NOVATEK chuyển đổi số kế toán cùng AMIS Kế toán: Từ những file Excel rời rạc đến nền tảng kế toán tập trung, linh hoạt, tối ưu quản trị tài chính

Làm thế nào để một doanh nghiệp đang “ăn nên làm ra” có thể nhanh chóng kiểm soát giao dịch kế toán mà không phải liên tục “chạy đua” với những file Excel, nhập liệu thủ công và các bảng dữ liệu rời rạc? Khi số lượng nghiệp vụ tăng lên, những cách làm từng đủ dùng bắt đầu trở thành gánh nặng.

Đây cũng là bài toán Công ty Cổ phần Công nghệ NOVATEK từng phải đối mặt khi hoạt động kinh doanh phát triển. Dữ liệu khó truy xuất, các bút toán phải xử lý thủ công, thông tin giữa các nghiệp vụ chưa được liên kết, khiến thời gian của kế toán ngày càng bị cuốn vào việc nhập và kiểm tra số liệu… Đã nhiều lúc, các file excel trong phòng Kế toán tưởng chừng có thể “nổ tung” vì quá nhiều dữ liệu. “Nếu cứ tiếp tục xử lý theo cách cũ, liệu bộ phận kế toán có thể theo kịp tốc độ tăng trưởng của doanh nghiệp?” là câu hỏi mà các quản lý NOVATEK đặt ra.

Câu trả lời đưa NOVATEK đến với AMIS Kế toán. Từ một quy trình phụ thuộc nhiều vào thao tác thủ công, doanh nghiệp từng bước chuyển sang nền tảng kế toán trực tuyến, nơi dữ liệu được tập trung, nghiệp vụ được hỗ trợ xử lý trên hệ thống và công việc có thể thực hiện từ bất cứ đâu. Cùng theo dõi câu chuyện dưới đây, để xem một phần mềm đã tạo ra những thay đổi bứt phá gì trong công việc kế toán của công ty công nghệ?

Được thành lập từ năm 2019, Công ty Cổ phần Công nghệ NOVATEK là đơn vị sở hữu hệ thống Căn Nhà Công Nghệ – chuyên cung cấp các giải pháp Smart Home như khóa thông minh, camera và các thiết bị công nghệ.

Trong quá trình phát triển, hoạt động kinh doanh mở rộng kéo theo số lượng giao dịch và dữ liệu kế toán phát sinh ngày càng nhiều.

Trước đó, NOVATEK sử dụng Excel cùng các phần mềm kế toán truyền thống để phục vụ công việc. Khi quy mô giao dịch còn nhỏ, cách làm này vẫn có thể đáp ứng.

Nhưng khi doanh nghiệp lớn lên, chính phương thức từng rất quen thuộc lại bắt đầu tạo ra áp lực.

Anh Trần Văn Tuấn – Kế toán trưởng Công ty Cổ phần Công nghệ NOVATEK chia sẻ: “Ban đầu là dùng Excel, sau này khi các hoạt động giao dịch nhiều lên thì việc truy xuất dữ liệu, nhập liệu gặp rất nhiều khó khăn”.

Không chỉ mất thời gian nhập liệu, việc truy xuất thông tin cũng trở nên phức tạp hơn khi dữ liệu ngày càng nhiều Một nghiệp vụ có thể liên quan đến nhiều thông tin khác nhau, nhưng dữ liệu không được tập trung và liên kết khiến kế toán phải dành thêm thời gian để tìm kiếm, đối chiếu và kiểm tra. “Các cái dữ liệu nó phải liên kết với nhau thì excel chưa làm được”, anh Tuấn kể lại.

Trước thực trạng này, các quản lý của NOVATEK bắt đầu thấy đây là bài toán phải nhanh chóng giải quyết. Bởi nếu doanh nghiệp tiếp tục tăng trưởng, số lượng giao dịch tiếp tục tăng, nhưng cách xử lý dữ liệu vẫn phụ thuộc vào các thao tác thủ công, thì khối lượng công việc của kế toán cũng sẽ tăng theo. Doanh nghiệp cần một hệ thống có thể theo kịp sự phát triển đó.

