6
Một doanh nghiệp xuất nhập khẩu có thể phát sinh bao nhiêu chứng từ kế toán mỗi ngày? Và nếu mỗi chứng từ ấy đều phải xử lý thủ công: từ nhập thông tin khách hàng, ghi chi tiết hàng hóa đến tự tính thuế; thì ai sẽ là người “gánh” khối lượng công việc đó? Là một doanh nghiệp thương mại trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, Công ty TNHH XNK Sơn Hồng cũng từng phải đối mặt với bài toán nan giải đó.
Với lượng hàng sẵn kho lên tới hàng nghìn mẫu vải, đặc thù kinh doanh của công ty gắn liền với dòng chảy liên tục của hàng hóa xuất nhập khẩu: nhập vải từ nhà máy tại Trung Quốc, quản lý tồn kho với số lượng mẫu mã lớn, rồi phân phối sỉ cho mạng lưới đại lý, xưởng may trên toàn quốc. Vấn đề không chỉ nằm ở thời gian xử lý từng chứng từ đơn lẻ, mà ở tính chất lặp lại và chồng chất của công việc này vào các giai đoạn cao điểm mỗi năm.
Một doanh nghiệp muốn lớn không thể mãi vận hành bằng cách vá víu thủ công như vậy. Ban lãnh đạo Công ty TNHH XNK SƠN HỒNG phải tìm một hệ thống phần mềm kế toán đủ chuyên nghiệp để có thể tự chuẩn hóa ngay từ đầu.
Câu trả lời của Sơn Hồng chính là MISA AMIS Kế toán. Từ một quy trình chứng từ phụ thuộc nhiều vào thao tác thủ công, doanh nghiệp từng bước chuyển sang một hệ thống quản trị đồng bộ, số liệu được chuẩn hóa ngay từ đầu và người đứng đầu doanh nghiệp có thể nắm bắt tình hình kinh doanh dù đang ở bất cứ đâu.
Với đặc thù hoạt động trong lĩnh vực thương mại và xuất nhập khẩu, Sơn Hồng phát sinh một số lượng lớn chứng từ bán hàng và hóa đơn mỗi ngày. Theo chia sẻ từ chị Đặng Thị Liên, Kế toán trưởng Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Quốc tế Sơn Hồng: “Nếu xử lý theo cách thủ công, doanh nghiệp có thể mất rất nhiều thời gian, đồng thời dễ phát sinh sai sót trong quá trình nhập liệu và hạch toán”.
Không chỉ nằm ở thời gian xử lý từng chứng từ kế toán đơn lẻ, vào giai đoạn lập tờ khai cuối tháng, cuối quý, khối lượng công việc dồn về. Đội ngũ kế toán buộc phải dành phần lớn thời gian cho các thao tác nhập liệu và đối chiếu, thay vì được tập trung vào những công việc mang lại giá trị cao hơn cho doanh nghiệp.
Với một doanh nghiệp có danh mục sản phẩm đa dạng và tốc độ luân chuyển hàng tồn kho nhanh như Sơn Hồng, đây là tình trạng dễ trở thành điểm nghẽn khi quy mô kinh doanh tiếp tục mở rộng: hệ thống chỉ ghi nhận dữ liệu sau khi sự việc đã xảy ra, thay vì hỗ trợ ra quyết định trong thời gian thực.
Vấn đề quy trình nghiệp vụ nói trên càng trở nên rõ nét hơn khi nhìn từ góc độ quản trị. Chính vì số liệu vận hành thủ công và rời rạc giữa các bộ phận, người đứng đầu doanh nghiệp tại Sơn Hồng gần như không có công cụ để giám sát hoạt động kinh doanh theo thời gian thực. Các báo cáo về doanh số, công nợ, dòng tiền phụ thuộc vào tốc độ tổng hợp thủ công của bộ phận kế toán, đồng nghĩa với việc thông tin đến tay người ra quyết định thường có độ trễ nhất định.
Nói cách khác, Sơn Hồng đứng trước hai lớp vấn đề cộng hưởng: ở tầng vận hành là quy trình kế toán thủ công, tốn thời gian; ở tầng quản trị là sự thiếu vắng một kênh thông tin tức thời, đáng tin cậy cho người điều hành ở xa. Đây chính là bối cảnh dẫn đến quyết định tìm kiếm một giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp toàn diện hơn.
Trong một ngành có tốc độ luân chuyển hàng hóa nhanh như xuất nhập khẩu vải may mặc những thiếu sót này tiềm ẩn rủi ro cho việc ra quyết định kịp thời.
Với định hướng phát triển bền vững, ông Nguyễn Đình Quân nhận thấy doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống quản trị có tính chính xác, đồng bộ và liên thông giữa các bộ phận, thay vì để dữ liệu vận hành rời rạc giữa các phòng ban như trước.
Sau khi triển khai, MISA AMIS Kế toán từng bước giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình xử lý chứng từ đầu vào, đầu ra và hạch toán. Điều này giúp Sơn Hồng rút ngắn đáng kể thời gian nhập liệu thủ công, hạn chế sai sót khi xử lý chứng từ, hóa đơn, đồng thời giải phóng thời gian để đội ngũ kế toán tập trung vào các công việc có giá trị cao hơn — thay vì bị cuốn vào vòng lặp nhập liệu mỗi ngày.
