HSING RISE VIETNAM ENGINEERING: Khi tốc độ xử lý dữ liệu kế toán trở thành bài toán sống còn cho doanh nghiệp FDI

Với một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây lắp và sửa chữa, số lượng vật tư, hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong mỗi công trình có thể lên tới hàng trăm hạng mục khác nhau. Câu hỏi đặt ra là: nếu mỗi hạng mục ấy đều phải nhập tay từ tên mặt hàng, số lượng, đơn giá đến thành tiền, thì khi có sai sót xảy ra, kế toán sẽ mất bao lâu để tìm ra đúng dòng dữ liệu bị lỗi giữa hàng trăm dòng còn lại?

Đây chính là thực tế mà anh Nguyễn Tất Hiếu, phụ trách kế toán tại Công ty TNHH Hsing Rise Vietnam Engineering, phải xử lý hàng ngày. Là doanh nghiệp có vốn đầu tư 100% nước ngoài, hoạt động trong lĩnh vực xây lắp và sửa chữa, Hsing Rise Vietnam Engineering thường xuyên phát sinh khối lượng lớn hóa đơn đầu vào và đầu ra gắn liền với khối lượng hàng hóa, dịch vụ phục vụ công trình. Khi ban lãnh đạo công ty giao nhiệm vụ tìm kiếm một giải pháp phần mềm kế toán phù hợp, anh Hiếu đã lựa chọn AMIS Kế toán online. Đến nay, theo chia sẻ của anh, đây là một lựa chọn khiến anh hài lòng.

Trước khi chuyển sang AMIS Kế toán online, Hsing Rise Vietnam Engineering vận hành kế toán trên MISA SME, phần mềm offline yêu cầu cài đặt trực tiếp trên từng máy tính và chỉ hoạt động trong phạm vi mạng LAN nội bộ của công ty. Tuy nhiên, do đặc thù ngành xây lắp công trình thường xuyên phát sinh, kéo theo hàng loạt hóa đơn vật tư, thiết bị, dịch vụ thầu phụ; mô hình vận hành khép kín trong mạng nội bộ dần bộc lộ hạn chế rõ rệt khi khối lượng giao dịch tăng lên. 

Theo anh Hiếu, khi khối lượng hàng hóa, dịch vụ phát sinh khá lớn, việc nhập liệu thủ công từ tên mặt hàng, số lượng, đơn giá cho đến thành tiền của từng hóa đơn là một công đoạn tốn rất nhiều thời gian.

Ngoài ra, việc phải cài đặt phần mềm trên từng máy và giới hạn hoạt động trong mạng LAN cũng khiến việc mở rộng quy mô sử dụng, hoặc truy cập dữ liệu từ bên ngoài văn phòng, trở nên cồng kềnh hơn so với nhu cầu thực tế của một doanh nghiệp cần xử lý số liệu nhanh và linh hoạt. 

Đặt trong bức tranh rộng hơn, những khó khăn của Hsing Rise không phải là câu chuyện riêng lẻ, mà phản ánh một bài toán chung mà phần lớn doanh nghiệp FDI tại Việt Nam đều gặp phải khi vận hành kế toán.

Với Hsing Rise Vietnam Engineering, những vấn đề mang tính hệ thống này thể hiện cụ thể qua bài toán xử lý hóa đơn hàng ngày. Và cũng chính là điểm khởi đầu để công ty tìm đến một giải pháp phần mềm mới. 

Khi được ban lãnh đạo giao nhiệm vụ tìm kiếm một giải pháp phần mềm kế toán phù hợp, anh Nguyễn Tất Hiếu đã lựa chọn và tin tưởng chuyển từ MISA SME sang AMIS Kế toán. “Khi các sếp giao nhiệm vụ đó là tìm một phần mềm kế toán thì mình đã tin tưởng và sử dụng AMIS Kế toán, và hiện tại mình đang rất là hài lòng, bởi vì tốc độ xử lý nó nhanh hơn hẳn so với phiên bản offline ngày xưa”, anh Nguyễn Tất Hiếu, phụ trách kế toán Công ty TNHH Hsing Rise Vietnam Engineering

Sự khác biệt đầu tiên mà anh nhận thấy nằm ở nền tảng vận hành. Thay vì phải cài đặt phức tạp trên từng máy tính và giới hạn trong mạng LAN như MISA SME, AMIS Kế toán hoạt động trên nền tảng web giúp việc triển khai trở nên đơn giản hơn nhiều và có thể truy cập từ bất kỳ đâu có kết nối internet.