Trong quá trình tìm hiểu các giải pháp và công cụ để chuyển đổi số hoạt động kế toán, vận hành của doanh nghiệp, NOVATEK đã tiếp cận và sử dụng nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS ở tất cả trụ cột tài chính của doanh nghiệp từ: Kế toán, Hóa đơn điện tử, Chữ ký số từ xa.

Sau khi sử dụng phân hệ AMIS Kế toán và hóa đơn điện tử MISA meInvoice trên nền tảng MISA AMIS, mọi thứ đã thay đổi “ngoạn mục”.

Sự thay đổi đầu tiên đến từ việc chuyển công tác kế toán lên nền tảng trực tuyến. Thay vì dữ liệu và công việc gắn với một máy tính hay một địa điểm, nhân sự có thể truy cập hệ thống từ xa để xử lý công việc. Với NOVATEK, điều này đặc biệt hữu ích trong việc tổ chức nhân sự. Nhân viên kế toán có thể làm việc tại nhà khi cần. Ban lãnh đạo cũng có thể truy cập các báo cáo mà không nhất thiết phải có mặt tại văn phòng. 

Ngoài việc kết nối liên tục, các nhân viên kế toán tại NOVATEK còn giảm thiểu đáng kể thời gian kê khai, báo cáo, nhờ tính năng lập kê khai báo cáo hàng quý, hàng năm kịp thời thay đổi của cơ quan thuế về mẫu biểu theo quy định mới. 

AMIS Kế toán cũng giúp đơn giản hóa công tác kế toán thuế, hỗ trợ kiểm tra, đối chiếu sai sót đầu vào, đầu ra. Từ số liệu kế toán cung cấp, phần mềm tự động xử lý và tổng hợp các tờ khai thuế, quyết toán thuế, báo cáo tài chính… nhanh chóng, chính xác và nhất quán. 

Không chỉ giải quyết bài toán kế toán, việc kết nối hệ thống với hoạt động bán hàng thương mại điện tử còn mang lại cho NOVATEK một thay đổi rõ rệt trong quá trình xử lý đơn hàng.

Là doanh nghiệp kinh doanh qua các kênh thương mại điện tử, NOVATEK có thể phát sinh rất nhiều đơn hàng mỗi ngày. Tuy vậy, kế toán không thể chỉ xuất hóa đơn ngay khi đơn hàng được tạo, mà còn phải kiểm tra xem đơn hàng đã giao thành công hay chưa, sau đó mới tiếp tục thực hiện các bước liên quan. Nếu phải theo dõi thủ công từng đơn, thời gian xử lý sẽ nhanh chóng tăng lên theo số lượng đơn hàng phát sinh. 

Việc kết nối hoạt động thương mại điện tử với hệ thống MISA đã thay đổi đáng kể quy trình này. Khi đơn hàng được cập nhật trạng thái giao hàng thành công, hệ thống ghi nhận trạng thái để kế toán tiếp tục thực hiện việc xuất hóa đơn mà không phải mất thời gian rà soát thành công từng đơn như trước.

Với khâu hợp đồng – hóa đơn, sự khác biệt còn nổi bật hơn. Trước đây doanh nghiệp sử dụng nhiều phần mềm khác nhau nên dữ liệu bị phân tán, mất nhiều thời gian đối chiếu và xử lý. Sau khi triển khai phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice và AMIS WeSign để số hóa quy trình quản lý hợp đồng, tất cả dữ liệu được kết nối trên cùng một nền tảng. 

Việc đồng bộ dữ liệu giúp hạn chế nhập liệu nhiều lần, giảm sai sót và tăng hiệu quả phối hợp giữa bộ phận kinh doanh, kế toán và ban lãnh đạo. Bên cạnh đó, việc lưu trữ hợp đồng giấy khiến doanh nghiệp tốn nhiều chi phí in ấn, lưu kho và mất thời gian tìm kiếm khi cần tra cứu.

