ để không chỉ duy trì hoạt động kinh doanh, mà còn làm nên những tín hiệu tốt trong kết quả công việc.

2. Quy trình kinh doanh: Quản lý tự động và tác nghiệp liên tục

Khi vận hành doanh nghiệp từ xa, chắc hẳn quy trình kinh doanh trong công ty sẽ bị ảnh hưởng ít nhiều khi mọi người làm việc phân tán. Tuy nhiên, thay vì việc tiếp xúc và trao đổi trực tiếp mặt đối mặt, không ít công cụ hỗ trợ làm việc từ xa giúp việc kết nối giữa các bộ phận dễ dàng và liên thông hơn. Đối với quy trình kinh doanh, bạn cần lưu ý đến các yếu tố:

Cần bôi trơn tác nghiệp giữa các bộ phận

Chính là việc làm sao để tương tác, kết nối giữa các bộ phận với nhau không bị cản trở. Khi cần thông tin, dữ liệu hay quy trình, file mẫu của bộ phận này, bộ phận khác, nhân viên đều có thể tìm được trên kho dữ liệu chung. Mặt khác, nếu công việc chia theo giai đoạn, quy trình, thì khi một bộ phận update thông tin, bộ phận liên quan sẽ tự động nhận được thông tin, dữ liệu.

Để hoạt động tác nghiệp giữa các bộ phận được liên tục và suôn sẻ, ngoài công cụ giúp quản lý thông tin tự động tác nghiệp, ta cần đến những phần mềm hay ứng dụng hỗ trợ để tác nghiệp từ xa bằng việc giao tiếp. Có thể kể đến những công cụ họp trực tuyến như:

      • Skype: công cụ chat trực tuyến và gọi video call miễn phí. Đặc biệt hữu ích trong công tác tuyển dụng từ xa
      • Cisco webex meeting: phần mềm họp trực tuyến, giúp gặp gỡ được tất cả người tham gia và xem được nội dung chia sẻ trên cùng 1 tab
      • Google Hangout hay Google meet
      • Zoom.us

Các ứng dụng hỗ trợ nhắn tin, gọi điện hay video call miễn phí như:

      • Messenger
      • Zalo
      • Viber
      • Skype

Các công cụ quản lý tự động tác nghiệp

Để có thể bôi trơn tác nghiệp giữa các bộ phận, công cụ quản lý tự động tác nghiệp là một cánh tay đắc lực. Nói một cách khác, là việc tác nghiệp theo quy trình.

Tác nghiệp theo quy trình là Hệ thống quản lý doanh nghiệp được cấu thành từ các tài liệu về cơ cấu tổ chức, tài liệu phân công phân nhiệm các bộ phận, tài liệu mô tả chức năng các vị trí công việc, các bản quy chế, quy định và cuối cùng là tài liệu về các quy trình hoạt động (trong đó có nội dung quy trình, các bản hướng dẫn công việc và các mẫu hồ sơ lưu trữ số liệu).

Công cụ quản lý tác nghiệp có thể kể đến như nền tảng quản trị doanh nghiệp có các phân hệ cho từng bộ phận, API liên kết dữ liệu, Work Flow. Trong đó, nền tảng quản trị doanh nghiệp được sử dụng phổ biến hơn cả bởi khả năng xâu chuỗi và liên kết mọi quy trình trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm nhân sự, kế toán, bán hàng, sản xuất hay văn hóa doanh nghiệp… Mỗi tổ chức/doanh nghiệp ở mọi quy mô đều dễ dàng lựa chọn những phân hệ phù hợp để triển khai, đáp ưng cả khi doanh nghiệp có sự tăng trưởng quy mô.

Xem thêm:

Một số lưu ý với từng bộ phận khi Work From Home

Bởi mỗi một bộ phận có mô tả công việc và đầu việc khác nhau, do đó hoạt động tác nghiệp, quy trình làm việc cũng khác nhau. Để vận hành doanh nghiệp từ xa, hãy ghi nhớ một số lưu ý cho từng bộ phận như sau:

