Hoshin hay Hoshin Kanri là một công cụ lập kế hoạch vô cùng hiện đại đang được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng. Để hiểu rõ hơn về công cụ này, mời mọi người cùng MISA AMIS đọc bài viết dưới đây ngay.
I. Hoshin là gì?
Thuật ngữ Hoshin Kanri bắt nguồn từ Nhật Bản bởi giáo sư Yoji Akao vào những năm 1950.
Từ “Hoshi” trong tiếng Nhật có nghĩa là “phương hướng” hay “kim la bàn”, mang ý nghĩa là “chiến lược”. Cụm “Kanri” có nghĩa là “quản lý”. Khi kết hợp lại với nhau, Hoshin Kanri có nghĩa đại loại là “phương hướng quản lý”, tức là một phương pháp định hướng, đảm bảo chiến lược của công ty sẽ hướng tới một mục tiêu nhất định.
Khi một doanh nghiệp đã xác định được tầm nhìn và các mục tiêu chiến lược phù hợp, họ sẽ phải có các kế hoạch, các bước cụ thể cần làm để thực hiện được các mục tiêu đó. Để phát triển thành công, người lãnh đạo, quản lý cần xây dựng tư duy, kế hoạch chiến lược rõ ràng cho phép mọi nhân viên đều hiểu và thực hiện được. Vì vậy Hoshin là một lựa chọn không thể bỏ quá cho doanh nghiệp.
II. Ý nghĩa của mô hình Hoshin Kanri đối với doanh nghiệp
Giống với tất cả các công cụ tinh gọn khác, mục đích của việc triển khai Hoshin Kanri là giảm thiểu tối đa sự lãng phí và gia tăng các giá trị cho khách hàng.
Nếu một công ty thực hiện quá nhiều dự án cải tiến cùng một lúc, các dự án có thể chồng chéo lên nhau. Nhiều trường hợp sẽ xảy ra các xung đột không đáng có. Quá nhiều dự án cũng dẫn đến tình trạng nhân viên kiệt sức hoặc tạo ra sự lãng phí không đáng có qua việc chuyển đổi hoàn cảnh làm việc. Từ đó công việc bị chậm trễ, các dự án không được hoàn thành đúng thời hạn.
Việc cắt giảm khối lượng công việc và ngăn chặn việc sản xuất thừa sẽ thúc đẩy nhanh quá trình hoàn thành công việc và nâng cao về chất lượng sản phẩm. Hoshin Kanri giúp doanh nghiệp triển khai định hướng mọi kế hoạch, chiến lược ở tất cả các cấp của công ty, từ ban Giám đốc, ban điều hành cho tới trưởng nhóm, nhân viên. Ban lãnh đạo có thể đưa ra các cách truyền đạt một cách nhất quán và giám sát chặt chẽ nhất.
[TẶNG BẠN] 7 MẪU LẬP KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC BẰNG EXCEL PHỔ BIẾN NHẤT
III. Các bước lập kế hoạch theo Hoshin
1. Xác định tầm nhìn
Xây dựng tầm nhìn 8 tới 10 năm dựa trên các dữ liệu từ các chuyên gia của đội ngũ lãnh đạo ở tất cả các lĩnh vực trong công ty. Bất kỳ tuyên bố về tầm nhìn hay mục tiêu chiến lược nào đã có trong một thời gian dài cần được xem xét lại vào mỗi năm. Mục tiêu của bước này để ban lãnh đạo cân nhắc việc cập nhật hay chuyển đổi thành những mục tiêu mới cho tương lai.
2. Xác định các mục tiêu đột phá
Chuyển tầm nhìn dài hạn thành các kế hoạch từ khoảng 3 đến 5 năm cụ thể hơn, người lãnh đạo, quản lý có thể đề xuất thêm kế hoạch hành động chi tiết. Các quản lý cấp cao và cấp trung sẽ thảo luận về tính khả thi của các mục tiêu được đề xuất, thực hiện các thay đổi, điều chỉnh dựa trên tình hình thực tế.
Thông thường, ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần phải phân biệt rõ ràng các mục tiêu hợp lý từ quan điểm của khách hàng hiện tại và mục tiêu cho các khách hàng tiềm năng trong tương lai.
3. Thiết lập mục tiêu hàng năm
Để lập các kế hoạch theo từng năm, doanh nghiệp sẽ chia nhỏ hơn nữa các mục tiêu chiến lược từ 3 tới 5 năm để quyết định cách phân bổ các mục tiêu cho từng các đội, nhóm cụ thể. Kế hoạch này cần đảm bảo tương thích với những quy định của từng quốc gia, khu vực cụ thể. Người đứng đầu nên tránh tạo ra những kỳ vọng phi thực tế.
