Công ty Mạnh Linh: Hành trình chuẩn hóa dữ liệu kế toán “từ 2 thành 1” của doanh nghiệp phân phối có hơn 100 nhân sự

Có một ngưỡng tăng trưởng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng sẽ chạm tới: thời điểm mà phần mềm từng “vừa vặn” với quy mô nhỏ bắt đầu trở nên chật chội. Dữ liệu nhiều lên, yêu cầu báo cáo phức tạp hơn, và những công cụ quản lý cũ vốn được chọn vì chi phí thấp không còn theo kịp tốc độ phát triển của chính doanh nghiệp đã nuôi dưỡng chúng.

Đây là hành trình mà chị Nguyễn Tuệ Linh, CEO Công ty Mạnh Linh, đã trải qua. Sau 13 năm phát triển, từ một mô hình kinh doanh quy mô nhỏ, Mạnh Linh hiện đã trở thành một doanh nghiệp phân phối hàng tiêu dùng gần 100 nhân sự. Cùng với sự lớn mạnh ấy là một quyết định không hề đơn giản: chuyển đổi số toàn diện hệ thống quản trị dữ liệu kế toán, từ một phần mềm giá rẻ sang năng lực đồng bộ, tự động công tác quản trị kế toán nội bộ.

Theo chia sẻ của chị Tuệ Linh, ở giai đoạn đầu, khi mô hình kinh doanh của Mạnh Linh còn nhỏ, công ty đã sử dụng một phần mềm của thương hiệu khác với chi phí thấp. Ở quy mô đó, giải pháp này vẫn đủ đáp ứng, và việc tìm hiểu thêm các phần mềm khác là chưa thực sự cần thiết.

Nhưng sau một thời gian phát triển, chính sự lớn mạnh của doanh nghiệp lại trở thành áp lực lên hệ thống cũ. 

Vấn đề không chỉ nằm ở việc phần mềm cũ “chậm” hay “thiếu tính năng”. Với một doanh nghiệp phân phối có đội xe 10 chiếc và nhân sự tăng nhanh, dữ liệu vận hành ngày càng lớn và phức tạp. Qua mỗi giai đoạn tăng trưởng, dữ liệu tồn kho, công nợ đến báo cáo doanh thu liên tục gia tăng. Phần mềm cũ với ít tính năng và khả năng mở rộng hạn chế, không thể đáp ứng được yêu cầu quản trị của một tổ chức gần 100 người, nơi dữ liệu cần được tổng hợp chính xác, đúng quy định pháp luật và kịp thời để phục vụ việc ra quyết định.

Đứng trước ngưỡng tăng trưởng này, bài toán của Mạnh Linh không còn là “làm sao tiết kiệm chi phí phần mềm” mà là “làm sao tìm được một hệ thống đủ sức đồng hành lâu dài với tốc độ phát triển của doanh nghiệp”.

Bước qua giai đoạn khởi nghiệp để tiến vào giai đoạn mở rộng quy mô, chị Tuệ Linh bắt đầu tìm hiểu về các giải pháp quản trị kế toán và doanh nghiệp. Sau một thời gian trao đổi với bạn bè kinh doanh, chị nhận thấy đây là AMIS Kế toán một giải pháp phù hợp, không chỉ vì tính năng đầy đủ của phần mềm kế toán, mà vì tính đồng bộ của dữ liệu dòng tiền. Đây là điệu kiện tiên quyết để chị và doanh nghiệp bắt tay và quá trình cải tổ phương pháp kế toán nội bộ.

Với một doanh nghiệp phân phối có hàng chục chuyến xe và hàng trăm đơn hàng mỗi ngày như Mạnh Linh, số liệu quản trị và số liệu tài chính dễ “lệch nhịp”. Bộ phận kế toán phải đối chiếu thủ công mỗi kỳ báo cáo, còn người điều hành khó có được một bức tranh tổng thể thống nhất. Đặt trong bối cảnh các thông tư, nghị định mới của Nhà nước yêu cầu doanh nghiệp làm kế toán chuẩn chỉnh hơn, chị Tuệ Linh cùng đội ngũ đã xác định đây là lúc cần hành động: đưa mọi con số, dù phục vụ điều hành nội bộ hay báo cáo ra bên ngoài, về chung một nền tảng, xuất phát từ cùng một nguồn chứng từ trung thực và nhất quán.

Để hiểu đúng quyết định này, cần nhìn vào bản chất công tác kế toán ở một doanh nghiệp đang tăng trưởng. Việc vận hành song song hai luồng dữ liệu không phải là điều bất thường: một bên là kế toán quản trị, phục vụ điều hành nội bộ như theo dõi tồn kho, công nợ theo từng tuyến bán hàng, hiệu quả vận hành đội xe; một bên là kế toán tài chính, phục vụ báo cáo chính thức cho ngân hàng, cơ quan thuế và các bên liên quan. Hai hệ thống này cùng dựa trên chứng từ và nghiệp vụ thực tế của doanh nghiệp, có mối liên thông chặt chẽ: dữ liệu quản trị càng chính xác thì các bút toán tài chính càng phản ánh đúng bản chất hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, khi hai luồng dữ liệu này còn tách rời nhau, rủi ro âm thầm sẽ tăng dần theo quy mô.