        • Bộ phận kế toán, tài chính: Xây dựng quy trình xét duyệt về tạm ứng, đề nghị thanh toán qua email hoặc trên cài đặt thông tin trên phần mềm kế toán online. Các văn bản mẫu như hợp đồng mua bán, cho thuê, giấy tạm ứng, đề nghị thanh toán… trên kho dữ liệu chung của các bộ phận. Cần tức thời nắm được tình hình tài chính để kịp thời ra quyết định, có thể sử dụng phần mềm kế toán có app mobile như AMIS Kế toán. Tham khảo phần mềm tại đây.
        • Bộ phận Marketing, Kinh doanh: liên tục tác nghiệp và update thông tin qua hệ thống CRM, chuẩn bị sẵn sàng kho dữ liệu về hình ảnh, thông tin truyền thông, báo giá sản phẩm hay các phương thức liên hệ, hỗ trợ khách hàng qua các công cụ trực tuyến như Zalo, Messenger, Skype, UltraView hay TeamViewer…
        • Bộ phận hành chính, nhân sự: Tương tác liên tục với các bộ phận khác để chia sẻ khó khăn, chấm công, ghi nhận tồn tại trong quá trình làm việc online để có giải pháp khắc phục. Cần có hệ thống để ghi nhận thông tin ứng viên, kho dữ liệu thông tin toàn bộ nhân viên và ban lãnh đạo để liên hệ kịp thời, thực hiện các công việc về tiền lương, thưởng, hợp đồng lao động hay đánh giá năng suất nhân viên,…
        • Đối với bộ phận hỗ trợ khác như IT, quản trị hệ thống: cân nhắc đến yếu tố bảo mật dữ liệu trong quá trình tác nghiệp

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, tác nghiệp

Thay cho việc tổ chức những cuộc họp để báo cáo công việc, quá nhiều email của từng bộ phận gửi đến, việc báo cáo kết quả kinh doanh hay các hoạt động tác nghiệp trở nên dễ dàng hơn nhờ những ứng dụng trên mobile hay phần mềm quản trị doanh nghiệp giúp quản lý từ xa hiệu quả.

Ứng dụng trên mobile phát huy lợi thế khi chủ doanh nghiệp, kế toán trưởng hay bất cứ ai được phân quyền có thể xem được báo cáo tài chính, nhân sự, tình hình kinh doanh của công ty.

nền tảng quản trị doanh nghiệp MISA AMIS

Đối với nhân viên, sử dụng điện thoại để làm việc từ xa cũng đặc biệt quan trọng khi những công cụ giao việc, công cụ tác nghiệp hay liên lạc, nhắn tin, gọi video call đều có app mobile. Cũng giống như việc khi có cuộc gọi thấy chuông báo, thì khi được giao việc, khi muốn xem thông tin nội bộ, cập nhật dữ liệu, app điện thoại sẽ là công cụ để nhân viên nhận và gửi thông tin hiệu quả.

Nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS có đầy đủ các nghiệp vụ quản lý chuyên sâu trong doanh nghiệp, ngoài việc xâu chuỗi toàn bộ hoạt động kinh doanh, MISA AMIS được coi là cánh tay đắc lực giúp các doanh nghiệp quản trị con người tốt hơn, xây dựng quy trình kinh doanh/tác nghiệp giữa các bộ phận hiệu quả hơn. Trong đó, AMIS giúp:

        • Hoạch định nguồn lực hiệu quả, báo cáo định biên nhân sự tức thời và quản lý mọi vấn đề liên quan đến hoạt động nhân sự như lương, thuế, bảo hiểm, tuyển dụng hay chấm công nhân sự
        • Giao việc và nhận việc tức thời ngay trên di động. Quản lý tiến độ công việc, năng suất nhân viên, kết quả công việc trên nền tảng online
        • Kho dữ liệu, tài liệu chung để nhân viên các bộ phận thực hiện tác nghiệp, không bị gián đoạn
        • Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán, tài chính, nhân sự, CRM hay KPIs của từng cán bộ nhân viên, phòng ban. Đặc biệt liên thông dữ liệu giữa Kế toán – CRM – Nhân sự, giúp doanh nghiệp dù một hay nhiều chi nhánh, làm tại nhà hay văn phòng đều dễ dàng xử lý công việc…
        • Giúp các cấp lãnh đạo nắm bắt tình hình kinh doanh, tài chính, kế toán, biến động nhân sự ngay trên di động.

Trên đây là những điều cần lưu ý trong việc quản lý con người cũng như quy trình kinh doanh khi chuyển đổi cách thức vận hành doanh nghiệp để ứng phó với dịch Covid 19. Tiếp theo, chúng tôi sẽ gửi đến quý doanh nghiệp những nội dung liên quan đến việc quản trị nhà cung cấp, đối tác và khách hàng, giải pháp truyền thông nội bộ hiệu quả tại doanh nghiệp mùa Covid 19.