Nếu như trước đây, kế toán viên sẽ phải gõ tay từng trường dữ liệu như khi làm việc trên phần mềm offline chỉ lưu trữ và xử lý cục bộ trong mạng LAN khép kín. Thì với phần mềm mới, mọi dữ liệu được đồng bộ trực tiếp và kết nối với các hệ thống bên ngoài như: cổng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế… 

Nhờ tính năng mới, tốc độ truy cập và xử lý dữ liệu kế toán cũng nhanh hơn đáng kể. Hsing Rise Vietnam Engineering đánh giá sự cải thiện có tác động trực tiếp đến hiệu suất làm việc hàng ngày của bộ phận kế toán, đặc biệt trong giai đoạn cao điểm khi khối lượng hóa đơn dồn về nhiều.

Ở góc độ vận hành nghiệp vụ, anh Hiếu đánh giá cao là khả năng đồng bộ dữ liệu xử lý hóa đơn đầu vào.Thay vì phải tự gõ lại toàn bộ thông tin hóa đơn, kế toán chỉ cần đối chiếu và chọn đúng mặt hàng từ danh sách dữ liệu đã được đồng bộ sẵn. 

Sự thay đổi tưởng như nhỏ này lại tác động trực tiếp đến bài toán cốt lõi mà công ty gặp phải: giảm thiểu đáng kể rủi ro thường trực khi khối lượng hóa đơn lớn và thao tác nhập liệu thủ công.

Tính năng thứ hai là khả năng tự động hóa đối với các hóa đơn chi phí phát sinh định kỳ hàng tháng. Những khoản chi phí lặp lại đều đặn mà trước đây vẫn phải nhập liệu lại từ đầu mỗi kỳ. Với tính năng này, phần mềm tự động xử lý các hóa đơn chi phí quen thuộc đó, còn kế toán chỉ cần kiểm tra và đối chiếu lại thông tin, thay vì phải thực hiện toàn bộ thao tác nhập liệu như trước. Nhờ vậy, khối lượng công việc thủ công vào mỗi kỳ báo cáo được giảm đáng kể, giúp bộ phận kế toán rút ngắn thời gian xử lý mà vẫn đảm bảo được tính chính xác của số liệu.

Hsing Rise Vietnam Engineering là một ví dụ điển hình cho bài toán mà nhiều doanh nghiệp FDI tại Việt Nam gặp phải: khối lượng giao dịch lớn, yêu cầu tuân thủ song song hai hệ thống báo cáo, và nguồn lực kế toán nội bộ có giới hạn. Việc chuyển từ MISA SME sang AMIS Kế toán trên nền tảng online không chỉ giải quyết bài toán về tốc độ, mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng một quy trình xử lý hóa đơn tinh gọn hơn. Hệ thống dữ liệu đồng bộ, hạn chế sai sót và tự động hóa những phần việc lặp lại. Điều này giúp đội ngũ kế toán doanh nghiệp có thể dành thời gian cho những công việc đòi hỏi chuyên môn cao hơn như kiểm soát dòng tiền, quản trị tài chính.

Với những doanh nghiệp có quy mô giao dịch lớn và yêu cầu quản trị ngày càng cao, AMIS Kế toán online là lựa chọn phù hợp để tối ưu quy trình kế toán, quản lý hóa đơn và dữ liệu tài chính trên một nền tảng tập trung. Doanh nghiệp có thể bắt đầu chuyển đổi từ phần mềm kế toán cài đặt truyền thống sang giải pháp online để tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và nâng cao hiệu quả kiểm soát tài chính.