Để “hợp nhất” được là hành trình không hề đơn giản với Công ty Manh Linh. Toàn bộ dữ liệu nền danh mục hàng hóa, số liệu tồn kho, công nợ của từng khách hàng phải được rà soát, đối chiếu và làm sạch triệt để, bởi bất kỳ sai lệch nhỏ nào cũng cần được tìm ra và xử lý trước khi hợp nhất. 

Quá trình chuẩn bị này, lại rơi đúng vào giai đoạn cuối quý, vốn đã bận rộn với khối lượng công việc kế toán định kỳ. Theo chị, đó thực sự là một giai đoạn “rất là khó khăn, vất vả”. Nhưng khi việc hợp nhất hoàn tất, cảm giác đổi lại hoàn toàn khác biệt.

Với chị Linh, “làm chuẩn” là từ khóa cho cả hành trình. Khi dữ liệu quản trị và dữ liệu tài chính đã quy về một mối thống nhất, sự yên tâm không chỉ đến từ việc bớt thao tác đối chiếu thủ công, mà đến từ việc doanh nghiệp biết chắc mọi con số mình đang có đều phản ánh đúng một sự thật duy nhất.

Cũng nhờ nền dữ liệu đã được chuẩn hóa, những tính năng mà chị đánh giá cao ở hệ sinh thái MISA mới thực sự phát huy tác dụng. Người điều hành giờ đây có thể nhanh chóng nắm được các báo cáo công nợ, doanh thu, quá hạn, phải thu/trả. Đặc biệt, với tính năng hỏi đáp bằng ngôn ngữ tự nhiên trên nền tảng AI, chị cho biết chỉ cần đưa ra một câu lệnh là hệ thống có thể hiểu và truy xuất dữ liệu ngay, không cần tự đổ dữ liệu và tổng hợp thủ công như trước. 

Ban đầu, công ty chỉ sử dụng phần mềm AMIS kế toán. Sau đó, khi nhận thấy giá trị thực tế, doanh nghiệp dần mở rộng sang các phần mềm khác trong hệ sinh thái. Sau hai năm, Mạnh Linh hiện đang sử dụng đến sáu phần mềm của MISA, một minh chứng cho việc giải pháp này có thể mở rộng cùng tốc độ phát triển của doanh nghiệp, thay vì bị bó buộc trong giới hạn của một công cụ đơn lẻ.

Theo chị Linh, trải nghiệm sử dụng MISA cũng cho thấy một sự cải tiến liên tục qua thời gian. Nếu như trước đây, yêu cầu chính chỉ là báo cáo kế toán, thì hiện tại, hệ thống còn hỗ trợ phân tích dữ liệu, tương thích với các phần mềm khác, và đưa ra gợi ý giúp người đọc báo cáo hiểu rõ hơn về tình hình kinh doanh. Bên cạnh đó, khả năng cập nhật nhanh các thông tư, nghị định mới cũng giúp doanh nghiệp luôn nắm bắt kịp các thay đổi về quy định để vận hành đúng chuẩn.

Nhìn lại cả hành trình, chị Tuệ Linh đưa ra một lời khuyên rõ ràng cho các doanh nghiệp đang cân nhắc: nên chuyển đổi và chuẩn hóa dữ liệu sớm bởi càng để lâu, dữ liệu càng phức tạp, việc hợp nhất càng tốn nhiều công sức. Với chị, MISA là giải pháp phù hợp với mô hình kinh doanh của Mạnh Linh và sự tin tưởng đó cũng được chị lan tỏa đến bạn bè, đối tác trong ngành phân phối. Ít nhất 3-4 người trong số đó, sau khi được chị phân tích và chia sẻ kinh nghiệm thực tế, đã quyết định chuyển sang sử dụng MISA. 

Câu chuyện của Mạnh Linh cho thấy, chuyển đổi số không chỉ là đầu tư một phần mềm mới, mà còn là bước đi quan trọng để doanh nghiệp chuẩn hóa dữ liệu, tối ưu vận hành và tạo nền tảng cho sự phát triển lâu dài. Khi dữ liệu được kết nối và quản trị tập trung, doanh nghiệp có thể chủ động hơn trong mọi hoạt động, giảm bớt áp lực quản lý và sẵn sàng mở rộng quy mô. Nếu doanh nghiệp của bạn cũng đang tìm kiếm một giải pháp quản trị kế toán phù hợp, hãy trải nghiệm MISA AMIS Kế toán online để khám phá cách công nghệ có thể giúp việc quản lý trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.