3, Làm sao để quản trị nhà cung cấp, đối tác và khách hàng hiệu quả

Bên cạnh việc vận hành nội bộ công ty từ xa thì vấn đề làm sao để các giao dịch với đối tác, khách hàng và nhà cung cấp không bị gián đoạn chính là mối quan tâm đặc biệt của doanh nghiệp. Một số khó khăn có thể kể đến khi không thể gặp gỡ trực tiếp khách hàng hay đối tác có thể kể đến như:

  • Quy trình tương tác với khách hàng bị gián đoạn và thay đổi. Khách hàng/đối tác ngại gặp gỡ trực tiếp để giảm thiểu sự tiếp xúc, giảm nguy cơ lây nhiễm
  • Các giao dịch phát sinh với khách hàng/đối tác như thanh toán, ký kết hợp đồng hay hóa đơn bị gián đoạn

Để khắc phục những khó khăn kể trên, chúng tôi xin đưa ra một số gợi ý để quý doanh nghiệp có thể áp dụng. Trong đó “Số hóa trong việc ký kết hợp đồng, hóa đơn giao dịch hay mọi tương tác giữa doanh nghiệp – đối tác – khách hàng” là chìa khóa thành công.

Hướng dẫn xây dựng quy trình tương tác với nhà cung cấp, đối tác và khách hàng không bị gián đoạn và liên tục

Đối với khách hàng: Cần xây dựng kho dữ liệu khách hàng xuyên suốt để chuyển cho các bộ phận liên quan chăm sóc từ trước, trong và sau bán hàng. Trong đó, cần liên thông giữa các hoạt động Quản trị tiếp thị Marketing – Bán hàng – Chăm sóc khách hàng sau bán.

Mọi hoạt động dù có gặp trực tiếp hay thông qua các công cụ hỗ trợ trực tuyến để giao tiếp với khách đều phải lấy khách hàng là trung tâm. Trong đó, các tips để quy trình không bị gián đoạn là:

  1. Thiết lập quy trình chuyển và tiếp nhận thông tin khách hàng giữa các bộ phận Marketing- Kinh doanh – Chăm sóc khách hàng (Hoặc bộ phận Hỗ trợ khách hàng). Trong đó, thông tin phân tích khách hàng được tự động chuyển đến bộ phận tiếp theo để dựa vào đó có kế hoạch tiếp cận/chăm sóc/hỗ trợ. Ví dụ như:

    VD như: Tự động hóa trong việc chuyển giao thông tin: Bộ phận Marketing chuyển thông tin: Khách hàng Nguyễn Văn A, đăng ký từ kênh Facebook, đang gặp vấn đề sai sót trong hạch toán doanh thu, chi phí, dùng excel tốn nhiều thời gian, hay nhầm lẫn – Bộ phận kinh doanh tiếp nhận thông tin: chăm sóc, tư vấn về giải pháp phần mềm phù hợp với khách hàng, ghi lại doanh số bán hàng nếu thắng cơ hội/nguyên nhân không thăng cơ hội – Đồng thời chuyển thông tin cho bộ phận kế toán để làm thủ tục cấp quyền/ thanh toán và bộ phận hỗ trợ khách hàng sau bán (hỏi về những vướng mắc/ hỗ trợ trong quá trình sử dụng)…
  2. Phương thức liên hệ khách hàng/đối tác/nhà cung cấp: thông qua các công cụ/ứng dụng/mạng xã hội như Messenger, Skype, Zalo, Viber hay hỗ trợ khách hàng qua TeamViewer, UltraView 
  3. Hiện đại hóa các hình thức thanh toán và ký kết hợp đồng với khách hàng thông qua chữ ký số, hóa đơn điện tử, duyệt hợp đồng và xác nhận bằng email.
  4. Đối với doanh nghiệp bán lẻ, thay vì bán hàng tại cửa hàng, triển khai kênh online và dịch vụ vận chuyển tại nhà cho khách hàng

Đối với nhà cung cấp, đối tác: Cần hệ thống hóa quy trình trước đây đang thực hiện thủ công bằng ứng dụng công nghệ 4.0, hạn chế tiếp xúc nhưng vẫn đảm bảo kết nối, trao đổi thông tin, tài liệu giao dịch. Cụ thể là:

  1. Tư vấn, giới thiệu hay thuyết minh giải pháp/sản phẩm/dịch vụ qua trực tuyến
  2. Ký kết giao dịch, hợp đồng, hóa đơn thay vì bản cứng thì sử dụng bản PDF có chữ ký số, hóa đơn điện tử, giảm thiểu thời gian ký kết, vận chuyển cũng như giảm tiếp xúc. Trong trường hợp thành phố bị phong tỏa thì mọi giao dịch vẫn thuận lợi diễn ra
  3. Một số công cụ hỗ trợ liên hệ, họp video và chia sẻ tài liệu cho đối tác như Zoom, Webex meeting, Skype, Email, ….
  4. Giao dịch với ngân hàng online