Sau khi chuyển sang AMIS Kế toán, những công việc trước đây phụ thuộc nhiều vào thao tác thủ công được đưa lên một hệ thống chuyên biệt. Dữ liệu được tập trung hơn, các nghiệp vụ được tổ chức theo từng nhóm và hệ thống hỗ trợ xử lý theo quy trình thay vì để kế toán phải tự thực hiện tất cả các bước trên Excel.

Đặc biệt, khả năng kết nối và tích hợp nhiều nghiệp vụ giúp giảm bớt việc chuyển đổi qua lại giữa các công cụ, đồng thời thuận tiện hơn trong quá trình theo dõi và kiểm tra số liệu.

Với Ban lãnh đạo, lợi ích dễ nhận thấy là khả năng chủ động tiếp cận thông tin. Báo cáo không còn chỉ là dữ liệu được tổng hợp khi có yêu cầu, mà có thể được truy cập từ xa khi cần. Đặc biệt, giao diện và cách tổ chức nghiệp vụ giúp nhân sự mới có thể nhanh chóng tiếp cận, mà không cần mất nguồn lực đào tạo. 

Nhìn lại hành trình chuyển đổi, NOVATEK bắt đầu từ một bài toán rất thực tế: khi giao dịch tăng lên, cách làm kế toán trên Excel và các công cụ truyền thống không còn đáp ứng tốt nhu cầu quản lý dữ liệu. Đối với doanh nghiệp, đây còn là bước chuyển quan trọng từ việc tự quản lý từng phần dữ liệu sang sử dụng một nền tảng số hóa được thiết kế để quản trị toàn bộ quy trình tài chính – kế toán. 

Việc chuyển sang AMIS Kế toán đã giúp doanh nghiệp thay đổi phương thức vận hành theo hướng tập trung hơn, tự động hóa hơn và linh hoạt hơn.

Từ câu chuyện của NOVATEK, có thể thấy chuyển đổi số tài chính kế toán không nhất thiết bắt đầu từ những thay đổi quá lớn. Đôi khi, hiệu quả đến từ việc đưa các nghiệp vụ quen thuộc như kế toán, hóa đơn, hợp đồng và ký số lên một nền tảng kết nối, giúp dữ liệu thông suốt hơn và công việc được xử lý nhẹ nhàng hơn. Mời Anh/Chị cùng lắng nghe những chia sẻ của anh Trần Văn Tuấn – Kế toán trưởng Công ty CPCN Novatek về trải nghiệm sử dụng MISA AMIS Kế toán và những thay đổi tích cực trong công việc:  

Bộ giải pháp Tài chính Kế toán tích hợp AI của MISA giúp Doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình tài chính – kế toán, giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính chặt chẽ và tối ưu hiệu quả vận hành:

♦ Phần mềm kế toán online toàn diện – Tự động hóa nhiều tác vụ kế toán thủ công & Tự động lập báo cáo tài chính, tờ khai thuế chính xác

♦ Phần mềm Hóa đơn điện tử – Xử lý hóa đơn đầu vào và xuất hóa đơn nhanh chóng, quản lý theo đúng quy định giúp hạn chế tối đa rủi ro

♦ Chữ ký số hiện đại – Ký duyệt mọi lúc mọi nơi, bảo mật tuyệt đối

♦ Ngân hàng điện tử – Đối soát & hạch toán ngân hàng tự động, giảm sai sót, tiết kiệm thời gian

Doanh nghiệp của bạn cũng có thể bắt đầu bằng việc trải nghiệm bộ giải pháp tài chính kế toán MISA để thấy quy trình của doanh nghiệp có thể trở nên gọn nhẹ, kết nối và dễ kiểm soát hơn mỗi ngày.