Về phía điều hành, CEO công ty cho biết có thể theo dõi doanh số, công nợ và dòng tiền thông qua điện thoại thông minh vào bất kỳ thời điểm nào, phù hợp với đặc thù công việc bận rộn và thường xuyên di chuyển. Khoảng trễ thông tin giữa hoạt động thực tế tại Việt Nam và người ra quyết định ở nước ngoài, theo đó, được rút ngắn đáng kể — một yếu tố đặc biệt quan trọng với mô hình phân phối có mạng lưới đại lý, xưởng may rộng và hàng tồn kho lớn như Sơn Hồng.
Về phía kế toán, thời gian tiết kiệm được từ việc tự động hóa các nghiệp vụ thường xuyên đã được phân bổ lại cho các công việc có giá trị cao hơn: nghiên cứu, cập nhật các thông tư, nghị định mới từ cơ quan nhà nước, đồng thời hỗ trợ phòng kinh doanh ở góc độ tư vấn và phân tích.
Theo chị Đặng Thị Liên, Kế toán công ty, một trong những thay đổi rõ rệt nhất nằm ở khâu lập và nộp tờ khai thuế. Công đoạn vốn chiếm nhiều thời gian nhất mỗi khi đến kỳ báo cáo. “AMIS Kế toán hỗ trợ tự động lập tờ khai, kết nối với Tổng cục thuế và gửi luôn trực tiếp cho cơ quan thuế”, Chị Liên cho biết.
Không dừng lại ở việc tối ưu hóa quy trình kế toán nội bộ, Sơn Hồng tiếp tục nâng cấp hạ tầng quản trị tài chính bằng việc tích hợp giải pháp MISA BANKHUB. Nhờ khả năng kết nối trực tiếp tài khoản ngân hàng điện tử ngay trên giao diện AMIS Kế toán, toàn bộ dòng tiền vào – ra của công ty được cập nhật theo thời gian thực (real-time). Kế toán không còn phải mất thời gian thao tác thủ công qua lại giữa cổng ngân hàng và phần mềm, mà có thể dễ dàng lập lệnh chi, chuyển tiền thanh toán cho nhà cung cấp, tra cứu số dư hay tự động đối soát sổ sách ngay tại một điểm duy nhất.
Song song đó, bài toán kiểm soát hóa đơn – yếu tố then chốt đối với một doanh nghiệp xuất nhập khẩu có quy mô giao dịch lớn – đã được giải quyết triệt để nhờ hệ sinh thái MISA meInvoice. Ở khâu đầu vào, ứng dụng tự động kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn, cảnh báo tức thời các rủi ro về thuế hay nhà cung cấp ngưng hoạt động, đồng thời phân tích và tự động hạch toán thẳng vào hệ thống AMIS Kế toán mà không cần nhập liệu thủ công. Ở chiều ngược lại, việc quản lý và phát hành hóa đơn điện tử đầu ra được thực hiện chuẩn xác, nhanh chóng và tuân thủ tuyệt đối quy định pháp lý.
Là người đứng đầu một doanh nghiệp, ông Nguyễn Đình Quân nhận định việc ứng dụng phần mềm của MISA không chỉ giải quyết vấn đề nghiệp vụ ở tầng xử lý chứng từ, mà còn tác động trực tiếp đến năng lực quản trị, đặc biệt với các doanh nghiệp có mô hình điều hành từ xa. Sự kết nối liền mạch giữa AMIS Kế toán, MISA BANKHUB và MISA meInvoice đã tạo nên một “kiềng ba chân” vững chắc, khép kín trọn vẹn chu trình từ Hóa đơn – Kế toán – Đến Ngân hàng, giúp Sơn Hồng hoàn toàn chủ động trong quản trị tài chính và sẵn sàng cho các bước tiến bứt phá tiếp theo.
Thông qua phần mềm MISA, ông Quân có thể chủ động kiểm tra các chỉ số quan trọng: doanh số và kết quả kinh doanh, dòng tiền, tình hình nhập – xuất hàng hóa, số liệu tồn kho — tất cả đều được cập nhật từ bộ phận kế toán. Nhờ đó, người quản lý có thể nắm bắt tình hình doanh nghiệp ngay cả khi không có mặt tại văn phòng, từ đó đưa ra phương án xử lý kịp thời.
Theo ông, ba lợi ích nổi bật nhất mà nền tảng MISA AMIS mang lại cho công tác quản trị của mình là:
Sơn Hồng bắt đầu từ một bài toán rất thực tế: khi số lượng chứng từ và quy mô mạng lưới kinh doanh tăng lên, cách xử lý thủ công không còn theo kịp. Với doanh nghiệp, đây không chỉ là câu chuyện tiết kiệm thời gian nhập liệu, mà còn là bước chuyển từ một hệ thống dữ liệu rời rạc sang một nền tảng quản trị đồng bộ. Khi số liệu được chuẩn hóa ngay từ đầu và người đứng đầu doanh nghiệp có thể kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh doanh dù đang ở bất cứ đâu.
Bắt đầu với bộ giải pháp tài chính kế toán MISA để doanh nghiệp xây dựng quy trình tài chính kế toán liền mạch, minh bạch và sẵn sàng tăng trưởng bền vững.
MISA AMIS nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất được sử dụng rộng rãi trong cộng đồng kinh doanh tại Việt Nam, với hơn 350.000 khách hàng doanh nghiệp. Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ chuyên môn, hỗ trợ hiệu quả các phòng ban, liên thông dữ liệu dễ dàng.
|
0904 885 833
https://amis.misa.vn/