Những công cụ để quản trị bán hàng hàng và giao dịch với đối tác

Để quản trị bán hàng, CRM là phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý thông tin xuyên suốt, giúp phân loại, theo dõi hành trình mua hàng, chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp hơn và tự động hóa trong việc chuyển giao thông tin giữa các bộ phận. Bạn có thể tham khảo một số phần mềm CRM như Salesforce, Workbooks CRM hay tại Việt Nam thì có AMIS Bán hàng.

Dù sử dụng phần mềm CRM nào thì việc quản trị bán hàng cũng sẽ hiệu quả hơn trong việc lưu giữ thông tin, chuyển giao cũng như phân loại khách hàng để tập trung vào đối tượng tiềm năng nhất.

Với Salesforce, đây là phần mềm được đánh giá tốt và được tích hợp với Trò chuyện trên mạng xã hội. Tuy nhiên chi phí sử dụng tính theo số người sử dụng, bình quân từ 5 – 300 usd/tháng/người. Nếu công ty bạn có quy mô nhân viên tương đối lớn thì việc sử dụng phần mềm này sẽ khá tốn kém chi phí. Trong tình hình dịch bệnh, Doanh nghiệp nên cực kỳ thận trọng nếu muốn đầu tư.

Workbooks CRM được biết đến nhiều cho việc quản trị bán hàng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, cũng được tính phí theo số lượng người dùng.

quản trị bán hàng CRM trên amis.vn

Riêng AMIS Bán hàng, là phần mềm CRM được rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam tin dùng với hơn 12.000 công ty đủ mọi quy mô, lĩnh vực . Khác với 2 phần mềm kể trên, phân hệ CRM trên MISA AMIS có chi phí rẻ hơn, phù hợp với đặc điểm của nhiều loại hình doanh nghiệp Việt, với đầy đủ thông tin khách hàng, doanh số được ghi nhận và lịch sử giao dịch/hỗ trợ khách hàng. Đây là phần mềm vừa đáp ứng yếu tố tiết kiệm chi phí, vừa đáp ứng khả năng quản trị bán hàng tự động giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru hơn trong mùa dịch ngay cả khi nhân viên làm việc online.

Ngoài CRM, doanh nghiệp cũng cần đến những phần mềm/công cụ để hỗ trợ doanh nghiệp giao dịch với đối tác. Chẳng hạn như phần mềm chữ ký số eSign, nhà quản lý doanh nghiệp có thể ký số mọi lúc mọi nơi. Như vậy, việc ký kết, giao nhận hợp đồng không còn là vấn đề cản trở giao dịch của doanh nghiệp với bất cứ đơn vị nào. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên đưa hóa đơn điện tử vào sử dụng để giảm thiểu chi phí lưu trữ/in ấn/vận chuyển hóa đơn giấy, ngay cả khi bị phong tỏa thì doanh nghiệp vẫn có thể phát hành hóa đơn có giá trị pháp lý. Bạn có thể tham khảo phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice.vn cũng rất được ưa chuộng.

Xem thêm:

4. Làm sao để việc truyền thông nội bộ và bên ngoài hiệu quả trong mùa dịch

Cách gắn kết và động viên tinh thần nhân viên

Không tránh khỏi việc thu nhập của nhân viên có thể bị ảnh hưởng tại một số doanh nghiệp. Việc khích lệ, gắn kết, động viên tinh thần nhân viên khi làm việc tại nhà góp phần không nhỏ giúp nhân viên có động lực hơn, vừa giúp gia tăng năng suất cũng như gắn bó với công ty. Dưới đây là một số tips mà khi vận hành doanh nghiệp từ xa nên áp dụng để nhân viên luôn một lòng phụng sự vì mục tiêu, sứ mệnh của công ty:

  • Cảm ơn nhân viên đã sát cánh cùng doanh nghiệp, thể hiện sự trân trọng và tự hào khi có sự đóng góp của mỗi cá nhân trong công việc
  • Không quên đưa mục tiêu chung để mỗi nhân viên cùng nỗ lực với tập thể đạt mục tiêu cuối cùng
  • Chia sẻ những khó khăn với nhân viên, lắng nghe và đáp ứng những nhu cầu thiết yếu nhất
  • Duy trì những thói quen trong công việc như khi làm việc tại công ty: trang phục, giờ giấc làm việc, tác phong và thói quen trong công việc
  • Ghi nhận nỗ lực và và khen thưởng những cá nhân đạt thành tích xuất sắc

Để việc truyền thông nội bộ hiệu quả, nhân viên luôn cập nhật được tin tức mới nhất

Không gặp mặt, họp hành trực tiếp, vậy làm sao để truyền thông những tin tức nội bộ của doanh nghiệp đến nhân viên?