4. Xây dựng kế hoạch, lựa chọn biện pháp thực hiện
Tiếp theo, ban lãnh đạo tiến hành truyền đạt các kế hoạch, yêu cầu đã thực hiện ở bước 3 xuống các đội nhóm đính kèm KPI và mục tiêu cụ thể. Những kế hoạch này thường được truyền đạt thông qua ma trận Hoshin Planning hoặc được bổ sung vào các kế hoạch của dự án. Người đứng đầu phải đảm bảo về nhu cầu về nguồn lực, dòng giá trị và hệ thống đo lường bằng số liệu cụ thể, khách quan.
5. Thực hiện kế hoạch
Cuối cùng, các thành viên sẽ cùng nhau thực hiện theo kế hoạch và mục tiêu từng năm. Thông thường, mọi người có xu hướng sử dụng chu trình PDCA hoặc các dự án Kaizen để thực hiện.
Yếu tố quan trọng người quản lý cần quan tâm là lập các kế hoạch minh bạch và đo lường chất lượng cải tiến. Nếu không đánh giá kết quả chi tiết, doanh nghiệp có thể thất bại trong quá trình theo đuổi mục tiêu vì nhiều yếu tố ngoại cảnh tác động.
6. Đánh giá về mức độ hoàn thiện các mục tiêu
Thông qua Gemba và Kaizen, kế hoạch cần được đánh giá, xem xét lại để xem xét mức độ phát triển của công ty. Dựa vào đó, ban lãnh đạo sẽ lên định hướng cho những hành động chưa thực hiện được và đặt mục tiêu cho những năm tiếp theo. Việc thực hiện đánh giá này nên được tiến hành hàng tháng và xem xét lại vào từng quý hoặc nửa năm một lần.
7. Phân tích báo cáo và thiết lập mục tiêu cho năm tới
Doanh nghiệp sử dụng các dữ liệu đã thu thập được trong 12 tháng trải nghiệm. Nhờ đó, người lãnh đạo, quản lý dễ dàng xác định được các mục tiêu thực tế cho các năm tới.
>> Xem Thêm: Cách lập kế hoạch công việc chuẩn từng bước và các công cụ hỗ trợ
IV. Các điểm đặc biệt trong quy trình lập kế hoạch Hoshin
1. PDCA
Quy trình PDCA (hay còn gọi là chu trình Deming) được giới thiệu lần đầu tiên bởi Deming như một mô hình cải tiến, nâng cấp chất lượng liên tục.
PDCA bao gồm 4 bước: lập kế hoạch (Plan) – thực hiện (Do) – Kiểm tra (Check) – Hành động (Adjust). Mô hình PDCA được coi như là phương pháp khoa học hỗ trợ doanh nghiệp cải tiến liên tục. Do vậy nó đòi hỏi một số thực tiễn bổ sung và doanh nghiệp cần quyết tâm thực hiện PDCA một cách liên tục.
2. Hoshin Kanri Catchball
Một chi tiết quan trọng về Hoshin là nó không được thực hiện nghiêm ngặt từ trên xuống. Ngược lại, đó là nỗ lực và cam kết chung giữa người quản lý và cấp dưới, những người phải cùng nhau thống nhất về mục tiêu tối ưu. Thực tế mà nói, đây mới chính là bản chất của Catchball.
Phải có các mục tiêu ngoài việc được truyền đạt tốt, thực tế thì việc được thỏa thuận là rất quan trọng giữa các bên, bởi vì nó tạo ra động lực chung trong công ty, tạo ra một vòng lặp phản hồi có giá trị và cải thiện các cam kết đối với toàn bộ quá trình thực hiện.
V. Ưu điểm và nhược điểm của mô hình Hoshin Kanri
1. Ưu điểm:
- Có được sự thống nhất và hiểu biết về các mục tiêu ở mọi cấp của tổ chức
- Có thể duy trì được một sự liên kết giữa các mục tiêu theo từng thời gian cụ thể
- Nhân viên cấp dưới sẽ được trao quyền nhiều hơn
- Quy trình trong việc đưa ra quyết định linh động, dễ dàng hơn
2. Nhược điểm
Bất lợi duy nhất của kế hoạch Hoshin là không ai có thể dự đoán chính xác những gì sẽ xảy ra trong một năm tới. Trên thực tế, các mục tiêu hàng năm này thường bị đội ngũ nhân sự bỏ qua hoặc không coi trọng thời hạn xa, mức độ không chắc chắn cao.
MISA AMIS Công việc – Giải pháp lập kế hoạch công việc và theo dõi tiến độ nhanh chóng, tức thời
VI. Kết luận
Bài viết trên đã cung cấp thêm cho mọi người một vài thông tin cần thiết về Hoshin Kanri, một phương pháp đảm bảo kế hoạch giúp doanh nghiệp cải tiến tối ưu. Hy vọng việc áp dụng Hoshin Kanri một cách phù hợp nhất sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng bám đuổi mục tiêu, phát triển bền vững hơn trong thế giới luôn thay đổi như ngày nay.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