Thay vì có những buổi gặp gỡ trực tiếp, bạn có thể gia tăng tần suất truyền thông trên các kênh mạng xã hội hay mạng nội bộ của doanh nghiệp hoặc phổ biến tin tức thông qua các buổi họp trực tuyến. Nếu sử dụng nhiều công cụ rời rạc, hãy triển khai một mạng truyền thông nội bộ chuyên nghiệp dành riêng cho doanh nghiệp để tối ưu hiệu quả truyền thông.

Công cụ để hoạt động truyền thông nội bộ hiệu quả

truyền thông nội bộ mùa dịch

Để hoạt động truyền thông nội bộ hiệu quả khi mỗi nhân làm việc tại một nơi, doanh nghiệp bạn nên sử dụng một hoặc đồng thời các công cụ/ứng dụng hỗ trợ sau:

  • Sử dụng mạng truyền thông nội bộ AMIS Mạng xã hội doanh nghiệp, giúp mọi thành viên trong công ty dễ dàng nắm bắt mọi tin tức nội bộ tức thời, dễ dàng tương tác với nhau và gắn kết tinh thần, phát huy sức mạnh đoàn kết tập thể.
  • Gửi email nội bộ cho toàn bộ nhân viên
  • Sử dụng Group Facebook
  • Truyền thông trong các buổi họp trực tuyến
  • Truyền thông trong các nhóm Chat nội bộ của các phòng ban thông qua trưởng bộ phận

Những chú ý khi duy trì hoạt động truyền thông ngoài doanh nghiệp

Vận hành doanh nghiệp từ xa không thể thiếu vấn đề truyền thông ngoài doanh nghiệp.

Bên cạnh vấn đề truyền thông nội bộ, làm cách nào để truyền thông cho khách hàng, đối tác của doanh nghiệp cũng là một vấn đề quan trọng. Trong giai đoạn này, bạn cần truyền thông đến khách hàng, đối tác những thông tin như:

  • Những thay đổi trong phương thức giao dịch, hỗ trợ khách hàng hay phương thức giao tiếp, trao đổi kinh doanh với đối tác
  • Những kênh hỗ trợ khi cần thiết
  • Đầu mối liên hệ khi cần trao đổi công việc
  • Những kênh mua hàng/bán hàng nếu có sự thay đổi từ offline sang online….

Các kênh truyền thông ngoài doanh nghiệp có thể kể đến như Facebook, Website sẽ phát huy tác dụng rất lớn trong giai đoạn này. Ngoài ra, email là một kênh cực kỳ quan trọng giúp doanh nghiệp bạn thông báo trực tiếp đến đối tác, khách hàng của mình. Nếu muốn giới thiệu sản phẩm đến những khách hàng mới, ngoài những kênh truyền thông đang sử dụng, bạn có thể đăng báo điện tử, truyền hình thay vì tổ chức những buổi hội thảo, event hay phát tờ rơi, banner như trước đây từng làm.

Trên đây là toàn bộ những lưu ý để vận hành doanh nghiệp từ xa hiệu quả hơn trong mùa dịch Covid 19. Để giúp mỗi doanh nghiệp vận hành và quản lý doanh nghiệp từ xa thành công vượt đại dịch, MISA phát triển nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS, giúp doanh nghiệp số hóa mọi thông tin từ cửa hàng bán lẻ/shop online trên các kênh mạng xã hội, sàn thương mại điện tử đến website…, liên thông trực tiếp với hệ thống quản trị doanh nghiệp như tài chính kế toán, nhân sự, quản trị công việc. Quý doanh nghiệp có thể xem thông tin giới thiệu về nền tảng chi tiết tại video dưới đây:

Doanh nghiệp bán lẻ chuyển đổi số thành công với sự trợ giúp của MISA AMIS

Đăng ký trải nghiệm miễn phí nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất được ưa chuộng nhất Việt Nam ngay tại đây:

Trải nghiệm miễn phí